Mã hàng hóa dễ nhớ dễ bán mà soạn theo cách này
Một mã hàng hóa dài ngoằng kiểu XK45021987 không chỉ khó nhớ mà còn dễ gõ sai. Nhân viên bán đồng thứ hai là bấm nhầm số 8 với số 3, máy báo không tồn tại mã, khách đứng đợi.
Có cửa hàng đặt mã riêng cho từng món, kết quả lệch hàng hàng tháng. Nguyên nhân thường không phải ở mã xấu mà ở chỗ cả cửa hàng ai cũng đặt mã theo ý mình, không ai thống nhất.
Mã chỉ có một giá trị đúng. Nó là tên của món hàng trong sổ sách, không phải mã bí mật. Càng dễ đọc và dễ nhớ thì càng tốt.
Đặt mã có nhóm loại phía trước
Cấu trúc đơn giản nhất và hiệu quả nhất là ba phần: nhóm loại, mã con, số thứ tự. Ví dụ nước rửa bát dạng lỏng là NTR003, chai là NCH007, bột giặt là NBT012.
Nhóm loại chiếm ba ký tự đầu, luôn giữ nguyên. Khi cần tìm một nhóm hàng trong kho thì lọc theo ba ký tự đó là ra cả nhóm, không cần nhớ mã cụ thể.
Phần mã con dùng để phân biệt cùng một nhóm. Phần số thứ tự thay cho tên vì tên tiếng Việt có dấu, có khoảng trắng, dễ bị bỏ sót khi nhập.
Cách này cũng hợp với mã vạch in sẵn. Khi quét mã, mã tự nhảy ra nhóm, nhân viên không phải gõ tay.
Nhóm loại nên bắt đầu từ đâu
Bắt đầu từ cách chia kho thật của cửa hàng, không phải từ sơ đồ kho mà không ai dùng. Với cửa hàng bán nước rửa bát và bột giặt thì ba nhóm là nước rửa, bột giặt, nước lau sàn là đủ.
Mỗi nhóm lấy một chữ cái đầu của tên tiếng Việt không dấu. Không trùng nhau thì không cần thêm chữ thứ hai. Trường hợp trùng, ví dụ nước rửa và nước lau cùng lấy chữ N, thì lấy hai chữ rồi phân biệt.
Số nhóm nên vừa đủ. Một cửa hàng nhỏ có từ ba đến sáu nhóm là hợp lý, quá nhiều nhóm thì nhân viên cũng không nhớ hết.
Danh sách nhóm nên viết ra, dán cạnh máy tính tiền và cạnh kho. Người mới vào nhìn là biết ngay nhóm nào lấy chữ gì.
Mã con và số thứ tự nên thế nào
Mã con trong một nhóm thường là hai con số, chạy từ 01 đến 99. Nếu nhóm nào vượt quá chín mươi chủng loại thì tách nhóm mới, đừng nhồi thêm chữ vào mã.
Số thứ tự cũng chạy từ 01, đánh theo thứ tự nhập về hoặc theo thứ tự xếp kệ. Người bán không cần nhớ mã con mà cứ nhìn kệ thứ ba mươi chỗ thì ra số.
Quy ước này phải giữ nguyên suốt quá trình hoạt động. Mỗi lần đổi quy ước thì toàn bộ mã cũ phải sửa theo, mất công gấp mấy lần so với lúc đầu.
Ví dụ cụ thể cho nhóm nước rửa bát: NTR là nhóm, 01 là chai, 02 là hộp, 03 là túi, 04 là thùng. Thấy NTR03 là chai nước rửa bát, không phải hộp.
Không dùng ký tự dễ nhầm
Bỏ những ký tự dễ nhầm trong mã gõ tay: chữ O và số 0, chữ I và số 1, chữ S và số 5, chữ B và số 8. Trên bàn phím số 0 nằm cạnh chữ O nên nhân viên nhìn mã in mà gõ bàn phím rất dễ chạm nhầm.
Dùng chữ cái thay số trong phần nhóm, ví dụ dùng A thay 0, B thay 8. Mã nhìn sẽ hơi khác chuẩn nhưng đánh nhanh hơn nhiều so với việc kiểm tra lại từng ký tự.
Cũng nên bỏ dấu chấm, gạch ngang, dấu gạch chân trong mã. Những ký tự đó mỗi người gõ một kiểu, xử lý máy quét cũng bắt người dùng phần mềm thêm công.
Có nhiều cửa hàng in mã dạng số thuần với độ dài cố định mười ba ký tự. Đó là cách của mã vạch quốc tế, cứ lấy mã nhà sản xuất về dùng, đừng tự đặt thêm.
