Để hàng ở nhà hay thuê kho ngoài cho quán nhỏ

Nhà mình có một góc trống, để hàng ở đó có tiền thuê hay thuê kho ngoài ra tiền. Câu hỏi này hay xuất hiện lúc quán bắt đầu chật, hàng nhập về không biết chỗ nào, và nhiều quán thuê kho bằng cả vốn chỉ để chỗ cho mấy thùng hàng.

Bài này so hai cách chứa hàng, tính ra tiền thật, và nói rõ loại hàng nào nên ở nhà, loại nào nên đưa đi.

Để hàng ở nhà: tiền ít, chỗ hẹp

Để hàng ở nhà không tốn tiền thuê, không tốn tiền vận chuyển ra vào, mở lấy ra lấy ngay. Quán mới mở, vốn còn nằm trong hàng, mặt bằng còn trống chỗ, thì đây là cách duy nhất hợp lý.

Nhưng chỗ trống trong nhà là tài nguyên có hạn. Mỗi thùng hàng chiếm một góc, và góc đó trước đây có thể là chỗ đứng của nhân viên, chỗ đẩy xe hàng ra vào, hoặc chỗ khách đứng chờ. Quán nhỏ thường không dư nhiều chỗ, và khi hàng nhiều lên thì phải bắt đầu bịt một phần mặt bằng bán hàng.

Để nhà còn một vấn đề lớn hơn là ẩm mốc và cháy. Hàng bán lẻ như quần áo, giày dép, đồ điện gia dụng để vài ngày thì không sao. Nhưng hàng bán dễ hỏng như đồ ăn khô, mỹ phẩm, thuốc, giấy dầu gội để vài tuần là có mùi, có nấm. Có nơi không có máy hút ẩm thì càng nhanh hơn.

Để nhà còn khiến việc kiểm kho định kỳ gần như không làm được. Không ai đi vòng ba tầng hộp xem hàng còn bao nhiêu. Cách kiểm kê cho kho tại chỗ có ở bài kiểm kê kho định kỳ không ra.

Thuê kho ngoài: tiền thuê, chỗ rộng, hàng chết

Thuê kho giải quyết đúng một vấn đề là chỗ chứa. Một container hàng trung bình chứa được nhiều hơn nhà một góc, và chủ kho lo chuyện ẩm mốc, lo chuyện người trông, lo chuyện xe ra vào. Quán chỉ còn lo đếm hàng vào là đếm ra.

Nhưng thuê kho là khoản tiền cố định trả theo tháng, trả cả khi cửa hàng đóng. Quán mới mở, hàng chưa bán được nhiều, thuê ba triệu một tháng thì khoản đó chưa sinh ra đồng nào.

Rủi ro lớn nhất là hàng quên. Hàng ở kho không ai đếm, không ai bán, ba tháng sau mới nhớ thì món đó lỗi thời hoặc hết hạn. Quần áo mùa cũ còn giữ được, đồ ăn khô và mỹ phẩm thì không. Xử lý hàng tồn lâu ngày đã có ở bài xử lý hàng tồn lâu ngày.

Bảng so sánh một nhìn

Tiền thuê: để nhà không tốn, thuê kho tốn vài triệu mỗi tháng.

Chỗ chứa: để nhà hẹp và phải bố trí, kho ngoài rộng và linh hoạt.

Ẩm mốc nấm: để nhà dễ hỏng hơn trừ khi có máy hút ẩm, kho ngoài có thiết bị riêng.

Chống trộm: để nhà tự trông bằng mắt, kho ngoài có người trông và trách nhiệm bằng giấy.

Lấy hàng khi cần: để nhà lấy ngay, kho ngoài phải xin hoặc tự đi.

Đếm tồn kho: để nhà dễ đếm lệch, kho ngoài dễ có hàng tồn vô hình.

Tốc độ bán món chạy: để nhà bán ngay, kho ngoài phải lấy ra.

Xử lý hàng bán chậm: để nhà dễ thấy, kho ngoài dễ quên.

Chia chi nhánh: để nhà khó chia, kho ngoài dễ gửi thêm.

Điều kiện hàng tươi: để nhà ổn hơn nếu có máy lạnh, kho ngoài phải hỏi rõ kho lạnh.

Ví dụ quán quần áo vốn eo

Tiệm quần áo nhỏ, vốn ban đầu ba mươi triệu, hàng nằm trong một phòng ngủ của chủ. Mỗi tháng chủ dành mười lăm phút đếm tồn, ghi lại mấy mã bán được.

