Phòng tập gym bán gói tập theo tháng thu tiền dễ hơn
Phòng gym bán gói tập theo tháng có lợi thế lớn hơn bán lẻ từng buổi: tiền vào trước, khách tập lâu dài, và phòng biết trước có bao nhiêu người sẽ đến. Nhưng cũng vì vậy mà việc quản lý hội viên phải cẩn thận, vì một hội viên hết hạn mà không gia hạn là mất một khách trung thành.
Phần khó nhất không phải thu tiền, mà là biết hội viên nào sắp hết hạn, hội viên nào đang tập ít dần, và hội viên nào cần được nhắc nhở. Không có hệ thống ghi chú thì nhân viên phải nhớ hàng trăm cái tên, và nhớ là không đáng tin.
Ghi ngày bắt đầu và ngày hết hạn
Mỗi hội viên cần có hai ngày ghi rõ: ngày bắt đầu tập và ngày hết hạn. Hai ngày này quyết định việc thu tiền lần tiếp theo, cũng quyết định việc nhắc khách gia hạn.
Nên dùng phần mềm hoặc ít nhất là bảng tính để ghi hai ngày này. Ghi trong đầu thì quên, ghi trên giấy rời thì dễ thất lạc. Phần mềm còn giúp tự động tính số ngày còn lại, không phải đếm tay.
Ngày hết hạn nên ghi cả tháng lẫn năm, không chỉ ghi ngày. Ví dụ hết hạn ngày mười lăm tháng Mười, không ghi chung chung là hết hạn tháng Mười. Ghi rõ thì dễ sắp xếp lịch nhắc khách.
Ghi số buổi còn lại
Gói tập theo tháng thường tính theo số buổi, không tính theo ngày. Một hội viên mua gói mười hai buổi trong một tháng, nếu tập đủ mười hai buổi thì hết gói, dù tháng chưa hết.
Ghi số buổi còn lại giúp nhân viên biết hội viên nào cần khuyến khích tập nhiều hơn, hội viên nào đang tập ít dần. Hội viên tập ít dần thường là hội viên sắp bỏ, cần được hỏi thăm và tìm hiểu lý do.
Nên có quy định rõ: hội viên không tập trong bao nhiêu ngày thì gói bị tạm dừng. Ví dụ không tập mười bốn ngày thì gói tạm dừng, hội viên phải liên hệ để kích hoạt lại. Quy định này giúp tránh tình trạng hội viên mua gói xong không bao giờ tập.
Ghi tên huấn luyện viên phụ trách
Hội viên thường gắn với một huấn luyện viên cụ thể. Ghi tên huấn luyện viên phụ trách giúp phân công rõ ràng, cũng giúp huấn luyện viên biết mình phụ trách bao nhiêu hội viên.
Huấn luyện viên phụ trách nên là người nhắc nhở hội viên khi họ tập ít dần hoặc sắp hết hạn. Nhắc nhở từ người quen thuộc hiệu quả hơn nhiều so với nhắc từ người lạ.
Nếu huấn luyện viên nghỉ việc, cần chuyển hội viên sang huấn luyện viên khác và thông báo cho hội viên. Không thông báo thì hội viên đến phòng không thấy người quen, dễ nảy sinh ý định bỏ.
Ghi lịch tập của từng hội viên
Lịch tập giúp phòng biết giờ nào đông, giờ nào vắng. Biết giờ đông thì phân công nhân viên đúng lúc, biết giờ vắng thì tổ chức các lớp tập nhóm hoặc khuyến mãi.
Lịch tập cũng giúp nhân viên chào đón hội viên đúng giờ, tạo cảm giác được quan tâm. Hội viên đến đúng giờ mà không ai chào thì dễ cảm thấy bị bỏ rơi.
