Dự báo tồn kho: nhập đúng lượng hàng cần bán

Có cửa hàng nhập hàng theo cảm tính: tháng nào hết tiền thì nhập, tháng nào còn tiền thì mua thêm. Mùa nào bán chạy thì nhập nhiều, mùa nào bán chậm thì để kho nhiều hơn. Cửa hàng như vậy không bao giờ thiếu hàng vào lúc đông, cũng không bao giờ biết mình đang tích lũy bao nhiêu tiền nằm trong kho.

Cách nhập tốt hơn cũng đơn giản thôi: nhìn lại mình đã bán được bao nhiêu, rồi tính xem tháng tới cần bao nhiêu. Nghe có vẻ chuyện nhỏ, nhưng đây là chỗ quyết định tiền của bạn nằm ở kho hay nằm trong túi khách. Bài này nói theo kiểu làm quen của người bán hàng, không dùng công thức phức tạp, chỉ cần một cái bảng và mỗi tháng ngồi tính lại một lần. Nếu bạn đang lần đầu làm tồn kho thì nên đọc bài theo dõi hàng bán chạy hàng chậm trước, vì bài đó nói về cách nhìn món nào nên giữ, món nào nên giảm.

Tồn kho nhiều chưa chắc là tốt

Tồn kho nhiều có hai mặt. Mặt thuận là không sợ hết hàng lúc khách đông, không sợ mất món bán chạy. Mặt ngược là tiền bị kho lại trong mấy cái thùng, trong kho, trong tủ đông, đôi khi là đang hết hạn.

Với cửa hàng nhỏ, mỗi đồng tiền nằm trong kho là một đồng tiền không trả lương, không trả điện, không mua được hàng mới. Người bán hàng hay có cảm giác này: kho đầy là yên tâm, kho vơi là lo lắng. Nhưng sự thật ngược lại, cửa hàng có vốn thì kho nhiều càng dễ đứng hình.

Nên câu hỏi đúng không phải "nhập bao nhiêu cho an toàn", mà là "nhập bao nhiêu để đủ bán trong thời gian tôi chịu được hàng nằm ở đó".

Tính nhu cầu thật của từng món

Bước đầu tiên là lấy số liệu. Bạn cần biết trong một khoảng thời gian vừa phải, mình đã bán được bao nhiêu cái mỗi món.

Cách tính thì đơn giản: tổng số lượng bán của món đó trong khoảng thời gian đó, chia cho số ngày, ra con số bán trung bình mỗi ngày. Ví dụ một tháng 30 ngày bán được 90 hộp sữa, trung bình 3 hộp một ngày.

Từ con số đó mới tính tiếp. Bạn cần hàng nằm trong cửa hàng bao nhiêu ngày thì nhân lên. Nếu nhà cung cấp giao hàng trong 3 ngày và bạn muốn có hàng sẵn trong 10 ngày, thì lượng cần nhập khoảng 13 hộp sữa, cộng thêm phần đang trên đường nếu có.

Đây là chỗ nhiều cửa hàng làm sai: lấy doanh thu thay vì lấy số lượng, rồi lại lấy số tiền mua thay vì số lượng thực. Một tháng doanh thu 30 triệu không nói lên được bao nhiêu thùng sữa bán ra. Số lượng mới là thứ quyết định bạn cần bao nhiêu kiện.

Muốn có số liệu chuẩn thì nên xem báo cáo tháng của cửa hàng, vì báo cáo này thường gom sẵn doanh thu theo từng món theo từng nhóm hàng.

Mùa vụ làm thay đổi con số trung bình

Con số bán trung bình chỉ đúng trong một khoảng thời gian. Sang mùa khác nó sai ngay, và sai theo hướng nào cũng tiền.

Mùa nắng nắng nóng, kem tan chảy bán chạy vô tội vạ, còn đồ nóng lại bán chậm đi. Nếu bạn lấy trung bình của cả năm rồi áp dụng cho tháng nắng thì sẽ thiếu kem. Ngược lại, nếu tháng trước còn là mùa lạnh, bạn nhập theo số đó thì tháng này sẽ ứng kem đá trong tủ đông.

Cách xử lý không phức tạp: khi nào mùa chuyển, hãy tách riêng số của mùa đó ra. Món nào theo mùa thì lấy trung bình của đúng mùa đó, món nào bán đều quanh năm thì lấy trung bình của cả năm cũng được.

Mà đừng chờ đến lúc mùa tới rồi mới tính. Chuẩn bị trước một tháng là vừa, vì phần lớn nhà cung cấp cần thời gian chuẩn bị hàng.

Món chạy đều và món bật cầu

Có hai kiểu món cửa hàng nhỏ hay gặp, xử lý khác nhau.

