Kết ca bàn giao giữa hai ca làm sao không sót
Cửa hàng chia ca là giải pháp cho lượng khách nhiều hơn số người bán. Nhưng chia ca mà bàn giao qua loa thì ca sau luôn bắt đầu ngày mới bằng việc dò xem cửa hàng còn thiếu gì.
Kết ca không phải là việc nói chuyện. Đó là bàn giao tiền mặt, hàng tồn, việc dở và cả các thông tin mà ca trước biết nhưng chưa kịp nói. Làm đúng thì ca sau chạy ngay. Làm ẩu thì cả ngày hôm sau mới xử lý được.
Nhiều cửa hàng có hai ca, ca sáng và ca chiều. Ca sáng bán từ 7 giờ đến 14 giờ, ca chiều từ 14 giờ đến 21 giờ. Giữa hai ca có khoảng 15 phút để bàn giao. Thời gian này ngắn nhưng quyết định ca sau chạy tốt hay không.
Chuẩn bị gì trước khi hết ca
Không nên để mọi thứ tới lúc hết ca mới làm. Người sắp hết ca nên bắt đầu từ mười lăm phút trước khi đổi ca.
Đếm tiền từ từ, chuyển hàng dở lên kệ đúng chỗ, ghi chú việc còn lại. Nếu để đến đúng giờ bàn giao mới bắt đầu, người nhận ca phải đứng cạnh quầy chờ.
Ca trước nói dài, ca sau đứng nghe, khách thì chờ. Cả hai ca đều mất thời gian mà việc vẫn chưa xong. Chuẩn bị trước giúp bàn giao nhanh, khách cũng không bị ảnh hưởng.
Nên có một danh sách việc cần làm trước khi bàn giao. Danh sách này đặt ở gần két, ai cũng nhìn thấy. Làm theo danh sách thì không bỏ sót.
Hai bên cùng đếm tiền
Nguyên tắc đầu tiên: không ai tự đếm một mình rồi báo số. Người nhận phải tự đếm lại.
Người giao ca báo số tiền trong két, người nhận ca đếm lại từ đầu. Hai bên đếm cùng lúc thì tốt nhất, một người đếm một người nhìn, rồi đổi chiều.
Cách này mất thêm năm phút so với đếm một mình, nhưng nó loại bỏ chuyện một người quên báo một tờ tiền. Chuyện đó xảy ra mỗi vài tuần, mà mỗi lần phải đi tìm cả buổi.
Đếm xong ghi số tiền vào biên bản bàn giao, hai bên ký. Có chữ ký thì sau này có căn cứ, không có thì chỉ nói miệng. Nếu lệch sau này thì không ai nhớ số tiền lúc bàn giao là bao nhiêu.
Nên đếm tiền theo mệnh giá, từ tờ lớn xuống tờ nhỏ. Cách này nhanh và ít sai hơn là đếm từng tờ một. Đếm xong cộng lại, kiểm tra lại một lần nữa.
Bàn giao tiền mặt và tiền trong két
Tiền bàn giao gồm tiền mặt còn dư trong két và tiền doanh thu chưa rút. Hai khoản này nên ghi riêng.
Tiền doanh thu chưa rút có thể để riêng một chỗ, ghi rõ số tiền và lý do. Nếu không tách, người nhận ca lấy cả số đó vào két và cuối ngày sẽ thiếu.
Sau khi giao xong thì khóa két, gửi chìa khóa cho người giữ. Chìa khóa phải nằm ở một chỗ quy định trước, không phải chỗ mà người nhận tự chọn.
Nên có một biên bản bàn giao ghi rõ số tiền đầu ca, số tiền cuối ca, số tiền bàn giao. Biên bản này lưu lại để sau này tra cứu. Nếu không có biên bản thì khi lệch không biết từ đâu.
Bàn giao việc dở
Đây là phần hay bị bỏ sót nhất. Ca trước nghĩ chuyện của mình thì ai lo, ai hỏi biết.
