Khách muốn nợ tiền mua hàng: xử lý sao cho khéo | EBIZ
Khách quen bước vào cửa hàng, chọn hàng xong rồi nói: anh cho em nợ nhé, cuối tháng em trả. Bạn biết khách này mua đều đặn, uy tín tốt, nhưng vẫn phân vân. Cho nợ thì sợ khách không trả hoặc trả chậm. Từ chối thì sợ khách khó chịu và chuyển sang chỗ khác mua.
Đây là tình huống cửa hàng nào cũng gặp, nhất là cửa hàng tạp hóa, cửa hàng bán lẻ ở khu dân cư. Bài này đưa ra cách xử lý khách muốn nợ tiền mua hàng sao cho khéo, giữ được cả khách và tiền.
Vì sao khách muốn nợ tiền
Nguyên nhân thứ nhất là khách chưa có tiền mặt đúng lúc. Nhiều khách đi làm về mới qua cửa hàng, tiền mặt đã dùng hết cho chi tiêu khác. Họ muốn mua hàng cần thiết nhưng chưa có tiền, nên muốn nợ vài ngày đến khi lương về.
Nguyên nhân thứ hai là khách mua số lượng lớn. Khi khách mua nhiều hàng cho gia đình hoặc cho tiệc, số tiền lớn hơn bình thường. Họ muốn chia nhỏ thanh toán hoặc trả sau vài ngày. Đây là nhu cầu hợp lý nếu khách có uy tín.
Nguyên nhân thứ ba là thói quen mua chịu. Một số khách quen mua hàng theo tháng và trả một lần vào cuối tháng. Đây là thói quen phổ biến ở khu dân cư, đặc biệt với khách lớn tuổi. Họ coi cửa hàng như nơi quen thuộc và tin tưởng.
Nguyên nhân thứ tư là khách muốn giữ tiền mặt cho việc khác. Khách có tiền nhưng muốn dùng tiền mặt cho việc khác, nên muốn nợ cửa hàng vài ngày. Đây là trường hợp cần cảnh giác vì khách có thể ưu tiên trả nợ khác trước cửa hàng.
Hiểu bốn nguyên nhân này để bạn biết xử lý từng trường hợp khác nhau, không áp dụng một quy tắc cho tất cả.
Quy định cho nợ cần có từ đầu
Bước đầu tiên là đặt quy định rõ ràng trước khi cho nợ. Không nên cho nợ theo cảm tính từng trường hợp. Quy định cần có ít nhất ba điều: ai được nợ, nợ tối đa bao nhiêu, và thời hạn trả.
Ai được nợ: chỉ khách quen mua đều đặn ít nhất ba tháng, có lịch sử mua rõ ràng, và chưa từng nợ quá hạn. Khách mới hoặc khách mua không thường xuyên thì không cho nợ. Nếu cho nợ khách mới mà họ không trả thì bạn khó đòi.
Nợ tối đa bao nhiêu: mức nợ nên bằng hai đến ba lần giá trị mua trung bình của khách mỗi lần. Ví dụ khách thường mua một trăm nghìn mỗi lần thì cho nợ tối đa hai trăm đến ba trăm nghìn. Nếu khách nợ quá mức thì nguy cơ mất tiền cao và bạn khó kiểm soát.
Thời hạn trả: nên đặt thời hạn cụ thể, ví dụ trả trong vòng ba ngày hoặc bảy ngày. Không nên để thời hạn mơ hồ như trả khi có tiền. Thời hạn rõ ràng giúp khách biết phải trả khi nào và bạn biết khi nào cần nhắc.
Nên ghi quy định này trên bảng tại quầy hoặc nói rõ với khách khi cho nợ lần đầu. Khách biết quy định từ đầu sẽ không đòi hỏi vượt quá mức.
Cách xử lý khi khách muốn nợ
Cách thứ nhất là đồng ý nếu khách đủ điều kiện. Nếu khách quen, mua đều đặn, chưa từng nợ quá hạn thì đồng ý cho nợ trong mức quy định. Ghi vào sổ công nợ ngay tại chỗ: tên khách, ngày nợ, số tiền, hạn trả. Ghi ngay giúp bạn không quên và khách thấy bạn chuyên nghiệp.
