Thuê kho lưu hàng cho cửa hàng nhỏ: chọn và quản lý

Có cửa hàng bán đồ gia dụng nhỏ, một năm bán được ba lần số hàng, mà chỗ chứa trong cửa hàng chỉ vừa đúng số hàng đang bán. Hàng nhập về phải để đâu? Có người thuê một góc kho nhỏ ở chợ gần nhà, có người thuê kho lớn ở khu công nghiệp cho rẻ.

Không có cách nào đúng cho tất cả. Nhưng có một cách so sánh đơn giản: kho nào giúp bạn bán được nhiều hơn mà không làm nghẽn quầy.

Khi nào cửa hàng nhỏ cần kho riêng

Cửa hàng nhỏ thường bắt đầu bằng chỗ chứa ngay trong quầy: góc sau quầy, tủ sắt, kệ sắt gọn. Đến lúc nào thì thấy chật? Có ba dấu hiệu khá rõ.

Dấu hiệu một là hàng cứ phải dồn vào chỗ chứa ở cửa hàng, tới mức lối đi bị khuất và khách phải xin mở hộp ra xem. Lúc đó cửa hàng đang mất một phần chỗ bán hàng, mà chỗ bán hàng là thứ quyết định tiền.

Dấu hiệu hai là hàng về nhiều mà không kịp bán, phải bỏ sang một chỗ khác, thường là nhà mình, nhà người quen, hoặc gửi xe. Càng để lâu ở chỗ không chính quyền kiểm soát, càng dễ mất hoặc lẫn.

Dấu hiệu ba là bạn sợ nhập hàng mới. Khi sợ nhập thì lượng hàng luôn thấp, hết món bán chạy lại phải chờ, và khách quen thấy thiếu hàng thì quay sang quầy khác. Lúc này thuê kho không phải để chứa cho nhiều, mà để bạn dám nhập.

Ba kiểu kho mà cửa hàng nhỏ hay dùng

Kho chung là kiểu kho gian hợp đồng, nhiều cửa hàng dùng chung một chỗ trong khu chợ hoặc khu công nghiệp. Ưu điểm là không phải trả tiền mặt trước dài hạn, thường trả theo tháng hoặc theo lô hàng, và kho gần chợ thì lấy hàng nhanh. Nhược điểm là chỗ không cố định, hàng của bạn và hàng của người khác nằm chung, nên phải đánh dấu rõ ràng.

Kho riêng là khi bạn thuê trọn một gian, thường trả tiền theo tháng hoặc theo năm. Không gian riêng thì kiểm soát tốt hơn, nhưng cần một khoản tiền cố định mỗi tháng cho dù dùng hay không dùng, và bạn phải chịu trách nhiệm bảo vệ kho đó. Kho gửi hay kho tính theo lượng thì linh hoạt nhất, hợp với cửa hàng mới mở, nhưng bạn phải chấp nhận không biết hàng mình đang ở đâu.

Với phần lớn cửa hàng nhỏ, lộ trình tự nhiên là bắt đầu từ kho chung, rồi khi bán ổn định thì chuyển sang kho riêng nếu cần. Bài chọn mặt bằng buôn bán nói thêm về cách tính vốn cho mặt bằng.

Tính tiền thuê kho thế nào

Cách tính phổ biến nhất là theo mét vuông mỗi tháng. Một số nơi tính theo thùng cho kho bán buôn, số khác tính theo tấn cho hàng nặng. Khi đi khảo giá, phải hỏi rõ đang tính theo cách nào, vì hai bên có thể nói cùng một mức tiền mà ra hai kết quả khác nhau.

Ngoài tiền thuê còn có vài khoản hay phát sinh mà nhiều người quên. Tiền ràng buộc, tức trả một khoản cố định nếu bạn thuê diện tích mà không dùng hết. Tiền phát sinh khi lấy hàng ra ngoài giờ. Tiền điện, nếu kho bạn thuê có điện thì đèn quạt chạy suốt ngày. Và tiền phí nếu bạn làm hỏng tường, sàn, hay cần dọn dẹp lúc trả kho.

Cách tính đúng là cộng hết các khoản lại, nhân với số tháng dùng trong năm, rồi so với doanh thu mà kho đó giúp bạn tăng. Ví dụ thuê kho tốn ba triệu một tháng, cả năm ba mươi sáu triệu, mà nhờ có kho bạn tăng được bốn mươi triệu doanh thu thì hợp lý. Nhưng nếu kho chỉ để dựng hàng mà bán không thêm được món nào, thì ba mươi sáu triệu đó là tiền mất trắng. Bài tiết kiệm chi phí vận hành có thêm góc nhìn khác.

