Chia ca làm công bằng để không ai thấy thiệt
Chia ca làm là chuyện nhỏ nhưng khiến nhân viên bỏ việc nhiều nhất. Người ta không thấy thiệt thì ở lại, thấy thiệt thì tìm việc khác. Cửa hàng nhỏ có hai ba người mà chia ca không công bằng thì mất người trong vòng một tháng.
Cách chia ca công bằng không phải là chia đều số giờ. Mà là chia đều ca khó, chia đều ca dễ, chia đều ngày nghỉ. Ai cũng thấy mình được đối xử ngang bằng người khác.
Xếp ca theo khung giờ bận
Cửa hàng nào cũng có ca đông và ca vắng. Ca đông thường là giờ cao điểm, ví dụ sáng sớm hoặc tối muộn. Ca vắng là giữa trưa, giữa chiều. Ca đông cần nhiều người hơn, ca vắng chỉ cần một người.
Xếp ca sao cho mỗi người đều có ca đông và ca vắng. Không nên để một người toàn ca đông, người khác toàn ca vắng. Ca đông mệt hơn nhiều, ai cũng biết.
Nếu cửa hàng có ba người thì chia thành ba ca: ca sáng, ca trưa, ca tối. Mỗi ca kéo dài khoảng sáu tiếng. Ca sáng từ bảy giờ tới một giờ, ca trưa từ một giờ tới bảy giờ, ca tối từ bảy giờ tới mười giờ. Như vậy mỗi người làm tám tiếng, nghỉ hai tiếng giữa ca.
Nếu cửa hàng chỉ có hai người thì chia thành hai ca dài. Ca sáng từ bảy giờ tới ba giờ chiều, ca chiều từ ba giờ tới mười giờ tối. Mỗi ca kéo dài tám tiếng, nghỉ hai tiếng. Hai người xoay ca mỗi tuần một lần.
Quy định nghỉ giữa ca
Nghỉ giữa ca là điều bắt buộc. Nhân viên đứng bốn tiếng liên tục thì mệt, mất tập trung, dễ làm sai. Nghỉ mười lăm phút giữa ca giúp họ ăn uống, nghỉ ngơi, quay lại làm việc tốt hơn.
Quy định rõ giờ nghỉ. Ca sáng nghỉ lúc mười giờ, ca chiều nghỉ lúc bốn giờ. Không nên để nhân viên tự chọn giờ nghỉ, vì lúc đó họ thường nghỉ lúc đông khách nhất.
Nghỉ giữa ca phải có người thay. Nếu cửa hàng chỉ có hai người thì khi một người nghỉ, người kia phải trông quầy. Nếu cửa hàng có ba người trở lên thì có thể xếp ca nghỉ lệch nhau, không bị trống quầy.
Nghỉ giữa ca không tính lương. Nhưng nếu nhân viên nghỉ quá lâu, ví dụ nửa tiếng, thì phải trừ lương. Quy định này nên nói rõ từ đầu, không nên áp dụng sau.
Chấm điểm cuối tháng
Chấm điểm cuối tháng giúp nhân viên biết mình làm tốt hay chưa. Điểm cao được thưởng, điểm thấp được nhắc nhở. Không cần phức tạp, chỉ cần vài tiêu chí đơn giản.
Tiêu chí thường dùng: đi làm đúng giờ, khách hàng không phàn nàn, hàng hóa không thiếu, sổ sách không lệch. Mỗi tiêu chí cho điểm từ một đến năm. Tổng điểm cao nhất được thưởng thêm.
Chấm điển phải công khai. Bảng điểm treo ở chỗ nhân viên nhìn thấy, không nên giấu. Ai cũng thấy mình được bao nhiêu điểm, người khác được bao nhiêu. Như vậy mới có động lực cải thiện.
Nếu nhân viên phản đối điểm thấp thì phải giải thích rõ. Ví dụ họ bị trừ điểm vì đi muộn ba lần, thì phải nói rõ ba lần đó là ngày nào. Không nên chấm điểm mơ hồ, vì nhân viên sẽ không chấp nhận.
