Mở ca bán hàng buổi sáng thế nào cho gọn và đúng
Ca sáng thường là ca bận nhất trong ngày vì khách đi làm về mua, và cũng là ca dễ hỗn nhộn nhất vì mọi thứ còn ngổn ngang sau đêm. Người mở ca làm đúng thì tỷ lệ bán được cao hơn người mở ca chỉ đến bán hàng. Người mở ca làm sai thì ngày hôm đó cửa hàng chạy vội từ đầu.
Việc mở ca không tốn nhiều thời gian. Mất một tiếng thì lấy lại gấp mười lần.
Mở ca sớm mười lăm phút
Mấy cửa hàng mở cửa đúng giờ rồi mới bày hàng. Đến tám giờ khách bước vào thì kệ vẫn đang chờ xếp. Khách không mua hàng bỏ trống trên kệ thường, nhưng khách nhìn thấy cửa hàng lộn xộn thì sẽ nghĩ tới giá cả lẫn sau này.
Nếu được, ra mở cửa sớm mười lăm phút và làm trước mấy việc nặng nhất: lau quầy, lấy hàng lên kệ, đặt giá, chuẩn bị tiền. Tới giờ bán thì chỉ còn đứng sau quầy.
Sáng nào cũng vậy thì nhanh. Nhưng cửa hàng nào đông, sáng nào có chuyển giao hay có khách đặt trước, thì dành thời gian này vào việc bán thật thì hơn.
Nên nhân viên mở ca đi làm đúng giờ, có khoảng mười lăm phút đầu không khách để sắp xếp. Quy định này nên viết ra, để ai cũng biết.
Kiểm tiền đầu ca
Đây là việc quan trọng nhất trong buổi mở ca. Nếu bỏ qua thì sau này thiếu tiền không biết do mình đếm sai hay nhân viên lấy.
Đếm tiền mặt trong két theo mệnh giá, từ lớn xuống nhỏ. Ghi số tiền vào phần mềm trước khi bắt đầu bán. Số tiền này là số dư đầu ca của ca đó, mọi giao dịch trong ca sẽ cộng trừ vào nó.
Đếm xong kiểm lại lần thứ hai, tốt nhất là một người đếm một người nhìn. Hai người cùng xác nhận thì khi có chênh lệch mới biết ngay từ lúc nào. Nếu chỉ một người đếm rồi tự ghi, có khi sai ngay từ đầu mà không biết.
Đếm xong mới khóa két lại và gửi chìa khóa cho người giữ. Không có xác nhận số tiền đầu ca thì cuối ngày bàn giao sẽ lệch mà không biết do đâu.
Số tiền đầu ca nên là bao nhiêu
Số tiền trong két mỗi ca không cần nhiều. Cửa hàng nhỏ bán lẻ mỗi ca thu được vài triệu thì để trong két ba triệu là đủ, thừa tiền thì khó kiểm đếm lại.
Nhưng có một lý do nên để nhiều hơn một chút: ca nào đông khách thì cần tiền thối nhanh. Thiếu tiền mặt giữa ngày thì phải đi rút, mất thời gian, khách chờ. Mà lại ra ngoài để lấy tiền, cửa hàng bỏ trống.
Mỗi cửa hàng có mức riêng. Sáng đầu tuần cuối tuần thường đông hơn, dự phòng nhiều hơn. Ngày mưa thì ít khách, có thể để ít tiền hơn.
Cứ để đủ một ca rồi điều chỉnh dần. Đừng cố để nhiều cho an toàn, tiền nằm trong két nhiều thì mỗi lần đối chiếu lại mất thời gian mà chẳng dùng đến.
Kiểm kệ trước khi mở cửa
Hàng quan trọng nhất phải ở trên kệ trước khi có khách. Hàng bán chạy nhất thì càng sớm càng tốt.
Đi một vòng quầy, nhìn xem chỗ nào trống. Chỗ trống mà khách hỏi nhiều thì lấy hàng ra ngay. Chỗ trống mà ít ai hỏi thì để sau, lúc rảnh.
Hàng nằm ở kho mà chưa lên kệ thì coi như chưa có. Nhiều cửa hàng đủ hàng trong kho nhưng khách đến hỏi lại bằng không bán được. Nguyên nhân thường là ca trước không kịp lên kệ, hoặc kệ bị hết chỗ mà không ai dọn.
Giá niêm yết cũng phải sẵn. Giá cũ, giá bị dính, giá ghi tạm bằng giấy nhỏ. Khách nhìn giá mà phải hỏi mới biết thì mất hết thiện cảm.
Chuẩn bị đồ dùng cho ca
Mấy thứ nhỏ nhưng thiếu thì tốn thời gian rất nhiều.
Túi đựng phải có sẵn, đủ số lượng, không phải loay hoay tìm. Giấy ghi chú, bút còn mực. Tiền thối chuẩn bị sẵn các mệnh giá lẻ hay dùng. Nếu có in hóa đơn thì kiểm tra còn giấy không, đầu in có bị mờ không.
