Theo dõi bán chạy bán chậm bằng con số thật dễ

Nhập hàng đúng hay sai phụ thuộc vào một thứ: số bán thật. Không có số thì mọi quyết định đều là cảm tính, mà cảm tính thì lệch. Cửa hàng nào cũng tưởng mình bán được món này, hóa ra tháng chỉ bán được 2 cái.

Có một bảng số, nhìn một lần là biết món nào đang cháy hàng, món nào đứng yên. Món nào sắp hết cần nhập, món nào còn nhiều cần giảm. Tất cả quyết định đó lấy từ số liệu chứ không phải từ trực giác.

Bài này nói cách làm bảng số đơn giản nhất, từ ghi lượng bán đến lọc ra danh sách cần hành động. Không cần phần mềm báo cáo đắt tiền, chỉ cần một bảng tính là đủ.

Ghi lượng bán theo từng ngày

Mỗi ngày cuối, ghi số bán của từng món vào bảng. Bảng có cột là ngày, dòng là mã hàng. Ghi số lượng bán vào ô giao nhau, không ghi tiền thì sẽ phải tính thêm.

Quán nhỏ bán 80 đến 150 mã hàng thì bảng có 150 dòng. Mỗi tối mất 15 đến 20 phút. Nhiều quán ghi theo tuần thì cuối tuần mất 40 phút, tiết kiệm hơn mà xu hướng vẫn nhìn ra được.

Ghi liền tay vào cuốn sổ nhỏ cũng được khi quán chưa dùng máy tính. Cuối tuần cộng lại thành bảng. Nhưng sổ dễ thất lạc, mất một cuốn là mất cả tháng số liệu, nên lưu thêm một bản chụp ảnh.

Quy tắc quan trọng nhất là ghi đúng, ghi hết. Ghi thiếu một ngày thì xu hướng méo, quyết sai cả tháng. Ghi tạm rồi quên thì cũng vậy. Để dành 15 phút cuối ngày ghi liền thành một thói quen là được.

Tính tỷ lệ doanh thu của từng món

Số lượng bán chưa đủ, phải quy ra tiền. Một tháng cộng doanh thu từng món, rồi chia cho tổng doanh thu tháng ra tỷ lệ. Món nào trên 1 phần trăm tổng thì xếp vào nhóm bán chạy.

Quán bán 100 triệu một tháng thì món nào doanh thu trên 1 triệu là bán chạy. Thường có 15 đến 25 món như vậy. Chiếm khoảng 60 đến 70 phần trăm tổng doanh thu. Đây là nhóm phải luôn có hàng.

Món nào dưới 0,3 phần trăm thì xếp vào nhóm chậm. Quán 100 triệu một tháng thì món nào doanh thu dưới 300 nghìn là chậm. Nếu có 40 món như vậy thì chúng chiếm chỗ kho mà sinh doanh thu rất ít.

Món có doanh thu cao nhưng số lượng bán ít thì là món đắt, khách chọn kỹ. Món số lượng nhiều mà doanh thu thấp là món rẻ, mua theo thói quen. Hai loại này xử lý khác nhau, đừng gộp làm một.

Cách chia nhóm và cách quyết định nhập hàng theo từng nhóm có nói kỹ hơn ở bài theo dõi hàng bán chạy hàng chậm.

Lọc ra mặt hàng sắp hết

Cột tồn kho cuối tuần là cột quan trọng nhất trong bảng. Có nó thì biết ngay món nào sắp cạn mà kịp nhập. Món nào tồn còn dưới 3 ngày sứh bán thì đã quá muộn, phải nhập ngay hôm nay.

Chia tồn kho ra ba màu. Tồn trên 15 ngày sứh bán là dư, tạm không cần nhập. Tồn từ 5 đến 15 ngày là vừa, để ý. Tồn dưới 5 ngày là sắp hết, cần đặt hàng ngay.

Món nào hết hàng thì nhập gấp, không cần tính. Mà để hết hàng rồi mới nhập thì khách đã mua ở chỗ khác. Mỗi ngày hết một món bán chạy là mất vài trăm nghìn doanh thu mà không tốn thêm đồng nào.

Danh sách món sắp hết nên in ra dán trong kho. Nhân viên nhìn thấy thì báo lại, hoặc tự thêm vào danh sách cần nhập. Không có danh sách thì chỉ chủ quán mới nhớ, mà chủ quán bận bán không rảnh.

Tính số ngày còn bán được

Chia số tồn cho số bán trung bình mỗi ngày ra số ngày còn bán được. Món tồn 40 cái, bán trung bình 5 cái một ngày thì còn 8 ngày. Con số này dễ hiểu hơn số tồn.

Món còn dưới 3 ngày thì cần nhập gấp. Từ 3 đến 7 ngày thì nhập trong 2 ngày tới. Trên 7 ngày thì chưa gấp, nhưng vẫn nằm trong danh sách theo dõi.

Cột này cũng cho biết món nào nhập quá nhiều. Tồn 200 cái mà bán 5 cái một ngày thì còn 40 ngày, tức là hơn tháng mới hết. Món như vậy nên giảm lượng nhập kỳ sau.

