Kiểm tra hàng nhập thiếu hư hỏng cho chắc chắn
Hàng nhập về kho là lúc tiền mặt biến thành hàng hóa. Đếm sai một thùng lúc nhận thì sau này kiểm kho lệch đúng một thùng đó, mà không biết lệch từ lúc nào. Nên bước kiểm hàng lúc nhận là bước rẻ nhất để giữ số liệu đúng, vì lúc đó còn người giao đứng ngay trước mặt.
Nhiều cửa hàng bỏ qua bước này vì ngại mất thời gian, ngại tài xế chờ lâu, ngại mở bao ra kiểm. Đến cuối tháng kiểm kho lệch mới ngồi đoán, mà đoán thì không bao giờ ra. Làm kỹ ngay từ đầu thì mỗi lần nhập hàng chỉ tốn thêm mười phút, mà đỡ được cả buổi đối chiếu sau này.
Chuẩn bị trước khi hàng tới kho
Người nhận hàng cần biết trước hôm nay có gì về. Trước khi xe tới, mở đơn đặt hàng ra xem có mấy mã, mỗi mã bao nhiêu, tổng bao nhiêu kiện. Ghi ra một tờ giấy hoặc mở sẵn trên điện thoại để lúc đếm chỉ cần gạch từng dòng.
Chỗ để hàng cũng dọn trước. Kho chật mà xe tới mới lo dời đồ thì vừa rối vừa dễ nhầm lẫn giữa hàng cũ và hàng mới. Dành một khoảng trống đủ xếp hết số kiện của đơn này, hàng mới để riêng một bên, kiểm xong mới gộp vào kệ cũ.
Người nhận cũng nên có sẵn bút, giấy, điện thoại đầy pin để chụp ảnh. Ba thứ này nhỏ nhưng thiếu một thứ là lúc cần lại chạy đi tìm, tài xế chờ sốt ruột rồi giục ký nhanh cho xong.
Nếu cửa hàng có hai người thì phân công rõ. Một người đếm và đọc số lượng, một người ghi. Một người làm hai việc vừa đếm vừa ghi thì dễ sót, nhất là đơn có nhiều mã giống nhau chỉ khác màu hay khác cỡ.
Đếm số lượng đối chiếu với hóa đơn
Khi xe tới, việc đầu tiên là đếm tổng số kiện, thùng, bao. Con số này phải khớp với số ghi trên hóa đơn giao hàng trước đã, chưa cần mở ra xem bên trong. Thiếu một thùng là thấy ngay từ bước này.
Xong mới mở từng thùng đếm món bên trong. Đếm theo mã, đọc tên mã to cho người ghi nghe rõ. Món nào đếm xong thì gạch khỏi danh sách. Làm lần lượt từ mã đầu tới mã cuối, không nhảy qua nhảy lại vì nhảy là sót.
Chỗ hay sai nhất là mấy mã na ná nhau. Áo cùng mẫu khác màu, giày cùng kiểu khác size, nước mắm cùng hãng khác dung tích. Mấy mã này phải đếm riêng từng loại, không gộp chung rồi chia đều. Gộp chung là cách nhanh nhất để lệch kho mà không hiểu vì sao.
Đếm xong một mã thì ghi số thực nhận ngay cạnh số đặt. Hai con số nằm cạnh nhau thì lệch bao nhiêu thấy liền. Để cuối buổi mới ghi lại từ trí nhớ thì con số không còn đáng tin nữa.
Kiểm chất lượng bên trong bao bì
Đếm đủ số lượng chưa đủ, còn phải xem hàng có dùng được không. Bao bì móp, rách, ướt, tem nhãn bong tróc thì ghi lại ngay. Hàng thực phẩm thì xem date còn bao lâu, hàng điện tử thì xem có vết nứt vỡ không.
Không cần mở hết từng hộp. Mỗi mã lấy vài mẫu ra kiểm, mẫu đầu thùng, mẫu giữa thùng, mẫu cuối thùng. Ba mẫu đều tốt thì cả thùng thường ổn. Mẫu nào có vấn đề thì mở thêm vài hộp nữa xem hư cả lô hay chỉ vài cái lẻ.
