Báo giá cho khách mua số lượng lớn: gửi sao cho chuẩn

Cửa hàng nhỏ chuyên bán sỉ cho quán ăn, tạp hoá hay bán theo lô cho đội thợ xây thì chuyện khách hỏi giá rồi im lặng là chuyện thường ngày. Họ hỏi để so sánh, để hỏi thêm nhà khác, hoặc để về bàn tính xem có nên nhập một lô lớn hay không. Không phải khách nào hỏi giá cũng mua. Nhưng nếu bạn gửi báo giá cho lệch, chỉ một lần thôi là khách đó sẽ nhớ bạn là chỗ làm ăn cẩu thả.

Vấn đề không nằm ở việc khách hỏi. Vấn đề nằm ở lúc bạn gửi báo giá xong rồi không có gì để nhớ, không có sổ để tra, và không có ai nhắc lại.

Bài này nói theo kiểu người bán hàng hiểu được: báo giá phải có đủ những gì, gửi cho khách thế nào cho dễ đọc, điều kiện nào nên ghi rõ, làm sao biết khách còn quan tâm hay không, và khi nào nên báo giá lại. Nếu bạn đang phân vân nên bán sỉ hay bán lẻ trong cùng một cửa hàng, bài bán sỉ và bán lẻ trong cùng một cửa hàng nói rõ phần nào cần tách riêng.

Khách mua số lượng lớn khác khách lẻ ở chỗ nào

Khách lẻ mua một món, trả ngay, xong đi. Khách mua lô thì cần một con số, cần biết tổng tiền, cần biết giao khi nào, và thường phải đưa qua một người khác duyệt trước. Họ hỏi giá ở ba đến năm nơi rồi mới chốt, vì một quyết định sai lệch vài triệu là chuyện cả quán phải gánh.

Vì vậy khi bán cho nhóm này, bạn đang bán cho một người khác quyết định, không phải người dùng hàng. Người quyết định là kế toán, thủ quỹ hay quản lý. Họ cần ba thứ: con số rõ, điều kiện rõ, và không phải gọi điện hỏi lại lần thứ hai.

Có một điều nhiều chủ cửa hàng hiểu sai: khách mua lô không phải lúc nào cũng dễ làm hơn khách lẻ. Giá bán sỉ bị ép xuống, còn chi phí giao hàng, chi phí đóng gói, chi phí hàng bị hỏng hay chi phí đổi trả lại thì vẫn phải bạn gánh.

Nói cách khác, đơn lớn là cơ hội nhưng cũng là rủi ro. Một đơn năm mươi triệu mà giao nhầm hàng thì lỗ gần hết tiền. Kiểm tra hàng giao cho đơn vị vận chuyển nói rõ những bước nên làm trước khi xe lấy hàng đi.

Một báo giá phải có đủ những gì

Báo giá không phải là một tờ giấy có số liệu. Nó là một tờ giấy có số liệu và điều kiện. Thiếu một ý nào là khách có lý do hỏi lại, mà hỏi lại là mất thời gian của cả hai bên.

Cần đủ bảy thứ: tên hàng kèm mã hoặc quy cách, số lượng, đơn giá, tổng tiền, thời gian giao hàng, điều kiện thanh toán, và thời hạn báo giá còn hiệu lực.

Đơn giá và tổng tiền phải tách rõ, có đơn vị. Một báo giá ghi "hai mươi cái" mà không ghi đơn vị là cái cớ để khách hỏi lại. Cũng đừng ghi giá kiểu "liên hệ" hay "tùy hàng", khách sẽ không đọc tiếp.

Với hàng bán theo lô, nên ghi thêm tổng tiền tạm tính, và ghi rõ con số đó đã bao gồm thuế hay chưa. Nếu là khách doanh nghiệp, công nợ khách doanh nghiệp và hóa đơn khi bán hàng có phần nói rõ vì sao họ cần hóa đơn đúng quy định.

Một mẹo nhỏ nhưng nhiều người quên: đặt số báo giá vào góc trên bên phải, có ngày tháng. Khi khách gọi lại sau hai tháng thì có ngay là cái nào còn hiệu lực, cái nào phải báo lại.

Gửi báo giá thế nào cho khách dễ đọc

Khách mua lô thường là người bận. Họ mở báo giá giữa lúc họp, hoặc trên điện thoại lúc đứng ở kho. Báo giá dài, chữ nhỏ, nhiều dòng là bị bỏ.

Gửi bằng tin nhắn thì nên có phần tóm tắt trước: món gì, số lượng, tổng tiền, thời gian giao. Phần chi tiết để kèm theo trong một tệp hoặc ảnh chụp màn hình. Người đọc luôn muốn thấy con số tổng trước.

