Tiền mặt, công nợ và hàng tồn: ba cuốn sổ cửa hàng nhỏ hay làm sai

Có ba cuốn sổ mà cửa hàng nào cũng phải có: cuốn sổ tiền vào, cuốn sổ công nợ, và cuốn sổ hàng tồn. Ba cuốn đó luôn nằm xuyên suốt buổi bán hàng, từ lúc mở cửa đến lúc chốt ngày. Vấn đề là cửa hàng nhỏ thường làm đúng một cuốn, làm vội một cuốn, và bỏ không một cuốn. Đến khi cuốn bị bỏ bắt đầu lệch thì cửa hàng không biết đang lỗi ở đâu.

Bài này đi lần lượt từng cuốn, nói những việc cụ thể nên làm và những lỗi hay gặp. Toàn bộ phần này cũng là lý do phần mềm bán hàng tồn tại: nó không làm cho cửa hàng bán nhanh hơn, nó làm cho ba cuốn sổ đó tự khớp với nhau.

Cuốn sổ thứ nhất: tiền khách trả bằng cách nào

Việc đầu tiên không phải là chọn phần mềm, mà là chọn quy tắc thu tiền. Một cửa hàng bán lẻ thường thu tiền tại quầy, nhưng cửa hàng bán sỉ hay bán theo hợp đồng thì chuyện khác. Bài thu-tien-truoc-hay-thu-tien-sau nói rõ hai cách này khác nhau thế nào, và cái nào hợp với mô hình nào.

Có những món khách muốn trả góp, mà cửa hàng nhỏ cũng nên bán được chứ không từ chối. Bài ban-tra-gop-hay-thu-tien-mot-lan-cho-quan-nho nói cách tính phần trả trước và phần trả sau, và vì sao phải ghi lại khoản tiền đã nhận một cách riêng biệt.

Hai chuyện nữa liên quan tới cách tính tiền là tinh tiền khi khách đông và cách giao tiền nhanh mà không bỏ sót. Bài tinh-tien-khong-nham-khi-dong-khach nói cách đặt sẵn giá trong hệ thống để lúc đông không phải gõ tay từng món.

Bài tinh-tien-nhanh-gio-cao-diem nói về những thao tác tiết kiệm vài giây mỗi đơn, và tại sao vài giây ấy lại quyết định cả buổi đông.

Khi đếm tiền mà lệch, nhiều cửa hàng nghĩ là do tính nhầm, nên thường là đổ cho nhân viên. Bài tien-mat-lech-so-xu-ly-sao nói vì sao phần lớn trường hợp lệch tiền mặt thật ra là lỗi quy trình, và cần làm gì để lần sau biết ngay nguyên nhân.

Với cửa hàng cho mượn hoặc gửi hàng, việc chốt số nợ với khách lại là bài toán khác. Bài thue-khoan-ho-kinh-doanh-nho-dong-sao nói cách giữ sổ nợ cho gọn mà không mất niềm tin vào khách quen.

Còn một việc hay bị bỏ qua là tách tiền nhà khỏi tiền của cửa hàng. Bài tach-tien-nha-va-tien-cua-hang nói vì sao hai quỹ này lẫn vào nhau thì lúc cần chi cũng khó và lúc cần gọi vốn cũng khó.

Cuốn sổ thứ hai: bàn tiền và bàn hàng

Hai cái bàn này nằm cạnh nhau ở quầy, nhưng sổ sách của chúng là hai cuốn riêng. Nguyên tắc đơn giản nhất là tiền và hàng phải bàn giao cùng nhau, cùng một lúc, cùng một người. Bài nghi-viec-ban-giao-tien-hang-day-du nói chi tiết nội dung buổi bàn giao ca gồm những gì, và vì sao thiếu một dòng lại thành lỗi lớn.

Bài ket-ca-ban-giao-giua-hai-ca nói cụ thể về việc bàn giao giữa hai ca, và những thứ phải đếm lại trước khi ca mới bắt đầu.

Tiền thu được mà chưa chuyển vào quỹ thì cũng là một kiểu rò rỉ âm thầm. Bài ghi-no-day-du-khong-that-thoat nói cách ghi sổ nợ đầy đủ ngay khi phát sinh, thay vì để cuối ngày ngồi ghi lại theo trí nhớ.

Tình hình hàng bị mất ở quầy thì phần lớn không phải do trộm cắp. Bài chong-that-thoat-hang-hoa-quay-ban nói vì sao quy trình bán hàng lỏng lẻo lại là nguyên nhân chính, và cần sửa quy trình thay vì chỉ nhắc nhở nhân viên.

