Bai viet

Bạn bán hàng cả ngày, tiền chuyển khoản và tiền mặt vào chung một tài khoản cá nhân. Cuối tháng bạn không biết cửa hàng lời bao nhiêu vì tiền cá nhân và tiền cửa hàng lẫn lộn. Nhà cung cấp hỏi thanh toán mà bạn không biết tài khoản nào còn tiền. Đây là tình trạng của hầu hết cửa hàng nhỏ mới mở.

Tài khoản ngân hàng cho cửa hàng không phải là thứ cao siêu chỉ dành cho doanh nghiệp lớn. Nó là công cụ cơ bản để bạn biết tiền vào tiền ra và không bị tiền làm chủ mình. Bài này đưa ra cách tách tài khoản, chọn ngân hàng, và theo dõi tiền chuyển khoản dễ dàng.

Vì sao phải tách tài khoản ngân hàng

Nguyên nhân thứ nhất là tiền lẫn lộn. Khi tiền cửa hàng và tiền cá nhân cùng vào một tài khoản, bạn không biết số dư nào là của cửa hàng. Cuối tháng bạn tưởng cửa hàng lời mười triệu nhưng thực ra năm triệu là tiền cá nhân bạn bỏ vào để xoay sở. Con số lời trên giấy và tiền thật không khớp.

Nguyên nhân thứ hai là khó đối soát với nhà cung cấp. Khi bạn trả tiền cho nhà cung cấp từ tài khoản cá nhân, hóa đơn và chuyển khoản không khớp tên. Nhà cung cấp khó xác nhận đã nhận tiền, và bạn khó chứng minh đã trả. Nếu có tranh chấp thì không có chứng từ rõ ràng.

Nguyên nhân thứ ba là không biết cửa hàng thực sự lời bao nhiêu. Khi tiền vào và tiền ra lẫn lộn, bạn không thể tính chính xác tiền lời ròng của cửa hàng. Bạn tưởng cửa hàng lời nhưng thực ra đang lỗ mà không biết. Cách tách tiền nhà và tiền cửa hàng đã nói trong bài tách tiền nhà và tiền cửa hàng.

Nguyên nhân thứ tư là rủi ro pháp lý. Nếu cửa hàng bạn đăng ký hộ kinh doanh thì tiền doanh thu phải đi qua tài khoản doanh nghiệp để khớp với hóa đơn và thuế. Nếu tiền bán hàng vào tài khoản cá nhân mà bạn xuất hóa đơn thì cơ quan thuế có thể hỏi nguồn tiền. Tách tài khoản từ đầu tránh rắc rối về sau. Cách xử lý công nợ nhà cung cấp đã nói trong bài đối chiếu công nợ nhà cung cấp.

Hiểu bốn nguyên nhân này để bạn biết tách tài khoản không phải là thủ tục rườm rà mà là nền tảng để quản lý tiền đúng cách.

Chọn ngân hàng cho cửa hàng nhỏ

Bước đầu tiên là chọn ngân hàng phù hợp với cách bạn bán hàng. Không cần chọn ngân hàng lớn nhất hay nổi tiếng nhất, chọn ngân hàng phục vụ tốt nhất cho nhu cầu của bạn.

Tiêu chí thứ nhất là vị trí chi nhánh và máy ATM. Nếu bạn thường xuyên gửi tiền mặt vào tài khoản thì cần chi nhánh hoặc máy ATM gần cửa hàng. Đi gửi tiền xa mỗi ngày tốn thời gian và tiền xăng. Nếu bạn chủ yếu nhận chuyển khoản thì vị trí chi nhánh ít quan trọng hơn.

Tiêu chí thứ hai là phí chuyển khoản và duy trì tài khoản. So sánh phí giữa các ngân hàng: phí chuyển khoản liên ngân hàng, phí duy trì tài khoản hàng tháng, phí rút tiền mặt tại ATM. Một số ngân hàng miễn phí cho tài khoản doanh nghiệp nhỏ, một số thu phí cao. Tính tổng phí mỗi tháng để biết chi phí thực sự.

Tiêu chí thứ ba là ứng dụng ngân hàng và thông báo biến động số dư. Ứng dụng phải dễ dùng, thông báo tiền vào ra nhanh, và cho phép xuất sao kê dễ dàng. Nếu bạn bán online thì cần ngân hàng có tích hợp cổng thanh toán hoặc API để tự động đối soát.