Nếu gửi qua email thì tiêu đề đừng chung chung kiểu "Báo giá". Ghi rõ tên cửa hàng, mã báo giá và nội dung chính, để khi khách tìm lại trong hộp thư cũng thấy ngay.

Định dạng thì giữ cho thật đơn giản: một bảng, mỗi dòng một món, không kẻ ô kẻ cột nhiều màu. Người đọc chỉ cần nhìn ba thứ: món gì, bao nhiêu, tổng bao nhiêu.

Nếu bạn gửi nhiều báo giá trong ngày, hãy dùng một mẫu cố định để khách quen với cách trình bày. Khách không thích đọc lại một tờ giấy mới mỗi lần. Cập nhật giá bán đồng loạt nói rõ vì sao bảng giá phải gọn và dễ đọc khi đang chạy nhiều chỗ.

Điều kiện nào nên ghi rõ trong báo giá

Có ba điều kiện hay bị bỏ sót, và cả ba đều gây đau đầu về sau.

Một là giá hàng đã bao gồm giao hàng tới địa chỉ của khách chưa, và phí giao thuộc về bên nào. Khách mua lô thường giao tận nơi, còn bạn có thể chỉ giao tới xe.

Hai là thời gian giao hàng có chắc không. Nói "giao trong 3 ngày" thì khách hỏi "ba ngày làm việc hay ba ngày lịch". Nên ghi rõ ngày cụ thể khi bạn đã có hàng, và nói thẳng khi nào hàng về.

Ba là tình trạng khi khách đổi ý sau khi đã đặt hàng. Báo giá ghi rõ "giá trên áp dụng tới khi có thay đổi giá nhập" là đủ an tâm mà vẫn giữ được mối quan hệ.

Có thêm một câu nữa rất đáng ghi, nhưng nhiều người ngại: giá đã gồm thuế hay chưa. Câu này giúp bạn tránh bị hỏi lại đúng lúc đang chốt, mà lúc đó hai bên đều mệt.

Ghi lại và theo dõi báo giá đã gửi

Gửi xong mà không ghi lại thì coi như chưa gửi. Bạn cần biết: hôm nào gửi, cho ai, tổng tiền bao nhiêu, hạn báo giá đến khi nào, và khách đã phản hồi gì.

Cách nhẹ nhất là dùng ngay phần mềm bán hàng, tạo một đơn ở trạng thái chờ, ghi chú số báo giá và hạn vào đó. Như vậy sẵn sàng chuyển sang đơn thật chỉ cần sửa một chỗ. Nếu chưa dùng phần mềm, một bảng tính với bốn cột là đủ, và ghi nợ đầy đủ không thất thoát nói rõ phần nào cần ghi tay lúc đầu.

Mỗi tuần mở ra xem một lượt: bao nhiêu báo giá đang chờ, cái nào sắp hết hạn, cái nào khách đã trả lời rồi im.

Cái hết hạn mới là thứ đáng để nhắc. Báo giá còn hiệu lực thì khách tự quyết, không cần bạn thúc. Báo giá hết hạn mà khách chưa nói gì, đó mới là thông tin đáng gọi.

Khách im lặng sau khi nhận báo giá

Phần lớn khách im lặng là vì đang so sánh, không phải vì không mua. Cách xử lý tốt nhất là nhắc nhở nhẹ, đúng một lần, đúng lúc.

Ba ngày sau khi gửi, gửi một tin nhắn ngắn: hỏi khách còn đang cân nhắc hay đã chốt hướng nào, và nhắc hạn báo giá. Một câu là đủ, không cần kể dài.

Nếu khách báo giá đắt, đừng giảm ngay. Hỏi xem khách so với mức nào, và xem khác gì về điều kiện giao hàng hay số lượng tối thiểu. Thường thì khoảng cách giá không phải lý do thật, mà là do điều khoản chưa vừa ý.

Nếu khách im lặng quá mười lăm ngày, coi như đơn đó không còn. Đừng gọi lại lần thứ hai trừ khi có gì mới thật sự, chẳng hạn giá nhập giảm nên có thể cho giá tốt hơn.

Có một thứ nhiều cửa hàng bỏ qua: ghi lại lý do khách không chốt. Một bảng ghi "khách so với giá bên kia thấp hơn 5%" sẽ cho bạn biết giá của bạn đang đứng ở đâu so với thị trường. Đây là dữ liệu thật, đáng giá hơn nhiều so với cảm giác.