Một mã cho một mặt hàng, không dùng lại
Nguyên tắc không được phá: một mã chỉ gắn với một mặt hàng. Không dùng lại mã cũ cho hàng mới, kể cả hàng cùng loại. Hàng mới nhập về lấy mã mới, xếp số tiếp theo.
Lý do dễ hiểu nhất là khi cần truy vết. Ba tháng trước khách phản ánh lô hàng có vấn đề, tra lại mã cũ mà mã đó nay đang gắn với hàng khác thì hỏi cả cửa hàng cũng không ra.
Nếu một hàng phải dừng bán thì cứ giữ mã, chuyển sang trạng thái hết hàng. Không xóa, vì lịch sử bán tháng trước vẫn cần đọc được.
Cách này tốn mã hơn một chút nhưng tránh được lúc phải sửa lại toàn bộ dữ liệu cũ, mà sửa dữ liệu cũ thì vừa chậm vừa dễ sót.
Nhân viên học mã ra sao cho nhanh
Không ai học hết mã của cửa hàng được. Cách hợp lý là chỉ học mã của nhóm mình phụ trách, mỗi nhóm khoảng ba mươi tới năm mươi mã là vừa.
Cho nhân viên in danh sách nhóm mình gắn kèm quầy, dán ở tầm mắt. Khi bán hàng ngoài nhóm thì dùng quét mã hoặc tra phần mềm, không cần nhớ.
Có cửa hàng tận dụng điều này để chia ca: ca sáng phụ trách nhóm bán nhanh, ca chiều phụ trách nhóm còn lại. Cùng một cửa hàng nhưng mỗi người nhớ ít mã hơn.
Quy tắc nhập mã cũng nên viết ra: nhập đủ số ký tự rồi nhấn Enter, không nhấn Enter sớm. Phần lớn lỗi gõ sai mã là do người ta nhấn Enter quá nhanh khi chưa gõ hết.
Mã in trên nhãn và mã gõ tay
Nếu hàng có mã vạch in sẵn thì dùng luôn, không cần in thêm. Nhưng nhiều nhà cung cấp khác nhau lại dùng cùng một dải mã, máy quét ra hai mã giống nhau thì phải biết mã nào của hãng nào.
Cách chắc chắn hơn là tự in nhãn của cửa hàng, dán lên mặt sản phẩm. Chi phí in nhãn giấy rất rẻ, một cuộn nghìn tem khoảng hai mươi nghìn, mỗi tem chưa tới hai mươi xu.
Nhãn dán bên hông hoặc nắp hộp, không dán lên mặt trước của hộp quà. Nhìn hàng bày ra mà bị tem che nửa mặt thì khách khó chịu.
Tem nên có thêm tên hàng bằng chữ in, không chỉ có mã. Khi quét hỏng hoặc mờ, nhân viên vẫn đọc được chữ.
Khi nào phải đổi cả hệ mã
Có ba lúc nên nghĩ tới chuyện đặt lại từ đầu: cửa hàng đổi ngành hàng, số nhóm hàng tăng quá mười hai, hoặc dữ liệu cũ lỗi nhiều không sửa nổi.
Đổi hệ mã giữa chừng tốn công nhưng còn sửa được. Còn để tới khi phần mềm hay thiết bị cũ không dùng được nữa thì chi phí gấp đôi, vì lúc đó phải vừa dựng lại dữ liệu vừa huấn luyện nhân viên.
Làm mẫu trên giấy trước. Một tờ giấy A4 liệt kê đầy đủ nhóm, mã con, quy tắc xếp số, in ra thử, nhân viên đọc thử xem có nhớ nổi không. Không hợp thì sửa mẫu, chứ đừng sửa trong phần mềm.
Khi cửa hàng có thêm chi nhánh
Một cửa hàng mở thêm chi nhánh thứ hai thì mã phải dùng chung một hệ thống. Mỗi nơi một kiểu mã thì lúc dồn kho về một chỗ là lộn.
Cách làm chắc nhất là giữ phần nhóm và phần số như cũ, chỉ thêm một ký tự đầu chỉ vị trí kho. Ví dụ kho chính là A, kho phụ là B, cùng món hàng chỉ khác chỗ bắt đầu.
Phần mềm bán hàng có chức năng chi nhánh thường hỗ trợ tách kho theo vị trí mà vẫn giữ nguyên mã. Khai báo ở phần mềm còn rẻ hơn là viết mã mới cho chi nhánh.
