Thuế khoán hộ kinh doanh: mức, hạn nộp và tạm dừng
Cửa hàng nhỏ mở được thì lo đầu tiên thường là giấy phép, mặt bằng, tồn kho. Thuế khoán đến sau, khi bán hàng được vài tháng, và nhiều chủ cửa hàng lúc đó mới biết mình đóng bao nhiêu, đóng vào ngày nào.
Bài này nói theo kiểu người bán hàng hiểu được: thuế khoán là gì, mức thuế do ai quyết, hạn nộp khi nào, và các tình huống thật như tạm dừng giữa mùa hay bán vượt mức cũ. Phần tỷ lệ cụ thể thì lấy từ chi cục thuế nơi cửa hàng đặt trụ sở, vì bảng tỷ lệ khác nhau theo ngành hàng và địa phương.
Nếu bạn đang mở cửa hàng lần đầu thì nên xem thủ tục giấy phép và đăng ký hộ kinh doanh trước. Thuế khoán không thay thế giấy phép, mà là nghĩa vụ đi kèm sau khi bạn đã bán hàng.
Thuế khoán là gì và khi nào hộ kinh doanh dùng
Thuế khoán là cách cơ quan thuế tính thuế theo doanh thu dự kiến của hộ kinh doanh, thay vì tính theo sổ sách kế toán đầy đủ. Người dùng thường là hộ kinh doanh cá thể, quầy hàng nhỏ, doanh thu không quá lớn.
Mấu chốt là bạn đóng một khoản cố định theo quý, bất kể tháng đó bán nhiều hay bán ít. Đổi lại bạn không phải nộp tờ khai thuế thu nhập doanh nghiệp hằng quý, nhưng phải hiểu con số mình đóng là bao nhiêu và dựa vào đâu.
Biết tiền thuê mặt bằng và tiền điện nước chiếm bao nhiêu phần doanh thu là bước đầu để biết mình còn bao nhiêu. Bài về chi phí cố định và chi phí biến đổi của cửa hàng tách hai loại chi phí này ra.
Cách cắt giảm chi phí vận hành là phần tiếp theo, và sẽ hữu ích hơn nhiều khi bạn đã biết thuế khoán chiếm bao nhiêu phần trong doanh thu.
Ai quyết định mức thuế, và mức đó có cố định không
Mức thuế khoán do cơ quan thuế quy định dựa trên ngành hàng bạn đăng ký và địa bàn cửa hàng. Khi đăng ký có hai lựa chọn: khai theo ngành hàng với mức tỷ lệ do cơ quan thuế quy định, hoặc xin tự kê khai mức doanh thu khi có đủ căn cứ. Người bán nhỏ thường chọn cách đầu cho đơn giản, vì tự kê khai thiếu căn cứ thì hồ sơ phải làm lại.
Mức thuế không cố định suốt đời. Ngành hàng có thể được điều chỉnh, địa phương có thể thay đổi, chính sách thuế có thể đổi theo từng năm. Mỗi quý khi nhận thông báo mức mới, đối chiếu lại với giấy đăng ký hiện tại.
Bước đầu tiên để biết chính xác con số của mình là mở giấy đăng ký ra đọc. Trên giấy có mã ngành hàng, và mức thuế gắn với mã đó chứ không phải với tên nghề bạn tự gọi. Đăng ký sai mã thì mức thuế không khớp với thứ bạn bán.
Khi tính vốn mở cửa hàng, thuế khoán cũng nên được đưa vào từ đầu thay vì coi là chi phí phát sinh sau. Cần bao nhiêu vốn để mở cửa hàng có sẵn cách tính đó, và bỏ sót thuế là lý do vốn dự trù hay thiếu hơn dự kiến.
Hạn nộp thuế khoán rơi vào những ngày nào
Thuế khoán trả theo quý. Quý một, hai, ba nộp hạn cuối quý, còn quý bốn nộp một lần vào đầu năm sau. Ngày chót cụ thể do chi cục thuế thông báo và đơn vị tiếp nhận dán trên thông báo. Nên bạn xem thông báo nộp thuế của cơ quan thuế nơi bạn đăng ký, vì đó là căn cứ chính thức.
Nhiều chủ cửa hàng hiểu sai là tưởng nộp giống thuế thu nhập doanh nghiệp, tức bốn kỳ và kỳ nào cũng sát ngày cuối quý. Thực tế phần lớn hộ kinh doanh đóng một lần cho quý bốn của năm trước vào đầu năm sau.
