Ghi sổ tay và dùng phần mềm quản lý bán hàng nên chọn

Quán nhỏ nào cũng bắt đầu bằng cuốn sổ. Khách mua ghi một dòng, cuối ngày cộng lại, cuối tháng lật sổ tính lời. Sổ tay rẻ, không cần học, mất điện vẫn ghi được. Nhưng quán đông lên thì sổ bắt đầu lộ điểm yếu: cộng sai, ghi thiếu, quên nợ, kiểm kho không khớp.

Phần mềm quản lý bán hàng sinh ra để sửa mấy chỗ đó. Bấm món là trừ kho, tính tiền là in hóa đơn, cuối ngày báo cáo tự ra. Nhưng phần mềm tốn tiền mua, phải học, mất điện mất mạng có khi đứng hình.

Bài này so từng điểm để biết quán mình nên giữ sổ, nên chuyển máy, hay dùng cả hai. Không nói kiểu nào tốt hơn, vì quán nào hợp kiểu đó.

Tốc độ tính tiền lúc đông khách

Sổ tay tính tiền bằng tay và đầu. Khách mua ba món, cộng nhẩm, ghi dòng, thối tiền. Một đơn mất một hai phút. Lúc vắng thì không sao, lúc xếp hàng năm người thì người bán toát mồ hôi, khách chờ bực.

Phần mềm bấm món là ra tiền. Quét mã hoặc bấm nút, máy cộng hộ, in hóa đơn. Một đơn mất mười hai mươi giây. Giờ cao điểm xử lý gấp mấy lần sổ tay.

Nhưng phần mềm chỉ nhanh khi người bán thuộc máy. Mới chuyển sang máy tuần đầu còn chậm hơn sổ, vì vừa bấm vừa tìm nút. Qua tuần thứ hai mới nhanh thật. Chủ quán đừng nản tuần đầu mà bỏ máy quay về sổ.

Quán ngày dưới năm chục đơn thì tốc độ không phải vấn đề. Quán giờ trưa trăm đơn thì sổ tay là nút thắt, phải chuyển máy không thì mất khách.

Sai sót và gian lận

Sổ tay sai nhiều kiểu. Cộng nhầm, ghi thiếu món, viết số xấu đọc nhầm, quên ghi nợ khách. Cuối tháng cộng lại thấy tiền lệch mà không biết lệch từ đâu. Lệch ít thì bỏ qua, lệch nhiều thì cãi nhau với nhân viên.

Phần mềm sai ít hơn vì máy cộng hộ, không cộng nhầm. Món nào bấm là ghi, không quên. Nợ khách lưu trong máy, đòi thì mở ra xem, không cãi được. Tiền trong két đối chiếu với máy, lệch là biết ngay ca nào lệch.

Gian lận cũng khác. Sổ tay thì xé trang, sửa số, ghi đè dễ. Phần mềm thì xóa hóa đơn để lại vết, sửa giá có lịch sử. Nhân viên muốn gian lận với máy khó hơn với sổ nhiều.

Nhưng máy không chống được gian lận kiểu không bấm máy. Bán mà không bấm vào máy thì máy cũng mù như sổ trắng. Chống kiểu này bằng camera, bằng đối chiếu hàng tồn, không phải bằng phần mềm. Cách chống thất thoát ở quầy có trong bài chống thất thoát hàng hóa quầy bán.

Kiểm kho và hàng tồn

Sổ tay kiểm kho bằng mắt và đếm. Nhập bao nhiêu ghi một dòng, bán bao nhiêu trừ nhẩm. Cuối tháng đếm kho đối chiếu với sổ, lệch là chuyện thường. Lệch ít thì cho qua, lệch nhiều thì không biết mất từ lúc nào.

Phần mềm trừ kho tự động mỗi lần bán. Bán một gói mì là kho trừ một gói. Nhập hàng vào máy là kho cộng lên. Mở máy ra là biết còn bao nhiêu, món nào sắp hết, món nào ế. Kiểm kho cuối tháng chỉ để xác nhận, không phải để tìm.

Điểm này phần mềm thắng đậm với quán nhiều món. Quán trăm món mà quản bằng sổ thì không ai nhớ nổi món nào còn bao nhiêu. Quán chục món thì sổ vẫn lo được.

Hàng hết hạn cũng vậy. Phần mềm nhắc món nào sắp hết hạn, bán trước. Sổ tay thì nhớ bằng đầu, quên là hàng hết hạn nằm trong kho. Cách xử lý hàng hết hạn có trong bài xử lý hàng hết date trước khi lỗ.

Xem báo cáo và biết lãi lỗ

Sổ tay muốn biết lãi phải ngồi cộng. Cộng doanh thu, trừ tiền hàng, trừ chi phí, ra lãi. Làm một lần mất cả buổi, nên nhiều quán cả năm không tính lãi lần nào. Không biết lãi thì không biết quán sống hay chết.

