Sửa đơn hàng đã thu tiền: làm sao cho sổ khỏi lệch

Ở quầy, có lúc khách đổi ý sau khi đã tính tiền. Người bán thì không hề ghi sai: họ quét nhầm mã, đặt nhầm số lượng, hoặc khách lấy thêm một món rồi nói "quên, để mình bỏ". Đơn vẫn nằm đó, tiền vẫn nằm trong tay, nhưng sổ sách bắt đầu lệch.

Vấn đề không phải lúc sửa. Vấn đề là sửa kiểu nào.

Nếu bạn xóa đơn cũ rồi tạo đơn mới, cuối ngày bạn sẽ thấy tiền mặt trong quầy không khớp với doanh thu trên báo cáo mà không hiểu vì sao. Nếu sửa thẳng số lượng mà không để lại dấu vết, tháng sau bạn không biết vì sao hôm đó doanh thu thấp hơn hôm khác. Còn nếu sửa xong mà không chỉa tiền lại, khách hợp lý đòi thêm một món thì cửa hàng lại lỗ.

Bài này nói quy trình sửa đơn cho một cửa hàng nhỏ: khi nào nên sửa, sửa thế nào để không mất dấu, và làm sao tiền trong quầy luôn khớp với sổ.

Ba trường hợp nên sửa đơn, và một trường hợp không nên

Không phải đơn nào cũng nên sửa. Có ba trường hợp rất bình thường, gặp ở cửa hàng nào cũng có.

Một là sai số lượng. Khách mua ba hộp, người bán quét thành ba mươi, hoặc khách nói "để thêm hai hộp nữa" nhưng không ai bấm thêm vào đơn. Đơn vẫn nên sửa, và đây là trường hợp dễ nhất.

Hai là sai đơn vị hoặc sai giá. Bán theo cân mà nhầm sang bán theo thùng, hoặc dán nhầm giá của món cũ lên món mới. Sửa giá thì phải cẩn thận hơn, vì nó đụng vào lợi nhuận chứ không chỉ đụng vào tiền mặt.

Ba là khách đổi ý. Khách chọn món này rồi đổi sang món khác, hoặc bỏ một món, hoặc lấy thêm. Đây là việc bình thường nhất, chỉ cần làm đúng thứ tự.

Trường hợp không nên sửa là khi đơn đó đã xuất hóa đơn cho khách và đã báo cáo với cơ quan thuế. Khi đó bạn không sửa đơn cũ, bạn làm một giao dịch điều chỉnh riêng. Bài xuất hóa đơn điện tử cho cửa hàng nhỏ nói rõ khi nào xuất hóa đơn là bắt buộc, và vì sao phải tách hai việc này ra.

Bước một: tìm đúng đơn cần sửa

Trước khi sửa, phải chắc là mình đang sửa đúng cái. Nhiều cửa hàng có nhiều đơn gần giống nhau trong ngày, và nhân viên thường sửa nhầm đơn gần nhất cho dễ.

Cách nhanh nhất là tìm theo mã đơn mà khách nhớ, hoặc theo giờ, hoặc theo tên món kèm số tiền khách trả. Nếu cửa hàng bán nhiều món có giá giống nhau thì tìm theo tên món gần như vô nghĩa, lúc đó phải dựa vào thời điểm.

Trong phần mềm quản lý bán hàng, mỗi đơn có một mã riêng và có thể lọc theo khoảng thời gian. Bài chọn máy tính tiền cho cửa hàng nhỏ có nói về việc một chiếc máy tính tiền tốt là phải tra cứu được đơn cũ trong vài giây, không phải mở cuốn sổ ra tìm.

Một việc nên làm thêm: khi khách nói "sửa lại đơn của tôi", hãy hỏi "anh mua món gì và cách đây bao lâu" thay vì tự mở đơn gần nhất. Ba giây để hỏi, tránh được việc sửa nhầm đơn của người khác.

Bước hai: không xóa đơn cũ, mà để dấu vết

Đây là nguyên tắc quan trọng nhất của cả bài: đơn cũ không được xóa.

Xóa đơn cũ rồi tạo đơn mới là cách nhiều người làm theo bản năng, vì giao diện phần mềm thường đưa nút xóa lên trên cùng, còn nút sửa thì nằm sâu hơn một chút. Nhưng khi bạn xóa đơn cũ, bạn mất luôn mốc đối chiếu. Sau này không còn cách nào biết tiền hôm đó thu được bao nhiêu và đã trả ra bao nhiêu.

