Đóng ca đối soát tiền cuối ngày cho khỏi lệch két
Đóng ca đối soát tiền là việc mà cửa hàng nào cũng làm, nhưng làm kiểu nào thì mỗi nơi một. Có nơi kho két, chụp ảnh đăng lên Zalo rồi đóng cửa luôn. Có nơi ngồi đếm mười lăm phút, ghi từng mệnh giá, rồi đối chiếu với sổ.
Hai cách đó cho ra hai kết quả khác nhau khi có chuyện xảy ra. Cách thứ nhất không có số liệu để đối chiếu, hỏi ai cũng nói không biết. Cách thứ hai thì mở ra là biết ngay mệnh giá nào lệch, hóa đơn nào chưa ghi.
Việc đóng ca mất khoảng mười lăm phút. Làm đúng thì mười lăm phút đó giữ cho cả tháng sổ sách không mơ hồ.
Dừng bán trước khi đếm tiền
Việc đầu tiên khi đóng ca là không nhận thêm đơn hàng nữa. Có mấy khách cuối ngày thường đưa thêm món vào quầy, nhân viên thấy thế thì bán tiếp cho phải lịch.
Nhưng mỗi đơn thêm đồng nghĩa là số tiền trong két thay đổi trong lúc đang đếm. Đếm đến đâu có người vô thanh toán thêm, số liệu lại phải làm lại từ đầu.
Cách nói chuyện cho tử tế là chỉ cần một câu: ca đếm tiền rồi ạ, mai mở sớm phục vụ anh chị nhé. Khách hiểu ngay, đa số không khó chịu. Khó chịu hơn là để khách chờ thêm mười phút vì phải đếm lại tiền lần nữa.
Thời điểm hợp lý thường là lúc 21 giờ với ca tối. Đếm xong xong thì vẫn còn người ở lại giữ quầy trong lúc khách ra về, mà ca sau cũng còn thời gian chuẩn bị.
Đếm tiền theo mệnh giả
Đếm tiền không cần đếm từng tờ một cách ngẫu nhiên. Cách nhanh và dễ kiểm là đếm theo mệnh giả, từ lớn xuống nhỏ.
Ví dụ một két có ba mươi tờ năm trăm, mười hai tờ hai trăm, hai mươi tờ mười nghìn và một mẹt tiền lẻ. Người đếm đọc to số từng loại, người ghi chép lại, hai bên cùng xác nhận tổng.
Việc tách theo mệnh giá có thêm một ích: khi phát hiện lệch, chỉ cần kiểm lại từng mệnh giá là biết lệch ở đâu, thay vì phải đếm lại toàn bộ từng tờ.
Nên có một sẵn tờ giấy để ghi. Bảng chia thành mấy cột ứng với mệnh giá, mỗi cột ghi số lượng và số tiền. Cuối ngày chỉ cần chụp ảnh bảng đó lưu lại, sang ngày mai là có căn cứ.
Đối chiếu với số liệu trong phần mềm
Bước sau mới là đối chiếu. Số tiền thực tế trong két phải khớp với số dư mà phần mềm báo ra.
Cách tính thì đơn giản: số dư đầu ca cộng tổng tiền bán trong ca, cộng tiền hoàn hoặc trả lại khách, trừ tiền chi tạm trong ca, rồi trừ số tiền đã rút ra khỏi két. Kết quả phải bằng số tiền vừa đếm tay.
Một ngày bán được bốn triệu, số dư đầu ca ba triệu, cuối ngày phải có bảy triệu trong két nếu không rút gì. Nếu đếm tay ra sáu triệu chín trăm nghìn thì lệch một trăm nghìn và phải đi tìm.
Không có bước đối chiếu này thì phần mềm chỉ là cái gõ số liệu vào, không phải công cụ kiểm soát tiền.
Tách tiền mặt và tiền chuyển khoản
Rất nhiều cửa hàng hiện nay thu cả tiền mặt lẫn chuyển khoản. Lúc đóng ca thì chỉ kiểm tiền mặt, còn tiền chuyển khoản thì để đó không đối chiếu.
Hậu quả là tổng tiền trong ngày luôn lệch với số tiền thật trong két, và người đối chiếu không biết nên trừ phần nào.
