Cho khách nợ bao nhiêu là vừa đủ mà vẫn an toàn
Nhiều cửa hàng nhỏ bán chịu không phải vì muốn cho vay, mà vì không dám nói không. Khách quen hỏi mua thêm, nhân viên không có cách nào từ chối, chủ quán thấy tiền chưa về mà cũng ngại mở miệng. Một tháng sau, mười khách mỗi người nợ vài triệu, số tiền nằm ngoài nhiều hơn số tiền trong két.
Vấn đề không phải cho nợ. Cho nợ thì bình thường, có nhiều cửa hàng lớn cho nợ còn tốt. Vấn đề là không biết dừng ở đâu, và không biết bao nhiêu thì vừa an toàn.
Đặt hạn mức theo khả năng trả, không theo khả năng chi
Hạn mức nợ phải bám vào khả năng trả thật của khách. Khách lương tám triệu một tháng thì mỗi tháng chịu không quá một triệu đồng là hợp lý. Khách buôn bán lớn, tiền vào ra theo lô, có thể chịu tới ba triệu.
Nguyên tắc dễ nhớ là mức nợ không vượt quá một phần ba khoản thu hàng tháng. Một phần ba là con số thật thường gặp ở các mô hình tín dụng nhỏ, và nó cũng hợp lý với bán lẻ: người đó còn hai phần ba cho ăn, tiền nhà, đi lại.
Nhưng với khách mới chưa biết rõ thu nhập thì nên bắt đầu thấp. Năm trăm nghìn cho lần đầu, trả đúng rồi thì mới nâng. Bắt đầu thấp không mất gì, còn bắt đầu cao thì mới mất.
Cửa hàng nhỏ nên có ba mức nợ
Thay vì mỗi khách một hạn mức riêng, cách dễ quản hơn là chia thành ba nhóm. Nhóm một là khách mới, mức nợ dưới một triệu, hạn trả ngày 5 tháng sau. Nhóm hai là khách quen trả đúng, mức nợ tới ba triệu. Nhóm ba là khách mua theo lô, mức nợ tới mười triệu nhưng phải có người quen giới thiệu.
Chỉ cần ba mức thôi. Nhiều nhóm hơn thì nhân viên không nhớ nổi, cửa hàng nhỏ không cần cấu trúc phức tạp. Điểm quan trọng là mỗi khách phải được gắn vào một nhóm và nhóm phải hiện rõ ở khu vực thu ngân.
Khi khách vượt nhóm, cửa hàng biết trước để xử lý, không phải đợi tới cuối tháng mới thấy số nợ đã phình lên.
Hạn phải có ngày cụ thể
Hạn mức mà không có hạn ngày thì không phải hạn mức, đó chỉ là con số để nhìn. Số tiền hai triệu với hạn mức ba triệu chưa sao, nhưng phải có ngày đến hạn cụ thể.
Ngày hạn nên đặt cố định cho cả quán, ví dụ ngày 5 của tháng sau. Cùng một ngày cho mọi khách thì dễ nhớ, dễ lọc ra danh sách, và chủ quán mỗi tháng chỉ cần nhìn một mốc là biết đang có bao nhiêu đến hạn.
Nếu khách có dòng tiền riêng, ví dụ lương ngày 25, thì có thể linh hoạt hơn một chút. Nhưng càng đồng nhất bao nhiêu càng dễ quản.
Xác nhận lại bằng tin nhắn ngay lần đầu
Câu quan trọng nhất lúc đầu là xác nhận bằng văn bản. Nên gửi cho khách một tin nhắn thật ngắn: quán ghi nhận khoản nợ số tiền, hạn trả ngày nào, hạn mức tối đa là bao nhiêu.
Tin nhắn này có ba tác dụng. Khách biết rõ hạn, nên không có lý do bảo quên. Sau này cần nhắc thì chỉ cần trích lại. Và khi có tranh chấp, ai cũng có bằng chứng.
Nhiều chủ quán bỏ qua bước này vì thấy nhỏ. Nhưng phần lớn các vụ mất tiền không phải do khách không trả, mà do cả hai bên không thống nhất đã ghi bao nhiêu và đến hạn khi nào.
Mỗi tháng gửi bảng công nợ
Không phải bảng dài dòng, chỉ cần bốn dòng cho mỗi khách: số nợ đầu tháng, các đơn mới trong tháng, các khoản đã trả, số nợ còn lại. Gửi vào đầu tháng sau, lúc khách còn thong thả đọc.
Cách này giảm tranh chấp rất nhiều, vì khách tự thấy số liệu ngay từ đầu. Rất nhiều vụ khách nói không nợ thực ra do khách đang nhớ nhầm số tiền đã mua chịu trong quý trước.
