Giao việc cửa hàng trưởng rõ ràng, ai cũng làm được

Cửa hàng nhỏ thường không có cửa hàng trưởng chính thức. Chủ cửa hàng làm hết, nhân viên chỉ bán hàng. Nhưng chủ không thể có mặt cả ngày, lúc chủ vắng thì ai quyết. Không có người quyết thì khách chờ, nhân viên chờ, tiền chờ.

Cách giải quyết là chọn một người làm cửa hàng trưởng, giao việc rõ ràng, cho quyền quyết trong những chuyện nhỏ. Không cần lương cao hơn nhiều, chỉ cần người đó biết mình phải làm gì mỗi ngày.

Cửa hàng trưởng làm gì mỗi ngày

Mở ca đúng giờ là việc đầu tiên. Đến sớm mười lăm phút, bật điện kiểm thiết bị, kiểm tiền đầu ca, lên kệ hàng bán chạy. Chi tiết các bước có trong bài mở ca buổi sáng.

Trong ca thì xếp người đứng quầy, ai nghỉ giữa ca lúc nào, ai đi lấy hàng, ai trông kho. Không cần họp, chỉ cần nói nhanh năm phút đầu ca là đủ.

Cuối ca thì đóng ca, đếm tiền, kiểm hóa đơn, bàn giao cho ca sau. Phải đối chiếu số tiền với phần mềm trước khi ký. Cách đối chiếu có trong bài đóng ca đối soát tiền.

Ngoài ra còn kiểm hàng bán chạy còn bao nhiêu, hết thì gọi nhập thêm. Hàng nào gần hết hạn thì báo để xử lý sớm. Việc này không tốn nhiều thời gian, nhưng bỏ qua thì kệ trống.

Chọn ai làm cửa hàng trưởng

Chọn người bán giỏi nhất chưa chắc đã đúng. Người bán giỏi chưa chắc quản được người khác. Nên chọn người có ba thứ: làm đúng giờ, báo cáo rõ ràng, không sợ khách khó.

Người đến đúng giờ mỗi ngày là người đáng tin. Người đến muộn thường xuyên thì không thể giao việc mở ca. Mở ca muộn mười phút là mất khách giờ đầu.

Người báo cáo rõ ràng là người nói được hôm nay bán bao nhiêu, thiếu món gì, khách nào phàn nàn. Người không báo cáo thì chủ phải hỏi từng việc, mất thời gian.

Người không sợ khách khó là người dám đứng ra khi có chuyện. Khách đòi đổi hàng, khách nói giá cao, khách làm ồn trong quán. Người này phải ra nói chuyện, không trốn sau quầy.

Không cần chọn người lâu năm nhất. Người mới ba tháng mà làm tốt ba thứ trên thì hơn người cũ một năm mà hay đi muộn.

Giao việc bằng danh sách

Không nên giao việc bằng lời nói, vì nói xong là quên. Viết ra danh sách, dán ở quầy thu ngân, ai cũng thấy. Danh sách gồm việc gì, làm lúc nào, xong thì đánh dấu.

Danh sách buổi sáng: mở cửa, bật điện, kiểm tiền, lên kệ, dọn quầy, đọc việc bàn giao. Mỗi việc xong thì đánh dấu. Làm hết thì bắt đầu bán.

Danh sách buổi tối: kiểm hàng còn lại, đếm tiền, ghi sổ, dọn quầy, tắt điện, khóa cửa. Mỗi việc xong thì đánh dấu. Làm hết thì mới về.

Danh sách hàng tuần: kiểm kho một lần, đối chiếu công nợ một lần, dọn kho một lần. Ba việc này làm vào ngày vắng khách, ví dụ thứ Hai hoặc thứ Ba.

Danh sách phải ngắn gọn. Không nên ghi hai mươi việc, vì không ai làm hết. Năm đến bảy việc một buổi là vừa. Việc nào quan trọng thì ghi trước, việc nào ít quan trọng thì ghi sau.

Cho quyền quyết trong chuyện nhỏ

Cửa hàng trưởng phải quyết được những chuyện nhỏ mà không cần gọi chủ. Ví dụ khách mua nhiều xin giảm một chút, cho giảm bao nhiêu là quyền của cửa hàng trưởng. Quy định rõ mức tối đa, ví dụ được giảm tối đa năm phần trăm, quá thì phải gọi chủ.

Khách đòi đổi hàng cũng vậy. Hàng còn nguyên, trong thời gian đổi, thì cửa hàng trưởng quyết luôn. Không cần gọi chủ ra. Quy định rõ điều kiện đổi, ví dụ trong ba ngày, còn tem, thì đổi ngay.

Nhân viên xin đổi ca, xin nghỉ một buổi, thì cửa hàng trưởng quyết. Nếu có người thay thì cho nghỉ, không có người thay thì không cho. Không cần gọi chủ.

Nhưng những chuyện lớn thì phải gọi chủ. Ví dụ sa thải nhân viên, nhập hàng số lượng lớn, sửa chữa tốn nhiều tiền. Phân rõ chuyện nào quyết được, chuyện nào phải gọi, thì không ai lúng túng.

Cách báo cáo lúc bàn giao ca

Bàn giao ca là lúc cửa hàng trưởng nói cho ca sau biết hôm nay có gì. Không cần dài, chỉ cần ba thứ: tiền bao nhiêu, hàng nào hết, khách nào hẹn đến.