Đến khi hàng lên tám mươi triệu, phòng ngủ không còn chỗ, chủ phải dọn một phòng khác ra làm kho. Phòng trống mà phải trả tiền mặt bằng, điện, nước. Tính ra mỗi tháng cũng cộng hai triệu, mà vẫn phải tự trông, tự dọn.

Điểm rút ra: chuyển sang kho ngoài không phải khi hàng nhiều, mà khi chỗ ở nhà bắt đầu tốn tiền và công dọn dẹp. Cân đối hai khoản đó với tiền thuê, con số sẽ tự nói.

Ví dụ quán ăn để hàng ở nhà lại hơn

Quán ăn nhỏ dùng nguyên liệu tươi, mỗi sáng đi chợ mua, không nhập số lượng lớn. Hàng tồn của quán chỉ có gạo, thịt đông lạnh, dầu ăn, nước mắm, tổng cộng mười lăm triệu.

Đưa mười lăm triệu hàng đó vào kho ngoài thì mất thêm ba triệu tiền thuê mỗi tháng, cộng xe ra vào mỗi lần lấy. Mà thịt lấy ra mỗi ngày, lấy từ kho xa thì nửa ngày mất.

Quán này giữ hàng ở nhà là đúng. Chỉ cần một tủ kín chống bụi và một con vợt ở cửa kho. Mười lăm triệu hàng thì đếm cuối tuần một lần là xong, không tốn công.

Điểm rút ra: kho ngoài chỉ đáng khi hàng tồn lớn hơn khả năng chứa ở nhà và hàng không cần lấy ra hằng ngày. Hàng dùng hằng ngày thì để ở nhà luôn rẻ hơn.

Ví dụ cửa hàng chia hàng cho chi nhánh

Cửa hàng có một quầy chính và một kho nhỏ, tổng tồn kho khoảng hai trăm triệu. Hàng nhập về chia ngay cho hai chỗ, mỗi chỗ một nửa.

Nếu để hết ở nhà thì chỗ kho nhỏ chật, phải chia chỗ với hàng bán lẻ, và khi chi nhánh lấy hàng thì phải qua quầy, đường đi lại lẽ thẳng. Có lần xe hàng chắn ngang cửa quán cả buổi sáng.

Cách làm là thuê một kho trung gian, hàng nhập về chia thẳng vào đó rồi xe chở đi. Quầy chính chỉ giữ lượng đủ bán năm ngày, phần dư nằm kho. Chi nhánh lấy hàng thì xe tới kho lấy thẳng, không phải đi qua quầy.

Chi phí thuê kho và chi phí xe chở cộng lại không rẻ, nhưng nó làm giảm chuyện hàng bị lấy nhầm ở quầy và chuyện xe chắn cửa. Hai chuyện đó mỗi tháng có thể tốn hơn tiền thuê kho.

Điểm rút ra: khi đã có từ hai nơi dùng hàng, kho ngoài làm nhiệm vụ chia hàng chứ không chỉ chỗ chứa. Lợi ích lớn nhất lúc đó là xe vận chuyển, không phải là chỗ để hàng.

Cách tính để ra con số

Bắt đầu từ số tiền đang nằm trong hàng. Ví dụ một trăm hai mươi triệu. Rồi hỏi: nếu thuê kho, mỗi tháng tốn bao nhiêu, gồm cả thuê, cả xe, cả công bốc.

Sau đó cộng ngược lại phần mà để nhà cũng tốn: tiền mặt bằng phòng dùng làm kho, tiền điện nước phần kho, tiền bù lương người dọn và đếm, giá trị phần mặt bằng bị bớt trống để kê hàng. Một góc phòng khách bị chất đồ thì tiền mặt bằng cho thuê cũng là tiền, chỉ là không mất ra khỏi túi ngay.

Sau khi trừ hai bên, con số còn lại mới là tiền thuê kho tiết kiệm được. Nếu con số đó âm thì để nhà vẫn hơn.

Một ngưỡng dễ dùng cho quán nhỏ: tồn kho dưới năm mươi triệu thì để nhà, trên một trăm triệu thì nên thuê kho. Khoảng giữa là lúc chưa quyết, hãy tính con số cụ thể thay vì đoán.

Đừng quên cộng thêm khoản ẩn: hàng tổn thất, hàng hết hạn phải thanh lý, tiền công người trông hằng ngày. Những khoản đó chia đều ra mỗi món thì nhỏ, cộng dồn thì lớn.

