Mở chi nhánh mới mà sổ sách vẫn không loạn xạ
Mở chi nhánh thứ hai là lúc vui nhất cũng là lúc sổ sách dễ rối nhất. Cửa cũ chạy ổn, cửa mới cần tiền, ai cũng bận nên việc ghi sổ thường bị để lại cuối ngày. Để tới cuối quý thì hai cửa chồng số lên nhau, kể cả người ghi cũng không tìm ra chỗ nào sai.
Nguyên tắc cốt lõi chỉ có một: mỗi chi nhánh là một phần riêng, ghi ngay từ đầu. Không gộp chung rồi chia sau.
Tách ngân sách từng điểm ngay từ đầu
Mỗi chi nhánh có sổ thu chi riêng, quỹ tiền mặt riêng, két riêng. Tiền thu của cửa mới không được mang đi trả tiền nhà cửa cũ, và ngược lại. Làm vậy thì số liệu của từng cửa phản ánh đúng thực tế, không phải ước lượng.
Nếu mở được tài khoản ngân hàng riêng cho chi nhánh mới thì tốt nhất. Không được thì ít nhất một sổ riêng và một hộp tiền riêng, ghi rõ tên cửa trên đầu sổ.
Việc này nghe có vẻ cứng nhắc, nhưng chỉ mất một lần thiết lập. Sau đó mỗi ngày ghi vào sổ nào thì không phải nghĩ lại.
Mỗi chi nhánh có người phụ trách sổ riêng
Nhiều người chủ nghĩ mình có thể ghi cả hai cửa mỗi ngày. Thực tế là cửa mới mở thì chuyện nhiều, tối về người ta mệt rồi, ghi sổ cho xong chuyện thì sai hết.
Cách tốt nhất là mỗi chi nhánh có một người phụ trách ghi sổ hằng ngày, dù chỉ là ghi doanh thu và tiền chi lớn. Người đó không cần giỏi kế toán, chỉ cần ghi đúng ngày, đúng số tiền, đúng khoản mục.
Nếu chưa thuê được người thì chủ cửa hàng tự ghi cửa chính, cửa phụ ghi bằng phiếu tay để về nộp. Miễn là mỗi cửa một sổ riêng, không ghi chung vào một cuốn.
Chủ cửa hàng đối soát lại mỗi ngày một lần, mất chừng mười phút. Mười phút đó tiết kiệm được vài giờ tìm số lệch vào cuối tháng. Nhịp kiểm tra này quan trọng hơn mọi biểu mẫu đẹp đẽ.
Khi nhân viên ghi sổ, cần có bảng mã khoản chi đơn giản. Chi phí điện, nước, lương, hàng hóa, mỗi loại một mã. Ghi mã thì vào cuối tháng tổng hợp dễ hơn viết dài dòng.
Ghi phiếu xuất kho khi hàng chuyển giữa hai cửa
Hai cửa hàng cùng một kho thì việc hàng chuyển từ cửa này sang cửa khác rất dễ xảy ra. Cửa A hết hàng lấy sang cửa B một ít, ghi nhớ rồi quên, cuối tháng kho lệch một nửa.
Mỗi lần chuyển hàng phải có phiếu xuất kho, ghi rõ số lượng, ngày, người nhận. Chi nhánh nhận hàng ghi vào sổ tồn kho của mình ngay trong ngày. Không ghi thì coi như hàng đó chưa từng chuyển.
Phiếu giấy chẳng tốn bao nhiêu, nhưng nó là thứ duy nhất còn lại khi cả hai bên đã quên mất việc chuyển hàng diễn ra lúc nào.
Tiền mặt chuyển giữa hai cửa phải ghi phiếu
Cửa mới thiếu tiền thối, chủ lấy từ cửa cũ mang qua. Chuyện này xảy ra hàng tuần. Không ghi lại thì cuối ngày cửa cũ thiếu, cửa mới thừa, cả hai cùng lệch.