Nếu lập bảng được trong phần mềm thì tiết kiệm thời gian. Không có phần mềm thì một bảng tính Excel đơn giản là đủ, không cần bảng tính nhiều trang.
Có quy tắc nâng hạn mức từ trước
Có lúc khách xin nâng mức. Quy tắc nên viết sẵn: chỉ nâng sau ba lần trả đúng hạn, và khi nâng thì khách trả một phần ngay.
Ví dụ khách nợ một triệu, xin nâng lên ba triệu. Chấp nhận nếu khách trả một triệu hai trăm nghìn ngay, phần còn lại tám trăm nghìn có ngày hạn rõ ràng. Điều kiện này không làm mất khách nào đang thật sự cần hàng, nhưng lọc được phần lớn trường hợp muốn mượn nhiều hơn sức trả.
Không có quy tắc này thì hạn mức sẽ bị nâng dần cho đến lúc không còn hạn mức nào cả.
Hạn mức phải hiện ra ngay khi tính tiền
Nguyên nhân phổ biến nhất làm hạn mức bị phá là nhân viên không biết. Nhân viên không tra sổ nợ nên không thấy khách đã nợ tới đâu, và cũng ngại từ chối khách quen.
Cách khắc phục tốt nhất là cho mức nợ hiện lên màn hình tính tiền cùng tổng tiền đơn hàng đang lên. Khách yêu cầu mua thêm, nhân viên thấy ngay sẽ vượt hạn mức không, mà không cần hỏi chủ cửa hàng.
Không dùng phần mềm thì dán ngay dưới tên khách một mẫu giấy nhỏ ghi mức nợ. Viết tay cũng được, miễn là ai cũng thấy.
Dừng bán chịu khi vượt, nhưng vẫn bán bằng tiền mặt
Ngưỡng dừng nên rõ và ít điều kiện. Vượt hạn mức thì không phát sinh nợ mới cho tới khi số nợ còn lại nằm trong hạn mức. Khách vẫn mua, chỉ là trả tiền mặt hoặc chuyển khoản tại chỗ.
Đây là điều khoản giữ được quan hệ vì khách không bị cắt quyền mua hàng. Nhiều cửa hàng đặt điều kiện nặng như ngừng phục vụ hoàn toàn, dùng một chút tiền chịu để mất một khách mua hàng hàng ngày thì không đáng.
Nếu khách phản đối, cứ trình lại quy tắc đã nói trước. Chủ quán nói lại nguyên văn những gì đã cam kết lúc đầu thì chuyện thường tự xua.
Kiểm tra lại hạn mức mỗi quý
Ba tháng là thời điểm nên xem lại toàn bộ danh sách. Có người trả đều và đang nợ sát hạn mức thì tăng lên một nhóm. Có người trễ quá ba lần thì hạ xuống. Có người hết mua bán chịu thì gỡ hẳn khỏi danh sách.
Công việc này mất khoảng hai mươi phút mỗi quý nhưng giữ cho bảng nợ khỏi phình to. Danh sách nợ nhiều nhưng nhỏ tiền thì dễ theo dõi hơn danh sách ít nhưng tiền nằm lâu ở chỗ khó đòi.
Có điều khoản riêng với hàng bán chịu lớn
Nếu cửa hàng bán lô cho khách sỉ, số nợ có thể lên tới vài chục triệu, lúc đó quy tắc khác hẳn. Khi đó nên có hợp đồng bằng văn bản, có thế chấp, và mức nợ tính theo hợp đồng thay vì theo thoả thuận miệng.
Không làm vậy cũng phải chốt ngày trả từng đợt, và ghi bằng tin nhắn có xác nhận. Khoản lớn mà nói miệng thì rất dễ trôi.
Điều này giải thích vì sao có cửa hàng bán lẻ vẫn thu được nợ gọn gàng, cũng có cửa hàng bán sỉ lỗ vốn nặng nề. Khác nhau ở chỗ có ai viết ra quy tắc hay không.
Số nợ nào cũng nên nằm quá sáu tháng
Có một quy tắc hữu ích cho mọi quy mô: nợ quá sáu tháng mà không thu được thì tính vào chi phí và gỡ khỏi bảng theo dõi. Không có nhiều ý nghĩa vì số tiền đó gần như không còn giá trị.
Quy tắc này không phải để bỏ qua, mà để cho số liệu thật. Nếu giữ cả những khoản không bao giờ thu được trong danh sách thì tổng nợ nhìn vào luôn to hơn thực tế, và chủ quán sẽ hoang mang không biết tiền của mình đang ở đâu.
Muốn xem cách nhắc nợ mà khách không giận thì đọc bài khách nợ lâu đòi tiền sao cho khéo léo. Cần tư vấn theo ngành, gọi hotline/Zalo 0907.943.968.