Cách đúng là sửa tại chỗ và để phần mềm ghi lại: trước khi sửa là bao nhiêu, sau khi sửa là bao nhiêu, ai sửa, sửa lúc mấy giờ, và lý do là gì. Chỉ cần bốn thông tin đó, sau này bạn tra ra là hiểu ngay.

Nếu phần mềm bạn dùng không có nhật ký sửa đơn, thì hãy ghi ra giấy hoặc ghi vào một mục ghi chú cố định trong máy: mã đơn, nội dung sửa, lý do. Bài ghi chú đơn hàng để không làm sai món cho khách nói về việc dùng ghi chú để tra lại ý của khách, cùng một nguyên tắc: thông tin nào chỉ nằm trong đầu một người thì sớm muộn cũng mất.

Bài nghỉ việc bàn giao tiền hàng đầy đủ nói thêm một điều: khi nhân viên nghỉ việc mà chỉ chuyển lại quầy tiền chứ không chuyển lại danh sách đơn đã sửa, thì bạn mất dấu vết ngay từ lúc đó.

Bước ba: sửa số lượng thì tiền trong quầy cũng phải khớp

Đây là bước hay bị bỏ sót. Nếu khách mua ba hộp mà đơn ghi một hộp, và bạn sửa đơn cho đúng ba hộp, thì tiền trong quầy lúc đó phải có thêm tiền của hai hộp đó. Nếu bạn sửa đơn mà không động vào tiền, cuối ngày bạn sẽ thấy thiếu.

Ngược lại, nếu khách trả tiền mặt đủ ba hộp nhưng người bán chỉ quét một hộp và không lấy tiền, bạn có tiền trong quầy nhiều hơn doanh thu ghi nhận. Cũng lệch, chỉ là lệch theo chiều ngược lại.

Bài đối soát tiền cuối ngày nói rõ cách kiểm tra tiền mặt với báo cáo cuối ngày, và điểm mấu chốt là: số tiền trong quầy phải bằng số tiền hệ thống báo, cộng với tiền mặt dự trữ đã chốt trước. Nếu hơn hoặc thiếu, sự khác biệt chính là danh sách những đơn đã sửa mà bạn chưa xử lý tiền.

Cách đơn giản nhất mỗi tối: giữ một danh sách nhỏ, ghi tay từng đơn đã sửa trong ngày kèm trạng thái tiền của nó. Cuối ngày đối chiếu danh sách này với chênh lệch tiền mặt. Nếu chênh lệch vẫn khớp, sổ sách sạch.

Bài thu tiền trước hay thu tiền sau nói thêm một chi tiết: với đơn lớn, thu tiền sau khi giao hàng thì thời điểm sửa đơn cũng khác, vì lúc đó hàng đã ra khỏi cửa hàng.

Bước bốn: sửa giá là một khoản chi phí, đừng sửa ngầm

Sửa số lượng thì dễ, còn sửa giá thì phải cẩn thận vì nó ảnh hưởng tới lợi nhuận của món đó.

Nếu bạn sửa giá một món từ 100 nghìn xuống 90 nghìn mà không ghi lại, thì báo cáo tháng sau sẽ cho thấy món đó bán lãi thấp hơn bạn tưởng, và bạn không hiểu vì sao. Bạn sẽ nghi ngờ nhà cung cấp tăng giá, rồi nghi ngờ nhân viên bán sai giá, rồi nghi ngờ thị trường. Trong khi lý do thật chỉ là một lần sửa đơn.

Quy tắc dễ nhớ: mỗi lần sửa giá đều phải có lý do ghi kèm. Lý do thường gặp là khách mua số lượng lớn được chiết khấu, hàng xuất khẩu còn dư, hàng gần hết hạn được bán nhanh, hoặc người bán nhầm giá.

Nếu lý do là "khách mua nhiều", bạn nên ghi rõ mức chiết khấu đó có đúng chính sách của cửa hàng không. Bài định giá bán lẻ lãi tốt mà khách vẫn thấy rẻ nói về cách đặt giá sao cho vẫn có lãi thật, và một mức chiết khấu tự ý có thể lấy đi lợi nhuận của cả món trong tháng.

Bài tính giá vốn thật cho một món hàng nhắc thêm rằng mọi lần hạ giá để xả hàng đều nên được nhìn như một khoản chi phí, không phải doanh thu bình thường. Tách ra thì bạn mới biết món nào đang được xả.

Bước năm: khách đổi hàng hoặc trả lại

Khách mua rồi đổi món, hoặc mua rồi trả lại, là chuyện xảy ra hằng ngày. Xử lý đúng thì không mất khách; xử lý sai thì mất cả khách lẫn tiền.

