Trả hoa hồng cho nhân viên: cách tính cho công bằng

Có một câu hỏi mà gần như chủ cửa hàng nào cũng phải trả lời: lương bao nhiêu thì nhân viên bán hàng làm được, và làm sao để người đó không bỏ đi sau một tháng.

Lương cứng thì yên tâm nhưng không động. Người giỏi thì thấy mình đang làm việc nhiều hơn người kém mà nhận cùng tiền. Người kém thì lương cứng vẫn đủ sống, nên cũng chẳng cố gắng. Kết quả là cửa hàng phải trả lương cho một đội ngũ đi đứng giữa chừng.

Hoa hồng là cách phổ biến nhất để sửa chỗ đó. Nhưng nếu tính không rõ, hoa hồng biến thành lý do để tranh cãi mỗi cuối tháng. Bài này nói cách chọn kiểu hoa hồng, viết quy tắc, và đối chiếu sao cho người bán thấy công bằng và người chủ không bị mất tiền.

Vì sao lương cứng một món khó giữ người bán

Nhân viên bán hàng bán được nhiều hơn thì khách quen hơn. Khách quen hơn thì quay lại nhiều hơn. Quay lại nhiều hơn thì doanh thu tăng, mà tiền nhân viên không hề tăng theo. Đó là lý do người giỏi hay xin nghỉ.

Bài trả lương cứng hay lương theo doanh thu cho quán nói rõ lúc nào nên trả lương theo doanh thu và lúc nào không nên. Nếu cửa hàng của bạn đã dùng cách đó thì hoa hồng là bước đi tiếp, tinh vi hơn một nấc.

Có một điều nhiều chủ quán hiểu sai: hoa hồng không phải là lương thêm. Hoa hồng là cách chia phần doanh thu tăng thêm, đổi lại nhân viên phải chịu áp lực bán nhiều hơn. Nếu chỉ trả hoa hồng mà giữ nguyên mọi thứ khác, bạn đang mua sự cố gắng bằng tiền mặt mà không có công cụ nào để đo.

Bước một: chọn kiểu hoa hồng nào cho cửa hàng mình

Có ba kiểu phổ biến, và mỗi kiểu hợp với một tình huống.

Hoa hồng theo tỷ lệ trên tổng đơn. Ví dụ một phần trăm doanh thu. Cách này dễ hiểu nhất, nhưng nó có một hệ quả: nhân viên sẽ xem đơn nào có lời nhiều, chứ không xem đơn nào khó bán. Món dễ bán, lời nhiều, họ sẽ đẩy món đó.

Hoa hồng theo món hoặc theo nhóm hàng. Ví dụ bán chai nước được ba nghìn, bán áo khoác được hai mươi nghìn. Cách này gần với việc bán thật, và bạn dễ dẫn nhân viên tới nhóm hàng bạn muốn bán mạnh hơn.

Hoa hồng theo lợi nhuận. Nhân viên được phần lợi nhuận của món bán ra, không phải phần tiền bán ra. Cách này giữ được đạo đức bán hàng, vì bán món lỗ không còn ý nghĩa, nhưng nó khó tính hơn vì phải biết giá vốn từng món.

Bài bán nhiều mặt hàng hay tập trung một nhóm hàng chính nói rõ vì sao tập trung một nhóm hàng chính lại làm dễ tính hoa hồng hơn, vì quy tắc đơn giản thì ít tranh luận.

Với cửa hàng nhỏ mới bắt đầu, tôi khuyên bắt đầu bằng tỷ lệ trên đơn ở mức thấp, rồi chuyển sang theo món khi bạn đã biết món nào thật sự mang lời.

Bước hai: viết rõ hoa hồng tính trên cái gì

Đây là chỗ hay sinh tranh cãi nhất, và nguyên nhân thường là cả hai bên hiểu khác nhau một câu.

Câu hỏi cần trả lời rõ là: hoa hồng tính trên tổng tiền khách trả, hay trên tiền lãi, và có tính cả phần khách giảm giá không.

Nếu tính trên tổng tiền khách trả thì số tiền hoa hồng thay đổi theo từng lần khách hợp thành hơn hay dễ mua hơn. Người bán sẽ muốn bán món dễ mua hơn, và đó là điều bạn muốn. Nếu tính trên lợi nhuận thì phải công khai giá vốn, và nhiều cửa hàng không muốn ai biết giá mua.

