Bán thiếu ghi nợ cho khách quen: ghi sao đòi được

Khách quen tới mua, tới lúc trả tiền thì bảo để mai gửi. Bạn gật đầu vì ngại, vì người ta mua ở đây mấy năm rồi. Mai khách không tới. Mốt cũng không. Tới cuối tháng bạn mở sổ ra mới thấy dòng nợ đó vẫn nằm yên, mà mặt khách thì bạn ngại nhắc.

Chuyện này xảy ra ở hầu hết cửa hàng nhỏ. Không phải vì chủ cửa hàng dở, mà vì bán thiếu được quyết bằng cảm xúc ngay tại quầy, còn ghi nợ và đòi nợ thì không có quy tắc nào cả. Bài này dựng lại toàn bộ việc bán thiếu từ đầu: ai được mua thiếu, ghi thế nào, hẹn ra sao và nhắc kiểu gì để vừa lấy lại được tiền vừa giữ được khách.

Bán thiếu là cho khách vay tiền, không phải giảm giá

Nhiều người nghĩ bán thiếu chỉ là bán chậm thu tiền vài hôm. Nghĩ vậy là nhẹ đi một nửa sự thật. Mỗi lần cho mua thiếu, tiền hàng đã rời khỏi kệ nhưng tiền mặt chưa vào két. Nếu mười khách cùng thiếu mỗi người vài trăm nghìn, két của bạn hụt vài triệu mà trên báo cáo doanh thu vẫn đẹp.

Điểm khác nhau giữa bán thiếu và giảm giá nằm ở chỗ rủi ro. Giảm giá thì mất một phần lời ngay lúc bán, nhưng xong là xong. Bán thiếu thì lời chưa thấy mà vốn đã đi, và còn thêm việc phải đi đòi. Vì vậy nguyên tắc đầu tiên là tách bạch hai việc: giá bán tính riêng, còn cho thiếu là một quyết định riêng cần điều kiện riêng.

Một cách tự kiểm đơn giản trước khi cho ai mua thiếu: hỏi xem nếu khoản này mất hẳn thì cửa hàng có sao không. Nếu câu trả lời là có sao, thì người đó chưa đủ điều kiện mua thiếu. Cách đặt giới hạn nợ cho từng khách đã nói kỹ trong bài cho khách nợ bao nhiêu là vừa.

Ai được mua thiếu, ai thì không

Không phải khách quen nào cũng nên cho thiếu. Quen mặt và quen trả đúng hẹn là hai chuyện khác nhau. Có người mua ở đây ba năm nhưng lần nào hẹn trả cũng trễ nửa tháng. Có người mới mua hai tháng nhưng lần nào cũng trả đúng ngày đã hứa. Người thứ hai đáng tin hơn người thứ nhất.

Nên chia khách thành ba nhóm. Nhóm một là khách trả đúng hẹn nhiều lần, mua đều, có địa chỉ rõ ràng. Nhóm này cho thiếu thoải mái trong trần đã định. Nhóm hai là khách mới hoặc khách mua thất thường. Nhóm này chỉ cho thiếu món nhỏ và phải trả trong vài ngày. Nhóm ba là khách từng trễ hẹn nhiều lần hoặc né tránh khi nhắc. Nhóm này không cho thiếu thêm cho đến khi trả hết khoản cũ.

Tiêu chí địa chỉ rõ ràng nghe đơn giản nhưng rất quan trọng với cửa hàng nhỏ. Khách ở cùng xóm, có nhà cửa đàng hoàng, con cái học trường gần đó thì gần như không bao giờ bùng nợ vì họ còn mặt mũi ở khu này. Khách vãng lai, không ai biết ở đâu, thì dù mua nhiều đến mấy cũng không nên cho thiếu.

Ghi nợ ngay tại quầy, đừng để tối mới ghi

Lỗi phổ biến nhất của bán thiếu không phải là cho sai người, mà là ghi sai hoặc ghi muộn. Bán xong để đó, tối về mới ghi thì quên món, nhầm số, nhầm người. Sáng hôm sau khách tới trả một phần, nhân viên ca khác không biết khoản nào, trừ bừa vào đâu đó. Cuối tháng đối chiếu thì lệch.