Bóng đèn, quạt, điều hòa kiểm tra từ đầu ca chứ không phải lúc khách nóng. Bán hàng mà phải đi chỉnh máy lạnh là mất thiện cảm.
Đặc biệt là khi có thiết bị điện. Máy tính tiền, máy in, cân điện tử, đèn biển, wifi. Một buổi sáng tháng Hai có thiết bị hỏng thì mất cả ngày mà không hay biết.
Ghi việc giao ca trước
Ngày hôm trước còn việc dở thì sáng hôm sau phải biết. Việc nào của ca trước chưa xong, hàng nào đang chờ, khách nào hẹn đến hôm nay.
Cách nhanh nhất là một tờ giấy ghi lại, hoặc dùng phần mềm ghi chú việc cần làm. Người mở ca đọc qua một lúc, biết ngay việc nào cần xử lý trước.
Không có bước này thì người mở ca mỗi sáng lại phải hỏi lại người bán ca hôm trước đang làm gì. Hỏi nhiều thì mất thời gian cả hai bên.
Ca trước cũng nên ghi lại việc chưa xong trước khi đi. Nhân viên đi thì hay quên, chủ cửa hàng lúc đó cũng đang bận.
Điểm danh và giao việc đầu ca
Nếu cửa hàng có nhiều người trực, đầu ca nên có một buổi điểm danh ngắn, tầm năm phút.
Hôm nay ai trực, ai đi mua hàng, ai phụ trách quầy. Hôm nay có hàng về lúc nào. Khách nào hẹn đến. Có chương trình gì đặc biệt không, ví dụ giảm giá hay khuyến mãi.
Năm phút này giá trị hơn nhiều so với nhắc riêng từng người. Cả nhóm đều biết chuyện gì đang xảy ra thì hỏi nhau cũng đỡ, giải quyết việc nhanh hơn.
Họp dài là lãng phí. Buổi sáng cửa hàng đang chờ khách, nhân viên tranh luận chuyện không liên quan đến bán hàng thì lãng phí thời gian của cả cửa hàng.
Duy trì hình thức khi khách đến
Buổi sáng cửa hàng thường nhộn nhịp. Dễ xảy ra chuyện quầy bừa bộn, áo không phẳng, ai đó đang cãi nhau với khách.
Dễ thấy nhất là ở bước cửa khi khách bước vào. Khách nhìn quầy mà thấy dối thì ấn tượng đầu tiên tệ, khó sửa lại sau.
Nếu cửa hàng không đủ người, việc này nên giao cho một người luôn đứng gần cửa. Người đó vừa đón khách, vừa hướng dẫn, vừa canh kệ gần cửa. Chỉ cần làm tử tế vài việc nhỏ đó, khách khác sẽ dễ chịu hơn nhiều.
Người bán hàng giỏi và người bán hàng có tâm thường khác nhau ở chỗ nào: ở chỗ người có tâm vẫn nói chuyện nhẹ nhàng với khách, người khác thì trả lời như quay xe. Người có tâm không tốn thêm thời gian mà mua nhiều hơn.
Xử lý khi thiết bị hỏng lúc mở cửa
Sáng nào thiết bị cũng có lúc hỏng. Máy tính không lên, máy in không in, cân điện tử báo lỗi, đèn biển không sáng.
Nếu biết sẵn quy trình xử lý thì lúc đó không phải chạy khắp nơi hỏi han. Bước đầu tiên luôn là xác định lỗi ở đâu: thiết bị không có điện, dây cáp rút, hay phần mềm bị treo.
Máy tính không lên thì thử cắm lại điện, thử sang ổ cắm khác. Nhân viên không cần biên dịch chuyên sâu, chỉ cần biết bước kiểm tra đầu tiên. Phần lớn sự cố ở cửa hàng nhỏ đều thuộc loại này.
Xử lý xong mà chưa bán được thì chuyển sang sổ tay bán tay, đồng thời gọi báo sửa. Bán được bằng sổ vẫn hơn là đóng cửa ngồi chờ. Cuối ngày bổ sung hóa đơn còn thiếu vào phần mềm.
Nếu một thiết bị hỏng định kỳ, khoảng một tháng một lần, thì đó là dấu hiệu nên thay chứ không nên vá mãi. Chi phí thay một lần thường rẻ hơn tổng chi phí sửa cộng dồn và gián đoạn bán.
Ghép các bước lại thành quy trình
Toàn bộ những việc trên nên ghi thành một danh sách ngắn, dán ở khu vực thu ngân, và làm theo đúng thứ tự mỗi sáng.
Thứ tự hợp lý thường là: bật điện kiểm thiết bị, kiểm tiền đầu ca, lên kệ hàng bán chạy, dọn quầy, chuẩn bị đồ dùng, đọc việc bàn giao, rồi đón khách.
Có danh sách thì người mới không phải hỏi, người cũ không bỏ sót. Chất lượng mở ca không còn phụ thuộc vào việc hôm đó ai nhớ được gì.
Sau một tháng làm đều, buổi mở ca chỉ còn mười lăm phút. Mười lăm phút đó chạy đều mỗi ngày thì doanh thu tăng mà không tốn thêm một đồng nào.