Hóa đơn điện tử cho cửa hàng nhỏ: khi nào bắt buộc, khi nào chỉ nên dùng

Cửa hàng nhỏ ở Việt Nam hay gặp một tình huống lúng túng: khách hỏi xuất hóa đơn được không, chủ cửa hàng trả lời là được rồi lục tìm, cuối cùng phải ghi tay ra giấy rồi đóng dấu. Có cửa hàng thì nói thẳng là chưa đăng ký hóa đơn điện tử nên không xuất được, khách không mua. Có cửa hàng thì dùng hóa đơn điện tử cho tất cả, kể cả bán một ly cà phê, rồi mỗi cuối ngày ngồi lại lo mấy chục cái mã.

Sự lúng túng đó không phải vì cửa hàng không biết hóa đơn điện tử là gì, mà vì chưa ai nói rõ: trong trường hợp nào bắt buộc, trường hợp nào chỉ là nên làm cho chuyên nghiệp, và trường hợp nào thì làm vội sẽ tốn tiền mà không thu được lợi ích gì.

Bài này đi từ chỗ đó: xác định đúng ranh giới bắt buộc, so sánh các cách làm hóa đơn phổ biến, rồi đi vào các tình huống thực tế hay gặp như ghi sai hóa đơn, hủy hóa đơn, hay bán cho khách lấy hóa đơn để hoàn thuế.

Trước hết, cửa hàng của bạn có thuộc diện bắt buộc không

Quy tắc chung dễ nhớ là thu nhập bao nhiêu trong năm. Nếu doanh thu năm trước liền kề mốc một tỷ hai trăm triệu đồng thì rất có thể đã nằm trong diện phải sử dụng hóa đơn điện tử, và ngưỡng này có xu hướng đi xuống theo thời gian chứ không đi lên.

Ngoài mức doanh thu, còn một điều kiện nữa thường bị bỏ qua: loại hàng kinh doanh. Một số ngành, bất kể doanh thu bao nhiêu, cũng bị yêu cầu xuất hóa đơn khi bán cho khách là doanh nghiệp.

Cửa hàng nhỏ bán lẻ phần lớn không rơi vào diện này. Vậy nên câu hỏi đầu tiên không phải "làm hóa đơn điện tử thế nào" mà là "mình có thuộc diện bắt buộc không". Nếu không thuộc diện, câu trả lời vẫn có: dùng hóa đơn điện tử vì lợi ích thực tế, không phải vì luật bắt.

Muốn nắm rõ hơn phần hạch nghịch về đăng ký hộ kinh doanh và khai thuế thì bài thuê khoán và thuê kẻ khai hộ kinh doanh nên chọn nói rõ hai việc này khác nhau thế nào, và cái nào hợp với quy mô cửa hàng của bạn.

Ba kiểu hóa đơn, và cái giá thật của từng kiểu

Trên thực tế cửa hàng nhỏ dùng ba kiểu. Mỗi kiểu phục vụ một mục đích khác nhau, và cách dùng tốt nhất là dùng cả ba cùng lúc, mỗi kiểu một chỗ.

Kiểu thứ nhất là hóa đơn giấy theo mẫu của cơ quan thuế. Đây là kiểu phổ biến nhất, ai cũng biết. Nó rẻ, không cần kỹ thuật, nhưng nó chậm và dễ sai. Mỗi hóa đơn phải viết tay, mỗi lần viết là mất vài phút, và tổng số hóa đơn trong tháng phải nhập lại vào sổ. Với cửa hàng bán hàng chạy liên tục, thời gian viết tay cộng lại là một khoản chi phí thật.

Kiểu thứ hai là hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. Đây là hóa đơn điện tử đúng nghĩa, được cơ quan thuế chấp thuận, có mã tra cứu. Nó có giá trị đầy đủ về mặt pháp lý, được khách hàng chấp nhận khi xuất cho công ty, và người mua có thể tra cứu được. Đổi lại, mỗi hóa đơn có một khoản phí nhỏ và cần kết nối với cơ quan thuế.

Kiểu thứ ba là hóa đơn điện tử không có mã, do chính cửa hàng lập theo một mẫu đã được thông báo. Loại này không cần kết nối, không tốn phí từng hóa đơn, nhưng giá trị pháp lý thấp hơn hóa đơn có mã.

Điểm mấu chốt nằm ở chỗ: nhiều cửa hàng hiểu nhầm rằng hóa đơn không có mã "không được dùng cho khách doanh nghiệp". Không hẳn. Hóa đơn không mã vẫn dùng được trong giao dịch nội địa, kể cả khi bán cho khách là doanh nghiệp, chỉ là khách sẽ không dùng nó để hoàn thuế đầu vào một cách thoải mái.