Món chạy đều là món bán được mỗi ngày, không lên không xuống nhiều. Sữa, nước, mì gói, dầu gội thuộc loại này. Với món này, dự báo dễ, giữ lượng dài cũng được vì hàng quay nhanh. Nguy hiểm nhất với loại này là lúc đông khách mà tủ trống, vì mất đúng món bán được thì mất luôn tiền.

Món bật cầu là món bình thường cả tháng, bỗng dưng một tuần bán hết sạch, rồi lại về mức bình thường. Món theo dịp, món theo thời tiết, món khách mua theo tâm trạng đều thuộc loại này. Với món bật cầu, giữ lượng thấp hơn bình thường là khôn, vì mùa đó bạn có thể nhập bù nhanh.

Có nhà cung cấp kho hơn một nửa thành phố, giao hàng trong ngày, thì cứ mua nhiều vào mùa bật cầu cũng không sợ. Nhưng nếu nhà cung cấp ở xa, giao hàng mất ba ngày, thì mùa bật cầu bạn phải chuẩn bị từ trước chứ không phải lúc nó xảy ra. Bài nhập hàng số lượng lớn hay mua từng lô nhỏ nói rõ chỗ này.

Bao nhiêu thì gọi là tồn kho dư

Một cách định nghĩa đơn giản, dễ nhớ, dễ dùng: tồn kho dư là phần hàng bạn đang giữ mà trong khoảng thời gian tới chắc chắn không bán được.

Nếu món đó bán được 3 cái một ngày, mà bạn đang giữ 100 cái, thì 97 cái là dư. Nghe nhiều, nhưng nếu món đó giá vốn 5 nghìn thì bạn đang kho 485 nghìn tiền hàng không động. Với một cửa hàng nhỏ, đó là khoảng tiền không nhỏ.

Có một ngoại lệ đáng nhớ: món hàng sắp hết hạn, món dễ hỏng thì tồn kho dư càng phải xử lý càng sớm, vì càng để lâu cái giá của nó càng giảm.

Tính thời gian chờ hàng vào cửa hàng

Nhiều cửa hàng tính dự báo mà quên mất một khoảng thời gian rất quan trọng: thời gian hàng đang trên đường.

Nếu bạn đặt hàng thứ hai, hàng đến kho chợ thứ năm, thì từ thứ hai đến thứ năm cửa hàng đang chạy bằng lượng hàng còn lại. Nếu chỉ tính đến ngày "đặt hàng", bạn sẽ không thấy ra ba ngày đó cần bao nhiêu hàng.

Cách làm: cộng vào lượng cần nhập một khoảng bằng số ngày chờ nhân với số bán mỗi ngày. Ba ngày chờ, ba hộp một ngày, thêm chín hộp nữa vào lô đặt. Đồng thời thì nhớ hỏi nhà cung cấp có giao đúng hẹn không, vì lần nào trễ một ngày thì đoạn đường đó dài thêm một ngày nữa. Đặt hàng nhà cung cấp đúng lúc nói rõ hơn chỗ này.

Ngày nào nên đặt hàng

Mọi cửa hàng đều đặt hàng theo một ngày trong tuần, vì ngày đó tiện cho người đặt và cho người giao. Vấn đề là ngày đó có đúng với nhịp bán của bạn không.

Cách tính: đếm ngược từ ngày bạn sẽ hết hàng, trừ đi số ngày chờ, rồi trừ đi số ngày bạn muốn có hàng sẵn trong cửa hàng. Ngày còn lại chính là ngày nên đặt hàng. Nếu tính ra thứ bảy, mà thứ bảy bạn không ai trực, thì đặt sớm hơn vài ngày.

Có một điều nữa cũng hay bị bỏ sót: đừng đặt tất cả vào một lần. Chia ra hai lần trong tháng, mỗi lần một nửa lượng, sẽ giúp bạn sửa sai được khi dự báo lệch. Một nửa vẫn đủ bán, và nếu lệch thì thiệt hại chỉ bằng một nửa. Quy trình nhập hàng đầy đủ có trong bài nhập hàng mới đừng quên bước này.

Khi nào nên nhập lô lớn, khi nào nhập lô nhỏ

Nhập lô lớn có hai lợi: giá rẻ hơn, giảm số lần đi lấy hàng. Nhưng đổi lại bạn giữ hàng lâu hơn, và chịu rủi ro hơn khi giá thay đổi hoặc hàng bị hỏng.

Một cách cân bằng mà nhiều cửa hàng dùng: món chạy đều thì nhập lô lớn, vì hàng quay nhanh nên không nằm lâu. Món bán chậm thì nhập lô nhỏ, dù giá phải chịu cao hơn một chút. Món theo mùa thì chia lô, đặt một nửa trước mùa, một nửa sau khi đã thấy số liệu thật.

