Bai viet

Mở sổ cuối tháng, bạn thấy cửa hàng lời mười triệu. Mở két ra thì chỉ có ba triệu tiền mặt. Ba triệu đó lại phải trả tiền thuê nhà và nhập hàng mới. Bạn tự hỏi mình lời mười triệu kiểu gì mà không có tiền để trả nhà.

Đây không phải là lỗi kế toán. Đây là khác biệt giữa lợi nhuận trên giấy và dòng tiền thật. Hiểu sự khác biệt này là bước đầu tiên để không bị tiền làm chủ mình.

Lợi nhuận trên giấy là gì

Lợi nhuận trên giấy được tính theo công thức doanh thu trừ chi phí. Doanh thu là số tiền bạn đã bán ra, kể cả bán thiếu và bán trả chậm. Chi phí là tiền hàng bạn đã nhập và các chi phí khác. Nếu bán một trăm triệu và chi tám mươi triệu thì lời hai mươi triệu trên giấy.

Con số này hữu ích để biết cửa hàng có kiếm tiền không. Nếu lợi nhuận dương thì mô hình bán hàng đang có lời. Nếu âm thì bạn đang bán lỗ. Nhưng nó không nói gì về tiền mặt trong két. Một cửa hàng có thể lời trên giấy ba tháng liền mà vẫn phải vay nóng vì tiền chưa về kịp. Ngược lại, một cửa hàng có thể lỗ trên giấy một tháng nhưng vẫn sống khỏe vì tiền mặt dự trữ đủ. Đây là lý do chỉ xem lợi nhuận là không đủ để quản lý cửa hàng an toàn.

Nhiều chủ cửa hàng chỉ xem lợi nhuận nên tưởng mình đang kiếm tiền, tới lúc trả nhà không có tiền thì mới giật mình. Bài này giúp bạn phân biệt hai chỉ số và theo dõi cả hai.

Dòng tiền thật là gì

Dòng tiền thật là tiền mặt thực sự vào và ra khỏi két trong một khoảng thời gian. Tiền vào là tiền khách trả ngay bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản về tài khoản. Tiền ra là tiền bạn trả nhà, trả lương, nhập hàng, tiền điện nước.

Khác biệt lớn nhất giữa dòng tiền và lợi nhuận nằm ở thời gian. Lợi nhuận tính khi bán hàng, dòng tiền tính khi nhận tiền. Nếu bạn bán thiếu cho khách thì lợi nhuận đã ghi nhận nhưng tiền chưa vào két. Nếu bạn nhập hàng trả chậm thì chi phí đã ghi nhận nhưng tiền chưa ra két.

Ví dụ đơn giản: bạn bán một trăm triệu trong tháng, trong đó ba mươi triệu là bán thiếu chưa thu. Chi phí tháng là tám mươi triệu, trong đó hai mươi triệu là nhập hàng trả chậm chưa trả. Lợi nhuận trên giấy là hai mươi triệu. Dòng tiền thật là tiền vào bảy mươi triệu trừ tiền ra sáu mươi triệu bằng mười triệu. Chênh lệch mười triệu nằm ở bán thiếu và nhập hàng trả chậm. Nếu bạn chỉ nhìn lợi nhuận thì tưởng mình lời hai mươi triệu và chi tiêu thoải mái, nhưng thực tế chỉ có mười triệu tiền mặt. Con số này còn phải trả nhà và nhập hàng mới nên thường không đủ.

Vì sao cửa hàng có lời mà không có tiền

Nguyên nhân thứ nhất là bán thiếu. Bạn bán hàng và ghi nhận doanh thu, nhưng tiền chưa về két. Nếu bán thiếu nhiều thì lợi nhuận đẹp mà tiền mặt trống. Đây là nguyên nhân phổ biến nhất ở cửa hàng nhỏ. Khách quen mua thiếu với tâm lý mai trả nhưng thường trễ cả tuần. Càng cho thiếu lâu thì càng khó đòi và dòng tiền càng cạn. Cách quản lý bán thiếu hiệu quả đã nói trong bài cho khách nợ bao nhiêu là vừa.

Nguyên nhân thứ hai là nhập hàng trả chậm. Bạn đã ghi chi phí hàng hóa nhưng chưa trả tiền cho nhà cung cấp. Chi phí thấp hơn thực tế nên lợi nhuận cao hơn thực tế. Khi đến hạn trả thì tiền mặt sẽ bị rút đột ngột. Nhiều cửa hàng tận dụng chính sách trả chậm của nhà cung cấp để giữ tiền mặt, nhưng nếu không theo dõi kỹ thì đến hạn trả mới biết mình không có tiền. Nên lập bảng theo dõi các khoản trả chậm với ngày đến hạn và số tiền. Khi tiền mặt đủ thì trả trước hạn để giảm áp lực. Cách quản lý công nợ nhà cung cấp đã nói trong bài trả công nợ nhà cung cấp.

Nguyên nhân thứ ba là tồn kho tăng. Bạn mua hàng nhiều hơn bán được, tiền nằm chết trong kho. Báo cáo lợi nhuận có thể vẫn đẹp vì chưa bán hết hàng, nhưng tiền mặt đã ra hết. Đây là nguyên nhân âm thầm nhất. Nhiều chủ cửa hàng thấy giá nhập rẻ thì ôm nhiều, tưởng mình tiết kiệm được tiền. Nhưng tiền nằm trong hàng tồn không sinh lời và còn tốn kho bãi. Nếu hàng tồn quá date hoặc lỗi mốt thì mất luôn cả vốn.