Quy tắc là ghi ngay khi bán, trước mặt khách, đọc lại số tiền cho khách nghe. Dù ghi bằng sổ tay hay phần mềm thì động tác này cũng chỉ mất nửa phút. Đọc lại số tiền có hai tác dụng: khách xác nhận ngay nếu sai, và khách hiểu rằng khoản này được theo dõi nghiêm túc nên tự giác trả đúng hẹn hơn.

Nội dung mỗi dòng nợ phải có đủ bốn thứ: tên khách, món hàng và số tiền, ngày bán, ngày hẹn trả. Thiếu ngày hẹn trả là thiếu cái quan trọng nhất, vì không có ngày hẹn thì không có căn cứ để nhắc. Nhiều cửa hàng ghi đủ ba thứ đầu mà quên thứ tư, tới lúc nhắc khách lại bảo em có hẹn ngày nào đâu.

Cách ghi đầy đủ để không thất thoát đã được hướng dẫn chi tiết trong bài ghi nợ đầy đủ không thất thoát.

Hẹn ngày trả cụ thể, đừng hẹn chung chung

Mai gửi, cuối tuần gửi, có lương gửi là ba câu hẹn nguy hiểm nhất. Mai là mai nào, cuối tuần là thứ mấy, có lương là ngày bao nhiêu. Hẹn chung chung thì tới lúc nhắc, khách có đủ lý do để nói là chưa tới hẹn.

Cách hẹn đúng là chốt một ngày cụ thể và ghi vào sổ ngay. Ví dụ thứ bảy tuần này, ngày mười lăm, đầu tháng sau. Ngày hẹn nên gắn với một mốc mà khách nhớ được, như ngày lĩnh lương, ngày họp chợ, ngày con đóng học phí xong. Mốc càng cụ thể thì khách càng khó quên và bạn càng dễ nhắc.

Thời hạn cho lần thiếu đầu tiên nên ngắn, khoảng ba đến năm ngày. Khách trả đúng thì lần sau nới dần ra một tuần, nửa tháng. Cách này giống như thử lòng nhau bằng số tiền nhỏ trước. Khách nào ngay lần đầu đã trễ thì bạn biết ngay không nên cho thiếu lớn.

Một điểm nữa là hẹn trả góp hay trả một lần phải nói rõ từ đầu. Khoản vài trăm nghìn thì trả một lần cho gọn. Khoản vài triệu thì chia làm hai ba đợt, mỗi đợt một ngày cụ thể. Đừng để khách tự chia nhỏ ra trả dần mà không có lịch, vì trả dần không lịch thường dừng lại ở đợt đầu tiên.

Cách nhắc khéo mà khách vẫn quay lại mua

Nhắc nợ là việc ai cũng ngại, nhưng càng để lâu càng khó nhắc. Công thức nhắc nợ hiệu quả gói trong ba chữ: sớm, nhẹ, có lý do. Sớm nghĩa là nhắc ngay khi vừa quá hẹn một hai ngày, đừng đợi cả tuần. Nhẹ nghĩa là giọng điệu hỏi thăm chứ không phải đòi. Có lý do nghĩa là đưa ra một nguyên nhân cụ thể như cuối tuần chốt sổ hoặc cần tiền nhập lô hàng mới.

Tin nhắn là kênh nhắc tốt nhất vì khách đọc lúc rảnh và không bị mất mặt trước người khác. Nội dung tin nhắn nên có đủ ba phần: chào hỏi bình thường, nhắc số tiền và ngày hẹn cũ, đưa ngày mong muốn mới. Tránh gửi tin nhắn chỉ có số tiền cụt lủn vì khách đọc sẽ thấy khó chịu.

Nếu khách hứa lần thứ hai mà vẫn chưa trả, lần nhắc tiếp theo nên gặp trực tiếp và nói thẳng hơn một chút. Không phải to tiếng, mà là nói rõ rằng cửa hàng đang cần tiền nhập hàng nên mong khách thu xếp. Khách nào thật sự khó khăn sẽ đề xuất trả dần, còn khách nào né tránh thì bạn biết nên dừng lại.

Kỹ thuật giữ mối quan hệ trong lúc đòi đã viết kỹ ở bài đòi nợ khách khéo không mất khách.