Phần mềm báo cáo tự ra. Mở máy là thấy hôm nay bán bao nhiêu, món nào chạy, lãi bao nhiêu. Cuối tháng xem một phát biết ngay. Biết số mới quyết được: món nào bỏ, món nào đẩy, giá nào tăng.

Nhưng báo cáo máy chỉ đúng khi nhập đủ. Nhập thiếu chi phí thì báo cáo lãi cao hơn thật. Bỏ sót tiền thuê, tiền điện nước ngoài sổ thì số máy đẹp mà túi rỗng. Máy không thay được việc ghi đủ, nó chỉ cộng hộ cho nhanh.

Cách tính lãi thật của quán có trong bài tính lợi nhuận cửa hàng.

Mất điện mất mạng thì sao

Sổ tay thắng điểm này tuyệt đối. Mất điện vẫn ghi, mất mạng không ảnh hưởng, cháy máy không mất sổ. Sổ tay không phụ thuộc vào thứ gì ngoài cây bút.

Phần mềm phụ thuộc điện và máy. Mất điện thì máy tính tiền tắt, phải ghi tay tạm rồi nhập lại sau. Phần mềm lưu đám mây còn phụ thuộc mạng, mất mạng là đứng hình. Phần mềm lưu trên máy thì mất mạng vẫn bán, chỉ mất điện mới nghỉ.

Quán ở chỗ điện chập chờn, ngày cúp mấy lần thì giữ sổ dự phòng bên cạnh máy. Mất điện lôi sổ ra ghi, có điện nhập lại. Đừng bỏ sổ hẳn nếu điện chưa ổn. Cách bán khi mất điện có trong bài bán hàng khi mất điện đột xuất.

Tiền mua và tiền nuôi mỗi năm

Sổ tay rẻ nhất. Cuốn sổ vài chục nghìn, cây bút vài nghìn, dùng cả tháng. Một năm tốn chưa tới triệu bạc tiền sổ bút.

Phần mềm tốn tiền mua và tiền nuôi. Máy tính tiền, máy in, két tiền, tổng một bộ vài triệu tới chục triệu. Phần mềm lưu trên máy trả một lần, phần mềm đám mây trả thuê bao mỗi tháng. So hai kiểu này kỹ hơn có trong bài phần mềm lưu trên máy so với lưu đám mây.

Tính ba năm thì sổ tay tốn chưa tới ba triệu, phần mềm tốn gấp chục lần. Nhưng phần mềm giữ được tiền lệch, tiền quên nợ, tiền hàng tồn chết. Một tháng giữ được vài trăm nghìn tiền lệch là đủ bù phí máy. Đừng so tiền mua, so tiền giữ được.

Quán vốn ít, mới mở, chưa biết sống được không thì giữ sổ trước, có lãi rồi mua máy. Quán đã sống được, tiền lệch mỗi tháng hơn triệu thì mua máy ngay, càng để lâu càng mất.

Học và đổi thói quen

Sổ tay không cần học. Ai cũng biết ghi, nhân viên mới vào là ghi được ngay. Đổi nhân viên không phải đào tạo.

Phần mềm phải học. Bấm món, tính tiền, in hóa đơn, xem báo cáo, nhập hàng. Học một buổi là làm được cơ bản, học một tuần là thạo. Nhân viên lớn tuổi học chậm hơn nhưng vẫn học được, nút bấm to rõ ràng.

Khó nhất không phải học mà là bỏ thói quen cũ. Người quen ghi tay hay quên bấm máy, bán xong mới nhớ là chưa bấm. Tuần đầu phải có người nhắc, cuối ca đối chiếu máy với tiền, thiếu là biết quên bấm. Một tuần là thành thói quen.

Chủ quán cũng phải học. Nhiều chủ mua máy về rồi không xem báo cáo, vẫn hỏi nhân viên hôm nay bán bao nhiêu. Thế thì mua máy phí nửa tiền. Mua máy rồi thì tối mở báo cáo ra xem.

Bảng so nhanh một nhìn

Tốc độ đông khách: sổ chậm, máy nhanh gấp mấy lần.

Sai sót: sổ cộng nhầm quên ghi, máy cộng hộ nhớ hộ.

Kiểm kho: sổ đếm tay hay lệch, máy trừ tự động biết ngay.

Báo cáo: sổ ngồi cộng cả buổi, máy mở ra thấy liền.

Mất điện: sổ ghi bình thường, máy phải ghi tay tạm.

Tiền: sổ rẻ nhất, máy tốn tiền mua và nuôi.

Học: sổ không cần học, máy học một buổi một tuần.

Gian lận: sổ dễ sửa, máy để lại vết khó sửa.

Khi nào giữ sổ, khi nào chuyển máy

Giữ sổ nếu: một mình bán, ngày dưới năm chục đơn, hàng dưới ba chục món, không nhân viên, điện chập chờn, vốn đang ít. Sổ lúc này đủ dùng, mua máy là phí.

