Chuẩn bị hàng theo mùa: lên kế hoạch tồn kho sớm

Có một kiểu cửa hàng rất hay gặp. Ngày thường bán hai mươi món thì ngày lễ bán được một trăm món, nhưng đến lúc đó thì kệ trống, nhân viên đứng đợi khách mà không có gì bán. Hoặc ngược lại, chuẩn bị quá tay dự hàng ế rồi phải bán xả giá để gỡ vốn.

Hai tình huống đó đều bắt nguồn từ cùng một nguyên nhân: chuẩn bị hàng theo mùa khi đã muộn. Chuẩn bị hàng đúng thời điểm không phải chuyện may mắn, mà là chuyện tính trước, rồi làm theo cái tính đó.

Bài này nói về cách lên kế hoạch hàng theo mùa cho một cửa hàng vừa phải: nên chuẩn bị mùa nào, tính nhu cầu ra sao, giữ bao nhiêu tồn an toàn, và xử lý hàng dư sau khi mùa qua.

Mùa nào cần chuẩn bị trước

Không phải mùa nào cũng cần. Mùa cần chuẩn bị trước là loại mùa có ba đặc điểm: lượng khách tăng rõ rệt, hàng bán chậm trong mùa thì dễ ế, và thời gian nhập hàng không phải lúc nào cũng gấp.

Ở Việt Nam, mấy mùa dễ bị bỏ lỡ nhiều nhất là dịp Tết, mùa khai giảng tháng chín, mùa cấp học tháng bảy, và quý cuối năm vì khách sỉ sắp hàng về. Bài bán hàng dồn dập dịp lễ Tết nói chi tiết cách bày bán và ghi sổ trong mùa Tết.

Ngược lại, mùa càng vắng khách thì càng nên giảm hàng, chứ không phải giữ nguyên. Giữ nguyên tồn qua mùa vắng là cách nhanh nhất để tiền nằm im.

Một mẹo nhỏ: ghi lại từ năm ngoái mùa đó bán được bao nhiêu, món nào hết hàng sớm nhất, món nào tồn. Không có sổ ghi thì mọi mùa sau đều là mùa đầu tiên.

Bước một: lấy số liệu mùa trước, đừng đoán

Bước này quyết định chất lượng toàn bộ kế hoạch. Nếu không có số liệu thì bạn chỉ đang trả lời câu hỏi "mình nghĩ sao", mà nghĩ thì bao giờ cũng thấy mùa này sẽ bán chạy.

Cách lấy số liệu nhanh nhất là mở báo cáo bán hàng theo tuần rồi lọc ra nhóm hàng dự kiến bán mùa tới. Bài đọc báo cáo bán hàng mỗi ngày nói cách bắt đầu với báo cáo nếu bạn chưa quen dùng.

Ba con số cần lấy ra: bán trung bình mỗi ngày trong mùa đó, món bán chạy nhất, và tỷ lệ hàng bán hết so với hàng tồn cuối mùa. Con số thứ ba mới là con số đáng tiền, vì nó nói cho biết cửa hàng của bạn bán bao nhiêu phần trăm hàng nhập vào.

Nếu chưa có phần mềm thì lấy từ sổ bán hàng, kéo ra bốn tuần liền gần nhất. Bốn tuần thay vì một tuần, vì một tuần có thể trúng mùa mưa hoặc mùa thấp điểm rồi lên.

Bước hai: tính nhu cầu của mùa tới

Công thức đơn giản nhất là lấy doanh thu bình quân ngày ở mùa thường nhân với số ngày của mùa tới, rồi nhân với một hệ số tăng do bạn tự đặt.

Hệ số tăng là phần khó nhất. Mùa Tết với một cửa hàng bán đồ ăn vặt có thể tăng gấp ba, còn cửa hàng bán vật tư gia đình thì có khi còn bằng. Đừng lấy hệ số của người khác, hãy lấy của chính mình: nếu năm ngoái mùa đó doanh thu tăng gấp hai rưỡi so với tháng thường thì cứ đặt hai rưỡi, thêm một chút dự phòng.

Rồi chia con số doanh thu đó ra thành số lượng từng món theo tỷ trọng bán của mỗi món. Đây là bước nhiều người bỏ, và cũng là bước quyết định tiền mua hàng.

Ví dụ: mùa tới dự kiến bán ba triệu một ngày trong ba mươi ngày, tổng chín mươi triệu. Trong đó bánh kẹo chiếm hai mươi phần trăm, tức khoảng mười tám triệu, quy ra số lượng thì chia cho giá vốn của từng loại. Bài bán nhiều mặt hàng hay tập trung một nhóm hàng chính nói vì sao tập trung nhóm hàng chính lại dễ tính hơn và dễ bán hơn.