Mỗi lần chuyển tiền phải có phiếu ghi tay: ngày nào, bao nhiêu tiền, ai mang đi, ai nhận. Phiếu kẹp vào sổ của cả hai cửa. Cuối ngày đối soát, hai số cộng lại phải bằng tổng đầu ngày.
Có cửa làm chặt hơn: chuyển tiền trên hai triệu thì chuyển khoản ngân hàng thay vì cầm tiền mặt đi. Sao kê ngân hàng thành bằng chứng tự động, khỏi cần phiếu tay. Cách này tốn phí chuyển khoản vài nghìn đồng, nhưng chắc chắn hơn nhiều.
Đừng bao giờ để nhân viên tự ý lấy tiền cửa này bù cửa kia mà không báo. Một lần bỏ qua thành thói quen, sau đó không ai biết tiền thật đang nằm ở đâu.
Lương và chi phí chung chia thế nào
Nhân viên làm cả hai cửa thì lương tính cho cửa nào. Câu trả lời là chia theo giờ làm thực tế từng cửa. Tuần này làm cửa mới ba ngày, cửa cũ ba ngày thì nửa lương hạch vào cửa mới, nửa còn lại vào cửa cũ.
Chi phí chung như tiền kho tổng, tiền xe chở hàng, tiền phần mềm cũng chia. Cách chia đơn giản nhất là chia theo doanh thu: cửa nào bán được sáu mươi phần trăm thì chịu sáu mươi phần trăm chi phí chung.
Không chia thì cửa cũ gánh hết, nhìn sổ thấy cửa cũ lỗ mà thật ra là đang nuôi cửa mới. Chia rõ thì biết cửa nào thật sự lời, cửa nào cần cố thêm.
Thuê thêm người cho cửa mới cũng tính riêng. Đừng lấy lương người mới trừ vào lợi nhuận cửa cũ. Mỗi cửa tự nuôi mình, cửa nào nuôi không nổi thì phải xem lại chứ không lấy cửa kia bù mãi.
Báo cáo gộp mỗi tháng một lần
Cuối tháng, ngoài sổ riêng từng cửa, làm thêm một bảng gộp: tổng doanh thu hai cửa, tổng chi phí, tổng lợi nhuận. Bảng này cho thấy cả hệ thống đang đi lên hay đi xuống.
Đặt hai cửa cạnh nhau mà so: doanh thu, tiền mặt bằng, lương, lợi nhuận. Cửa mới tháng thứ ba phải bằng sáu mươi phần trăm cửa cũ, tháng thứ sáu phải bằng tám mươi phần trăm. Không đạt thì xem lại vị trí hay cách bán, đừng đợi tới cuối năm.
Bảng gộp làm tay trên một tờ giấy cũng được, miễn đủ số. Mất chừng nửa tiếng mỗi tháng, nhưng là nửa tiếng đáng giá nhất vì nó cho biết có nên mở cửa thứ ba hay chưa.
Đối soát tiền mặt mỗi ngày
Cuối mỗi ngày, người phụ trách từng chi nhánh đếm tiền mặt trong két, đối chiếu với số hóa đơn bán ra trong ngày. Hai số khớp nhau thì ghi lại, không khớp thì tìm ngay trong ngày hôm đó.
Đây là thói quen quan trọng nhất khi có nhiều cửa hàng. Lệch một trăm nghìn trong ngày thì tìm ra trong năm phút. Để lại cuối tháng thì phải đối chiếu cả trăm hóa đơn mới ra.
Nhiều cửa hàng nhỏ bỏ qua bước này vì thấy mỗi ngày đều khớp. Nhưng chính lúc nào đó không khớp một lần, bạn mới biết thói quen này đáng giá bao nhiêu.
Đối chiếu hàng tồn mỗi tuần
Hàng tồn của hai chi nhánh nên được kiểm tra mỗi tuần một lần, vào ngày khách vắng. Đếm thực tế từng mặt hàng chính, đối chiếu với sổ kho.
