Đối chiếu công nợ nhà cung cấp cho khớp từng đồng
Nợ nhà cung cấp là khoản tiền quán nợ người bán hàng. Nhiều cửa hàng nhỏ chỉ lo đòi nợ khách, quên mất mình cũng đang nợ người khác. Để sổ sách thật sự khớp thì cả hai chiều đều phải rõ.
Đối chiếu công nợ không phải việc to tát. Là ngồi lại mỗi tháng một lần, cộng hóa đơn nhập, trừ hàng trả lại, rồi chốt số còn lại. Làm đều thì hai bên khớp từng đồng.
Cửa hàng nào làm được việc này thì nhà cung cấp tin, giao hàng nhanh, cho giá tốt hơn. Cửa hàng nào sổ lộn xộn thì nhà cung cấp cũng chán, lần sau bán giá cao hơn hoặc yêu cầu trả tiền trước.
Rà hóa đơn nhập trước khi nhập sổ
Mỗi lần nhận hàng, đối chiếu hóa đơn với hàng thực nhận. Đếm số lượng, xem giá có đúng không, có món nào thiếu hư hỏng không. Rà xong mới nhập vào sổ.
Nhập sổ trước rồi để sau thì quên mất. Cuối tháng mở sổ ra thấy thiếu mấy hóa đơn, không nhớ hàng đó đã nhận hay chưa.
Hóa đơn nào thiếu thì xin lại ngay trong ngày giao hàng. Nhà cung cấp giao xong rồi quên hóa đơn là chuyện hay gặp, quán cũng quên xin. Để tới cuối tháng thì hai bên không nhớ gì.
Kiểm kỹ lúc nhận thì sổ nhập sẽ khớp ngay từ đầu. Đếm số lượng, xem giá có đúng không, có món nào thiếu hư hỏng không rồi mới ký nhận.
Trừ hàng trả lại khỏi số nợ
Hàng trả lại nhà cung cấp phải ghi riêng, trừ ngay vào số nợ. Nhiều quán quên bước này, đến cuối tháng thấy nợ nhiều hơn thực tế vì đã trả hàng mà chưa trừ.
Mỗi lần trả hàng ghi ngày, món gì, số lượng, lý do. Nhà cung cấp xác nhận lại thì càng tốt. Không ghi thì lần sau nhà cung cấp không nhớ mình đã trả.
Hàng trả lại thường là hàng hết hạn, hàng bị hỏng lúc vận chuyển, hoặc hàng giao sai. Ba loại đều có lý do rõ ràng, ghi lại để lần sau tránh lặp lại.
Chốt số nợ cuối tháng với nhà cung cấp
Cuối tháng gọi điện hoặc gặp mặt nhà cung cấp, cùng đối chiếu số nợ. Hai bên cùng xem hóa đơn, cùng cộng, cùng xác nhận số còn lại.
Chốt xong thì hẹn ngày trả. Ví dụ trả một nửa đầu tháng sau, còn lại giữa tháng. Có lịch rõ thì quán xoay tiền được, nhà cung cấp cũng yên tâm.
Không chốt thì số nợ mỗi bên một kiểu. Cuối năm cộng lại lệch vài triệu, hai bên cãi nhau vì không ai nhớ rõ. Chốt đều đặn thì chuyện đó không xảy ra.
Ghi sổ nợ phải trả riêng với sổ nợ khách
Sổ nợ phải trả cho nhà cung cấp và sổ nợ khách nợ mình là hai sổ khác nhau. Trộn lẫn thì không biết tiền nào đang nợ ai, lúc đóng ca cũng không đối chiếu được.
Sổ nợ phải trả ghi tên nhà cung cấp, từng đợt nhập, số tiền, đã trả bao nhiêu, còn lại bao nhiêu. Mỗi nhà cung cấp một trang hoặc một mục riêng.
Hai sổ rõ ràng thì lúc đối soát tiền cuối ngày mới thấy tiền đi đâu. Xem cách đóng ca đối soát tiền cuối ngày để hai sổ này khớp với tiền thật trong két.
Hẹn ngày trả cụ thể thay vì hỏi chung chung
Đừng hỏi bao giờ trả, vì câu đó nhận câu trả lời chung chung. Nên đề nghị cụ thể: trả một nửa đầu tháng sau, còn lại giữa tháng.
Có ngày cụ thể thì quán xoay tiền được. Nhà cung cấp cũng thấy quán nghiêm túc, lần sau cho giá tốt hơn.
Nếu thấy không trả đúng hạn thì báo trước, đừng để quá hạn im lặng. Báo trước thì nhà cung cấp chấp nhận được, quá hạn không nói thì họ nghĩ quán không có ý trả.
Giữ hóa đơn và chứng từ gốc
Hóa đơn nhập, phiếu trả hàng, biên bản chốt nợ đều phải giữ. Xếp theo tháng, cặp lại, để cả năm. Cần tra lại thì mở ra là có.
Mất hóa đơn thì không chứng minh được mình đã trả. Nhà cung cấp nào cũng có lúc mất hóa đơn của mình, lúc đó quán phải dựa vào sổ để đối chiếu.
Nên chụp ảnh hóa đơn lưu trên điện thoại hoặc máy tính. Hóa đơn giấy bị ướt, bị mờ, bị mất là chuyện thường gặp. Có ảnh thì vẫn tra được.
Đối chiếu cả hai chiều cùng lúc
Đối chiếu không chỉ là đối chiếu nợ mình nợ người. Còn là đối chiếu xem mình có đang bị nợ tiền hàng không. Nhiều nhà cung cấp giao hàng rồi chưa ghi vào sổ, quán cũng chưa ghi, đến cuối tháng mới phát hiện.
Nên mỗi tháng rà hai chiều: mình nợ nhà cung cấp bao nhiêu, và nhà cung cấp còn giao hàng nào chưa tính tiền. Hai chiều khớp nhau thì sổ sách mới thật sự sạch.
Đối chiếu hai chiều cũng giúp phát hiện hàng giao thiếu. Có lần nhà cung cấp giao thiếu một thùng mà không ai biết, tới khi quán hết hàng mới nhận ra.
Biết lúc nào nên đổi nhà cung cấp
Nhà cung cấp nào giao hàng đúng hẹn, hàng tốt, giá ổn thì giữ lại. Nhà cung cấp nào hay thiếu hàng, giao trễ, giá thay đổi liên tục thì nên tìm thêm nguồn khác.
Đổi từng món chứ không đổi hết. Giữ nguồn cũ cho món nào vẫn ổn, thêm nguồn mới cho món nào cần cải thiện. Có hai nguồn thì giá cạnh tranh, hàng không bị đứt.
Nhà cung cấp cũng cần biết mình đang có nguồn thứ hai. Không phải để đe dọa, mà để họ biết phải giữ chất lượng. Nhiều khi chỉ cần nói là quán đang so sánh thêm là giá đã xuống.
Sổ nợ khách và sổ nợ nhà cung cấp cùng rõ thì đối chiếu mới nhanh. Mỗi sổ một quyển riêng, ghi ngày tháng từng khoản đầy đủ.
Đối chiếu công nợ nhà cung cấp đúng cách giúp sổ sách khớp từng đồng. Cần tư vấn theo ngành, gọi hotline/Zalo 0907.943.968.