Vì vậy, cách chọn thực tế cho một cửa hàng nhỏ thường là: hóa đơn giấy cho tờ có giá trị lớn, hóa đơn điện tử không mã cho đơn hàng thường ngày, và hóa đơn điện tử có mã cho khách doanh nghiệp cần hoàn thuế.

Bài xuất hóa đơn điện tử cho cửa hàng nhỏ đi chi tiết từng bước cài đặt và cách kết nối, kèm cả phần chi phí thực tế hằng tháng.

Khi nào nên bỏ hóa đơn giấy

Có một câu hỏi mà nhiều chủ cửa hàng hay tự hỏi nhưng không ai trả lời thẳng: hóa đơn giấy còn cần thiết không, bỏ đi được không.

Câu trả lời phụ thuộc vào việc cửa hàng bán cho ai nhiều hơn. Nếu đa số khách là khách lẻ mua đồ ăn, mỹ phẩm, quần áo, thì hóa đơn giấy hầu như không ai xin, và giữ lại chỉ tốn thời gian. Nếu cửa hàng bán thiết bị, phần mềm, vật tư công nghiệp, và khách đều là doanh nghiệp cần hóa đơn, thì hóa đơn giấy vẫn phải có, và đây là lúc số lượng hóa đơn tăng nhanh làm tổn thương nặng nề.

Có một điểm dễ bị bỏ qua: hóa đơn vẫn cần thiết ở một số trường hợp dù không ai xin, đặc biệt khi có khiếu nại hoặc khi kiểm tra.

Nếu cửa hàng vẫn cần hóa đơn giấy, hãy làm nó cho đàng hoàng thay vì làm cho có. Bài in hóa đơn bán lẻ chuyên nghiệp nói cách bố trí để tờ hóa đơn nhìn đúng quy cách, và vì sao thông tin người mua ghi sai lúc này lại là lỗi hay gặp nhất.

Máy in hóa đơn: nên mua hay chưa

Đây là câu hỏi thực tế nhất, và câu trả lời phụ thuộc vào tần suất. Cửa hàng bán dưới mười hóa đơn một ngày thì không cần máy in, ghi tay là đủ. Cửa hàng bán trên năm mươi hóa đơn một ngày thì bắt buộc phải có máy in, vì không có cách nào khác.

Chi phí của một chiếc máy in nhiệt cỡ nhỏ không lớn, nhưng cái tốn kém hơn là giấy. Nếu cửa hàng dùng máy in hàng trăm hóa đơn mỗi ngày, chi phí giấy cuộn cộng lại thành một khoản không nhỏ, và nhiều cửa hàng không tính vào giá bán nên thấy lỗ mà không hiểu vì sao. Bài máy in hóa đơn để bán hay cầm tay so sánh cụ thể hai lựa chọn này theo chi phí, tốc độ và độ bền.

Một lưu ý thực tế: nếu dùng hóa đơn điện tử, hãy in ra giấy và gửi khách. Nhiều cửa hàng tưởng hóa đơn điện tử là xong, chỉ gửi link tra cứu trên điện thoại. Khách mua xong mất thẻ SIM, mất máy, hoặc đơn giản không thích bấm link, thì chứng từ biến mất. In ra giấy vẫn là cách an toàn nhất.

Khi khách yêu cầu sửa hoặc hủy hóa đơn

Tình huống này xảy ra nhiều hơn mình tưởng: khách mua hai món, muốn trả lại một món. Khách mua thiết bị rồi phát hiện sai model, muốn đổi. Nhân viên ghi sai mã hàng lúc bán.

Nguyên tắc chung là không bao giờ sửa trực tiếp trên một hóa đơn đã xuất. Hóa đơn điện tử có mã thì hủy rồi xuất lại, có số hiệu riêng và vẫn hợp lệ về mặt kế toán. Hóa đơn giấy thì viết dấu gạch chéo từ góc, giữ nguyên, và lập hóa đơn mới.

Nhưng trước khi hủy, hãy hỏi kỹ khách một câu: khách muốn sửa thông tin trên hóa đơn, hay chỉ muốn đổi món? Nếu chỉ đổi món mà giữ nguyên hóa đơn cũ và xuất bù trừ, thao tác phức tạp hơn nhiều so với hủy rồi xuất lại.

Bài xử lý hóa đơn viết sai đi từng trường hợp, kèm phần thủ tục và điều không nên làm để tránh rủi ro bị phạt vì hóa đơn không hợp lệ.