Cách tính tách bạch là chia dòng tiền trong ngày thành ba nhóm: tiền mặt thu tại quầy, tiền chuyển khoản vào tài khoản, và tiền chi ra trong ngày như mua đá, mua túi, trả điện.
Ba nhóm này không cộng vào nhau khi kiểm két. Chỉ nhóm tiền mặt mới phải khớp với số dư trong két. Phần chuyển khoản thì đối chiếu với sao kê cuối ngày, lệch bao nhiêu là lệch đúng bấy nhiêu.
Đếm hai người khi ca đông
Ca có nhiều giao dịch thì nên có hai người kiểm. Một người đếm, một người nhìn và ghi. Người đếm đọc to theo mệnh giá, người ghi xác nhận số.
Việc này không tốn nhiều thời gian hơn vì bản thân người đếm cũng phải nói to ra cho người ghi nghe. Nhưng có một người thứ hai xác nhận thì lúc có chênh lệch, biết ngay là lệch trong lúc đếm hay lệch từ trước.
Ca đông kiểm một người không phải là không được, nhưng rủi ro hơn. Cửa hàng bán năm mươi triệu một ngày thì khoản lệch một triệu không nhỏ, mà người bán không tự kiểm mình thì khó có ai tin.
Cửa hàng có nhiều ca thì nên quy định luôn: ca đông hai người kiểm, ca thường một người kiểm nhưng có chủ cửa hàng xác nhận bằng chữ ký.
Tách tiền thừa và tiền dự trữ
Tiền thừa trong két và tiền dự trữ cho ca sau là hai khoản khác nhau, không nên để chung.
Tiền thừa là tiền ứng còn dư, chưa xác định dùng cho khách nào. Tiền dự trữ là tiền chủ cửa hàng bỏ thêm vào để chuẩn bị cho ngày mai hoặc bù lỗ trong ca.
Có hai thẻ giấy màu khác nhau đi kèm. Két lúc đầu có ba triệu tiền dự trữ và một trăm nghìn tiền thừa thì chỉ dự trữ mới được mang sang ca sau. Phần thừa thì giữ lại cho tới khi chắc chắn không khách nào quay lại lấy.
Nếu không tách, tháng sau khó biết phần nào trong két là tiền của hôm đó. Khi thất thoát thì động vào đâu cũng nói lý do, mà người nghe không biết nên tin lời ai.
Ghi lại việc cần bàn giao
Tiền thì đếm xong rồi, nhưng việc thì chưa. Ca tối bán được hàng nào chờ trả, khách nào hẹn mai lấy, chuyện nào chưa xong thì ca sau phải biết.
Nếu không ghi lại thì sáng hôm sau ca sau phải hỏi lại ca hôm qua. Mà người vừa tan ca thường đã về, hỏi qua điện thoại thì lâu và dễ sót chi tiết.
Cách nhanh nhất là ghi thẳng vào phần mềm. Người đóng ca gõ mấy dòng: ba đơn chờ chuyển khoản, một khách hẹn lấy lúc 10 giờ, món size bị thiếu một thùng.
Ca sau mở điện thoại ra là thấy ngay. Việc này mất khoảng ba phút nhưng tiết kiệm được nhiều hơn thế.
Xử lý khi số tiền lệch
Khi đếm ra số tiền lệch với sổ, việc đầu tiên là đếm lại lần nữa. Nhiều khi chỉ là đếm thiếu một mẹt tiền lẻ hoặc đọc nhầm số ở một mệnh giá.
Đếm lại xong vẫn lệch thì mới lần theo hóa đơn trong ngày. Không cần xem tất cả, chỉ xem những hóa đơn có ghi chú thối tiền hoặc khách mua nhiều món, vì chỗ đó dễ sai nhất.
Tìm ra nguyên nhân thì ghi rõ vào biên bản: thừa hay thiếu, số tiền bao nhiêu, do hóa đơn số mấy, xử lý thế nào. Ghi lại lúc mười một giờ tối thì tốt hơn để sáng hôm sau, lúc đó ai cũng nhớ rõ.
