Bai viet

Nhân viên bán hàng thường có một lý do rất hợp lý để giảm giá: khách quen thì phải ưu đãi. Nếu bạn không đặt quy tắc rõ, mỗi nhân viên sẽ tự đặt ra quy tắc riêng của mình và cửa hàng của bạn bán cùng một món với năm mức giá khác nhau trong cùng một ngày.

Giảm giá không báo cáo không phải là ăn cắp tiền mặt, nhưng nó ăn mất lợi nhuận theo cách khó thấy nhất. Cuối tháng doanh thu vẫn đẹp mà tiền mặt lại thiếu, bạn không biết thiếu ở đâu vì hóa đơn đã ghi giá thấp rồi. Cách phát hiện sớm là so sánh tổng tiền hàng theo giá niêm yết với tổng tiền thực thu mỗi ngày. Nếu hai con số này lệch liên tục thì có giảm giá ngầm hoặc ghi nhầm. Đối chiếu này chỉ mất vài phút nếu bạn có phần mềm, và chỉ mất mười phút nếu bạn ghi sổ tay. Làm mỗi ngày thì phát hiện ngay, làm mỗi tuần thì còn cứu được, làm mỗi tháng thì thường đã mất nhiều.

Vì sao nhân viên tự ý giảm giá

Nguyên nhân thứ nhất là sợ khách không quay lại. Nhân viên không muốn bị khách càm ràm nên giảm giá để giữ hòa khí. Họ nghĩ giảm vài nghìn không sao, nhưng multiplied by hàng trăm giao dịch thì thành con số lớn.

Nguyên nhân thứ hai là thói quen. Nếu chủ hay giảm giá cho khách quen thì nhân viên cũng học theo và giảm nhiều hơn chủ. Nhân viên không có quyền nhưng họ nghĩ mình đang làm đúng ý chủ.

Nguyên nhân thứ ba là khách cho tiền boa. Có khách trả tiền rồi nói giữ lại năm mười nghìn cho nhân viên. Nhân viên muốn khách vui nên giảm thêm giá bán để khách còn tiền boa. Cách này vừa mất tiền hàng vừa tạo tiền lệ xấu. Nhân viên bắt đầu kỳ vọng boa và giảm giá nhiều hơn để khách tip nhiều hơn. Nếu bạn thấy hóa đơn thường xuyên có giá bán thấp hơn niêm yết mà không có dòng giảm giá thì đây là dấu hiệu rõ nhất.

Hiểu ba nguyên nhân này để bạn biết sửa gốc rễ thay vì chỉ la mắng. La mắng chỉ làm nhân viên giảm giá lén hơn, không làm họ dừng lại. Nhiều cửa hàng nhỏ gặp tình trạng nhân viên giảm giá ngầm và chủ không biết vì không có quy trình kiểm tra. Khi bạn bắt đầu kiểm tra thì nhân viên cảm thấy không được tin tưởng và bắt đầu phòng vệ. Vì vậy cách tiếp cận nên là giải thích trước, đặt quy tắc sau, và kiểm tra như một phần tự nhiên của công việc chứ không phải như thanh tra.

Quy tắc giảm giá phải do chủ đặt

Bước đầu tiên là viết ra văn bản: giảm bao nhiêu phần trăm, cho nhóm khách nào, trong điều kiện nào, và ai có quyền quyết định. Nếu không có văn bản thì mỗi người hiểu một cách.

Ví dụ một quy tắc hợp lý: khách mua trên ba trăm nghìn được giảm năm phần trăm, khách sinh nhật được giảm mười phần trăm trong ngày sinh nhật, nhân viên không có quyền giảm ngoài hai trường hợp này. Viết rõ từng con số, không dùng chữ như hợp lý hay vừa phải. Quy tắc phải dán ở nơi nhân viên nhìn thấy khi đứng quầy, không phải để trong ngăn kéo mà không ai đọc. Khi khách yêu cầu giảm thêm, nhân viên có chỗ để chỉ và nói cửa hàng chỉ cho giảm tới mức này, chứ không phải do nhân viên khó tính.

Quy tắc còn phải nói rõ cách ghi trên hóa đơn. Giảm giá phải được ghi thành một dòng riêng trên hóa đơn, không được sửa giá bán của món. Nếu không, bạn không thể biết giảm giá bao nhiêu và cho ai.

Kiểm soát bằng hóa đơn và báo cáo

Mỗi ca nhân viên phải báo cáo tổng số tiền giảm giá và lý do. Nếu hóa đơn ghi giảm giá thì báo cáo phải khớp. So sánh hai con số này cuối ca là cách phát hiện nhanh nhất. Nên có mẫu báo cáo cố định gồm ngày, ca, họ tên nhân viên, số hóa đơn có giảm giá, tổng tiền giảm, lý do từng hóa đơn. Nhân viên điền tay hoặc ghi trong phần mềm trước khi bàn giao ca. Ca sau kiểm tra và ký xác nhận. Quy trình này tuy mất thêm năm phút mỗi ca nhưng giúp bạn biết chính xác giảm giá đang diễn ra ở mức nào.

Cuối ngày bạn lấy một vài hóa đơn ngẫu nhiên để đối chiếu giá bán với giá niêm yết. Nếu thấy món bán thấp hơn giá chuẩn mà không có dòng giảm giá thì có vấn đề. Kiểm tra ba đến năm hóa đơn mỗi ca là đủ để ngăn chặn.