Xử lý khi nhân viên xin đổi ca
Nhân viên xin đổi ca là chuyện bình thường. Có người có việc gia đình, có người đi học thêm. Cho phép đổi ca nếu báo trước ít nhất một ngày và có người nhận ca thay.
Không nên cho đổi ca trong ngày. Lúc đó không kịp tìm người thay, quầy sẽ trống. Nếu nhân viên xin đổi ca trong ngày thì phải tự tìm người thay, không phải chủ cửa hàng lo.
Nếu nhân viên đổi ca nhiều lần trong tháng thì nên hỏi lý do. Có thể họ đang gặp khó khăn cá nhân, có thể họ không hợp ca đó. Nếu họ không hợp ca đó thì nên xếp ca khác, không nên ép.
Đổi ca phải được ghi vào sổ. Không nên nhớ miệng, vì sau này sẽ quên. Ghi rõ ai đổi ca với ai, ngày nào, lý do gì. Như vậy sau này tra lại cũng dễ.
Khi nào nên thay đổi ca
Ca làm việc nên ổn định trong tháng. Không nên thay đổi ca liên tục, vì nhân viên không quen. Nhưng nếu có việc gấp thì phải thay đổi, không thể cứng nhắc.
Thay đổi ca khi có nhân viên mới vào. Người mới cần học ca nào cũng được, nhưng nên học ca dễ trước. Ca dễ là ca vắng, ít khách, không áp lực. Sau đó mới học ca đông.
Thay đổi ca khi có nhân viên nghỉ việc. Người nghỉ việc để lại ca trống, phải có người nhận. Nếu không có người nhận thì chủ cửa hàng phải tự làm, hoặc thuê người mới.
Thay đổi ca khi cửa hàng thay đổi giờ mở cửa. Ví dụ trước mở cửa từ bảy giờ, giờ mở từ sáu giờ. Ca sáng phải lùi lại, ca tối phải kéo dài. Nhân viên phải được báo trước ít nhất một tuần.
Chia ca cho nhân viên part-time
Nhân viên part-time thường làm theo buổi, không phải theo ca dài. Họ có thể làm ca sáng hoặc ca chiều, tùy thời gian của họ. Không nên ép họ làm cả ngày, vì họ có việc khác.
Ca làm của nhân viên part-time nên giữ ổn định. Nếu họ làm ca sáng thì nên làm ca sáng liên tục, không nên đổi sang ca chiều. Một khi đã quen ca nào thì giữ ca đó.
Nếu nhân viên part-time xin nghỉ thì phải báo trước ít nhất một ngày. Không nên cho nghỉ trong ngày, vì lúc đó không kịp tìm người thay. Nếu họ nghỉ nhiều lần thì nên hỏi lý do, có thể họ không còn thời gian.
Nhân viên part-time cũng cần được đào tạo. Không nên để họ tự học, vì họ sẽ không học kỹ. Dạy họ những việc cơ bản: mở ca, tính tiền, đóng ca. Sau đó họ tự làm.
Khi nào nên cho nhân viên nghỉ
Nhân viên cần nghỉ ngơi sau mỗi ca dài. Nếu họ làm tám tiếng liên tục thì sẽ mệt, dễ làm sai. Nghỉ một ngày trong tuần là đủ để họ phục hồi.
Nghỉ ngày nào thì nên xếp cố định. Ví dụ thứ Hai hàng tuần, hoặc Chủ Nhật hàng tuần. Không nên thay đổi ngày nghỉ liên tục, vì nhân viên không quen.
Nếu nhân viên xin nghỉ thêm thì phải xem xét. Nếu họ có việc gấp thì cho nghỉ, nhưng phải có người thay. Nếu họ nghỉ nhiều lần thì nên hỏi lý do, có thể họ không còn muốn làm.