Chuyển máy nếu: ngày trên trăm đơn, hàng trên trăm món, có nhân viên, hay lệch tiền cuối ca, quên nợ khách, kiểm kho lệch hoài, muốn biết lãi thật. Máy lúc này không phải đồ chơi mà là đồ cần.

Dùng cả hai nếu: điện chập chờn nhưng quán đã đông. Máy chạy chính, sổ ghi dự phòng lúc mất điện. Có điện nhập sổ vào máy, số liệu không đứt.

Mốc đơn giản nhất: cuối ngày cộng sổ quá nửa tiếng thì chuyển máy. Thời gian cộng sổ đó đem ra bán hàng kiếm nhiều hơn tiền máy.

Chuyển từ sổ sang máy đúng cách

Bước một: nhập danh sách hàng vào máy. Tên món, giá bán, tồn kho hiện tại đếm thật. Nhập sai tồn đầu thì kho lệch từ ngày đầu, khó sửa.

Bước hai: chạy song song một tuần. Vừa ghi sổ vừa bấm máy. Cuối ca đối chiếu hai bên, lệch là biết quên bấm hay bấm sai. Một tuần khớp thì bỏ sổ.

Bước ba: dạy nhân viên. Một buổi học bấm món tính tiền, một tuần nhắc bấm đủ. Cuối ca nào thiếu thì hỏi ngay ca đó, đừng dồn cuối tuần.

Bước bốn: giữ sổ cũ. Đừng vứt. Sổ cũ là căn cứ đối chiếu nợ cũ, tồn cũ, giá cũ. Cần thì lật ra xem, ba tháng sau mới cất đi.

Chọn máy nào thì xem bài chọn máy tính tiền cho cửa hàng nhỏ. Mua đúng máy từ đầu đỡ phải đổi, đổi máy giữa chừng tốn gấp đôi.

Ví dụ ba quán cùng bán một món

Cùng bán một món, ba cách làm ba kết quả khác nhau. Xem để hiểu vì sao.

Quán nhất: sổ tay, một mình bán, ngày ba mươi đơn. Cuối ngày cộng sổ mười lăm phút. Cuối tháng lật sổ cộng lại, lời mỗi tháng mười triệu. Không mất đồng nào cho máy. Sổ giữ trong két, cháy máy không mất.

Quán hai: sổ tay, có hai nhân viên, ngày sáu mươi đơn. Cuối ngày cộng sổ xong phải đối chiếu tiền mặt, lệch thì hỏi từng ca. Cuối tháng cộng sổ lỗ mười nghìn, không biết lỗ ở ngày nào vì thiếu dấu. Cuối cùng sổ bỏ đi luôn vì thốt không hiệu quả. Quán này lãi mười hai triệu một tháng nhưng đau đầu vì không tin số.

Quán ba: máy tính tiền, ngày sáu mươi đơn, hai nhân viên. Cuối ngày đối chiếu máy với két, lệch là biết ngay ca nào. Cuối tháng mở báo cáo thấy món nào lãi, món nào bán nhiều mà lỗ. Đầu tư mười lăm triệu, sau đó mỗi tháng giữ được tiền lỗ sổ, tiền quên nợ, tiền hàng bán ra không trừ kho.

Nhìn ba quán thì rõ: quán một giữ sổ đúng. Quán hai lẽ ra phải có máy từ lâu rồi, đang cố bằng sổ là tự làm khó mình. Quán ba dùng máy là hợp lý.

Điểm ở quán ba không phải máy giỏi hơn, mà là lúc đối chiếu biết ngay chỗ lệch. Cùng bán một món, có quán lỗ không biết, có quán biết và sửa trong ngày. Chỗ khác biết là lợi thế thật.

Khi nào sổ tay lại đáng giá

Có lúc quay về sổ lại đúng. Đừng coi sổ là thứ lỗi thời.

Quán mới mở, chưa biết sống được không. Mua máy lúc này là đổ tiền không biết bao giờ hoàn. Sổ tay rẻ, mất thì mất ít, gỡ ra dễ. Giữ sổ cho tới khi quán vững.

Quán đông đột ngột một tuần lễ hội. Sắp máy thì lâu quá, dùng sổ rồi nhập lại sau.

Quán thuê người bán thời vụ, không ổn định. Người mới vào làm một tháng rồi đi, dạy máy tốn công mà chưa kịp quen. Sổ thì ai cũng ghi được, không phải dạy.

Cơ sở vật lý yếu. Nhà thuê ở chỗ điện lúc nào cũng sập, máy tính tiền tự tắt giữa lúc bán. Sổ làm việc được trong điều kiện đó, máy thì không.

Đừng bỏ sổ hẳn kể cả lúc đã dùng máy. Giữ một cuốn sổ dự phòng, để ở quầy. Mất điện thì lấy ra ghi, có điện thì nhập lại. Chi phí một cuốn sổ không đáng để mưa thì cửa hàng phải dừng lại.

Cần tư vấn theo ngành, gọi hotline/Zalo 0907.943.968.