Cách thứ hai là từ chối khéo nếu khách không đủ điều kiện. Đừng nói thẳng không cho nợ vì sẽ làm khách khó chịu. Thay vào đó nói: em đang giữ tiền mặt ít, anh chị thanh toán trước nhé, lần sau em sẽ ưu tiên cho nợ. Hoặc nói: cửa hàng đang chạy chương trình trả tiền ngay để tích điểm, anh chị thanh toán trước sẽ được tích điểm. Cách từ chối khéo giữ được thiện cảm.
Cách thứ ba là đề nghị thanh toán một phần. Nếu khách muốn nợ toàn bộ số tiền thì đề nghị khách trả trước một phần và nợ phần còn lại. Ví dụ khách mua hai trăm nghìn, đề nghị trả trước một trăm nghìn và nợ một trăm nghìn. Cách này giảm nguy cơ mất tiền và vẫn giữ khách.
Cách thứ tư là đề nghị khách để lại tài sản. Nếu khách muốn nợ số tiền lớn thì có thể đề nghị khách để lại một tài sản có giá trị tương đương làm đảm bảo. Cách này ít dùng cho cửa hàng nhỏ nhưng hiệu quả khi cần.
Cách thứ năm là ghi nhận công nợ đầy đủ. Mỗi lần cho nợ phải ghi vào sổ công nợ với đầy đủ thông tin: tên, số điện thoại, ngày nợ, số tiền, hạn trả. Ghi đầy đủ giúp bạn theo dõi và đối soát. Cách ghi nợ đầy đủ không thất thoát đã nói trong bài ghi nợ đầy đủ không thất thoát.
Theo dõi công nợ khách hàng
Bước đầu tiên là ghi nhận mỗi món nợ ngay khi cho nợ. Đừng để cuối ngày mới ghi vì sẽ quên hoặc ghi sai số tiền. Ghi ngay tại chỗ giúp chính xác và đầy đủ.
Bước thứ hai là tổng hợp công nợ mỗi tuần. Cuối mỗi tuần, cộng tổng công nợ theo từng khách. Biết tổng nợ bao nhiêu và ai nợ nhiều nhất. Nếu tổng nợ quá cao thì cần thu hồi trước khi cho nợ mới.
Bước thứ ba là nhắc khách trước hạn trả. Gọi điện hoặc nhắn tin cho khách một ngày trước hạn trả: anh chị ơi, hôm qua cửa hàng cho nợ X đồng, hạn trả là ngày mai, anh chị ghé thanh toán nhé. Nhắc nhẹ trước hạn giúp khách nhớ và trả đúng hạn.
Bước thứ tư là đối soát với khách. Mỗi cuối tháng, đối chiếu sổ công nợ của bạn với sổ của khách. Nếu lệch thì tìm nguyên nhân và sửa ngay. Đối soát giúp tránh tranh chấp và giữ uy tín.
Cách xử lý công nợ nhà cung cấp và khách hàng đã nói trong bài đối chiếu công nợ nhà cung cấp. Áp dụng nguyên tắc tương tự cho công nợ khách hàng.
Xử lý khi khách không trả nợ đúng hạn
Tình huống thứ nhất là khách quên trả. Nếu khách quên thì nhắc nhẹ: anh chị ơi, tiền nợ cửa hàng đã đến hạn, anh chị ghé thanh toán nhé. Nhắc nhẹ là đủ vì khách thường quên chứ không cố ý. Nhắc trước hạn trả một ngày giúp tránh trường hợp này.
Tình huống thứ hai là khách khó khăn trả chậm. Nếu khách có khó khăn thật sự thì có thể gia hạn thêm vài ngày. Nhưng phải đặt thời hạn mới rõ ràng và nhắc lại. Không nên gia hạn liên tục vì khách sẽ quen và trả chậm mãi.
Tình huống thứ ba là khách cố tình không trả. Nếu khách cố tình không trả hoặc né tránh thì nên ngừng cho nợ và yêu cầu thanh toán trước khi bán tiếp. Giữ thái độ lịch sự nhưng kiên quyết. Nếu cần thì đến nhà khách để đòi, nhưng nên đi hai người và giữ hòa khí.
Tình huống thứ tư là khách không liên lạc được. Nếu khách không nghe điện thoại hoặc không đến cửa hàng thì nên đến nhà khách. Nếu vẫn không liên lạc được thì có thể nhờ người quen của khách liên lạc giúp. Trường hợp này nên coi như bài học và cẩn thận hơn với khách sau.