Riêng với cửa hàng bán theo đơn vị tính thì việc quy đổi ra số lượng bán lẻ là chuyện dễ sai nhất. Bài ban-theo-don-vi-tinh-hang-hoa nói cách nhập sẵn quy tắc quy đổi để bán cân bằng mà không phải tính tay mỗi lần.

Hóa đơn và chứng từ

Có những món khách mua để vào sổ chi, món khách mua để xuất hóa đơn công ty. Hai nhóm này cần chứng từ khác nhau, và cửa hàng nên in ra sẵn thay vì mỗi lần phải đi tìm máy in. Bài xuat-hoa-don-dien-tu-cho-cua-hang-nho nói cách xuất hóa đơn điện tử cho cửa hàng nhỏ, và những thứ cần chuẩn bị trước.

Bài xu-ly-hoa-don-viet-sai nói cách xử lý khi hóa đơn đã xuất mà bên dưới lại viết sai, để sửa được mà không phải xin khách chờ.

Chất lượng tờ hóa đơn cũng ảnh hưởng tới việc khách quay lại, nhất là với khách doanh nghiệp. Bài in-hoa-don-ban-le-chuyen-nghiep nói những chi tiết nhỏ trên tờ hóa đơn mà nhiều quầy không để ý.

Với khách trả không bằng tiền mặt thì mã trên hóa đơn lại là cách nhanh nhất. Bài in-ma-qr-thanh-toan-tai-quay-cho-khach nói cách đưa mã thanh toán vào tờ hóa đơn, và vì sao khách lại sẵn sàng quét hơn là đi tìm ví điện tử.

Cuốn sổ thứ ba: hàng tồn trong kho

Hàng tồn là cuốn sổ mà cửa hàng nào cũng nghĩ là đơn giản nhất, cho tới khi kho có ba mươi mã hàng và cửa hàng lại có thêm một quầy. Bài xu-ly-hang-ton-lau-ngay nói hàng tồn lâu ngày thường là dấu hiệu của việc gì đó đang sai, và nên xử lý thế nào.

Kho nhỏ mà để hàng lung tung thì không bao giờ kiểm kê nổi. Bài kho-nho-sap-xep-sao-cho-duoc-nhieu nói cách sắp xếp kho nhỏ để lúc cần lấy hàng ra không phải dạo ba vòng.

Bài hang-moi-ve-trung-bay-sao nói về việc hàng mới về để trưng bày thế nào cho bán được nhanh, vì trưng bày tốt thường quyết định một nửa doanh thu của hàng mới.

Nếu đông khách và hàng bán nhanh thì cách đặt mã hàng càng quan trọng. Bài ma-hang-hoa-de-nho-de-ban nói vì sao nên đánh số mã hàng theo một quy tắc dễ nhớ, thay vì để tên lung tung.

Khi nhập hàng từ chợ hay từ đại lý, giá và chất lượng khác nhau rõ rệt. Bài nhap-hang-tu-cho-dau-moi-so-voi-mua-tu-dai-ly-phan-phoi nói khi nào nên lấy hàng chợ, khi nào nên lấy hàng đại lý phân phối, và cách tính tiền cho từng cách.

Trường hợp hàng chậm, cửa hàng nên đặt trước một phần. Bài dat-hang-nha-cung-cap-dung-luc nói cách đặt hàng theo lịch để vừa đủ dùng mà không phải vay tiền.

Bài kiem-hang-giao-cho-don-vi-van-chuyen-khong-mat nói cách kiểm hàng khi bàn giao cho đơn vị vận chuyển, để mất mát thì biết ngay mà không phải tranh cãi.

Khi bán online và giao hàng, phần vận chuyển thường là chỗ cuối cùng bị bỏ qua. Bài lien-ket-quan-an-va-dich-vu-giao-hang nói cách liên kết đơn hàng với đơn vị giao hàng, để cửa hàng biết hàng đang ở đâu.

Chi phí vận hành và số vốn nằm trong cửa hàng

Biết lãi bao nhiêu thì chưa đủ, phải biết lãi sau khi trừ chi phí. Bài tiet-kiem-chi-phi-van-hanh-cua-hang nói những khoản chi cửa hàng nhỏ hay bỏ quên, và cách cắt mà không làm khách thấy chất lượng tụt.

Có lúc cửa hàng thấy mình càng bán càng lỗ, thường là vì vốn đang nằm im trong kho quá lâu. Bài cua-hang-lo-von-xu-ly-sao-cho-nhe nói cách tháo vốn ra khỏi những món hàng bán chậm mà không làm mất mặt.