Tiêu chí thứ tư là dịch vụ hỗ trợ. Ngân hàng có nhân viên hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ không? Khi cần giải quyết vấn đề thì liên hệ được ai? Ngân hàng lớn thường có dịch vụ tốt hơn nhưng phí cao hơn. Ngân hàng nhỏ có thể linh hoạt hơn và phí thấp hơn.

Nên mở tài khoản tại cùng ngân hàng với nhà cung cấp chính của bạn nếu có thể. Chuyển khoản cùng ngân hàng thường miễn phí và nhanh hơn liên ngân hàng. Điều này tiết kiệm phí và thời gian mỗi tháng.

Tách tài khoản: bao nhiêu là đủ

Cách đơn giản nhất là có hai tài khoản. Tài khoản thứ nhất nhận tiền bán hàng: tiền mặt gửi vào và tiền chuyển khoản từ khách. Tài khoản thứ hai trả tiền nhà cung cấp và chi phí: tiền thuê, lương, điện nước.

Hai tài khoản này tách biệt rõ ràng: tiền vào một bên, tiền ra một bên. Cuối tháng bạn biết chính xác tiền bán hàng vào bao nhiêu và chi phí ra bao nhiêu. Số dư tài khoản nhận tiền bán hàng trừ số dư tài khoản chi phí là tiền lời ròng của cửa hàng.

Nếu cửa hàng lớn hơn thì có thể thêm tài khoản thứ ba cho lương nhân viên. Tách lương riêng giúp bạn biết chi phí nhân sự mỗi tháng và trả lương đúng hạn. Tài khoản thứ tư là tài khoản tiết kiệm cho tiền dự phòng: tiền mặt dư sau khi trả hết chi phí nên gửi vào tài khoản tiết kiệm để sinh lãi thay vì nằm trong tài khoản thanh toán.

Với cửa hàng nhỏ mới mở, hai tài khoản là đủ. Đừng mở quá nhiều tài khoản ngay từ đầu vì khó quản lý và phí duy trì cao. Khi cửa hàng lớn hơn thì thêm tài khoản theo nhu cầu.

Nên đặt tên tài khoản rõ ràng để dễ phân biệt: "Cửa hàng [tên] - Thu tiền" và "Cửa hàng [tên] - Chi phí". Khi nhìn vào danh sách tài khoản bạn biết ngay tài khoản nào làm gì.

Theo dõi tiền chuyển khoản mỗi ngày

Bước đầu tiên là kiểm tra biến động số dư mỗi ngày. Nếu bạn có ứng dụng ngân hàng thì kiểm tra vào cuối ngày để biết tiền vào bao nhiêu. Nếu tiền vào ít hơn doanh thu bán hàng thì có thể có giao dịch chưa về hoặc sai sót.

Bước thứ hai là đối soát với sổ bán hàng. Mỗi cuối ngày so sánh tổng tiền chuyển khoản theo ngân hàng với tổng tiền bán hàng theo sổ. Nếu lệch thì tìm nguyên nhân: giao dịch chưa về, khách chuyển thiếu, hoặc nhân viên ghi sai.

Bước thứ ba là ghi nhận mã giao dịch. Khi khách chuyển khoản, nên ghi mã giao dịch vào hóa đơn hoặc sổ bán hàng. Mã này giúp bạn đối soát chính xác và giải quyết tranh chấp nếu có. Nhiều cửa hàng không ghi mã nên khi cần kiểm tra thì không biết giao dịch nào là của ai.

Bước thứ tư là xuất sao kê mỗi tháng. Sao kê ngân hàng là chứng từ để đối soát với sổ sách. Nên xuất sao kê vào đầu tháng và lưu trữ. Nếu cơ quan thuế hỏi thì bạn có chứng từ rõ ràng.

Nên cài đặt thông báo biến động số dư qua SMS hoặc push notification. Khi tiền vào tài khoản bạn biết ngay và có thể xác nhận với khách. Thông báo nhanh giúp bạn không phải kiểm tra ứng dụng liên tục.

Bảo mật tài khoản ngân hàng cửa hàng

Nguyên tắc thứ nhất là không chia sẻ thông tin đăng nhập. Chỉ chủ cửa hàng hoặc người được ủy quyền mới có quyền truy cập tài khoản ngân hàng. Nhân viên bán hàng không cần biết mật khẩu tài khoản ngân hàng.