Nên có chính sách rõ ràng: khách nợ quá hạn ba lần thì ngừng cho nợ vĩnh viễn. Chính sách này giúp bạn bảo vệ tiền và không bị khách lợi dụng.
Chọn khách nào được nợ
Tiêu chí thứ nhất là lịch sử mua hàng. Khách mua đều đặn ít nhất ba tháng, mỗi tuần mua ít nhất một lần. Lịch sử mua rõ ràng cho thấy khách có nhu cầu thực sự và không phải mua một lần rồi biến mất.
Tiêu chí thứ hai là uy tín thanh toán. Khách chưa từng nợ quá hạn, hoặc nếu có nợ thì trả đúng hạn sau khi nhắc. Uy tín thanh toán là yếu tố quan trọng nhất để quyết định cho nợ.
Tiêu chí thứ ba là quan hệ với cửa hàng. Khách quen lâu năm, biết mặt biết tên, sống gần cửa hàng. Quan hệ tốt giúp bạn dễ đòi nợ và khách khó bỏ đi mà không trả.
Tiêu chí thứ tư là khả năng trả. Khách có công việc ổn định, thu nhập đều đặn. Tránh cho nợ khách không có thu nhập rõ ràng hoặc khách hay chuyển chỗ ở.
Nên lập danh sách khách được nợ và mức nợ tối đa của từng khách. Danh sách này giúp nhân viên biết ai được nợ và bao nhiêu, không phải hỏi chủ mỗi lần.
Bảng so sánh nhanh
| Việc cần làm | Làm đúng | Làm sai |
|---|---|---|
| Quy định cho nợ | Có quy định rõ ràng từ đầu | Cho nợ theo cảm tính |
| Khách được nợ | Chỉ khách quen uy tín | Cho bất kỳ khách nào muốn |
| Mức nợ tối đa | Hai đến ba lần mua trung bình | Không giới hạn |
| Thời hạn trả | Ba đến bảy ngày rõ ràng | Mơ hồ "khi có tiền" |
| Ghi nhận | Ghi sổ ngay tại chỗ | Ghi cuối ngày hoặc không ghi |
| Nhắc nợ | Nhắc trước hạn trả một ngày | Đợi quá hạn mới nhắc |
| Xử lý quá hạn | Ngừng cho nợ, yêu cầu trả | Cho nợ tiếp mà không thu |
Ví dụ thực tế tại cửa hàng tạp hóa
Chị Hoa bán tạp hóa, khách quen thường xuyên muốn nợ tiền. Chị không có quy định rõ ràng nên cho nợ theo cảm tính. Kết quả là tổng nợ lên đến mười lăm triệu, trong đó có khách không trả được và chị mất tiền.
Chị bắt đầu đặt quy định: chỉ khách quen mua đều đặn ba tháng mới được nợ, mức nợ tối đa hai trăm nghìn, thời hạn trả ba ngày. Chị lập danh sách khách được nợ và mức nợ tối đa. Nhân viên biết ai được nợ và bao nhiêu.
Chị ghi sổ công nợ ngay tại chỗ mỗi lần cho nợ. Cuối tuần tổng hợp và nhắc khách trước hạn. Nếu khách quá hạn thì ngừng cho nợ và yêu cầu thanh toán trước khi bán tiếp.
Sau ba tháng, tổng nợ giảm từ mười lăm triệu xuống còn năm triệu. Khách trả đúng hạn hơn vì biết quy định rõ ràng. Chị không mất tiền như trước và vẫn giữ được khách quen. Chị duy trì quy định và coi đây là nguyên tắc kinh doanh, không phải tùy hứng.
Điều cần nhớ
Khách muốn nợ tiền mua hàng không phải là chuyện nhỏ nếu không có quy định rõ ràng. Ba việc cần làm: đặt quy định cho nợ rõ ràng từ đầu về ai được nợ, mức nợ tối đa và thời hạn trả; ghi nhận công nợ đầy đủ ngay tại chỗ; và theo dõi công nợ mỗi tuần để nhắc khách đúng hạn. Nếu cửa hàng bạn chưa có quy định cho nợ thì đặt ngay hôm nay. Một quy định rõ ràng giúp bạn giữ khách mà không mất tiền.
Cần tư vấn theo ngành, gọi hotline/Zalo 0907.943.968.