Đặt trần nợ cho từng khách

Trần nợ là số tiền thiếu tối đa một khách được phép nợ cùng lúc. Vượt trần thì phải trả bớt mới được mua thiếu tiếp. Không có trần nợ thì khoản thiếu cứ lớn dần theo thời gian, tới lúc bạn giật mình thì con số đã quá sức trả của khách.

Cách đặt trần đơn giản nhất là dựa vào mức mua trung bình của khách đó. Khách mỗi lần mua khoảng hai trăm nghìn thì trần nợ đặt gấp ba đến năm lần, tức là khoảng sáu trăm đến một triệu. Khách mua nhiều hơn thì trần cao hơn, nhưng không nên vượt quá số tiền mà khách kiếm được trong nửa tháng. Vượt quá là bạn đang cho vay vượt khả năng trả.

Trần nợ phải được áp dụng đều cho mọi nhân viên trong cửa hàng. Nhiều nơi chủ đặt trần nhưng nhân viên không biết, khách năn nỉ vài câu là cho thiếu vượt trần. Dán bảng trần nợ ở chỗ chỉ nhân viên thấy, hoặc cài trong phần mềm để máy tự báo khi vượt.

Khi nào phải dừng bán thiếu

Có ba dấu hiệu cho thấy phải dừng ngay. Một là khách quá hẹn lần thứ hai liên tiếp mà không chủ động báo trước. Hai là tổng nợ chạm trần mà khách vẫn muốn mua thiếu thêm. Ba là khách bắt đầu né tránh, không nghe máy, đi đường khác để khỏi qua cửa hàng.

Dừng bán thiếu không có nghĩa là cắt đứt quan hệ. Nói rõ với khách rằng cửa hàng vẫn bán bình thường khi khách trả tiền ngay, chỉ tạm dừng phần mua thiếu cho đến khi trả xong khoản cũ. Cách nói này giữ được mặt mũi cho cả hai bên và để ngỏ cửa cho khách quay lại.

Với khoản nợ cũ còn treo, chốt lại con số chính xác và lập lịch trả dần theo tuần. Mỗi lần khách trả, trừ ngay vào sổ và báo cho khách biết còn lại bao nhiêu. Khách thấy số nợ giảm dần sẽ có động lực trả tiếp.

Bảng so sánh nhanh

Ví dụ thực tế ở cửa hàng tạp hóa

Chị Lan bán tạp hóa trong hẻm, có khoảng mười lăm khách mua thiếu thường xuyên. Trước đây chị ghi vào cuốn sổ, ai thiếu cũng cho, hẹn toàn bằng miệng. Cuối năm cộng lại, tiền khách nợ lên tới gần hai mươi triệu, có khoản từ tám tháng trước.

Chị làm lại từ đầu theo đúng quy trình trên. Đầu tiên chị phân loại mười lăm người thành ba nhóm: bảy người trả đều, năm người thất thường, ba người nợ lâu. Ba người nợ lâu được chốt số và lập lịch trả dần mỗi tuần một ít. Năm người thất thường bị hạ trần nợ xuống một nửa.

Sau ba tháng, chị thu hồi được hơn một nửa số nợ cũ, và không phát sinh thêm khoản khó đòi nào mới. Khách vẫn tới mua đều vì chị chỉ dừng phần mua thiếu chứ không đuổi khách.

Điều cần nhớ trước khi cho mua thiếu

Bán thiếu là công cụ giữ khách, không phải nghĩa vụ. Bạn cho thiếu vì khách xứng đáng được tin, chứ không phải vì bạn ngại từ chối. Mỗi khoản thiếu đều cần bốn thứ đi kèm: người đáng tin, dòng ghi đầy đủ, ngày hẹn cụ thể và trần nợ rõ ràng. Thiếu một trong bốn thì khoản đó đang rủi ro.

Nếu cửa hàng của bạn mới bắt đầu và chưa biết nên cho nợ tới mức nào, đọc thêm bài cho khách nợ bao nhiêu là vừa để có con số khởi điểm phù hợp với quy mô của mình.

Cần tư vấn theo ngành, gọi hotline/Zalo 0907.943.968.

Bài viết này mang tính tham khảo chung. Điều kiện cho mua thiếu và cách ghi nợ khác nhau ở từng cửa hàng, nên bạn nên dùng làm khung rồi điều chỉnh theo lượng khách quen thật của mình.