Bước ba: giữ tồn an toàn, đừng mua sát nhu cầu

Mua đúng bằng nhu cầu thì rủi ro nhất, vì hàng về trễ ba ngày là mất ba ngày bán. Mua gấp đôi thì lại chôn vốn và phải xả giá.

Cách này là mua bằng nhu cầu cộng thêm tồn an toàn. Tồn an toàn là lượng hàng đủ để bán trong thời gian chờ hàng về. Quy tắc dễ nhớ: chia tồn an toàn cho số ngày nhập hàng, được con số ngày thì nhân với bình quân bán ngày trong mùa đó.

Nếu hàng về mất ba ngày và bán trung bình hai mươi món một ngày ở mùa cao điểm, thì tồn an toàn tối thiểu là sáu mươi món. Cộng vào nhu cầu của cả mùa rồi mới ra con số cần nhập.

Bài đặt hàng nhà cung cấp đúng lúc nói thêm về việc chọn mốc đặt hàng và cách khiến nhà cung cấp giao đúng ngày.

Đừng quên một món: nguyên liệu. Nếu cửa hàng có bán đồ ăn sẵn thì nguyên liệu cũng cần tồn an toàn riêng, và cái này hay bị quên vì nó không nằm trên kệ.

Bước bốn: hàng nào mua sớm, hàng nào mua sát ngày

Không phải mọi món đều cần nhập cùng lúc. Chia thành ba nhóm.

Nhóm một là hàng bán nhanh, tồn không tích lũy, như bánh kẹo, nước ngọt, đồ ăn vặt. Nhóm này mua theo đợt, càng gần mùa càng mua nhiều, vì hàng tồn dễ ế và hết hạn.

Nhóm hai là hàng bán được nhưng tích lũy tồn được, như mỹ phẩm, phụ kiện, dụng cụ. Nhóm này mua sớm được, chỉ cần chỗ kho và tiền vốn.

Nhóm ba là hàng dùng để tặng kèm hoặc làm quà, như hộp bánh, túi quà, thiệp. Nhóm này dễ bị mua thừa nhất, vì trông sang và ai cũng muốn có. Bài bán kèm tặng doanh thu mới hóa đơn nói cách tính chi phí tặng kèm cho đúng.

Bài nhập hàng số lượng lớn hay mua từng lô nhỏ nói rõ hơn khi nào mua lô lớn tiện hơn.

Bước năm: kiểm tra hàng vừa nhập, đừng mở thùng xong là bán

Mùa cao điểm thì người ta hay bỏ qua khâu kiểm hàng vì quầy đông. Đây là lúc dễ mất tiền nhất, vì số lượng lớn mà kiểm tra qua loa thì thiếu một thùng là thiếu cả trăm món.

Bài kiểm tra hàng nhập thiếu hư hỏng nói quy trình kiểm hàng cụ thể. Nguyên tắc là đếm trước, đếm sau, so với phiếu, và chênh lệch phải ghi ngay chứ không để cuối ngày.

Hàng dùng cho mùa thường dễ vỡ, dễ hết hạn hơn hàng thường bán, nên kiểm kỹ hơn một bước.

Bước sáu: sắp lại kho cho đúng mùa

Mùa cao điểm thì kho lúc nào cũng chật, vì hàng dự trữ mùa này cộng dồn hàng của mùa đang bán. Có hai việc nên làm trước khi mùa bắt đầu.

Một là gom hàng bán chạy của mùa về một chỗ dễ lấy, và hàng của mùa cũ đẩy vào chỗ sâu hơn. Bài kho nhỏ sắp xếp sao cho được nhiều hàng nhất nói cách xếp khi chỗ hẹp.

Hai là chia kho theo nhóm hàng để hai người không cùng đi lấy cùng một món. Bài chia kho theo nhóm hàng để dễ nhớ nói cách giao mỗi người một khu vực.

Nếu thuê thêm kho ngoài thì cần tính trước chi phí vận chuyển, vì mùa cao điểm thì xe tải khan hiếm và giá cũng tăng. Bài thuê kho ngoài cho quán nhỏ nói chi tiết.

Bước bảy: chuẩn bị tiền và đường giao hàng

Mùa đông khách thì tiền mặt trong két cũng phải đủ. Nếu món bán rẻ mà số lượng lớn thì hôm đó có thể thu được nhiều tiền mặt hơn bình thường cả tuần. Chuẩn bị trước tiền mặt, kèm tiền nhỏ và tiền lẻ, tránh lúc khách trả không có tiền phải đi đổi.

Bài quy tắc tiền mặt giữ bao nhiêu là đủ nói cách đặt mức tiền mặt tối đa trong két theo từng ca.