Tiền bao nhiêu thì đọc số trên phần mềm, đếm tiền mặt, hai bên cùng ký. Số tiền phải khớp, lệch thì tìm nguyên nhân trước khi ký. Không ký khi chưa khớp.

Hàng nào hết thì nói rõ mã nào, còn bao nhiêu trong kho. Ca sau biết để không hứa với khách món đã hết. Nếu hàng về trong ca sau thì nói luôn mấy giờ hàng về.

Khách nào hẹn đến thì ghi tên, số điện thoại, hẹn mua gì. Ca sau đón khách đúng tên thì khách thấy được quan tâm. Quên thì khách giận, mất khách quen.

Báo cáo nên viết ra giấy, không nên nói miệng. Giấy để ở quầy, ca sau đọc là biết. Nói miệng thì quên, viết ra thì còn.

Kiểm tra công việc mỗi tuần

Chủ cửa hàng nên kiểm tra công việc của cửa hàng trưởng mỗi tuần một lần. Không cần kiểm tra mỗi ngày, vì như vậy là không tin tưởng. Nhưng một tuần không kiểm thì có thể sai từ lâu.

Kiểm ba thứ: tiền có lệch không, hàng có thiếu không, khách có phàn nàn không. Ba thứ này ổn thì cửa hàng trưởng làm tốt. Một trong ba có vấn đề thì phải hỏi rõ.

Nếu tiền lệch nhiều thì xem lại quy trình đóng ca. Có thể cửa hàng trưởng đếm sai, có thể nhân viên khác lấy. Tìm nguyên nhân rồi sửa, không nên đổ lỗi ngay.

Nếu hàng thiếu nhiều thì xem lại quy trình kiểm kho. Có thể cửa hàng trưởng không kiểm, có thể kiểm sai. Dạy lại cách kiểm, hoặc đổi người kiểm.

Nếu khách phàn nàn nhiều thì xem lại cách xử lý khách. Có thể cửa hàng trưởng không ra mặt, để nhân viên tự xử lý. Nhắc phải ra mặt khi có chuyện.

Khi cửa hàng trưởng làm sai

Cửa hàng trưởng làm sai là chuyện bình thường. Không ai làm đúng hết mọi việc. Nhưng sai thì phải nói, không nên để lâu.

Sai nhỏ thì nhắc riêng. Ví dụ quên ghi sổ một lần, quên kiểm hàng một lần. Nhắc nhẹ, không cần làm to chuyện. Người ta sẽ nhớ.

Sai nhiều lần thì phải nói rõ hơn. Ví dụ quên ghi sổ ba lần trong tuần. Phải hỏi lý do, có thể họ quá bận, có thể họ không biết cách ghi. Tìm nguyên nhân rồi sửa.

Sai lớn thì phải xử lý nghiêm. Ví dụ lấy tiền két, cho người nhà lấy hàng không trả tiền. Những việc này phải lập biên bản, xử lý theo quy định. Không nên bỏ qua vì là người quen.

Nếu cửa hàng trưởng không phù hợp thì nên đổi người khác. Không nên giữ người không làm được vì sợ mất lòng. Đổi sớm tốt hơn giữ lâu. Người không phù hợp ở càng lâu càng hỏng việc.

Dạy người thứ hai biết việc

Không nên chỉ có một người biết làm cửa hàng trưởng. Nếu người đó nghỉ ốm, nghỉ việc, thì ai thay. Nên dạy thêm một người thứ hai biết hết việc.

Người thứ hai không cần làm cửa hàng trưởng, chỉ cần biết làm khi cần. Dạy mở ca, đóng ca, kiểm tiền, xử lý khách khó. Bốn việc này dạy trong một tuần là xong.

Khi cửa hàng trưởng nghỉ thì người thứ hai lên thay. Không cần gọi chủ ra. Như vậy cửa hàng vẫn chạy bình thường, không bị gián đoạn.

Người thứ hai cũng cần được trả thêm một ít. Không cần nhiều bằng cửa hàng trưởng, nhưng phải có. Ví dụ thêm hai ba trăm nghìn một tháng. Như vậy họ mới muốn học thêm việc.

Trả lương cho cửa hàng trưởng

Cửa hàng trưởng phải được trả cao hơn nhân viên thường. Không cần cao hơn nhiều, nhưng phải cao hơn. Nếu trả bằng nhau thì không ai muốn làm thêm việc.

Thường thêm năm trăm nghìn đến một triệu một tháng. Hoặc tăng phần trăm thưởng, ví dụ từ hai lên ba phần trăm. Cách nào cũng được, miễn là nói rõ.

Ngoài lương, cửa hàng trưởng cũng cần được tôn trọng. Không nên quát mắng trước mặt nhân viên khác. Có gì sai thì nói riêng. Như vậy họ mới giữ được uy tín với người khác.

Nếu cửa hàng trưởng làm tốt trong thời gian dài thì nên tăng lương. Sau sáu tháng, nếu không có vấn đề gì, thì tăng thêm một ít. Như vậy họ thấy được công nhận, muốn ở lại.

Chi tiết cách tính lương có trong bài tính lương thưởng. Cửa hàng trưởng cũng tính như vậy, chỉ thêm phần trách nhiệm.

Cần tư vấn theo ngành, gọi hotline/Zalo 0907.943.968.