Hàng tươi sống thì kiểm kỹ hơn. Rau củ xem có dập nát, héo úa không. Thịt cá xem màu sắc và mùi. Trái cây bóp nhẹ xem có mềm nhũn không. Loại này hư một phần là lan sang phần còn lại rất nhanh, nên lọc ra ngay từ đầu.
Hàng dễ vỡ như chai lọ, gốm sứ, bóng đèn thì lắc nhẹ nghe tiếng. Tiếng lạo xạo bên trong thường là đã vỡ. Mở ra kiểm những hộp có dấu hiệu, hộp nào nguyên thì thôi.
Chụp ảnh giữ bằng chứng lúc nhận
Điện thoại là công cụ giữ bằng chứng rẻ nhất. Chụp ảnh tổng thể cả lô hàng lúc vừa dỡ xuống xe, chụp ảnh hóa đơn giao hàng, chụp ảnh từng kiện có vấn đề.
Ảnh phải thấy rõ ba thứ. Một là tình trạng hư hỏng, rách ở đâu, móp chỗ nào, ướt ra sao. Hai là mã hàng và số lô in trên bao bì để đối chiếu đúng món. Ba là ngày giờ, nên bật hiển thị ngày giờ trên ảnh hoặc chụp kèm hóa đơn có ngày.
Chụp xong gửi ngay vào nhóm chat với nhà cung cấp hoặc lưu vào một thư mục riêng theo ngày. Để trong máy rồi quên, tới lúc cần tìm không ra thì coi như không chụp.
Nhiều chủ cửa hàng ngại chụp vì sợ tài xế nghĩ mình khó tính. Thật ra chụp ảnh là việc bình thường trong mua bán, nhà cung cấp làm ăn đàng hoàng còn thích mình chụp kỹ, vì ảnh rõ ràng thì giải quyết nhanh, khỏi cãi nhau.
Ghi biên bản thiếu hụt ngay tại chỗ
Phát hiện thiếu hay hư thì ghi lại ngay lúc đó, có chữ ký của cả hai bên. Biên bản không cần mẫu cầu kỳ, chỉ cần ghi ngày, tên nhà cung cấp, mã hàng, số đặt, số thực nhận, số thiếu, tình trạng hư hỏng.
Ghi xong đưa tài xế ký xác nhận. Tài xế ký nghĩa là họ thừa nhận giao thiếu từng đó, sau này nhà cung cấp không thể nói là giao đủ mà kho làm mất. Tài xế không chịu ký thì ghi rõ họ không ký, rồi chụp ảnh lại biên bản đó.
Một chi tiết nhiều người bỏ qua là ghi luôn hướng xử lý vào biên bản. Giao bù vào chuyến sau, trừ tiền đơn này, hay đổi sang mã khác. Ghi rõ thì hai bên khỏi phải gọi qua gọi lại thêm lần nữa.
Biên bản giữ một bản ở cửa hàng, chụp ảnh gửi nhà cung cấp ngay trong ngày. Để qua ngày hôm sau mới báo thì độ tin cậy giảm hẳn, vì họ có thể nói hàng hư sau khi nhập kho chứ không phải lúc giao.
Báo nhà cung cấp đổi trả trong ngày
Nguyên tắc là báo càng sớm càng tốt, tốt nhất là trong vòng vài giờ sau khi nhận. Gọi điện nói trước, rồi nhắn tin ghi lại nội dung đã nói để có bằng chứng chữ viết.
Nội dung báo gồm bốn ý ngắn gọn. Mã nào thiếu bao nhiêu, mã nào hư ra sao, ảnh chụp kèm theo, và đề xuất hướng xử lý. Nói đủ bốn ý này thì nhà cung cấp trả lời nhanh, vì họ không phải hỏi lại thêm.
Thái độ thì cứng rắn về số liệu nhưng mềm mỏng về lời lẽ. Mục đích là lấy lại hàng đúng hoặc tiền đúng, không phải cãi nhau cho thắng. Mối hàng tốt khó tìm, giữ được thì giữ, nhưng giữ bằng số liệu rõ ràng chứ không phải bằng cách chịu thiệt.
Nếu nhà cung cấp hứa giao bù thì hẹn ngày cụ thể, ghi lại ngày đó. Tới hẹn mà không giao thì nhắc một lần, nhắc lần hai mà vẫn không giao thì trừ tiền vào đơn kế tiếp. Cứ làm đúng quy trình này vài lần thì các lần sau họ tự giao đủ.
