Bán thẻ quà và voucher quầy: cách tính và quản lý
Có cửa hàng bán nước, bán cà phê, bán mỹ phẩm mà không cần nhập thêm món nào, tiền vào khá đều. Họ bán thẻ quà. Khách mua một thẻ trị giá hai trăm nghìn, cửa hàng thu hai trăm nghìn tiền mặt rồi giao thẻ. Khách về sau dùng thẻ đó lấy hàng, thường là lấy nhiều hơn số tiền trong thẻ. Cửa hàng không phải nhập thêm hàng, không phải chờ khách, lại nhận tiền trước.
Nhiều người nghĩ bán thẻ quà chỉ hợp với quán ăn lớn, nhưng thực ra cửa hàng nhỏ làm càng dễ, vì số thẻ chưa dùng của một quầy bán lẻ nhỏ thường không nhiều.
Khách mua thẻ để tặng, nên cần sự tiện
Khách mua thẻ quà thường không mua cho mình. Họ mua để tặng: sinh nhật bạn bè, cảm ơn sếp, quà cho khách của họ. Điều khách cần nhất không phải là giảm giá, mà là sự tiện: mua xong có thẻ cầm tay, đưa ra là dùng được ngay, không phải đợi ship, không phải xin mã rồi nhập lại.
Vì thế thẻ quà bán được cả ở mấy quầy nhỏ bán cà phê hay nước. Khách mua thẻ ở quầy gần nhà rồi mang sang quầy của bạn, hoặc ngược lại bạn bán thẻ cho khách của cửa hàng khác. Bài bán combo hay bán lẻ từng món nói rõ hơn chỗ này, vì thẻ quà về bản chất cũng là một kiểu bán theo gói.
Điểm thứ hai ít người để ý: khách mua thẻ quà rất dễ trở thành khách quen, vì họ sẽ quay lại quầy của bạn để mua tiếp lần sau. Một khách mua thẻ 200 nghìn có thể dùng ở ba quầy khác nhau, và mỗi quầy đều có cơ hội giữ khách. Vì thế nên ghi lại ai mua thẻ, không phải chỉ ghi số thẻ.
Chọn mệnh giá: đừng mở nhiều quá
Sai lầm phổ biến nhất khi bắt đầu bán thẻ quà là làm ra quá nhiều mệnh giá. Người bán hàng nghĩ càng nhiều mệnh giá thì càng dễ bán, nên in một loạt thẻ 50 nghìn, 100 nghìn, 200 nghìn, 500 nghìn, một triệu, hai triệu. Kết quả là mỗi mệnh giá bán được rất ít, tiền nằm trong thẻ, mà số phải đối soát thì nhân lên.
Cách làm thực tế hơn là bắt đầu với ba mệnh giá: một mệnh giá thấp, bằng khoảng tiền mua một ly đồ uống hay một món lẻ bán chạy; một mệnh giá vừa, là mệnh giá người ta hay tặng nhất, chiếm phần lớn số thẻ bán ra; và một mệnh giá cao cho dịp tặng lớn. Khi nào một mệnh giá hết hạn, đặt hết số thẻ còn lại mà không ai mua thì thôi, lúc đó mới nghĩ thêm mệnh giá mới. Mệnh giá nên là số tròn tròn, vì một trăm bảy mươi nghìn thì khách phải tính và nhân viên dễ đọc nhầm.
Thẻ quà và voucher khác nhau ở chỗ nào
Hai từ này hay bị dùng lẫn, người mua không quan tâm, còn người quản lý thì nên biết để tránh rắc rối khi đối soát. Thẻ quà là một tấm thẻ có sẵn mệnh giá, khách mua thẻ thì trả tiền mặt, dùng thẻ thì được trừ tiền ở quầy, giống một phiếu mua hàng có giá trị cố định.
Voucher thì thường là một mã, một mã QR, hoặc một phiếu giảm giá có điều kiện. Nó có thể giảm một khoản, giảm một phần trăm, hoặc chỉ dùng cho một nhóm món cụ thể. Nếu cửa hàng bán cả hai, hãy tách hai danh sách trong phần mềm, đừng gộp chung, để khi đối soát bạn biết mình bán được bao nhiêu thẻ quà tiền mặt và bao nhiêu voucher.
Ba câu khách hỏi nhiều nhất
Nhân viên nào đứng quầy cũng nên có sẵn vài câu. Một là hạn dùng bao lâu, và câu trả lời phải giống nhau mọi ngày, không có chuyện hôm nay nói sáu tháng, mai nói một năm. Ghi hạn dùng ngay trên thẻ in ra, in rõ, để khách tự đọc.