Lệch nhỏ dưới hai phần trăm thường do ghi chép, xử lý bằng biên bản điều chỉnh. Lệch lớn hơn thì phải xem lại toàn bộ phiếu nhập xuất của tuần. Đừng để tới cuối tháng, vì lúc đó số liệu đã chồng quá nhiều để tìm.
Biên bản điều chỉnh nên ghi rõ: ngày kiểm, mã hàng, tồn thực tế, tồn sổ, chênh bao nhiêu, nguyên nhân, và người ký. Biên bản giải quyết được vấn đề lệch số lẫn trách nhiệm. Nếu lệch do mất hàng thì còn phải báo nhà cung cấp, chuyện đó chờ đến cuối tháng thì thường đã quá muộn.
Kiểm tồn cuối tuần chọn ngày thống nhất cho cả hai cửa. Hai cửa kiểm cùng ngày mới so sánh được, còn mỗi cửa kiểm một ngày khác nhau thì lệch do thời điểm chứ không phải do hàng.
Việc này cũng giúp phát hiện hàng bán chạy ở cửa này nhưng chết ở cửa kia, từ đó chuyển hàng cho đúng nơi cần.
Chốt công nợ khách mỗi tháng
Khách mua chịu ở chi nhánh này nhưng trả tiền ở chi nhánh khác thì chuyện bình thường. Quan trọng là cả hai cửa phải ghi đúng khoản nợ của khách đó, và đối chiếu lại vào cuối tháng.
Mỗi chi nhánh giữ sổ công nợ riêng của khách mình phục vụ. Cuối tháng hai bên gửi danh sách khách nợ cho nhau đối chiếu. Khách nợ ở cả hai cửa thì gộp lại xem tổng số, tránh đòi khách quá khả năng trả.
Không có bước này thì công nợ khách mỗi cửa tự chạy, tổng nợ thực tế luôn lớn hơn số trên giấy.
Dùng phần mềm quản lý nhiều kho
Phần mềm bán hàng hỗ trợ nhiều kho giúp việc ghi sổ nhanh hơn nhiều so với sổ giấy. Mỗi chi nhánh là một kho riêng, mỗi phiếu nhập xuất ghi vào kho tương ứng, báo cáo tồn kho tách riêng từng cửa.
Chi phí phần mềm cho một cửa hàng nhỏ thường dưới một triệu đồng mỗi tháng. So với thời gian tự đối chiếu sổ giấy của hai cửa hàng mỗi tuần, con số này rẻ hơn nhiều.
Quan trọng hơn là dữ liệu nằm ở một chỗ, chủ cửa hàng xem được cả hai cửa trên điện thoại mà không phải gọi hỏi.
Khi nào nên mở chi nhánh thứ hai
Mở chi nhánh mới khi cửa cũ đã chạy ổn định ít nhất sáu tháng, có người trông coi được khi chủ vắng mặt, và dòng tiền mỗi tháng đủ nuôi thêm một điểm kinh doạch mới. Mở quá sớm khi cửa cũ chưa ổn thì cả hai cùng yếu. Mở quá muộn khi khách đã kêu gọi thì mất cơ hội. Thời điểm đúng thường là khi cửa cũ đông đúc đến mức khách phải xếp hàng.
Ghép các bước thành quy trình
Tóm lại, quy trình giữ sổ sách gọn khi mở chi nhánh mới gồm: tách ngân sách từng cửa, mỗi cửa có người ghi sổ riêng, phiếu xuất kho mỗi lần chuyển hàng, đối soát tiền mặt mỗi ngày, kiểm tồn mỗi tuần, chốt công nợ mỗi tháng.
Làm đúng quy trình này thì mở thêm cửa thứ ba, thứ tư vẫn gọn như cửa đầu tiên. Bỏ qua thì cửa thứ hai đã là mớ hỗn độn, đừng nói đến cửa thứ năm.
Đọc thêm đóng ca đối soát tiền cuối ngày để giữ tiền hai cửa khớp nhau mỗi tối.
Cần tư vấn theo ngành, gọi hotline/Zalo 0907.943.968.