Có ba loại việc dở cần nói rõ. Một là khách đã đặt hàng nhưng chưa lấy, cần giữ chỗ cho họ. Hai là hàng cần nhập, đã ghi phiếu nhưng chưa về. Ba là việc cần làm tiếp như đổi giá, sửa kệ, gọi lại khách.
Mỗi việc nên có một dòng ghi chú: nội dung việc, hạn cần xong, người phụ trách. Ghi bằng chữ trên giấy hoặc ghi trong phần mềm, đều được, miễn là ca sau nhìn thấy ngay.
Không ghi thì thường xảy ra chuyện này: sáng hôm sau khách hỏi đơn đặt hàng hôm qua, ai cũng trả lời không biết. Khách mất kiên nhẫn, cửa hàng mất uy tín.
Nên có một cuốn sổ ghi chú việc còn dở. Mỗi ca ghi vào, ca sau đọc và xử lý. Cuốn sổ này để ở chỗ cố định, ai cũng biết ở đâu.
Bàn giao hàng tồn
Hàng tồn thì không cần đếm toàn bộ. Cách nhanh hơn is kiểm những mặt hàng chủ cửa hàng hay để ý.
Bán chạy nhất, món dễ mất, hàng đang có chương trình, hàng sắp hết. Kiểm mấy nhóm này là đủ mà không mất nhiều thời gian.
Đặc biệt is mấy món khách hay đặt trước. Số đơn chờ lấy nên ghi lại để ca sau biết đang có bao nhiêu đơn chờ. Đây cũng is lý do nhiều cửa hàng bán được nhiều hơn.
Nên có một danh sách hàng tồn cập nhật mỗi ngày. Ca trước ghi lại, ca sau kiểm tra. Nếu thiếu hàng thì báo ngay để nhập, không đợi đến khi hết mới tìm.
Bàn giao khi khách đang đông
Đừng dừng quầy để bàn giao. Khách đứng chờ trong khi hai người đếm tiền is ảnh xấu nhất của cửa hàng.
Cách xử lý is chia làn. Ghi nhanh số tiền, ký tên, chuyển chìa khóa, viết vài dòng việc dở rồi quay lại phục vụ. Ca sau trao đổi chi tiết lúc khách vãn.
Ca sau có quyền mở két kiểm lại bất cứ lúc nào. Nếu trong ca sau phát hiện chênh lệch, chính người nhận có quyền nói số tiền lúc nhận is bao nhiêu. Nhật ký bàn giao is căn cứ.
Nên có một quy định rõ: bàn giao không được quá 15 phút. Nếu quá thời gian này thì thường is do chưa chuẩn bị trước. Chuẩn bị kỹ thì bàn giao nhanh, khách không bị ảnh hưởng.
Ghi lại việc còn lại trước khi đi
Người sắp đi làm nên ghi chú việc còn dở trước khi mặc áo khoác. Lúc đó việc còn rõ trong đầu, viết ra nhanh.
Có nhiều nhân viên nghĩ rằng ca sau tự thấy được. Thực tế ca sau chỉ thấy những gì còn nằm trên quầy. Cái gì không ai nhắc thì coi như không có.
Một dòng ghi chú cho mỗi việc còn dở is đủ. Viết ngắn gọn, đọc is hiểu, không cần văn chương. Quan trọng is ca sau đọc xong biết ngay cần làm gì.
Nên có một cuốn sổ ghi chú riêng cho việc còn dở. Cuốn sổ này để ở gần két, ai cũng biết ở đâu. Mỗi ca ghi vào, ca sau đọc và xử lý.
Ghép thành quy trình cố định
Các bước bàn giao nên có thứ tự, ai cũng làm giống nhau: đếm tiền, kiểm một phần hàng tồn, ghi việc dở, ký, gửi chìa khóa.