Phần giao hàng thì càng phải tính trước, vì mùa cao điểm là lúc xe vận chuyển khan hiếm và giá tăng mạnh. Nếu dùng đơn vị giao hàng thì nên đặt chỗ trước, không đến lúc có đơn mới tìm. Bài tự giao hay thuê xe vận chuyển ngoài nói so sánh hai cách này.

Bước tám: tính ca và người trước khi mùa đến

Mùa cao điểm thường phải thêm người, và thêm người vào lúc gấp thì hầu như toàn người lạ, càng lúc đông khách càng lo.

Nên tuyển và đào tạo trước khoảng hai tuần, khi còn thời gian. Bài tuyển nhân viên bán hàng hợp cửa hàng nhỏ nói cách tuyển người hợp với quán nhỏ.

Nếu dùng nhân viên part-time cho mùa lễ thì phải tính kỹ lương theo giờ, và ghi rõ giờ làm. Bài nhân viên part-time quản lý sao nói rõ những điểm dễ sai chỗ.

Phân ca cũng nên chuẩn bị sẵn, vì mùa đông thì ca nào đông người, ca nào vắng, phải biết trước để chia tiền công cho công bằng. Bài chia ca làm công bằng không bị gian nói cách chia ca.

Bước chín: giá và khuyến mại trong mùa

Mùa cao điểm thì hàng bán nhanh, giảm giá nhiều dễ mất tiền vô ích. Trước khi giảm, hãy xem món đó tỷ lệ lời còn lại bao nhiêu. Bài giảm giá xả hàng tồn đúng lúc nói cách giảm mà không lỗ.

Khuyến mại tặng kèm cũng cần tính trước, vì tặng nhiều món dễ thành mất tiền mà không tăng khách. Bài kiểm soát hàng khuyến mại tặng kèm nói cách tính để khuyến mại thật sự đem khách mới về chứ không chỉ bán cho người cũ.

Một việc nữa hay bị bỏ: nếu mùa này bạn tăng lượng quảng cáo hoặc tăng chi phí, thì phải tính điểm hòa vốn của mùa cao điểm cao hơn bình thường. Bài tính lời lỗ thực của cửa hàng nói cách tính cho đúng.

Sau mùa: xử lý hàng dư thay vì để đó

Hàng dư sau mùa là tiền đang nằm im. Xử lý theo thứ tự: bán tiếp nếu hàng còn tốt, chuyển sang bán ở kênh khác, rồi mới tìm cách gỡ.

Bài bán hàng ký gửi hay nhập dứt nói khi nào nên ký gửi thay vì tự ôm hàng. Với đồ ăn, thực phẩm thì phải xem hạn dùng, vì hàng quá hạn thì bán cho ai cũng mất tiền.

Đừng bỏ qua bước ghi lại kết quả mùa vừa rồi: món nào đúng dự đoán, món nào hết sớm hơn dự kiến, tỷ lệ hàng tồn còn lại bao nhiêu. Bài kế hoạch 5 năm cho cửa hàng nhỏ nói vì sao số liệu lịch sử lại quý hơn dự tính.

Một danh sách ngắn để làm theo

Một là xem số liệu mùa trước, lấy doanh thu bình quân ngày và tỷ lệ hàng bán hết. Hai là tính nhu cầu mùa tới bằng doanh thu bình quân nhân số ngày nhân hệ số tăng.

Ba là chia mỗi món ra số lượng, rồi cộng tồn an toàn bằng số ngày chờ hàng nhân bình quân bán ngày. Bốn là chia hàng thành ba nhóm: bán nhanh, tích lũy tồn được, và dùng để tặng.

Năm là kiểm hàng ngay khi nhập, đếm trước đếm sau, chênh lệch ghi liền. Sáu là gom hàng bán chạy về một chỗ và chia kho cho từng người một khu vực.

Bảy là chuẩn bị tiền mặt và chỗ giao hàng trước, không đến lúc có đơn mới tìm. Tám là tuyển và đào tạo người trước khoảng hai tuần, và chia ca trước. Chín là tính lại mức lời của từng món trước khi giảm giá.

Mười là sau khi mùa qua thì ghi lại kết quả, món nào đúng dự đoán, món nào ế, tồn còn bao nhiêu phần trăm.

Mười việc đó giúp mùa cao điểm không còn là lúc hoảng loạn nốt, mà là lúc hàng về đúng, đủ, và bán được.

Muốn xem cách lên đơn mua hàng và theo dõi tồn kho thì xem trang quản lý mua hàng.

Các bài về tồn kho và hàng hóa thì nằm ở chuyên mục tồn kho.

Chủ cửa hàng muốn được tư vấn riêng về kế hoạch tồn kho theo mùa cho quán của mình thì nhắn hotline hoặc Zalo, hoặc ghé văn phòng; thông tin đầy đủ ở trang liên hệ.