Nếu kho của bạn nhỏ và đang có nhiều nhóm hàng chồng lên nhau thì việc chia kho cho gọn cũng quan trọng không kém. Chia kho theo nhóm hàng cho dễ nhìn nói cách bố trí sao cho mỗi nhóm có chỗ riêng.

Dùng phần mềm để theo dõi tồn kho theo ngày

Nếu bạn đang dùng phần mềm quản lý bán hàng, tồn kho thường được cập nhật tự động mỗi khi bán hoặc nhập. Nghĩa là bạn không cần chép tay vào sổ nữa, chỉ cần xem.

Điều đáng chú ý là báo cáo tồn kho mà phần mềm đưa ra cho bạn thường là tồn hiện tại. Cái bạn cần cho việc dự báo là tốc độ bán, tức là số lượng bán trong một khoảng ngày. Nhiều phần mềm có báo cáo doanh thu theo món theo ngày, chỉ cần lấy ra rồi chia trung bình là xong.

Đừng để việc xem báo cáo trở thành việc ngày nào cũng phải làm. Một tuần làm một lần là đủ để bắt được món đang bán nhanh hơn, và một tháng làm một lần là đủ để chốt lô đặt. Có dữ liệu tồn kho theo ngày trong tay, việc xử lý món ứng cũng nhanh hơn nhiều, cách làm cụ thể nằm ở bài xử lý hàng tồn lâu ngày.

Một bảng theo dõi đơn giản

Bạn không cần phần mềm nào phức tạp cho việc này. Một bảng tính với mỗi món một dòng, mỗi tháng một cột, là đủ.

Cột thứ nhất là tên món. Cột thứ hai là lượng bán trong tháng vừa rồi. Cột thứ ba là số ngày có bán, để tính tốc độ thật chứ không tính theo ngày có bán. Cột thứ bốn là tồn hiện tại. Cột thứ năm là lượng bán trung bình mỗi ngày. Cột thứ sáu là số ngày hàng còn đủ bán, chia tồn hiện tại cho cột thứ năm. Cột thứ bảy là ngày nên đặt hàng lần tới.

Cột thứ sáu là cột đáng nhìn nhất. Nếu một món chỉ còn đủ bán ba ngày thì đã gần đến lúc đặt. Nếu còn đủ bán 90 ngày, bạn đang giữ quá nhiều, và có thể giảm lô lần sau.

Nhớ ghép cột này với giá vốn, vì chỉ số lượng chưa nói lên được mất bao nhiêu tiền. Cách tính giá vốn đúng đã nói ở bài tính giá vốn thật cho món hàng.

Một danh sách kiểm tra trước khi đặt hàng

Trước mỗi lần đặt hàng, đi qua năm câu hỏi này.

Một là món nào trong kho hiện tại còn đủ bán dưới mười ngày. Hai là món nào đang bán nhanh hơn tháng trước. Ba là có món nào sắp hết hạn, sắp hết date, cần xử lý trước khi tính vào tồn kho dư. Bốn là giá nhập có thay đổi không, vì đổi giá mà không đổi số lượng thì lợi nhuận thay đổi theo. Năm là đợi bao lâu thì hàng tới, và trong khoảng đợi đó cửa hàng còn đủ hàng bán không.

Câu thứ năm thường bị bỏ qua, và cũng là câu gây thiệt hại nhiều nhất. Có người tính đúng nhu cầu tháng sau, đặt đúng số lượng, rồi ba ngày hàng chưa tới mà cửa hàng đã cạn. Khi đó hai tuần sau hàng mới về, họ lại đặt vội theo thói quen, và mọi thứ lệch hẳn.

Nếu giá nhập vừa tăng mạnh, cách xử lý đã nói ở bài cập nhật giá bán đồng loạt, làm việc đó trước khi chốt lô đặt thì sẽ không phải sửa lại hai lần.

Cần tư vấn theo ngành, gọi hotline/Zalo 0907.943.968.

Bài viết này mang tính tham khảo chung. Cách dự báo tồn kho phụ thuộc ngành hàng, tốc độ quay vòng hàng và điều kiện thuê mặt bằng của từng cửa hàng, nên bạn nên dùng làm khung rồi điều chỉnh theo số liệu thật của mình.

Nếu bạn đang quản lý một cửa hàng với nhiều nhóm hàng, hãy xem thêm mục các bài về tồn kho và hàng hóa để xem các việc cần xử lý cùng lúc, từ nhập hàng tới kho và hàng bán chậm.