Hai là thẻ dùng ở quầy khác được không. Nếu được thì nói rõ quầy nào, vì sau đó sẽ có khách đem thẻ tới quầy của bạn mà bạn không biết nó đến từ đâu.
Ba là trả nhiều hơn số tiền trong thẻ thì sao. Phải chốt trước một chính sách rồi giữ nguyên, vì thay đổi theo từng người là cách nhanh nhất để mất niềm tin.
In thẻ thế nào cho dễ kiểm soát
Cách phổ biến nhất là mỗi thẻ có một số riêng, ví dụ từ 001 đến 500. Số này ghi trên thẻ và ghi trong sổ. Khi khách dùng thẻ, bạn tra số thẻ ra, thấy còn hiệu lực thì bán như bình thường. Tính từ đầu tốt hơn một chút: mỗi thẻ có số riêng và một mã, mã vạch hoặc QR, quét ra là ra ngay thông tin, không phải gõ tay. Bài in mã QR thanh toán tại quầy nói thêm về cách làm mã trong phần mềm.
Có một mẹo nữa cho phần giấy: in sẵn một lô thẻ trống sẵn sàng đưa cho khách. Nhưng lô in sẵn phải có sổ đi kèm, và phải biết chính xác thẻ nào đã bán, thẻ nào còn nằm trong kho. Không ghi sổ thì một lô thẻ trống 500 cái sẽ thành một khoản tiền mà bạn không kiểm soát được.
Ghi nhận thẻ trong phần mềm
Đừng nghĩ thẻ quà là việc nằm ngoài phần mềm. Hầu hết phần mềm quản lý bán hàng có sẵn dạng phiếu quà, bạn chỉ cần dùng đúng. Khi khách mua thẻ, bạn tạo một phiếu quà có giá trị bằng mệnh giá thẻ, ghi số thẻ, ghi ngày bán. Khi khách quay lại dùng thẻ, bạn bán hàng như bình thường nhưng thay vì thu tiền mặt thì áp dụng phiếu quà đó vào đơn hàng. Kết quả là đơn hàng ghi nhận doanh thu bằng giá trị thẻ, đồng thời nợ của khách giảm đúng số tiền còn lại.
Khi phần mềm chưa có mục thẻ quà, hãy làm thủ công trong sổ. Nguyên tắc là sổ phải trả lời được ba câu hỏi: đã bán bao nhiêu thẻ, còn bao nhiêu thẻ chưa dùng, tổng giá trị còn nợ khách là bao nhiêu.
Hạn dùng và cách xử lý thẻ quá hạn
Hạn dùng là điều bạn phải chọn trước, và nên ghi rõ trên thẻ. Mốc phổ biến là sáu tháng cho thẻ quà thường, một năm cho thẻ quà công ty tặng khách, còn voucher theo dịp thì đặt ngắn hơn, khoảng ba mươi đến sáu mươi ngày, vì voucher dùng để kéo khách về trong đúng giai đoạn đó thôi.
Cách xử lý thẻ quá hạn nên chọn sẵn và nói thẳng với khách từ đầu, chứ đợi đến lúc khách mang thẻ đến quầy rồi mới bàn thì hơi khó. Ba lựa chọn phổ biến: hoàn lại tiền mặt, đổi sang thẻ mới có hạn dài hơn, hoặc đổi thành phiếu mua hàng. Lựa chọn nào cũng được, miễn là giữ nguyên với tất cả khách. Rủi ro lớn nhất không phải mất tiền, mà là khách nói với nhau rằng thẻ hết hạn thì phải thương lượng, và đến khách thứ ba thì cả quầy bắt đầu phải thương lượng.
Khách mất thẻ, khách đổi thẻ, khách dùng vượt mệnh giá
Ba tình huống này chắc chắn sẽ xảy ra, nên chuẩn bị trước câu trả lời. Khách mất thẻ thì mất cả tiền lẫn phần giá trị chưa dùng, đây là điều khách chấp nhận được và bạn cũng nên chấp nhận. Kinh nghiệm chung là chỉ nhìn tên và số điện thoại, không cần xem giấy tờ.
Khách đổi thẻ vì thẻ bị hỏng, lem lem, mất chữ, thì xử lý bình thường, chỉ cần xác nhận đúng số thẻ đó và còn hiệu lực.
Khách mua một lần dùng đến ba trăm nghìn với thẻ hai trăm nghìn thì phần vượt quá hoàn bằng tiền mặt hoặc phiếu mua hàng, tùy chính sách đã chốt. Chuyện này cũng là lúc bạn biết tại sao thẻ quà có giá trị marketing: khách mua nhiều hơn số tiền trong thẻ thì doanh thu tăng.