Nhập số liệu vào sổ kho ngay sau khi kiểm
Kiểm xong thì nhập số thực nhận vào sổ, không nhập số trên hóa đơn. Hai con số này khác nhau khi có thiếu hụt, mà nhập theo hóa đơn thì kho trên sổ nhiều hơn kho thật, sau này bán âm kho lúc nào không hay.
Nhập xong thì dán nhãn giá và xếp lên kệ trong ngày. Hàng nằm dưới đất lâu thì dễ hư, dễ mất, mà khách cũng không mua được. Hàng nào chưa bán ngay thì đưa vào kho, ghi vị trí để lúc cần tìm ra liền.
Với cửa hàng dùng phần mềm, bước này chỉ tốn vài phút vì quét mã vạch là xong. Cửa hàng dùng sổ tay thì ghi theo dòng ngày tháng, mỗi mã một dòng, số lượng và giá vốn rõ ràng. Cách nào cũng được, miễn là ghi ngay chứ không để mai.
Số thiếu hụt cũng ghi riêng một chỗ, không gộp vào số tồn. Cuối tháng nhìn lại chỗ này là biết mối nào hay giao thiếu, món nào hay hư, để quyết định có nên tiếp tục lấy hàng của họ nữa không.
Theo dõi nhà cung cấp nào hay giao sai
Một lần giao thiếu có thể là sơ suất, ba lần liên tiếp thì là thói quen. Nên ghi lại mỗi lần giao sai của từng nhà cung cấp, đơn giản như một bảng ngày tháng, mã hàng, số thiếu, cách giải quyết.
Bảng này sau vài tháng sẽ nói lên nhiều thứ. Mối nào giao đủ đều đặn thì ưu tiên đặt nhiều hơn, thanh toán nhanh hơn để giữ quan hệ. Mối nào hay thiếu hay hư thì giảm dần, tìm mối khác thay thế trước khi họ gây ra thiệt hại lớn.
Khi làm việc với mối mới, đơn đầu nên đặt ít để thử. Giao đủ, hàng đẹp, đúng hẹn thì tăng dần. Đơn đầu đã thiếu đã hư mà còn thái độ không hợp tác thì dừng ngay, đừng vì giá rẻ hơn vài nghìn mà cố theo.
Chia đơn cho hai ba mối cùng loại hàng cũng là cách hay. Mối này đứt hàng thì còn mối kia, mà có so sánh thì biết giá nào hợp lý, chất lượng nào tốt hơn.
Dạy nhân viên kiểm hàng đúng cách
Chủ cửa hàng không thể có mặt mỗi lần hàng về, nên nhân viên phải biết làm thay. Viết ra một tờ hướng dẫn ngắn dán ở kho, gồm các bước đếm, kiểm, chụp ảnh, ghi sổ theo đúng thứ tự.
Hướng dẫn nên ghi cụ thể tới mức người mới đọc cũng làm được. Ví dụ đếm từng mã rồi gạch khỏi danh sách, hàng hư để riêng một góc không gộp vào kệ, thiếu hàng thì gọi cho chủ trước khi ký nhận.
Lần đầu nhân viên nhận hàng thì chủ nên đứng kèm một lần để chỉ. Lần sau để họ tự làm rồi kiểm lại kết quả. Làm đúng vài lần thì thành thói quen, sau này không cần nhắc nữa.
Thưởng phạt cũng nên rõ. Tháng nào nhập hàng không lệch số nào thì thưởng thêm chút ít. Để lọt hàng hư lên kệ bán cho khách rồi khách trả lại thì phải nhắc nhở nghiêm. Có thưởng có phạt thì người ta mới để tâm.
Kiểm hàng kỹ lúc nhận là việc tốn ít công nhất trong cả chuỗi giữ kho đúng số. Mười phút đếm kỹ hôm nay đỡ được cả buổi đối chiếu cuối tháng, mà số liệu trong sổ lúc nào cũng khớp với hàng trên kệ.
Muốn hàng về kho rồi xếp đúng chỗ không bị lẫn lộn, bạn có thể xem thêm cách nhập hàng cho nhiều chi nhánh không lệch số. Cần tư vấn theo ngành, gọi hotline/Zalo 0907.943.968.