Phần mềm bán hàng nên có tính năng ghi nhận người thực hiện giảm giá. Khi giảm giá gắn với tên nhân viên thì họ tự cẩn thận hơn. Nếu phần mềm không có tính năng này thì bạn nên cân nhắc đổi phần mềm, vì giảm giá không theo dõi được là một lỗ hổng lớn. Nếu chưa có phần mềm, ít nhất phải có sổ ghi nhận giảm giá mỗi ca: tên nhân viên, số hóa đơn, số tiền giảm, lý do. Cuối tuần cộng lại để thấy ai giảm nhiều nhất và có xu hướng nào không.

Xử lý khi phát hiện vi phạm

Lần đầu nên nhắc riêng và giải thích tại sao quy tắc này quan trọng. Nhiều nhân viên không biết giảm giá ảnh hưởng lợi nhuận như thế nào. Giải thích bằng số cụ thể: mỗi lần giảm năm nghìn trên một trăm hóa đơn mỗi ngày là năm trăm nghìn mỗi ngày, mười lăm triệu mỗi tháng. Con số này lớn hơn lương của chính nhân viên đó, nên khi nghe họ sẽ hiểu vấn đề nghiêm trọng hơn mình tưởng. Đừng nói chung chung kiểu giảm nhiều là lỗ, mà đưa ra con số thật của cửa hàng mình.

Lần thứ hai nên nhắc chính thức và ghi vào hồ sơ nhân viên. Lần thứ ba cần có hình thức rõ ràng như trừ lương hoặc cảnh cáo bằng văn bản. Quan trọng là phải xử lý nhất quán giữa các nhân viên, không thể người này forgiven người kia bị phạt.

Với nhân viên mới, nên đào tạo ngay từ ca đầu tiên: không được giảm giá nếu không có quyền, và nếu khách yêu cầu thì gọi quản lý. Nhân viên mới thường muốn làm hài lòng khách nên dễ tự ý giảm. Nói rõ từ đầu thì tránh được nhiều rắc rối sau này. Nên có một buổi đào tạo ngắn ngay ngày đầu: đọc quy tắc giảm giá, thực hành xử lý khi khách yêu cầu giảm thêm, và cam kết bằng chữ ký. Nhân viên nào ký cam kết thì khi vi phạm sẽ không có lý do để nói không biết. Cách này vừa bảo vệ cửa hàng vừa bảo vệ chính nhân viên khỏi bị hiểu lầm.

Nhiều chủ cửa hàng ngại đặt quy tắc vì sợ nhân viên khó chịu hoặc khách không vui. Nhưng quy tắc không phải để khắt khe mà để rõ ràng. Nhân viên biết rõ giới hạn thì làm việc tự tin hơn, không phải đoán ý chủ. Khách biết rõ mức giảm thì không đòi hỏi quá đáng. Cả hai bên đều nhẹ nhàng hơn khi mọi thứ được viết ra bằng số cụ thể.

Bảng so sánh nhanh

Ví dụ thực tế tại cửa hàng thời trang

Chị Lan bán quần áo, mỗi ngày khoảng năm mươi hóa đơn. Nhân viên tự ý giảm giá cho khách quen khoảng mười phần trăm để giữ khách. Cuối tháng chị phát hiện doanh thu giảm ba triệu so với cùng kỳ mà không biết lý do.

Lấy vốn đầu tư chia cho tiền lời ròng mỗi tháng là ra số tháng hoàn vốn. Nhân viên ghi giá thấp luôn vào hóa đơn để khách không thấy giảm giá. Chị đặt quy tắc mới: giảm giá phải ghi thành dòng riêng, chỉ được giảm khi khách mua trên năm trăm nghìn, và phải báo cáo cuối ca. Cách ghi hóa đơn đúng để không thất thoát đã nói trong bài ghi nợ đầy đủ không thất thoát.

Ba tháng sau, doanh thu tăng lại vì giá bán thực tế đúng với niêm yết. Nhân viên ban đầu khó chịu nhưng quen dần. Chị còn thêm một chính sách mới: nhân viên được thưởng thêm phần trăm doanh thu vượt mốc, nên họ có động lực bán đúng giá thay vì giảm giá để giữ khách. Chị cũng in bảng quy tắc giảm giá và dán tại quầy thu ngân để nhân viên và khách cùng thấy. Khi khách yêu cầu giảm thêm, nhân viên chỉ vào bảng và nói đây là mức tối đa cửa hàng cho phép.

Điều cần nhớ

Nhân viên tự ý giảm giá không phải vì họ xấu mà vì không có quy tắc rõ. Ba việc cần làm: viết quy tắc giảm giá bằng văn bản, ghi giảm giá thành dòng riêng trên hóa đơn, kiểm tra ngẫu nhiên mỗi ca. Nếu cửa hàng bạn chưa có quy tắc nào thì bắt đầu bằng một trang giấy đơn giản cũng đủ. Làm xong ba việc này thì dù nhân viên có thương khách đến mấy cũng làm theo đúng mức cho phép.

Cần tư vấn theo ngành, gọi hotline/Zalo 0907.943.968.

Bài viết này mang tính tham khảo chung. Mức giảm giá hợp lý khác nhau ở từng ngành, nên bạn nên dùng làm khung rồi điều chỉnh theo biên lợi nhuận của cửa hàng mình.