Hóa đơn làm chậm quầy, sửa thế nào

Nhiều chủ cửa hàng than phiền rằng xuất hóa đơn làm chậm cả quầy, nhất là giờ đông. Cảm giác này có thật, nhưng thường là vì quy trình xuất hóa đơn đang làm theo thứ tự sai.

Cách xử lý nhanh nhất là tách việc lấy thông tin khỏi việc xuất hóa đơn. Nhân viên chỉ cần ghi lại tên khách, mã số thuế nếu khách yêu cầu, và tên cửa hàng, còn việc chọn mã hàng, tính tiền và in ra làm tự động.

Một thói quen nên có là chuẩn bị sẵn thông tin cửa hàng. Tên, mã số thuế, địa chỉ, người đại diện, điện thoại, thông báo giao hàng hóa: nhập một lần vào phần mềm, sau đó mọi hóa đơn điền tự động.

Nếu quầy đông và đa số khách mua nhanh, hãy cân nhắc chính sách hóa đơn cho các món dưới một ngưỡng tiền nào đó, ví dụ dưới hai trăm nghìn thì khách tự lấy hóa đơn tại quầy, cửa hàng không xuất. Với số tiền đó, thời gian tiết kiệm được thường lớn hơn giá trị của tờ hóa đơn.

Phần thu ngân và tính tiền nói rõ hơn cách sắp xếp quầy thu ngân sao cho nhân viên xử lý đơn nhanh mà vẫn kiểm soát được tiền.

Khi hóa đơn trở thành lợi thế bán hàng

Có một góc nhìn ít ai nói tới: hóa đơn điện tử không chỉ là việc làm cho đúng luật, mà còn là công cụ bán hàng.

Khi khách hàng doanh nghiệp mua hàng, họ cần hóa đơn để hạch toán. Cửa hàng xuất được hóa đơn điện tử nhanh chóng thì trở thành lựa chọn dễ dàng hơn so với cửa hàng phải viết tay rồi hẹn khách quay lại lấy. Nhiều đơn hàng lớn bị mất đơn giản vì khách không tiện quay lại.

Cùng cơ chế đó, hóa đơn điện tử mở ra một cách bán hàng mà tờ giấy không mở được: khách lấy hóa đơn để hạch toán thì gần như chắc chắn là khách doanh nghiệp, và khách doanh nghiệp thường mua định kỳ chứ không mua một lần. Biết khách nào cần hóa đơn, nhớ họ, gọi lại khi hết hàng, đó là mối quan hệ có giá trị.

Bài bán kèm tăng doanh thu mới hóa đơn nói cụ thể cách lấy thông tin khách từ hóa đơn để làm chăm sóc sau bán, mà không cần mở thêm phần mềm riêng.

Một danh sách ngắn để mang đi

Nếu chỉ nhớ một danh sách thì nhớ tám điểm này.

Một là xác định cửa hàng có thuộc diện bắt buộc xuất hóa đơn điện tử hay không, đừng làm theo phỏng đoán. Hai là chọn hóa đơn không mã cho giao dịch thường ngày, và hóa đơn có mã cho khách doanh nghiệp cần hoàn thuế. Ba là nếu dưới mười hóa đơn một ngày thì ghi tay vẫn được, đừng mua máy in sớm. Bốn là nhập thông tin cửa hàng vào phần mềm một lần, đừng viết lại mỗi hóa đơn. Năm là tách bước lấy thông tin khỏi bước xuất hóa đơn để không làm chậm cả quầy. Sáu là luôn in hóa đơn điện tử ra giấy và đưa khách, đừng chỉ gửi link. Bảy là không bao giờ sửa trực tiếp trên hóa đơn đã xuất, hãy hủy rồi làm lại. Tám là dùng thông tin khách trên hóa đơn để chăm sóc khách doanh nghiệp sau bán.

Tám điểm đó đáng một buổi ngồi lại với chồng hóa đơn cũ, đổi lại chủ cửa hàng không phải mất cả mùa mới biết quy trình nào đang làm mất khách.

Muốn xem cách vận hành một quy trình bán hàng có đủ thu, chi, công nợ và báo cáo trong một chỗ thì xem trang quản lý bán hàng.

Các bài về thu ngân, hóa đơn và tiền mặt thì nằm ở chuyên mục thu ngân.

Chủ cửa hàng muốn được tư vấn riêng cho cách xuất hóa đơn phù hợp với mô hình của mình thì nhắn hotline hoặc Zalo, hoặc ghé văn phòng; thông tin đầy đủ ở trang liên hệ.