Nếu chưa có phần mềm, thì trong sổ cũng phải phân biệt. Ghi thêm một cột chỉ kho nào, hôm nay nhập kho nào, bán ở kho nào.
In tem và dán tem sao cho đỡ tốn thời gian
Tem in số lượng lớn mới rẻ. Một cuộn một ngàn tem khoảng hai mươi nghìn, in từng lần một trăm tem thì tốn công thay cuộn liên tục.
Có nhiều cửa hàng in tem gộp cả tuần vào một lần, xếp tem theo nhóm rồi dán dần. Mỗi ngày dán hai mươi món, một tuần xong toàn bộ.
Tem dán phải chịu được lau. Tem giấy thường gặp nước là bợt, nên với hàng để chỗ ẩm như nhà tắm, bếp thì dùng tem nhựa mờ. Giá tem nhựa cao gấp ba nhưng không bị nước.
Dán tem lên vị trí cố định cho mỗi loại: chai dán hông bên trái, hộp dán nắp trên, túi dán góc trái dưới. Nhân viên nào cũng biết chỗ nhìn đầu tiên.
Nhân viên nhập kho có cần học mã không
Người nhận hàng phải biết mã, vì số liệu nhập phụ thuộc vào đó. Nhưng người bán hàng không cần thuộc mã, chỉ cần biết vị trí kệ.
Phân việc rõ ràng giữa hai người giúp tiết kiệm công học. Người nhập kho tập trung vào mã và số lượng, người bán tập trung vào vị trí và cách trưng bày.
Có người kiêm cả hai việc thì phải học cả hai kỹ năng. Nên dành thêm một tuần nữa cho họ, không đẩy vào làm luôn.
Ngoài ra, khi người nhập kho và người bán thay đổi ca thì chờ khoảng hai phút để bàn giao. Tiền bàn giao và số tồn trước khi ca mới vào.
Mã hóa đơn và mã hàng có giống nhau không
Mã trên hóa đơn và mã trên phiếu nhập cùng trỏ về một mã hàng là cách đơn giản nhất. Không khớp phải thêm bước chuyển.
Có phần mềm cho phép nhập cả hai loại mã khác nhau, dịch giữa chúng khi bán hoặc khi nhập. Tính năng này hữu ích nhưng dễ lỗi, vì dịch mất khớp mà không phát hiện.
Một cách đơn giản hơn là dùng cùng một mã cho mọi chứng từ. Mã hàng chính là mã trên hóa đơn, phiếu nhập, phiếu xuất. Khóa chặt nó vào một chỗ.
Khi có yêu cầu thay đổi mã, phải xem xét kỹ vì toàn bộ dữ liệu cũ sẽ trỉ về không. Thay mã cũ thì mất lịch sử và phải nhập lại từ đầu.
Khi nào nên đổi nhà cung cấp vẫn giữ mã cũ
Một số cửa hàng muốn đổi nhà cung cấp nhưng vẫn giữ mã cũ. Được, nhưng phải lưu lại lý do và ngày chuyển.
Chuyển mã mà không lưu lý do thì sau này không tra ra. Mã cũ đã bán, mã mới sẽ bán, hai mã là hai loại khác nhau về nguyên đoạn.
Nguyên đoạn có nghĩa là cùng loại nhưng khác nhà sản xuất, giá nhập khác, thời tiết bảo quản khác. Dữ liệu bán cũng khác.
Nếu dùng phần mềm thì tách mã rõ ràng. Mã cửa hàng A và mã cửa hàng B đặt chung một số do vô tình thì sẽ lỡ việc.
Tất cả nhân viên nên học cùng một cách ghi mã
Nhân viên khác nhau có cách gõ khác nhau. Một người viết chữ hoa, một người viết chữ thường, một người viết tắt.
Chuẩn hóa bằng một quy tắc đơn giản: viết bằng chữ hoa, không viết dấu, không viết khoảng trắng.
Người nhập kho và người bán cần dùng cùng một quy tắc. Hai cách gõ khác nhau thì kho có thể bán được hàng nhưng thiếu tồn.
Quy tắc này phải in ra giấy và để cạnh máy tính. Cứ mỗi lần nghi ngờ cách gõ lại mở ra xem.
Chi phí cho việc đó là một tờ giấy, lợi ích lớn là tránh dữ liệu thừa không dùng được.
Xem thêm chia kho theo nhóm hàng nếu kho của bạn đang lộn xộn không theo quy tắc nào. Cần tư vấn theo ngành, gọi hotline/Zalo 0907.943.968.