Khoản thuế này cố định theo quý chứ không theo tháng, nên đừng chia đều ra mỗi tháng rồi để dành như thể hàng tháng phải nộp. An toàn hơn là khi thu được khoản lớn thì chuyển sang tài khoản riêng và nằm đó tới ngày hạn. Quỹ tiền mặt nên giữ bao nhiêu nói riêng về cách chia quỹ tiền mặt.
Nếu bạn theo dõi tiền bằng phần mềm thì việc này dễ hơn khi doanh thu được tách riêng theo quý. Báo cáo tháng của cửa hàng mô tả rõ các nhóm số liệu nên theo dõi.
Phần báo cáo trong tính năng quản lý bán hàng cho bạn xuất số liệu ra để đối chiếu với thông báo nộp thuế.
Tạm dừng kinh doanh thì thuế thế nào
Có những lúc cửa hàng không bán được gì: mùa thấp điểm, chủ cửa hàng ốm, mặt bằng sửa chữa, hay bạn nghỉ một thời gian để xem lại mô hình. Nếu cứ để nguyên đăng ký, bạn vẫn phải nộp thuế cho các quý không có doanh thu.
Tạm dừng không phải là tự động có hiệu lực. Bạn cần làm thủ tục tại cơ quan thuế, thường theo hồ sơ có xác nhận của UBND cấp xã hoặc phường, và thủ tục này có thời hạn, hết hạn thì phải gia hạn. Trong thời gian được chấp thuận, bạn không phát sinh nghĩa vụ nộp thuế khoán cho các kỳ đó. Tự ngừng bán mà không làm thủ tục thì thuế vẫn chạy.
Một điểm dễ hiểu nhầm: tạm dừng thuế khoán không kéo theo các nghĩa vụ khác. Giấy phép kinh doanh, đăng ký thuế và bảo hiểm cho người lao động vẫn phải làm riêng.
Trước khi quyết định tạm dừng, hãy làm phép tính đơn giản: số thuế phải nộp cho quý nếu không tạm dừng so với số tiền bạn đang dùng để vận hành trong quý đó.
Song song với thủ tục, bạn cũng nên thông báo với khách quen. Khách biết bạn đóng cửa tạm thời thì họ quay lại, còn khách tưởng bạn đã ngừng bán thì họ tìm chỗ khác luôn. Cách giữ khách quen quay lại nói rõ hơn phần này.
Sổ sách cần giữ để chứng minh doanh thu
Vì thuế khoán được tính theo mức ấn định sẵn, phần lớn hộ kinh doanh không cần chứng minh doanh thu từng ngày. Nhưng có những trường hợp bạn vẫn cần số liệu thật: khi thuế thực tế phát sinh lớn hơn mức khoán, khi bạn muốn chuyển sang tự kê khai, khi bạn vay vốn, hoặc khi cơ quan thuế kiểm tra.
Vì vậy sổ sách không nên xem là việc của riêng kế toán. Cửa hàng nên giữ tối thiểu ba thứ: doanh thu theo ngày, chi phí mua hàng cùng chi phí phát sinh khác, và bảng tồn kho.
Cách ít công sức nhất là để phần mềm tự ghi: mỗi lần bán ghi vào sổ, xuất hóa đơn thì lưu lại, cuối ngày chốt tiền thì đối chiếu với két. Bạn luôn có doanh thu theo quý mà không phải dồn từ hóa đơn giấy.
Xuất hóa đơn điện tử cho cửa hàng nhỏ là bước đầu tiên của việc này.
Ghi chú đơn hàng giữ lại lý do khi có đơn cần sửa, để sổ sách luôn giải thích được.
Nếu chưa dùng phần mềm, giấy tờ vẫn dùng được, nhưng phải giữ đủ lâu và đủ rõ. Mẹo nhỏ: lưu ảnh chụp chứng từ mua hàng ngay khi về, vì giấy bị ố hay thất lạc thì đối chiếu chi phí rất khó. Các bước kiểm tra hàng nhập thiếu hư hỏng nói rõ cần làm gì khi nhập hàng về.
Dữ liệu sổ sách cũng cần được sao lưu ra ngoài cửa hàng, vì một chiếc máy tính nằm trong kho thì cháy là cháy theo. Sao lưu dữ liệu bán hàng định kỳ nói rõ cách làm với chi phí gần như bằng không.
Bán nhiều hơn thì mức thuế có tự tăng không
Không tự tăng. Mức đã ấn định khi bạn đăng ký vẫn giữ nguyên trong kỳ, không đổi vì bạn bán nhiều. Nhưng có hai hệ quả thật mà nhiều người không lường trước.