Khi nào nên bơm thêm tiền vào cho mình, câu trả lời phụ thuộc vào tốc độ quay vòng của hàng. Bài dau-tu-them-von-khi-nao-hop-ly nói cách tính để biết mỗi đồng vốn thêm vào sinh ra bao nhiêu đồng lời.

Mặt bằng thường là khoản chi lớn nhất và cũng là khoản khó đổi nhất. Bài thue-mat-tien-hay-trong-hem-ban-van-dong nói khi nào nên thuê mặt bằng vận hành và khi nào nên thuê dài hạn.

Báo cáo để ra quyết định

Bài bao-cao-thang-chu-cua-hang-can-biet nói tối thiểu cửa hàng phải xem được những con số nào mỗi tháng, và những con số đẹp mà vẫn có thể là báo cáo sai.

Bài bao-cao-tuan-nen-xem-nhung-gi nói xem báo cáo tuần giúp sửa nhanh những việc gì, vì hầu hết lỗi phát hiện sớm một tuần đều không tốn kém.

Bài dien-thoai-xem-bao-cao-tu-xa nói cách xem báo cáo ngay trên điện thoại khi đang ngoài cửa hàng, để chủ cửa hàng không phải chờ về tới quầy.

Mấy việc nhỏ về hạ tầng và giá cả cũng ảnh hưởng tới số liệu. Bài bien-gia-dien-tu-co-nen-dung nói cách định giá điện tử để cửa hàng tính đúng giá vốn.

Bài xu-ly-danh-gia-xau-tren-mang nói về chuyện đánh giá xấu trên mạng, và tại sao phản ứng sai lúc đó còn làm tình hình nặng hơn.

Bài tinh-loi-lo-thuc-cua-cua-hang nói về thói quen mua hàng dựa trên cảm tính, và cách thay nó bằng con số.

Mở rộng thì vẫn giữ được sổ sách

Cửa hàng lớn lên cũng là lúc nhiều quy trình cũ bị bỏ sót. Bài don-quay-ban-hang-gon-gang nói cách sắp xếp quầy cho gọn mà khách vẫn thấy dễ mua.

Khi khách đông, tiếng ồn một mình cũng đủ làm mất khách. Bài loa-doc-chuyen-khoan-cho-quay-ban nói cách xử lý tiếng động ở quầy mà không phải lắp đặt tốn tiền.

Bài mo-quan-tra-sua-can-chuan-bi-gi nói trước khi mở thêm quầy thì cần chuẩn bị những gì, từ nhân sự tới quy trình bàn giao.

Bài hop-cua-hang-ngan-gon-hieu-qua nói cách họp nhanh trong cửa hàng để mọi người cùng biết chuyện gì đang xảy ra, và vì sao họp kiểu này lại tiết kiệm hơn họp đầy đủ.

Khi mở chi nhánh thứ hai, nhiều cửa hàng lo rằng sổ sách sẽ loạn. Bài mo-chi-nhanh-ma-khong-loan-so-sach nói cách chuẩn bị để chi nhánh mới dùng chung dữ liệu mà không phải chuyển sổ.

Bài ke-hoach-5-nam-cho-cua-hang-nho nói nên nghĩ trước vài năm về cửa hàng nhỏ, và những việc nên làm trước khi tới lúc phải quyết định.

Bài vuot-qua-6-thang-dau-kho-khan nói giai đoạn đầu khó khăn nhất của cửa hàng, và những việc giúp vượt qua giai đoạn đó.

Vài việc nên làm cuối tuần này

Một là chọn một trong ba cuốn sổ, thường là cuốn nào cửa hàng đang bỏ sót nhiều nhất, rồi bắt đầu ghi lại từ hôm nay. Ghi thiếu một hôm còn hơn là ghi sai một tháng.

Hai là kiểm tra xem nhân viên có biết đích danh quy tắc thu tiền của cửa hàng là gì không. Nếu câu trả lời là không, thì mọi chuyện liên quan tới tiền đều chưa thật sự an toàn.

Ba là dành mười lăm phút để đối chiếu số tiền thu trong ngày với số tiền thật trong két. Chênh lệch nhỏ thì xử lý được ngay, chênh lệch lớn thì càng để lâu càng khó truy.

Bài dat-ten-cua-hang-de-nho-de-tim cũng là một việc nên làm luôn, vì tên cửa hàng đúng là cách đầu tiên khách tìm thấy mình trên mạng.

Ba cuốn sổ không khó, cái khó là giữ cho chúng khớp nhau mỗi ngày. Làm được điều đó thì cửa hàng nhỏ cũng quản lý được như cửa hàng lớn.