Sắp xếp kho gọn gàng để tìm hàng nhanh hơn mỗi ngày

Kho bừa thì tìm món hàng mất 5 phút, kho gọn thì mất 30 giây. Một ngày lấy hàng 50 lần, chênh nhau 4 phút một lần là mất hơn 3 tiếng mỗi ngày chỉ để tìm đồ. Cửa hàng nhỏ không có thời gian để mất như vậy.

Kho bừa còn gây lệch số. Hàng nằm lẫn nhau, đếm sót, nhập trùng, bán rồi quên trừ. Kiểm kê kho bừa mất gấp đôi thời gian mà vẫn sót món. Kho gọn thì đếm nhanh, số sạch.

Bài này nói cách sắp xếp kho gọn cho cửa hàng nhỏ, từ chia khu tới dán nhãn. Làm một lần kỹ thì giữ gọn cả năm chỉ bằng 10 phút dọn mỗi ngày.

Chia kho theo nhóm hàng

Gom hàng cùng loại vào một khu. Đồ uống một khu, bánh kẹo một khu, đồ khô một khu, hàng tươi một khu riêng. Mỗi khu có ranh giới rõ, không lẫn sang nhau.

Cửa hàng bán 100 mã hàng mà để lẫn thì tìm món nào cũng phải lật tung cả kho. Chia 4 đến 5 khu thì tìm món nào chỉ cần tới đúng khu đó, thu hẹp phạm vi còn một phần năm.

Khu hàng nặng như nước, gạo để dưới thấp gần cửa. Khu hàng nhẹ như bánh kẹo để trên cao. Khu hàng tươi cần mát để gần quạt hoặc chỗ thoáng. Sắp theo tính chất hàng thì hàng đỡ hỏng, người đỡ mệt.

Vẽ sơ đồ kho ra giấy, dán ở cửa kho. Sơ đồ ghi khu nào để hàng gì. Người mới vào nhìn sơ đồ là biết đường đi, không phải hỏi. Sơ đồ đơn giản thôi, 5 phút vẽ xong.

Để hàng bán chạy chỗ dễ lấy nhất

Mỗi cửa hàng có 10 đến 20 món bán chạy nhất, chiếm 70 phần trăm số lần lấy hàng. 20 món này phải ở chỗ dễ lấy nhất, tầng ngang tay gần cửa kho. Lấy một lần mất 10 giây.

Món bán chậm để lên tầng cao hoặc vào trong. Một tuần lấy vài lần thì leo trèo chút cũng không sao. Đừng để hàng chậm chiếm chỗ đẹp, hàng nhanh nằm trong góc.

Xếp theo số lần lấy chứ không xếp theo giá trị. Món đắt mà ít ai mua thì vẫn để chỗ khó lấy. Món rẻ mà ngày nào cũng lấy 20 lần thì phải ở chỗ thuận tay nhất.

Cứ 3 tháng coi lại danh sách bán chạy một lần. Món nào lên hạng thì chuyển ra ngoài, món nào rớt hạng thì chuyển vào trong. Bài theo dõi bán chạy bán chậm bằng số có nói cách lọc danh sách này.

Dán nhãn kệ rõ ràng

Mỗi kệ một nhãn to ghi tên nhóm hàng. Mỗi tầng một nhãn nhỏ ghi tên món. Chữ viết to, rõ, dán ngang tầm mắt. Nhãn rõ thì tìm hàng không cần nhớ vị trí, chỉ cần đọc.

Nhãn nên ghi cả mã hàng nếu cửa hàng dùng mã. Mã ngắn 4 đến 6 ký tự, dễ nhớ. Nhìn nhãn thấy mã thì đối chiếu với sổ nhanh, khỏi nhầm món giống nhau.

Nhãn hỏng, nhãn mờ thì thay ngay. Nhãn rách mà không thay thì người sau không biết kệ đó để gì, lại để lẫn. Hộp nhãn và bút để sẵn trong kho để thay lúc nào cũng được.

Món nào hết hàng thì lật ngược nhãn hoặc dán giấy "hết hàng". Nhìn vào biết ngay kệ nào trống cần nhập thêm. Không đánh dấu thì phải đếm từng kệ mới biết thiếu gì.

Xếp hàng cũ trước hàng mới sau

Hàng mới về không chất đè lên hàng cũ. Kéo hàng cũ ra, xếp hàng mới vào trong, đặt hàng cũ lên trước. Món date gần đi trước, món date xa đi sau. Nguyên tắc này giảm đổ bỏ một nửa.

Thùng hàng ghi date to bên ngoài bằng bút lông. Mở cửa kho nhìn một vòng là biết thùng nào cần lôi ra trước. Không ghi thì phải mở từng thùng, mất công nên ít ai làm.