Khi đi xem kho, cần hỏi gì

Đừng chỉ nhìn diện tích và cái giá. Có mấy câu hỏi mà chủ kho nào trả lời thẳng thì nơi đó đáng tin hơn.

Kho có mái che không, và mái che kín hay có lỗ hổng. Hàng dễ hỏng thì mưa dột một lần là xong cả mẻ. Sàn bằng bê tông hay sàn đất, nước mưa có trồi lên được không. Khu vực có chuột không, chuột gặm bao bì thì thiệt hơn nhiều. Kho có chỗ quay xe không, xe tải cỡ nào vào được, và có bao giờ kho kín không.

Chủ kho có giữ hàng thuê của bạn riêng không hay để chung, cách nào đánh dấu hàng của bạn giữa mấy trăm kiện hàng khác. Giờ mở cửa và giờ đóng cửa là lúc nào, có cho lấy hàng ngoài giờ không, phí bao nhiêu. Và nếu một thùng hàng hỏng hay mất, thì thủ tục xử lý thế nào, cần thông báo trong bao lâu.

Món dễ hỏng thì kho phải khác

Không phải món nào cũng để kho được. Hàng khô, hàng đóng hộp, hàng bán lẻ không cần bảo quản gì đặc biệt thì kho bình thường là được. Nhưng mấy nhóm sau thì phải hỏi kỹ.

Hàng có độ ẩm cao thì kho phải thông thoáng và có máy hút ẩm, nếu không mốc sẽ lan từ thùng này sang thùng kia trong vài ngày. Hàng dễ bị nắng thì kho phải có rèm che. Hàng có mùi như mì gói hay tăm lông thì kho chung sẽ bị ám mùi, và nhiều khách nhạy mùi sẽ không mua. Hàng đông lạnh thì cần máy lạnh riêng hoặc kho lạnh thuê, phải hỏi rõ máy có bật cả đêm không. Hàng dễ vỡ thì đóng thùng tử tế, không chồng quá cao, và không lẫn với hàng nặng.

Sắp hàng trong kho cho dễ kiểm

Kho thuê mà bên trong bừa bộn thì còn tệ hơn không có kho, vì bạn không biết mình còn bao nhiêu hàng. Có ba thứ nên làm ngay từ đầu.

Chia kho theo nhóm hàng, mỗi nhóm một khu, và mỗi khu có dán nhãn. Khu sữa, khu mì gói, khu đồ gia dụng. Khi cần lấy hàng chỉ một nhóm, bạn không phải dò khắp kho. Cách chia kho cho dễ nhìn có ở bài kho nhỏ sắp xếp sao cho được nhiều.

Đánh số vị trí, kiểu A1, A2, B1, B2, và ghi vị trí lên thùng hàng. Khi cần lấy một phần, bạn biết nó nằm ở đâu, và khi đối soát cuối ngày cũng biết mình đã lấy nhầm thùng nào.

Đánh dấu thùng đã rút ra bằng một màu khác. Nguyên tắc quen thuộc trong kho: thùng nào đã lấy bớt thì dán băng keo màu lên, thùng nào còn nguyên thì giữ nguyên. Nhìn một lần là biết chỗ nào đã bị đụng.

Nhận hàng vào kho thế nào

Quy trình nhận hàng nên giống nhau mỗi lần, và giống cả khi nhận ở cửa hàng. Có năm bước thì đủ dùng.

Bước một là có người đi cùng, không nhận một mình. Khi không có người thứ hai, hãy quay video quá trình dỡ hàng từ đầu xe đến lúc xếp xong.

Bước hai là đếm thùng, đếm số, và ghi lại trên giấy trước khi ký: có xe bao nhiêu thùng, mỗi thùng bao nhiêu cái. Bước ba là chụp ảnh từng thùng, hoặc ảnh cả xe rồi ảnh chi tiết những thùng có dấu hiệu hư hỏng, vì ảnh là bằng chứng duy nhất khi có tranh chấp.

Bước bốn là kiểm tra hàng dễ hỏng trước, xem còn nguyên không, có thùng ướt không, có mùi lạ không, vì hàng vào kho hỏng rồi thì bạn khó chứng minh là do ai. Bước năm là cất vào vị trí đã đánh số, rồi ký biên bản.

Lấy hàng ra khỏi kho và giữ sổ cho khớp

Kho thuê mà tồn kho trong phần mềm của bạn không khớp với hàng thật nằm trong kho thì coi như hỏng. Hai bên phải dùng chung một cách ghi nhận.

Khi lấy hàng ra bán, ghi lại ngày lấy, mã hàng, số lượng, và ai lấy. Nếu lấy theo lô thì ghi rõ lô nào, vì sau này khi có khiếu nại về chất lượng bạn biết ngay mình lấy từ lô nào. Chuyện ghi chú đơn hàng để không làm sai món cũng áp dụng được cho việc này.