Khi nào nên đưa hàng ra kho

Nên thuê kho khi tồn kho vượt một trăm triệu, khi mặt bằng đã kín và đang bớt chỗ bán hàng, khi có từ hai nơi dùng hàng, và khi hàng bán chậm chiếm phần lớn vốn.

Nên thuê kho khi hàng của quán là hàng khô, không hỏng, không hết hạn. Hàng khô để nhà cũng được nhưng nằm lâu thì lỗi mốt, ẩm mốt. Ở kho có máy hút ẩm thì hàng giữ được lâu hơn, chi phí thuê hoá ra đúng việc.

Có kho ngoài thì cũng dễ chia hàng theo nhóm, mỗi nhóm một chỗ, đếm nhanh hơn. Cách chia kho theo nhóm hàng để dễ kiểm đã có ở bài chia kho theo nhóm hàng cho dễ quản lý.

Khi nào nên để ở nhà

Nên để ở nhà khi vốn còn nhỏ, khi hàng dùng hằng ngày, khi hàng bán nhanh cần lấy ra lấy vào liên tục, và khi quán chưa có ai trông hàng ngoài giờ đóng.

Nên để ở nhà khi hàng là đồ ăn tươi sống, thịt cá rau củ. Loại này cần lấy hằng ngày, đi kho xa là hỏng trước khi dùng. Để trong nhà có máy lạnh và mát là an toàn hơn, cách theo dõi hạn số cũng có ở bài theo dõi hạn hàng thực phẩm.

Quán mới mở thì cứ để nhà. Hàng còn chưa bán hết một vòng thì chưa biết món nào thật sự bán được, thuê kho lúc đó là trả tiền cho một danh sách hàng chưa kiểm chứng. Bán được vài tháng, biết mảng nào chạy rồi hãy dọn mảng hàng chậm ra kho.

Vài điều cần làm khi thuê kho ngoài

Ký giấy có chữ ký, dù chỉ thuê một tháng. Ghi rõ tiền thuê, trách nhiệm khi mất hàng, cách báo trước khi nhập, và ai chịu khi hàng hết hạn. Không có giấy tờ thì lúc mất hàng, mỗi bên đều nói không biết.

Phải biết chủ kho cho vào kiểm hàng lúc nhập. Hàng vừa về mà không ai kiểm thì sang bạn nói thiếu, ba ngày sau chủ kho mới trả, số lượng thực đã không còn đúng. Quy trình kiểm hàng lúc nhập đã có ở bài kiểm tra hàng nhập thiếu hư hỏng.

Nên yêu cầu chủ kho giữ liệu lịch sử nhập xuất. Hóa đơn, biên bản bàn giao mỗi lần chuyển hàng là đủ. Tháng cuối đối chiếu bao nhiêu vào, bao nhiêu ra, còn bao nhiêu thì rõ, không phải cãi nhau vì ai nhớ nhiều hơn.

Trong kho nên có một góc riêng cho hàng sắp hết hạn. Kẹp nhãn giấy nhỏ lên từng thùng, tháng một lần mang ra kiểm. Hàng tươi không kẹp được thì đặt hộp riêng ở kho lạnh, tên riêng, đứng đầu kho cho dễ thấy.

Chốt lại

Để hàng ở nhà không tốn tiền thuê, lấy hàng nhanh, hợp với quán mới mở và hàng bán nhanh. Nhược điểm là chỗ hẹp, hỏng do ẩm mốc, và dễ đếm thiếu.

Thuê kho ngoài tốn tiền mỗi tháng, đổi lại có chỗ, có người trông, có quạt hút ẩm, và dễ chia hàng cho nhiều nơi. Nhược điểm là tiền cố định, hàng ở đó dễ quên, và lấy hàng giữa ngày bất tiện.

Quyết định bằng con số chứ không bằng cảm giác. Tổng tiền thuê kho cộng xe cộng bốc, trừ đi phần mặt bằng và công dọn mà để nhà cũng phải chi. Còn lại dư bao nhiêu thì kho ngoài đáng dùng, âm bao nhiêu thì để nhà.

Điểm cần nhớ nhất: nhiều kho không phải vì thiếu tiền, mà vì không biết mình còn bao nhiêu hàng. Trước khi chuyển hàng đi, xử hết những mã không bán được rồi mới tính. Cách bỏ hàng ế đã có ở bài theo dõi hàng bán chạy hàng chậm.

Cần tư vấn theo ngành, gọi hotline/Zalo 0907.943.968.