Kệ chật thì để hàng cũ tầng ngang tay, hàng mới tầng dưới. Khách và nhân viên lấy tầng ngang tay trước nên hàng cũ đi nhanh hơn. Cách này đơn giản mà hiệu quả.

Nhân viên lấy hàng phải lấy thùng date gần trước. Quy định dán ở cửa kho. Không quy định thì ai cũng lấy thùng ngoài cùng cho tiện, thùng trong hết date lúc nào không hay.

Dọn kho mỗi ngày 10 phút

Cuối ca dành 10 phút dọn kho. Thùng rỗng gấp gọn, hàng rơi nhặt lên kệ, sàn quét qua. 10 phút mỗi ngày thì kho không bao giờ bừa đến mức phải dọn cả buổi.

Dọn kỹ mỗi tuần một lần, mất khoảng 30 phút. Lôi hàng gần hết date ra, lau kệ, xếp lại chỗ lệch, thay nhãn hỏng. Làm đều thì mỗi lần dọn nhẹ nhàng, không cực.

Thùng carton rỗng bán ve chai hoặc cho người cần. Để chất đống trong kho thì chật mà dễ cháy. Mỗi tuần gom một lần, kho thoáng hẳn.

Sàn kho ướt thì lau khô ngay. Sàn ướt vừa trơn vừa làm hỏng thùng hàng bên dưới. Để sẵn cây lau trong góc kho để ai thấy cũng lau được.

Tận dụng kệ cao và góc tường

Kho nhỏ thì lên cao. Kệ cao 2 mét, 4 đến 5 tầng, sát tường. Hàng nhẹ ít dùng để tầng cao nhất. Thang gấp để sẵn trong kho để leo lấy. Kệ cao tăng gấp đôi chỗ chứa mà không tốn thêm mét vuông nào.

Góc tường đừng để trống. Kệ góc hoặc thùng xếp góc tận dụng được 2 đến 3 mét vuông. Kho 10 mét vuông mà tận dụng góc thì thêm được 20 phần trăm chỗ chứa.

Lối đi trong kho chỉ cần vừa một người bê thùng, khoảng 60 đến 70 phân. Lối rộng quá thì phí diện tích, lối hẹp quá thì bê hàng khó. Đo thử rồi xếp kệ cho vừa.

Trần kho treo được đồ nhẹ như túi nilon, dây buộc. Móc treo tường để chổi, cây lau. Đồ lặt vặt treo lên thì sàn và kệ thoáng hơn nhiều.

Giữ kho sạch để hàng đỡ hỏng

Kho ẩm thì hàng giấy, hàng hộp bị mốc. Để quạt nhỏ trong kho cho thoáng, mùa mưa thì thêm gói hút ẩm. Hàng mốc thì bỏ cả thùng, mất vài trăm nghìn.

Ánh nắng chiếu trực tiếp làm hàng phai màu, chảy dầu. Che rèm hoặc chuyển hàng nhạy cảm vào chỗ mát. Sữa, dầu ăn, mỹ phẩm rất sợ nắng.

Côn trùng, chuột là kẻ thù của kho. Thức ăn rơi vãi dọn ngay, thùng hàng kê cách tường 10 phân để chuột không làm ổ. Bẫy chuột đặt góc kho, kiểm tra mỗi tuần.

Kho sạch thì kiểm kê cũng nhanh. Kệ sạch nhìn rõ hàng, đếm không sót. Kho bẩn thì hàng lẫn rác, đếm sót là thường. Sạch sẽ cũng là cách giữ số liệu đúng.

Vẽ sơ đồ và giữ kỷ luật chung

Sơ đồ kho dán ở cửa, ai cũng thấy. Sơ đồ ghi khu nào hàng gì, món bán chạy ở đâu. Người mới vào nhìn sơ đồ là tìm được, không phải hỏi. Đỡ mất thời gian cả hai bên.

Quy định lấy hàng dán cạnh sơ đồ. Lấy thùng date gần trước, lấy xong xếp lại gọn, lấy hàng xong ghi sổ. Ba dòng ngắn gọn, ai cũng nhớ được.

Ai để hàng sai chỗ thì nhắc ngay. Một người để sai, người sau tìm không thấy lại để sai theo. Kỷ luật từ đầu thì kho giữ gọn lâu. Nhắc nhẹ nhàng nhưng nhắc ngay lúc đó.

Cứ 3 tháng chụp ảnh kho một lần để so sánh. Kho ngày càng gọn thì quy trình đang tốt. Kho bừa trở lại thì coi lại chỗ nào chưa ổn. Ảnh cũng để training người mới, nhìn ảnh là biết chuẩn gọn là thế nào.

Xem thêm cách kiểm kê kho định kỳ không lệch để giữ số liệu sạch. Cần tư vấn theo ngành, gọi hotline/Zalo 0907.943.968.