Chống gian lận tiền bạc ở quầy bán hàng nhỏ
Gian lận tiền bạc ở cửa hàng nhỏ thường không phải chuyện lớn. Thường là nhỏ, lặp đi lặp lại, và phát hiện muộn. Một lần mất vài chục nghìn, một tháng mất vài trăm nghìn, một năm mất vài triệu.
Muốn chặn được thì phải biết gian lận thường xảy ra ở đâu. Ở cửa hàng nhỏ, phần lớn không phải do trộm cắp, mà do nhân viên bán hàng lợi dụng lúc không ai kiểm tra.
Nhận biết dấu hiệu sớm
Gian lận thường để lại dấu hiệu, nhưng dấu hiệu đó dễ bị bỏ qua nếu không ai nhìn. Vài dấu hiệu thường gặp:
Doanh số giảm mà số khách không đổi. Nếu cửa hàng vẫn đông như cũ mà doanh số báo cáo giảm, có thể có hóa đơn không được ghi. Đây là dấu hiệu rõ ràng nhất.
Hóa đơn bị hủy nhiều bất thường. Hóa đơn hủy có lý do hợp lý, nhưng nếu một người hủy nhiều hơn hẳn người khác thì cần xem lại. Hóa đơn hủy thường là chỗ tiền mất đi.
Tiền thu ít hơn doanh số báo cáo. Nếu phần mềm báo bán được một triệu mà két chỉ có chín trăm nghìn, chênh lệch một trăm nghìn đó phải có lý do.
Nhân viên thường xuyên tự đóng ca một mình. Đóng ca một mình không phải là gian lận, nhưng nếu luôn như vậy thì cần chú ý. Đóng ca nên có hai người cùng kiểm.
Phân quyền rõ ràng
Gian lận dễ xảy ra khi một người làm hết mọi việc: bán hàng, thu tiền, lập hóa đơn, hủy hóa đơn, đóng ca. Không ai kiểm tra thì người đó có thể làm gì cũng được.
Phân quyền nghĩa là mỗi người chỉ làm được một phần. Người bán hàng thì không được hủy hóa đơn. Người thu tiền thì không được tự ý trừ tiền. Người đóng ca thì không được tự ý sửa số liệu.
Phân quyền không cần phần mềm đắt tiền. Chỉ cần quy định rõ ai làm gì, và ai cũng biết. Người nào cũng có thể kiểm tra người khác, không ai có quyền lợi đặc biệt.
Phân quyền cũng giúp phát hiện sớm. Khi một người làm sai, người khác nhìn thấy và báo ngay. Không phải đợi đến cuối tháng mới biết.
Kiểm tra hóa đơn định kỳ
Hóa đơn là bằng chứng của giao dịch. Kiểm tra hóa đơn định kỳ giúp phát hiện gian lận sớm.
Mỗi ngày nên kiểm tra hóa đơn bị hủy. Hóa đơn hủy phải có lý do, và lý do đó phải hợp lý. Nếu hóa đơn hủy không có lý do, hoặc lý do mơ hồ, cần hỏi người lập.
Kiểm tra cả hóa đơn bị sửa. Hóa đơn sửa giá, sửa số lượng, sửa khách — tất cả cần có lý do. Nếu một người sửa nhiều hóa đơn thì cần xem lại.
Cuối tháng, đối chiếu tổng hóa đơn với tổng tiền thu. Nếu lệch thì tìm ra hóa đơn nào gây ra. Đây là cách kiểm tra đơn giản nhất và hiệu quả nhất.
Đối chiếu tiền thu với doanh số
Mỗi ngày, tiền thu được phải bằng doanh số báo cáo. Nếu lệch thì có hai khả năng: đếm sai, hoặc có hóa đơn không được ghi.
Đối chiếu này nên làm mỗi ngày, không phải mỗi tháng. Làm mỗi ngày thì dễ tìm ra lỗi. Làm mỗi tháng thì quá nhiều giao dịch, không ai nhớ được.
Cách đối chiếu đơn giản: lấy tổng tiền thu trong ngày, trừ đi tiền thu nợ, còn lại phải bằng doanh số bán hàng. Nếu lệch thì đếm lại tiền, rồi xem lại hóa đơn.
Nếu đối chiếu mà không lệch thì tốt. Nếu lệch thì ghi nhận và tìm nguyên nhân. Đừng bỏ qua khoản lệch nhỏ, vì khoản nhỏ lặp đi lặp lại sẽ thành khoản lớn.
Sử dụng phần mềm để hỗ trợ
Phần mềm bán hàng giúp ghi nhận đầy đủ và tra lại nhanh. Nhưng phần mềm không thay thế con người.
Phần mềm giúp ghi nhận mọi giao dịch, không ai có thể xóa mà không để lại dấu vết. Khi cần tra, mở lịch sử ra là thấy ai làm gì, lúc nào, bao nhiêu.
Phần mềm cũng giúp phân quyền. Mỗi người đăng nhập bằng tài khoản riêng, chỉ làm được những gì mình được phép. Không ai có thể hủy hóa đơn của người khác mà không biết.
Nhưng phần mềm không tự kiểm tra được. Vẫn cần người kiểm tra định kỳ, vẫn cần đối chiếu tiền thu với doanh số, vẫn cần phân quyền rõ ràng.
Xử lý khi phát hiện gian lận
Phát hiện gian lận thì cần xử lý nhanh, nhưng cũng cần bình tĩnh. Thu thập bằng chứng trước, rồi mới nói chuyện.
Bằng chứng bao gồm: hóa đơn, sổ sách, camera nếu có, và lời khai của người liên quan. Không nên kết luận chỉ vì một dấu hiệu, cần nhiều bằng chứng cùng lúc.
Nói chuyện riêng với người đó, nghe lý do. Có thể người đó có lý do hợp lý, hoặc có thể người đó không biết mình làm sai. Nói chuyện riêng giúp giữ thể diện cho cả hai bên.
Nếu xác nhận gian lận thì xử lý theo quy định. Có thể sa thải, có thể giảm lương, có thể chuyển việc. Quan trọng là phải xử lý, không để yếu đi.
Sau khi xử lý, nên rút kinh nghiệm. Xem lại quy trình, xem lại phân quyền, xem lại cách kiểm tra. Sửa lỗ hổng để không bị lại.
Chống gian lận là việc làm đều, không phải làm một lần là xong. Phân quyền rõ ràng, kiểm tra định kỳ, xử lý nhanh khi phát hiện, thì gian lận sẽ không có cơ hội.
Xem thêm phân quyền thu ngân và bán hàng.
Bài kiểm tra doanh số từng nhân viên nói kỹ hơn. Cần tư vấn theo ngành, gọi hotline/Zalo 0907.943.968.