Bài ghi chép thu chi mỗi ngày đúng cách nói cách lấy số liệu doanh thu mà không phải ghi sổ thủ công, để khi tính thưởng không phải cãi nhau về bảng số.

Quy tắc nên viết thành văn bản ngắn, đúng một trang, ai cũng đọc được. Trong đó ghi rõ công thức, ví dụ: mỗi đơn trên năm trăm nghìn thì nhân viên được ba nghìn mỗi đơn, không chia theo số lượng món.

Bước ba: tách hoa hồng theo vai trò

Một đơn hàng không phải lúc nào cũng do một người làm xong. Người bán tư vấn, người thu tiền, người giao hàng. Nếu không tách vai trò thì chuyện chia tiền sẽ mệt mỗi kỳ lương.

Cách phổ biến là chia theo tỷ trọng cố định: người tư vấn hưởng phần lớn, người thu tiền hưởng một phần nhỏ, người giao hàng hưởng phần còn lại. Tỷ trọng này nên ghi ràng, ví dụ năm mươi phần trăm, ba mươi phần trăm, hai mươi phần trăm.

Khi cửa hàng chia ca, mỗi ca lại một danh sách người và tỷ trọng, nên phần này phải gắn với ca chứ không gắn với cao. Bài chia ca làm công bằng không bị gian nói cách làm bảng ca cho thấy ai đứng ca nào, và vì sao bảng đó phải cập nhật thường xuyên.

Nếu một người làm nhiều việc trong một đơn, cách gọn nhất là cho phần mềm ghi hoa hồng theo từng người ngay khi đơn được chốt. Bài giao việc cho cửa hàng trưởng nói về cách chia việc và chia quyền trong một ca.

Bước bốn: đặt mốc doanh thu và cách vượt mốc

Hoa hồng phẳng dễ tạo ra một việc xấu: nhân viên bán nhiều nhưng bán món rẻ. Người bán quen rồi sẽ chọn đồ rẻ, vì đồ rẻ dễ chốt và vẫn đủ tiền hoa hồng.

Cách khắc phục là chia mốc. Dưới mốc thì không hoa hồng, từ mốc trở lên thì có, và vượt mốc thì tăng tỷ lệ. Ví dụ dưới ba triệu một tháng không hoa hồng, từ ba triệu trở lên một phần trăm, vượt mười triệu thì một phần năm phần trăm.

Mốc này nên đặt cao hơn mức bình thường một chút, để nó là mục tiêu chứ không phải mức bình thường. Bài báo cáo tháng của cửa hàng cần biết nói cách đọc số liệu bán hàng theo tuần để biết mốc có sát thực tế không.

Khi đặt mốc, hãy nhìn số của chính cửa hàng trong những tháng tốt. Đặt mốc cao hơn cả tháng tốt nhất thì nhân viên nhìn thấy là không bao giờ được, và sẽ bỏ.

Bài kiểm tra doanh số từng nhân viên nói cách nhìn doanh số theo từng người mà không làm mất lòng ai.

Bước năm: quy định khi nào phải hoàn hoa hồng

Đây là phần hay quên, và cũng là phần gây mất tiền nặng nhất.

Ba trường hợp phải có trong quy tắc. Một là khách đổi hàng hoặc trả lại sau khi đã tính hoa hồng. Hai là món bị giảm giá sau đó bởi chủ quán, và người bán mới thấy hoa hồng cũ sai. Ba là đơn bị hủy do chính cửa hàng, ví dụ hết hàng.

Cách xử lý phổ biến là trừ ở kỳ sau, và phải nói trước quy tắc này từ đầu, không phải đến khi xảy ra mới thông báo. Bài xử lý đổi trả hàng đúng cách nói cách ghi nhận đơn bị hoàn để số liệu khớp với thực tế.

Nếu không quy định trước, sẽ có hai kiểu xử lý đều tệ. Một là giữ nguyên hoa hồng, cửa hàng mất tiền. Hai là trừ tiền thật, người bán mất niềm tin và nghĩ chủ quán làm căng.

Bước sáu: ghi hoa hồng vào hệ thống ngay lúc bán

Cách tính thủ công vào cuối tháng gần như chắc chắn sẽ có sai số, và phần sai số luôn rơi vào lúc kỳ lương nên cả hai bên đều mệt.

Cách tốt là ghi hoa hồng vào từng dòng đơn ngay lúc bán. Người bán thấy dòng nào được bao nhiêu tiền, và cuối tháng chỉ cần cộng lại. Bài theo dõi bán chạy bán chậm bằng số nói cách lấy số liệu bán theo món để biết món nào thật sự sinh hoa hồng.