Cách theo dõi cả hai chỉ số

Bước đầu tiên là tách hai báo cáo riêng. Báo cáo lợi nhuận mỗi tháng để biết mô hình bán hàng có lời không. Báo cáo dòng tiền mỗi tuần để biết tiền mặt có đủ không. Hai báo cáo này không thay thế nhau. Nếu bạn chỉ có thời gian làm một báo cáo thì nên làm báo cáo dòng tiền trước, vì tiền mặt là thứ giữ cửa hàng sống. Lợi nhuận có thể tính sau khi tiền mặt đã ổn. Báo cáo dòng tiền đơn giản chỉ cần ba cột: tiền vào, tiền ra, và tiền còn lại trong két. Làm mỗi cuối tuần mất mười phút nhưng giúp bạn biết chính xác cửa hàng đang ở đâu.

Bước thứ hai là theo dõi tỷ lệ bán thiếu. Nếu bán thiếu chiếm quá hai mươi phần trăm doanh thu thì bạn cần siết lại. Bán thiếu là công cụ giữ khách nhưng nếu vượt quá mức thì dòng tiền sẽ cạn. Quy tắc an toàn là bán thiếu không quá mười lăm phần trăm doanh thu.

Bước thứ ba là theo dõi tuổi nợ của hàng tồn. Nếu hàng tồn tăng mỗi tháng mà tiền mặt giảm thì tiền đang nằm chết. Cần xả hàng tồn để lấy tiền mặt và giảm nhập hàng mới. Cách quản lý tồn kho chi tiết đã nói trong bài hàng tồn nằm im trong kho là tiền đang chết. Ngoài ra, nên tính số ngày tồn kho trung bình mỗi tháng. Nếu số ngày tăng liên tục ba tháng liền thì bạn đang nhập nhiều hơn bán. Nên giảm đơn nhập tiếp theo và tập trung bán hàng tồn trước khi nhập mới.

Khi nào ưu tiên dòng tiền hơn lợi nhuận

Khi tiền mặt trong két dưới một tháng chi phí cố định thì dòng tiền ưu tiên hơn lợi nhuận. Lúc đó nên thu nợ khách, xả hàng tồn lấy tiền mặt, và giảm nhập hàng mới. Mục tiêu là sống qua tháng trước khi tối ưu lời. Nhiều chủ cửa hàng vẫn cố bán thêm để tăng lợi nhuận khi tiền mặt đã cạn, và kết quả là họ bán càng nhiều thì tiền càng thiếu vì bán thiếu và tồn kho tăng. Khi tiền mặt dưới ngưỡng an toàn, mọi quyết định phải phục vụ dòng tiền trước. Sau khi tiền mặt khỏe lại thì mới quay lại tối ưu lợi nhuận.

Khi tiền mặt đủ ba tháng chi phí cố định thì quay lại tối ưu lợi nhuận. Lúc đó bạn có thể cho phép bán thiếu nhiều hơn, nhập hàng trước mùa, và đầu tư vào marketing. Dòng tiền khỏe cho phép bạn linh hoạt hơn.

Quy tắc chung là tiền mặt phải đủ ít nhất một tháng chi phí cố định trước khi nghĩ tới lợi nhuận. Nếu tiền mặt dưới mức này thì mọi quyết định đều phải phục vụ dòng tiền trước. Cách quản lý chi phí cố định và biến đổi đã nói trong bài chi phí cố định và chi phí biến đổi của cửa hàng.

Bảng so sánh nhanh

Ví dụ thực tế tại cửa hàng tạp hóa

Anh Nam bán tạp hóa, cuối tháng báo cáo lời mười lăm triệu. Nhưng két chỉ có năm triệu và phải vay thêm mười triệu để trả nhà và nhập hàng. Anh tưởng mình lời nhiều nên chi tiêu thoải mái, tới lúc trả nhà mới biết thiếu tiền.

Sau khi tách hai báo cáo, anh phát hiện nguyên nhân: bán thiếu chiếm ba mươi phần trăm doanh thu và tồn kho tăng hai mươi phần trăm so với tháng trước. Tiền nằm ở hai chỗ: trong túi khách chưa trả và trên kệ hàng chưa bán.

Anh siết bán thiếu xuống dưới mười lăm phần trăm, xả hàng tồn bằng giá khuyến mãi nhẹ, và giảm nhập hàng mới. Hai tháng sau tiền mặt đủ trả nhà và nhập hàng mà không cần vay. Lợi nhuận giảm xuống mười triệu nhưng tiền mặt khỏe hơn. Anh Nam mới hiểu lời mười lăm triệu mà không có tiền thì không phải lời thật. Từ đó anh duy trì thói quen cuối tuần ngồi mười lăm phút xem hai con số: lợi nhuận tuần và tiền mặt trong két. Nếu hai con số này lệch nhau quá nhiều thì anh biết ngay tuần đó bán thiếu quá tay hoặc nhập hàng quá nhiều.

Điều cần nhớ

Lợi nhuận trên giấy và dòng tiền thật là hai chỉ số khác nhau và cả hai đều cần theo dõi. Lợi nhuận cho biết mô hình có kiếm tiền không, dòng tiền cho biết bạn có đủ tiền để sống qua tháng không. Nếu cửa hàng bạn có lời mà két trống thì hãy rà bán thiếu, tồn kho và nhập hàng trả chậm ngay. Bắt đầu đơn giản bằng báo cáo dòng tiền mỗi cuối tuần với ba cột tiền vào, tiền ra và tiền còn lại. Khi tiền mặt đủ một tháng chi phí cố định thì bạn đã an toàn, còn dưới mức đó thì phải hành động ngay.

Cần tư vấn theo ngành, gọi hotline/Zalo 0907.943.968.

Bài viết này mang tính tham khảo chung. Tỷ lệ bán thiếu và tồn kho hợp lý khác nhau ở từng ngành, nên bạn nên dùng làm khung rồi điều chỉnh theo dữ liệu thực tế của cửa hàng mình.