Thẻ quà còn mang lại gì ngoài tiền thu trước
Nhiều cửa hàng bán thẻ quà xong không làm gì thêm, thế thì mất hết một nửa lợi ích của nó. Một là dữ liệu khách quen. Người mua thẻ là người sắp quay lại quầy, thường là nhiều lần. Ghi tên và số điện thoại, rồi gửi tin nhắn mừng sinh nhật, là cách giữ khách rẻ nhất. Bài chăm sóc khách sau bán hàng nói thêm về mấy cách liên hệ mà không làm phiền.
Hai là thương hiệu quầy. Thẻ quà mang tên cửa hàng của bạn ra khỏi cửa hàng, nằm trên bàn nhà người khác. Người ta nhìn thấy tên bạn ở một nơi bạn không ở đó, và có thể đến mua cho chính mình.
Ba là đẩy được món chạy. Bán thẻ quà trị giá ba trăm nghìn mà khách dùng cho món có lãi cao, nghĩa là bạn đang dùng thẻ để dẫn khách tới món mình muốn bán. Cách phân loại khách theo mức chi để bán đúng món nằm ở bài phân loại khách để bán đúng món.
Voucher theo dịp nên làm thế nào
Voucher dịp lễ, dịp khai trương, dịp cuối năm là lúc nhiều khách hỏi nhất, nhưng cũng là lúc dễ làm mất tiền nhất. Nguyên nhân thường thấy là voucher quá rộng để dùng cho mọi món, khách dùng vào món đang lỗ, và cửa hàng không lường trước chuyện đó. Cách an toàn là giới hạn voucher trong một nhóm món cụ thể, rồi tính sẵn mức lỗ tối đa mỗi thẻ và giới hạn số lượng phát ra. Ví dụ phát ba trăm voucher mỗi đợt, mỗi thẻ trị giá năm mươi nghìn, tổng rủi ro tối đa mười lăm triệu, thì mình yên tâm về con số đó.
Ai trong cửa hàng phụ trách thẻ quà
Nếu thẻ quà để chung với sổ sổ khác thì sẽ lẫn. Nên chọn một người phụ trách, thường là thu ngân cao nhất. Người đó cần biết rõ ba thứ: mệnh giá nào còn bao nhiêu thẻ, hạn dùng của từng mệnh giá, và chính sách xử lý thẻ quá hạn, thẻ mất, thẻ hỏng. Ba ý này nên viết ra một tờ giấy dán cạnh quầy, vì tháng nào có nhân viên mới thì người mới không biết mà phải hỏi lại. Người phụ trách cũng nên có quyền hạn khi khách kêu, xử lý tại chỗ theo chính sách, đừng để khách phải chờ hỏi chủ cửa hàng.
Những sai lầm hay gặp
Một là in thẻ trống quá nhiều mà không ghi sổ. Bạn không biết đã bán được bao nhiêu, và nếu thẻ thất lạc thì mất tiền mà không truy được. Hai là đặt hạn dùng quá dài, như một năm, rồi quên mặt khách, đến cuối năm ngồi xử lý hàng loạt thẻ quá hạn mà không biết ai mua.
Ba là mệnh giá quá nhiều, khiến bạn ôm nhiều loại thẻ ít đồng nhất. Bốn là bán thẻ mà không ghi tên người mua, mất đi cơ hội giữ khách quen. Năm là quên đối soát. Mỗi cuối tuần nên ngồi xem tổng số thẻ đã bán, số thẻ đã dùng, số thẻ còn lại, tổng tiền đang nợ khách.
Một danh sách kiểm tra trước khi bắt đầu
Trước khi in tấm thẻ đầu tiên, đi qua những câu này. Mệnh giá nào bán ra và tôi có thể bán bao nhiêu thẻ mỗi mệnh giá. Thẻ có số riêng không, mã quét được không. Hạn dùng là bao lâu, ghi ở đâu. Khách mất thẻ, thẻ hỏng, khách dùng vượt mệnh giá thì xử lý thế nào. Sổ thẻ ở đâu, ai giữ, ai đối soát. Khách mua thẻ có được ghi tên và số điện thoại để giữ lại không. Trả lời xong bảy câu này là bạn đã nắm được phần lớn rủi ro.
Cần tư vấn theo ngành, gọi hotline/Zalo 0907.943.968.
Bài viết này mang tính tham khảo chung. Cách bán thẻ quà, mức chiết khấu và hạn dùng phụ thuộc ngành hàng, nên bạn nên dùng làm khung rồi điều chỉnh theo thực tế của mình.
Nếu bạn đang bán nhiều mặt hàng và muốn gia tăng doanh thu từ món chạy, hãy xem thêm mục các bài về kinh doanh và bán hàng để xem các việc nên làm cùng lúc.