Khi khách trả lại, đừng xóa đơn cũ. Hãy làm đơn trả lại, ghi rõ mã hàng trả lại, lý do và tiền hoàn lại bằng cách nào. Nếu trả bằng tiền mặt thì tiền vào quầy của bạn phải được ghi nhận luôn, nếu trả bằng chuyển khoản thì đừng quên mã giao dịch.

Bài khách trả hàng vẫn vui và quay lại nói về phần cách xử lý với khách, và một điểm rất thật: cách bạn xử lý chuyện trả hàng quyết định khách có quay lại hay không, nhiều hơn cả việc xin lỗi.

Bài xử lý khách phàn nàn đổi trả nói tiếp phần khi khách không đồng ý với cách hoàn tiền mà bạn đưa ra.

Bài kiểm tra hàng nhập thiếu hư hỏng nói về cách ghi nhận hàng bị hư khi trả lại để không bị tính nhầm vào chi phí hàng bán được.

Nếu trong cửa hàng của bạn có nhiều món cùng tên gần giống, việc ghi chú lại đơn là càng quan trọng. Bài ghi chú đơn hàng để không làm sai món cho khách có ví dụ rất đúng: ba món khác nhau cùng tên gần giống, khách gọi "cho mình cái hộp màu xanh", ai cũng tra ra hộp khác nhau.

Khi nào phải huỷ đơn và làm lại đơn mới

Có những lúc sửa tại chỗ không được, và phải làm một đơn mới. Ví dụ đơn đó đã khóa trong báo cáo cuối ngày, hoặc đã gửi đi đối soát với sàn bán hàng online, hoặc đã xuất hóa đơn. Lúc đó huỷ đơn cũ và tạo đơn mới sẽ sạch sẽ hơn.

Khi huỷ đơn, nhớ giữ lại mã đơn cũ ở một chỗ nào đó trong ghi chú, kèm lý do huỷ. Bài đối chiếu công nợ nhà cung cấp nói rõ tại sao phải giữ mã của mọi giao dịch bị điều chỉnh: khi đối chiếu với nhà cung cấp hoặc với sàn, mã đơn là thứ duy nhất nối được số tiền của bạn với số tiền của họ.

Khi nhân viên tự ý sửa đơn

Có một tình huống khó chịu: bạn mở báo cáo cuối ngày thấy lệch, truy ra thì nhân viên đã tự sửa mấy đơn mà không nói. Không phải lúc nào họ làm sai, nhưng bạn không thể biết là họ sửa gì và không ghi lại.

Cách xử lý không phải là cấm sửa. Cấm sửa thì nhân viên sẽ ghi đơn giấy riêng, hoặc sẽ không cập nhật gì cả, và bạn mất cả hai.

Cách xử lý là bật nhật ký sửa, và quy định rõ: sửa đơn trong ngày thì được, sửa đơn đã chốt thì phải hỏi sếp. Bài quản lý quần phó sang động khách nói về việc trao quyền cho người làm: càng rõ quyền hạn, ít nhầm lẫn.

Bài chống gian lận tiền bạc tại quầy nhắc một chi tiết: nơi sửa đơn cho phép và nơi khác không cho phép, trong cùng một hệ thống, là tự bảo vệ rẻ nhất mà bạn có.

Và nhớ kiểm tra danh sách đơn đã sửa trong tuần, không phải trong ngày. Bài đọc báo cáo bán hàng mỗi ngày nói về nhịp xem báo cáo: ngày thì quá nhiều, tuần thì vừa đủ.

Một danh sách ngắn để làm theo

Một là tìm đúng đơn, hỏi khách món gì và cách đây bao lâu, đừng mở đơn gần nhất.

Hai là không bao giờ xóa đơn cũ, sửa tại chỗ và để lại dấu vết.

Ba là ghi bốn thông tin cho mỗi lần sửa: số trước, số sau, ai sửa, lý do.

Bốn là sửa xong thì xử lý luôn tiền, đừng để tới cuối ngày.

Năm là có danh sách đơn đã sửa trong ngày, đem đối chiếu với chênh lệch tiền mặt.

Sáu là mỗi lần sửa giá đều phải có lý do, không sửa ngầm.

Bảy là đơn đã xuất hóa đơn hoặc đã đối soát thì huỷ và làm lại, không sửa tại chỗ.

Tám là bật nhật ký sửa đơn và quy định rõ quyền của nhân viên.

Muốn xem cách quản lý đơn hàng, hàng tồn và công nợ cho cửa hàng của mình thì xem trang quản lý bán hàng.

Các bài về quầy thu ngân, tiền mặt và đối soát cuối ngày nằm ở chuyên mục thu ngân và tiền mặt.

Cần tư vấn theo ngành, gọi hotline/Zalo 0907.943.968.