Cứ vài tuần làm một lần đối soát: đếm thùng trong kho, đối chiếu với số liệu trong phần mềm, và đánh dấu những món lệch. Nếu bạn dùng phần mềm quản lý bán hàng thì tồn kho thường được cập nhật tự động mỗi khi bán, nên việc đối soát chỉ còn phần hàng nằm ngoài quầy. Có dữ liệu tồn kho theo ngày thì việc tính nhu cầu nhập hàng cũng chính xác hơn, như bài dự báo tồn kho đã nói.

Hợp đồng thuê kho, mấy điều khoản phải để ý

Hợp đồng thuê kho thường ngắn, một trang là xong, nhưng có mấy câu quyết định tài chính của bạn. Bài hợp đồng thuê mặt bằng cần đọc kỹ điều gì nói về cùng kiểu đọc hợp đồng này.

Xem rõ kho có được dùng cho mục đích khác không, tức chủ kho có quyền cho thuê chung hay bán sang người khác không. Xem rõ giá tăng thế nào khi hết hạn, và báo trước bao lâu. Xem rõ thời gian bắt đầu tính tiền, có tính ngay ngày bàn giao không. Xem rõ phí trả trễ và phí trả sớm.

Quan trọng nhất là phần trách nhiệm khi mất mát, hư hỏng, cháy nổ, rò rỉ nước, hay hàng bị động vật phá. Ai chịu, chịu tới mức nào, và báo cho ai trong bao lây. Nếu hợp đồng không có câu nào nói rõ, thì đừng mặc định rằng chủ kho sẽ chịu.

Mất mát, hư hỏng thì xử lý thế nào

Có mấy việc nên làm để giảm rủi ro. Trước hết, cân nhắc mua bảo hiểm cho hàng, nhất là với hàng giá trị lớn. Bài bảo hiểm hàng hóa cho cửa hàng nhỏ nói rõ khi nào nên mua và mua loại nào.

Kế đó là quy định với người lấy hàng: chỉ người được phép mới lấy hàng ra, và lấy theo phiếu có chữ ký. Luôn có sẵn bản sao danh sách hàng, và ảnh chụp kho lúc bàn giao, rồi cất bản sao ở hai chỗ khác nhau. Bài sao lưu dữ liệu bán hàng định kỳ nói về thói quen sao lưu nói chung.

Khi nào tự thuê chỗ thay vì thuê kho

Có một lựa chọn nữa mà nhiều cửa hàng bỏ qua: nếu kho thuê ở xa, thay vào đó bạn thuê một chỗ nhỏ ngay gần cửa hàng, ví dụ một phòng trọ có chỗ để xe và đồ. Chi phí thuê có khi còn thấp hơn, lấy hàng thì nhanh, và bạn còn giám sát được hàng hằng ngày. Đổi lại, chỗ này phải vừa đủ lớn để xếp hàng mà vẫn không ảnh hưởng tới việc bán ở quầy. Bài thuê mặt tiền hay trong hẻm nói về cách tính tiền khi chọn mặt bằng. Lựa chọn này hợp lý khi bạn giao hàng hằng ngày.

Một danh sách kiểm tra trước khi ký thuê kho

Đi qua những câu này trước khi đặt bút. Tôi cần bao nhiêu mét vuông, và con số đó tính từ lượng hàng thật hay từ cảm giác. Mình lấy hàng bao nhiêu lần một tháng, và mỗi lần mất bao lâu. Hàng của mình có được tách riêng không. Có mái che, sàn bê tông, và chỗ quay xe không. Giờ mở cửa, giờ đóng cửa, và lấy hàng ngoài giờ thì phí bao nhiêu. Tổng chi phí một tháng gồm những khoản nào. Trong hợp đồng, mất mát hư hỏng thì ai chịu.

Câu cuối cùng thường bị bỏ qua nhưng lại quan trọng: chấp nhận dừng thuê khi hết hợp đồng, phải dọn sạch và trả kho như lúc nhận, nếu không thì bạn có thể phải bồi thường hư hỏng do mình gây ra.

Cần tư vấn theo ngành, gọi hotline/Zalo 0907.943.968.

Bài viết này mang tính tham khảo chung. Giá thuê kho, điều kiện bảo quản và cách xử lý hư hỏng thay đổi theo khu vực và chủ kho, nên bạn nên dùng làm khung rồi điều chỉnh.

Nếu bạn đang vận hành cửa hàng và muốn xem các việc liên quan tới hàng hóa, hãy xem thêm mục các bài về tồn kho và hàng hóa để xem các việc cần xử lý cùng lúc.