Thứ tự này viết ra một tờ giấy dán cạnh két, hoặc làm thành mẫu biên bản có sẵn để điền. Người mới vào làm theo mẫu, không cần nhờ ai nhắc.
Mỗi lần bàn giao ghi giờ, số tiền, tên hai bên, việc còn dở. Lưu lại đầy đủ thì sau nửa năm tra lại chuyện tiền vẫn rõ.
Có quy trình rồi, ca trước không cần nói nhiều, ca sau không phải dò hỏi. Mười phút mỗi lần đổi ca is chi phí nhỏ so với việc ca sau phải xử lý lại đống việc bỏ dở.
Nên có một người chịu trách nhiệm kiểm tra quy trình bàn giao. Người này đảm bảo mọi người làm đúng, không bỏ sót. Nếu không có người kiểm tra thì quy trình thường is bị lơ là dần.
Xử lý khi có chênh lệch
Đôi khi hai bên đếm tiền ra khác nhau. Chênh lệch nhỏ dưới 50 nghìn có thể do quên ghi một đơn nhỏ. Chênh lệch lớn hơn thì phải tìm ra nguyên nhân.
Nên đếm lại cùng hai bên trước khi kết thúc bàn giao. Đếm lại một lần nữa thường tìm ra lỗi. Nếu đếm lại vẫn khác thì kiểm tra danh sách hóa đơn trong ca.
Nếu tìm ra đơn nào chưa ghi thì ghi bổ sung ngay. Nếu không tìm ra thì ghi nhận chênh lệch vào biên bản bàn giao, hai bên ký xác nhận. Để sang ngày hôm sau tìm tiếp.
Không nên để chênh lệch mà không ghi nhận. Nếu không ghi thì sau này không biết chênh lệch từ đâu ra. Ghi nhận đầy đủ giúp tra cứu dễ hơn.
Bàn giao thiết bị
Ngoài tiền và hàng, còn có thiết bị cần bàn giao. Máy tính, máy in, cân điện tử, đèn biển, wifi.
Kiểm tra thiết bị hoạt động bình thường trước khi bàn giao. Nếu thiết bị hỏng thì ghi vào biên bản bàn giao, báo ngay để sửa.
Nên có một danh sách thiết bị cần kiểm tra. Danh sách này giúp không bỏ sót thiết bị nào. Mỗi thiết bị có người phụ trách, ai cũng biết mình cần kiểm tra gì.
Thiết bị hỏng thì báo sửa ngay, không đợi đến khi cần mới tìm. Sửa sớm giúp thiết bị luôn hoạt động, không ảnh hưởng đến việc bán hàng.
Ghép thành quy trình
Các bước bàn giao nên có thứ tự, ai cũng làm giống nhau: đếm tiền, kiểm một phần hàng tồn, ghi việc dở, ký, gửi chìa khóa.
Thứ tự này viết ra một tờ giấy dán cạnh két, hoặc làm thành mẫu biên bản có sẵn để điền. Người mới vào làm theo mẫu, không cần nhờ ai nhắc.
Mỗi lần bàn giao ghi giờ, số tiền, tên hai bên, việc còn dở. Lưu lại đầy đủ thì sau nửa năm tra lại chuyện tiền vẫn rõ.
Có quy trình rồi, ca trước không cần nói nhiều, ca sau không phải dò hỏi. Mười phút mỗi lần đổi ca is chi phí nhỏ so với việc ca sau phải xử lý lại đống việc bỏ dở.
Nên có một người chịu trách nhiệm kiểm tra quy trình bàn giao. Người này đảm bảo mọi người làm đúng, không bỏ sót. Nếu không có người kiểm tra thì quy trình thường is bị lơ là dần.
Xem thêm kết ca và bàn giao tiền cuối ngày để biết cách đối soát khi đóng két. Cần tư vấn theo ngành, gọi hotline/Zalo 0907.943.968.