Nghỉ phải được ghi vào sổ. Không nên nhớ miệng, vì sau này sẽ quên. Ghi rõ ai nghỉ ngày nào, lý do gì. Như vậy sau này tra lại cũng dễ.
Xử lý khi nhân viên đi muộn
Nhân viên đi muộn là chuyện bình thường. Có người đi muộn vì kẹt xe, có người đi muộn vì quên. Nhưng nếu đi muộn nhiều lần thì phải xử lý.
Nhắc nhở trước. Nếu nhân viên đi muộn một lần thì nhẹ nhàng nhắc nhở. Nếu đi muộn nhiều lần thì phải nói rõ hơn, có thể trừ lương.
Ghi nhận bằng văn bản. Không nên nhớ miệng, vì sau này sẽ quên. Ghi rõ ai đi muộn ngày nào, mấy giờ. Như vậy sau này tra lại cũng dễ.
Chỉ phạt khi tái phạm nhiều lần. Nếu nhân viên đi muộn một lần thì không nên phạt. Nếu đi muộn ba lần trong tháng thì phải phạt, ví dụ trừ lương một ngày.
Khi nào nên thưởng nhân viên
Nhân viên làm tốt thì phải thưởng. Không nên chỉ nhắc nhở khi làm sai, mà phải khen ngợi khi làm tốt. Như vậy họ mới có động lực làm tiếp.
Thưởng tiền mặt là đơn giản nhất. Nhưng không nên thưởng quá nhiều, vì sẽ tốn kém. Thưởng vừa phải, ví dụ một trăm nghìn đến năm trăm nghìn, là đủ để họ vui.
Thưởng bằng lời khen cũng quan trọng. Khen ngợi trước mặt mọi người, không nên khen riêng. Như vậy họ cảm thấy được công nhận, có động lực làm tiếp.
Thưởng phải công khai. Không nên thưởng riêng, vì sẽ gây ghen tị. Thưởng trước mặt mọi người, ai cũng thấy ai được thưởng, tại sao được thưởng. Như vậy mới có động lực cho tất cả.
Khi nào nên sa thải nhân viên
Nhân viên làm sai nhiều lần thì phải sa thải. Không nên giữ người không phù hợp, vì sẽ ảnh hưởng đến người khác. Nhưng sa thải phải đúng luật, không nên sa thải oan.
Thu đủ bằng chứng trước khi sa thải. Ghi rõ nhân viên làm sai gì, mấy lần, ngày nào. Như vậy sau này nhân viên không thể phản bác.
Lập biên bản rõ ràng. Biên bản ghi rõ lý do sa thải, thời gian sa thải, tiền lương còn lại. Nhân viên phải ký xác nhận, không nên ép.
Chốt công nợ sòng phẳng. Trả lương còn lại, tiền thưởng chưa trả, tiền lương ngày cuối. Không nên để nợ, vì sau này sẽ khó đòi.
Giữ nhân viên ở lại lâu
Nhân viên ở lại lâu là tốt nhất. Không cần tuyển người mới, không cần đào tạo lại. Nhưng để giữ nhân viên thì phải đối xử tử tế.
Trả lương xứng đáng. Không nên trả lương thấp, vì nhân viên sẽ tìm việc khác. Trả lương cao hơn một chút so với nơi khác, nhưng phải xứng đáng với công việc.
Chia thưởng rõ ràng. Không nên hứa thưởng mà không trả. Trả thưởng đúng hạn, đúng số tiền. Như vậy nhân viên mới tin tưởng.
Đối xử tử tế. Không nên quát mắng, không nên ép buộc. Nói chuyện nhẹ nhàng, tôn trọng nhân viên. Như vậy họ mới muốn ở lại.
Tạo môi trường làm việc tốt. Quầy hàng gọn gàng, máy móc hoạt động tốt, không gian thoáng mát. Như vậy nhân viên mới thích làm việc.
Cần tư vấn theo ngành, gọi hotline/Zalo 0907.943.968.