Nếu vẫn muốn tính tay ở cuối tháng, nên chuẩn bị sẵn một bảng tính với cột rõ ràng: ngày, người bán, mã đơn, tổng tiền, hoa hồng, ghi chú trừ. Bảng đó cũng là bằng chứng khi có người khiếu nại.

Bài ghi sổ tay và dùng phần mềm quản lý bán hàng nói rõ lúc nào sổ tay vẫn ổn và lúc nào nên bỏ.

Bước bảy: đối chiếu và trả thưởng minh bạch

Người bán chỉ yên tâm khi thấy con số và tự kiểm được. Nếu bạn đưa một con số tổng mà không có chi tiết, người ta sẽ nghi ngờ dù đúng.

Mỗi kỳ lương nên có một bảng chi tiết cho từng người: số đơn, tổng doanh thu, số tiền hoa hồng ứng, các khoản trừ và lý do, và tổng cuối cùng. Khi có người hỏi, bạn chỉ việc mở bảng ra chỉ từng dòng.

Bài kiểm tra tổng tiền tại quầy nói cách soi từng dòng trong phiếu để tìm chỗ bất thường.

Bài chống gian lân tiền bạc tại quầy nói vì sao quầy thu tiền phải tách khỏi quầy bán hàng.

Nếu cửa hàng muốn kiểm soát chặt hơn, nên tách quyền thu tiền và quyền xem báo cáo. Bài phân quyền thu ngân và bán hàng nói cụ thể từng quyền nên chia ra sao.

Khi nào nên dùng hoa hồng và khi nào không nên

Hoa hồng hợp với cửa hàng mà tiền bán ra phụ thuộc nhiều vào người bán: quán ăn, tiệm may, cửa hàng bán thời trang, tiệm sửa điện thoại. Ở những nơi đó, năng lực bán quyết định doanh thu.

Hoa hồng không hợp với cửa hàng mà khách tự tìm tới vì hàng đã bán hết, hoặc nơi người bán chỉ làm một việc cố định không liên quan đến việc chốt đơn. Ví dụ cửa hàng phần cứng bán theo yêu cầu kỹ thuật, người bán không quyết định khách mua hay không, thì hoa hồng không tạo thêm động lực.

Cũng nên cân nhắc độ tuổi của nhân viên. Người mới, hoa hồng dễ khiến họ bán cho hết, bán rẻ, bán món khách không cần. Bài đào tạo nhân viên mới trong ba ngày nói vì sao người mới nên ổn định trước khi tính thưởng theo kết quả.

Bài giữ nhân viên giỏi ở lại lâu nói thêm về những thứ khác ngoài lương mà người ta cần, để hoa hồng không phải là lý do duy nhất để ở lại.

Một danh sách ngắn để làm theo

Một là chọn một kiểu hoa hồng, không ôm ba kiểu cùng lúc.

Hai là viết công thức ra giấy, gồm tính trên tổng tiền hay trên lợi nhuận, và có tính phần giảm giá không.

Ba là tách tỷ trọng theo vai trò: người tư vấn, người thu tiền, người giao hàng.

Bốn là đặt một mốc doanh thu cao hơn bình thường, và tăng tỷ lệ khi vượt mốc.

Năm là ghi rõ ba trường hợp phải hoàn hoa hồng, và nói trước quy tắc này từ đầu.

Sáu là ghi hoa hồng vào từng đơn ngay lúc bán, đừng để tới cuối tháng.

Bảy là mỗi kỳ lương có bảng chi tiết cho từng người, có cột lý do cho các khoản trừ.

Tám là định kỳ xem lại doanh số từng người, và điều chỉnh mốc nếu thấy không ai với tới.

Chín là trước khi thưởng tháng đầu tiên, nói rõ với người bán cách họ sẽ được thưởng, để không ai phải đoán.

Muốn xem cách quản lý nhân viên, ca làm và phần quyền trong phần mềm thì xem trang quản lý nhân viên.

Các bài về cách làm việc với đội ngũ thì nằm ở chuyên mục nhân viên.

Chủ cửa hàng muốn được tư vấn riêng về cách đặt hoa hồng và đối chiếu lương cho quán của mình thì nhắn hotline hoặc Zalo, hoặc ghé văn phòng; thông tin đầy đủ ở trang liên hệ.