Khi khách bắt "giảm thêm được không"

Câu này gần như chắc chắn sẽ xuất hiện. Vấn đề là giảm ở đâu.

Cách nhiều người làm nhất là giảm thẳng vào đơn giá, và rồi mới tính lại xem còn lãi bao nhiêu. Đó là cách làm mất tiền nhanh nhất, nhất là với món lãi vốn đã mỏng.

Tính ngược lại thì dễ hơn: giảm bao nhiêu phần trăm thì phần lãi còn lại là bao nhiêu, và có đủ bù chi phí giao hàng, đóng gói, hàng hỏng, công sức nhân viên không. Nếu không đủ, đừng giảm giá. Tính lợi nhuận từng món hàng nói rõ cách tính phần lãi thật sau khi trừ hết chi phí ẩn.

Nếu cần giảm mà không giảm tiền, hãy đổi điều kiện. Tăng số lượng tối thiểu, giảm bớt chuyến giao, yêu cầu trả trước một phần, hoặc giới hạn số ngày được đổi trả. Những điều kiện này thường làm giá thật hợp lý hơn mà không phá giá.

Có một câu nói nên thuộc lòng cho người bán hàng: "Em giảm được phần này, còn phần kia thì em giữ nguyên để còn giao được hàng cho anh." Nói thẳng rõ giới hạn giúp bạn trông chuyên nghiệp hơn là nói dài.

Khi nào nên báo giá lại

Ba trường hợp nên báo giá lại thay vì giữ giá cũ.

Khi giá nhập thay đổi đáng kể, khoảng mười phần trăm trở lại, thì báo giá cũ đã không còn đúng nữa. Lúc này gửi bản mới kèm một câu giải thích ngắn, đừng để khách tự phát hiện.

Khi hàng về kho mà bạn đã hứa giao trong thời gian ngắn hơn. Báo giá mới lúc đó có giá trị hơn hẳn báo giá cũ, vì khách đang sốt ruột.

Và khi bạn đã nâng cấp được thứ gì đó có liên quan: có thêm hàng, giao nhanh hơn, chấp nhận trả góp, hay có sẵn mẫu mới. Báo giá mới nhắc lại điều này giúp khách có lý do để chốt lại.

Nhớ ghi hạn mới mỗi lần báo giá lại. Báo giá không có hạn thì khách cứ quay lại dùng giá cũ, mà bạn lại không muốn giữ giá cũ.

Một danh sách kiểm tra trước khi gửi báo giá

Trước khi bấm gửi, đọc lại một lần theo bảy dòng này.

Một là tên hàng, mã, quy cách và đơn vị có rõ không. Hai là đơn giá và tổng tiền có khớp nhau không. Ba là đã ghi thời gian giao và địa chỉ giao chưa.

Bốn là điều kiện thanh toán và tình trạng thuế đã rõ chưa. Năm là có ghi giá đã gồm phí giao hay chưa. Sáu là báo giá có hạn và ngày hết hạn là ngày nào. Bảy là tên người nhận và số điện thoại có đúng không.

Nếu cả bảy dòng đều ok, bạn có thể gửi. Nếu một dòng lơ, khách sẽ hỏi lại đúng cái dòng đó, và mỗi lần hỏi lại là một lần bạn mất thêm mười phút.

Sau khi gửi thì ghi vào sổ ngay, đừng để đến cuối ngày. Cuối ngày thì đầu óc rộn ràng, ghi thiếu là chuyện thường.

Mỗi tháng một lần, xem lại tổng số báo giá đã gửi và tỷ lệ chốt. Nếu tỷ lệ chốt thấp mà giá không phải nguyên nhân chính, thì vấn đề nằm ở tốc độ phản hồi hoặc ở điều kiện giao hàng. Báo cáo tháng của cửa hàng cần biết có phần liệt kê những nhóm số liệu nên theo dõi hằng tháng.

Nếu khách mua lô nhiều hơn, bạn cần biết mình còn đủ hàng để giao không. Đặt hàng nhà cung cấp đúng lúc nói rõ cách tính điểm đặt hàng mà không phải để hết hàng rồi mới gọi.

Cần tư vấn theo ngành, gọi hotline/Zalo 0907.943.968.

Bài viết này mang tính tham khảo chung. Cách báo giá và điều kiện giao hàng thay đổi theo ngành hàng và tình hình thực tế, nên bạn nên điều chỉnh cho hợp với cửa hàng của mình.

Nếu bạn đang mở cửa hàng mới, hãy xem thêm mục các bài về kinh doanh và bền vững để nắm những việc cần xử lý cùng lúc, từ vốn cho tới công nợ khách hàng.