Mùa vụ thì tính theo nhu cầu mùa, không tính theo trung bình cả năm. Trước Tết món đồ ăn vặt tăng gấp 3 đến 5 lần, tính theo trung bình sẽ thiếu hàng lúc đông khách nhất.

Vẽ đường xu hướng ba tháng

Ba tháng số liệu là đủ để nhìn ra chuyện gì đang xảy ra. Vẽ đường số bán theo tuần, nhìn là biết món nào tăng, món nào giảm, món nào đi ngang.

Món đi lên liên tục 4 tuần thì tăng lượng nhập, có thể tăng 30 đến 50 phần trăm. Món đi xuống liên tục 4 tuần thì giảm nhập, thậm chí ngừng. Món đi ngang thì giữ nguyên, khỏi sửa.

Một tuần lên rồi một tuần xuống là ngẫu nhiên, do thời tiết hoặc khách vãng. Đừng vội đổi lượng nhập theo một tuần. Đợi thêm tuần nữa, thấy rõ xu hướng mới đổi.

Đường xu hướng vẽ trên bảng tính có sẵn hàm, không tốn công. Có cách lọc danh sách theo xu hướng ở bài theo dõi hàng bán chạy hàng chậm nếu cần đào sâu hơn.

Ba tháng còn ngắn, nhưng đủ để biết món nào hợp quán mình. Quán bán được mười món chạy đều mỗi tuần thì tốt hơn là bán trăm món mỗi món một hai cái.

So sánh với kỳ trước để biết đúng nguyên nhân

Món nào tăng thì tự hỏi vì sao. Khách mới hay mùa vụ hay mình vừa để kệ ở chỗ dễ thấy hơn. Biết nguyên nhân thì mới tăng nhập cho đúng, không phải tăng bừa rồi tồn.

Món nào giảm thì tự hỏi vì sao. Hết mùa, giá đắt hơn chỗ khác, hay để kệ khuất không ai thấy. Nhiều khi món không giảm hết, chỉ là để chỗ kém thôi. Chuyển sang chỗ dễ thấy là bán lại được ngay.

So với cùng kỳ năm ngoái càng rõ hơn. Mùa nào bán mạnh, mùa nào bán yếu thì thấy rõ qua 2 năm dữ liệu. Mua thêm món mùa tháng này thì mùa này mạnh hơn.

Quán mới mở thì chưa có kỳ trước, chỉ so với tháng trước. Ba tháng đầu là giai đoạn tích lũy số liệu, cứ ghi đều đặn vào. Sau đó mọi thứ rõ hơn.

Ghép số liệu vào sổ kho

Bảng bán chạy mà không ghép với sổ kho thì chỉ là bảng thống kê. Cần cột tồn kho cập nhật hằng tuần thì bảng mới dùng để quyết định nhập hàng được.

Số tồn lấy từ sổ kho. Sổ kho sai thì bảng sai theo. Vì vậy kiểm kê kho định kỳ là điều kiện tiên quyết cho việc theo dõi. Cách làm cụ thể có nói ở bài kiểm kê kho định kỳ không lệch.

Mỗi lần kiểm kê xong thì lấy số tồn thực tế điền vào bảng. Lệch bao nhiêu thì biết ngay lệch do nhập quên ghi hay bán quên trừ. Bảng còn giúp tìm ra chỗ lệch.

Sau 6 tháng bảng này còn dùng được để tính xu hướng cả năm, coi mùa nào mạnh mùa nào yếu. Lưu lại dữ liệu thì càng lâu càng có giá trị.

Dữ liệu bán hàng cũng giúp phát hiện bất thường. Số bán tụt 50 phần trăm trong 3 ngày liên tiếp thì chắc chắn có chuyện, có thể mất điện, máy lỗi, hoặc nhân viên nghỉ không báo. Xem lại ngay thì còn kịp xử lý.

Đưa bảng vào quy trình hằng tuần

Mỗi cuối tuần dành 40 phút: cộng số bán, cập nhật tồn kho, xem món sắp hết, xem món tồn quá nhiều. Xong thì chốt danh sách cần nhập cho tuần sau.

Việc này nên giao cho một người cố định, thường là chủ quán hoặc người phụ trách kho. Đổi người mỗi tuần thì không ai nắm được xu hướng, mỗi người lại đọc lại từ đầu.

Danh sách cần nhập đưa vào đơn đặt hàng cuối tuần, chứ không nhập tùy hứng giữa tuần. Nhập giữa tuần tốn thêm chuyến xe mà thường không cần thiết.

Kết quả sau 3 tháng thường thấy rõ: số món tồn đọng giảm 30 đến 50 phần trăm, hàng hết date giảm hẳn, doanh thu tăng mà vốn không tăng. Đó là lợi nhuận thật, không tốn đồng nào thêm.

Xem thêm cách nhập hàng mới đừng quên bước này để số trong bảng khớp với số trong kho. Cần tư vấn theo ngành, gọi hotline/Zalo 0907.943.968.