Nguyên tắc thứ hai là đặt mật khẩu mạnh và đổi định kỳ. Mật khẩu nên có chữ hoa, chữ thường, số và ký tự đặc biệt. Đổi mật khẩu mỗi ba tháng và không dùng mật khẩu giống nhau cho nhiều tài khoản.

Nguyên tắc thứ ba là bật xác thực hai yếu tố. Hầu hết ngân hàng đều có OTP qua SMS hoặc ứng dụng. Bật tính năng này để mỗi lần đăng nhập cần xác nhận qua điện thoại. Nếu ai đó có mật khẩu mà không có điện thoại thì không vào được.

Nguyên tắc thứ tư là kiểm tra giao dịch bất thường. Nếu thấy giao dịch lạ trong sao kê thì báo ngân hàng ngay. Đừng đợi đến cuối tháng mới kiểm tra. Kiểm tra mỗi tuần giúp phát hiện sớm gian lận hoặc sai sót.

Nguyên tắc thứ năm là không để nhân viên chuyển khoản từ tài khoản cửa hàng. Nếu nhân viên cần trả tiền cho nhà cung cấp thì chủ cửa hàng thực hiện hoặc ủy quyền rõ ràng. Nhân viên chỉ nên có quyền xem số dư nếu cần, không có quyền chuyển tiền.

Bảo mật dữ liệu khách hàng và thông tin tài khoản đã nói trong bài bảo mật dữ liệu khách hàng cửa hàng. Áp dụng các nguyên tắc tương tự cho tài khoản ngân hàng.

Bảng so sánh nhanh

Ví dụ thực tế tại cửa hàng tạp hóa

Anh Nam bán tạp hóa, dùng tài khoản cá nhân cho cửa hàng. Cuối tháng anh không biết cửa hàng lời bao nhiêu vì tiền cá nhân và tiền cửa hàng lẫn lộn. Nhà cung cấp hỏi thanh toán mà anh không biết tài khoản nào còn tiền.

Anh mở hai tài khoản: một tài khoản nhận tiền bán hàng và một tài khoản chi phí. Tiền mặt mỗi ngày anh gửi vào tài khoản thu tiền. Tiền chuyển khoản từ khách tự động vào tài khoản thu tiền. Cuối ngày anh chuyển tiền cần chi sang tài khoản chi phí.

Sau ba tháng anh biết chính xác tiền lời ròng mỗi tháng. Anh còn phát hiện một nhân viên thường xuyên ghi nhận tiền chuyển khoản sai: khách chuyển mười triệu nhưng nhân viên ghi tám triệu. Nhờ đối soát ngân hàng với sổ bán hàng mà anh phát hiện và sửa ngay.

Anh còn cài đặt thông báo biến động số dư qua SMS. Khi khách chuyển khoản anh biết ngay và xác nhận với khách. Nhân viên không còn ghi nhầm vì biết chủ có thể kiểm tra bất cứ lúc nào. Doanh thu tăng vì không còn thất thoát tiền chuyển khoản.

Điều cần nhớ

Tài khoản ngân hàng cho cửa hàng là nền tảng để quản lý tiền đúng cách. Ba việc cần làm: mở tài khoản riêng cho cửa hàng thay vì dùng chung tài khoản cá nhân, có ít nhất hai tài khoản tách biệt thu và chi, và kiểm tra biến động số dư mỗi ngày. Nếu cửa hàng bạn chưa có tài khoản riêng thì mở ngay hôm nay, chi phí rất thấp nhưng giá trị rất lớn. Khi tiền vào tiền ra rõ ràng thì bạn biết chính xác cửa hàng mình đang ở đâu.

Cần tư vấn theo ngành, gọi hotline/Zalo 0907.943.968.

Bài viết này mang tính tham khảo chung. Chi phí và điều kiện mở tài khoản khác nhau ở từng ngân hàng, nên bạn nên so sánh trước khi quyết định.

Xem thêm

• https://www.cachquanlybanhang.com/blog/tach-tien-nha-va-tien-cua-hang/
• https://www.cachquanlybanhang.com/blog/doi-chieu-cong-no-nha-cung-cap/
• https://www.cachquanlybanhang.com/blog/bao-mat-du-lieu-khach-hang-cua-hang/