Một là nếu bạn bán nhiều hơn hẳn so với mức ấn định, bạn có thể phát sinh thuế thu nhập doanh nghiện theo phần doanh thu vượt mức. Cách xử lý tùy từng trường hợp, nhưng chắc chắn là bạn sẽ cần số liệu doanh thu thật thay vì số ấn định.
Hai là khoản thuế là chi phí cố định, nghĩa là tháng nào bán ít bạn vẫn phải gánh phần thuế đó. Với cửa hàng mới mở, tháng đầu doanh thu thấp, khoản này có thể nuốt hết lợi nhuận. Nếu bạn theo dõi dòng tiền theo tháng thì hãy chia thuế theo quý rồi bỏ vào từng tháng một phần tư.
Nếu khách trả qua ví điện tử hay chuyển khoản thay vì tiền mặt, hãy đọc thu tiền trước hay thu tiền sau để biết ghi nhận doanh thu theo thời điểm thực nhận, vì doanh thu và dòng tiền là hai thứ khác nhau.
Cửa hàng nào cho khách trả góp hoặc trả một lần cũng cần tính cùng cách. Bán trả góp hay thu tiền một lần có phần so sánh để bạn chọn cách nào hợp với dòng tiền của mình.
Đừng bỏ qua bước kiểm tra tiền giữa quầy. Kiểm tra tiền giữa ca và cuối ca giúp phát hiện sớm phần tiền thiếu, trước khi nó thành chênh lệch lúc đối soát cuối ngày.
Đừng chọn mức thuế khoán theo tin đồn
Trong nhóm bán hàng thường có người hỏi nhau nên đăng ký mức nào cho rẻ. Nghe số phần trăm nhỏ thì thấy nhẹ, nhưng đây là cách nhanh nhất để rắc rối sau này. Ngành hàng đăng ký phải đúng với thứ bạn thực sự bán, mức phải khớp với ngành đó, và việc tự kê khai chỉ dành cho hộ có đủ căn cứ. Khai sai ngành rồi sửa cũng mất thời gian, mà trong lúc chờ sửa bạn vẫn phải nộp thuế.
Việc đáng làm thay vì nghe đồn là đọc lại giấy đăng ký, xem mã ngành đang ghi là gì, rồi đối chiếu với danh mục hàng bạn bán nhiều nhất. Nếu tỷ lệ hàng bán chính không khớp với mã ngành, đó là lý do nên điều chỉnh hồ sơ, chứ không phải lý do nên giữ nguyên cho đỡ phiền.
Một danh sách kiểm tra đầu quý
Cuối mỗi quý, làm bốn việc theo thứ tự này là đủ.
Một là mở thông báo nộp thuế và ghi lại hạn chót thật, không dựa vào trí nhớ. Số tiền phải nộp thì lấy đúng con số trên thông báo, đừng tự nhân.
Hai là lấy doanh thu thật của quý vừa rồi từ sổ sách rồi so với mức ấn định. Chênh nhiều thì xử lý theo hướng đó: bán nhiều hơn nhiều thì cân nhắc đăng ký lại ngành, bán ít hơn nhiều thì xem có nên tạm dừng.
Ba là kiểm tra xem có món nào không đủ ngành hàng đăng ký không. Ví dụ đăng ký bán lẻ tạp hoá nhưng lại bán thêm nước uống đóng chai, đó là chỗ cần hỏi lại cơ quan thuế.
Bốn là nộp tiền đúng hạn và lưu lại giấy nộp. Không có giấy nộp thì mọi việc đối chiếu về sau khó hơn nhiều so với mười phút chuẩn bị.
Nếu chưa bắt đầu giữ sổ sách, đây là lúc tốt để bắt đầu bằng cách đơn giản nhất: mỗi ngày ghi doanh thu và chi phí, cuối tuần xem lại. Khi quen rồi chuyển sang phần mềm sẽ dễ hơn nhiều, vì bạn chỉ đang thay cách làm chứ không học thêm một hệ thống mới. Cách dùng phần mềm quản lý bán hàng trong ghi chép hằng ngày có phần chi tiết cho việc này.
Cần tư vấn theo ngành, gọi hotline/Zalo 0907.943.968.
Bài viết này mang tính tham khảo chung. Mức thuế khoán và thủ tục tạm dừng có thể khác theo ngành hàng, địa phương và thời điểm, nên điểm chốt cuối cùng nên lấy từ thông báo của cơ quan thuế nơi bạn đăng ký.
Nếu bạn đang chuẩn bị mở cửa hàng mới, hãy xem thêm mục các bài về kinh doanh và bền vững để nắm những chuyện phải xử lý cùng lúc, từ vốn cho tới thuế khoán này.