Lệch nhỏ dưới năm mươi nghìn có thể xử lý ngay tại chỗ. Lệch lớn hơn thì để lại, ghi vào sổ, và rà lại trong tuần. Để lâu quá thì thường khó truy nguyên.
Viết biên bản bàn giao
Biên bản bàn giao chỉ cần một tờ giấy nhưng giá trị rất lớn khi có tranh chấp.
Mẫu đơn giản chỉ cần năm dòng: ngày giờ, số dư đầu ca, tổng thu trong ngày, số tiền thực tế trong két, và chữ ký của hai bên. Có khoảng chênh lệch thì ghi thêm một dòng, không ghi vào mục nào khác.
Quy ước nên thống nhất trước: số tiền ghi là tiền mặt thu tại quầy trong ca, không gồm tiền chuyển khoản, không gồm tiền chi tạm. Khi cả hai ca hiểu như nhau thì bàn giao nhanh, không phải giải thích lại mỗi lần.
Chủ cửa hàng giữ tờ biên bản, cất cùng sổ bán hàng. Một tháng sau còn tra được.
Ghép các bước thành quy trình
Toàn bộ việc đóng ca nên ghi thành danh sách ngắn, dán ở quầy thu ngân, ai đóng ca cũng làm theo cùng một thứ tự.
Thứ tự thực tế thường là: ngừng nhận đơn, báo cáo doanh thu trong phần mềm, tách tiền dự trữ và tiền thừa, đếm tiền theo mệnh giả có hai người kiểm, đối chiếu với số dư, ghi chênh lệch nếu có, ghi việc bàn giao, khóa két.
Mỗi bước một dòng trên tờ giấy, khoảng năm phút đọc hết. Có danh sách thì người mới không phải hỏi, người cũ không bỏ sót.
Việc đóng ca tốn mười lăm phút mỗi ngày, cả tháng khoảng sáu tiếng. Sáu tiếng đó đổi lại là sổ sách rõ ràng, mà sổ sách rõ ràng thì khi có chuyện mới tra được.
Dùng máy đếm tiền khi két lớn
Cửa hàng nhỏ bán vài triệu một ngày thì đếm tay là đủ. Nhưng cửa hàng bán mười triệu, hai mươi triệu một ngày thì đếm tay mất gần nửa tiếng, mà còn dễ sai.
Máy đếm tiền giá phổ biến khoảng mười lăm triệu đến hai mươi triệu, dùng lâu dài. Mỗi ca chỉ cần gom tiền theo mệnh giá rồi cho máy chạy, ghi số ra giấy, không cần ngồi đếm từng tờ.
Nhưng máy không thay thế được việc đối chiếu. Máy đếm đúng số tờ, nhưng tờ giả máy không phát hiện ra thì số tiền vẫn lệch. Vì vậy, khi dùng máy, vẫn cần kiểm hai, ba tờ ngẫu nhiên bằng cách nhìn sờ vuốt rồi mới ghi số.
Nếu có kế hoạch lâu dài, máy in hóa đơn và máy quét mã vạch cũng cần kiểm lại hằng ngày, vì khi thiết bị hỏng mà chỉ phát hiện lúc đóng ca thì phí.
Khóa két và chia chìa khóa
Sau khi đã đếm và đối chiếu xong, khóa két lại. Chìa khóa két chỉ nên có hai bộ, chia cho người đóng ca và người mở ca.
Không nên để chìa khóa tự do. Mỗi khi có người mượn thì phải ghi vào sổ, ghi tên người mượn, ngày giờ mượn và ngày trả.
Có nơi dùng két có hai khóa, mỗi người giữ một chìa. Mở két phải có cả hai chìa. Cách đó an toàn hơn nhưng tiêu thời gian ở cả hai đầu.
Một việc đơn giản hơn nhưng nhiều nơi bỏ qua: đổi chìa khóa định kỳ. Mỗi sáu tháng hoặc mỗi năm thì đổi ổ khóa một lần, nhất là khi có nhân viên nghỉ việc.
Cách mở ca buổi sáng tốt sẽ đi đôi với cách đóng ca tối mà bàn giao cho ca sau. Bạn có thể đọc thêm mở ca bán hàng buổi sáng để nối hai đầu của một ngày.