Nên ghi lịch tập theo tuần, không ghi theo ngày. Ví dụ hội viên A tập vào thứ Hai, Tư, Sáu hàng tuần, giờ tối sáu giờ. Ghi theo tuần thì dễ nhìn tổng thể, cũng dễ sắp xếp lịch cho huấn luyện viên.
Thu tiền đầu tháng
Thu tiền đầu tháng giúp phòng có dòng tiền ổn định, đủ trả tiền thuê mặt bằng và lương nhân viên. Thu cuối tháng thì dễ giữ khách hơn, nhưng phòng phải chịu áp lực tài chính trong suốt tháng.
Nhiều phòng kết hợp hai cách: thu trước cho gói dài hạn, thu sau cho gói ngắn hạn. Gói ba tháng trở lên thu trước, gói một tháng thu sau. Cách này vừa có tiền vào sớm, vừa giữ được khách mua gói ngắn.
Nên có chính sách ưu đãi cho khách thu trước: giảm giá một phần trăm hoặc tặng thêm một buổi tập. Ưu đãi này không lớn nhưng giúp khách thấy lợi khi trả tiền trước.
Nhắc khách gia hạn trước khi hết hạn
Hội viên hết hạn mà không gia hạn là mất khách. Nên nhắc khách gia hạn trước khi hết hạn khoảng bảy ngày, để khách có thời gian suy nghĩ và chuẩn bị tiền.
Nhắc qua tin nhắn hoặc điện thoại, không nhắc qua mạng xã hội. Tin nhắn cá nhân thấy riêng tư hơn, cũng dễ theo dõi hơn. Nội dung tin nhắn nên ngắn gọn: chào hỏi, nhắc ngày hết hạn, và gợi ý gói gia hạn.
Nếu khách không gia hạn, hỏi lý do. Lý do thường là không có thời gian, không hợp với phòng, hoặc tài chính. Biết lý do thì phòng điều chỉnh được dịch vụ, cũng biết cách giữ khách trong tương lai.
Tổng kết cuối tháng
Cuối tháng cần tổng kết: bao nhiêu hội viên mới, bao nhiêu hội viên gia hạn, bao nhiêu hội viên bỏ. Ba con số này cho biết phòng đang phát triển hay đang suy giảm.
Hội viên mới nhiều mà hội viên bỏ cũng nhiều thì phòng đang thay đổi khách, không phải phát triển. Hội viên gia hạn nhiều thì phòng đang giữ được khách cũ, đó là tín hiệu tốt.
Tổng kết cũng giúp phòng biết tháng nào khách ít, tháng nào khách nhiều. Biết tháng nào khách ít thì phòng tổ chức khuyến mãi hoặc lớp tập nhóm để thu hút khách mới.
Chăm sóc hội viên ngoài giờ tập
Hội viên không đến phòng tập thì càng khó giữ, nhưng không phải lúc nào cũng phải ở phòng. Có nhiều cách chăm sóc hội viên từ xa, và cách này thường rẻ hơn nhiều so với việc giảm giá.
Gửi bài tập qua tin nhắn mỗi tuần một lần, mỗi bài khoảng ba mươi phút. Hội viên tập ở nhà vẫn duy trì được thói quen, đồng thời nhớ tới phòng tập.
Nhắn tin nhắc mốc quan tâm, ví dụ hội viên từng hỏi về giảm cân thì gửi thông tin về chế độ ăn. Không nhắc bán hàng, chỉ nhắc giúp khách, thì khách thấy quán thật sự quan tâm.
Có nhóm chat cho hội viên, mỗi tuần đăng một bài tập và một lời khuyên. Nhóm chat giúp hội viên gắn bó với nhau, nhiều người ở lại vì đồng đội chứ không chỉ vì thiết bị.
Giữ hội viên khi họ tập ít dần
Hội viên tập ít dần là dấu hiệu sắp bỏ. Thường thì sau mùa lễ, sau kỳ thi, hoặc khi công việc bận. Phòng nên hỏi thăm trước khi khách tự bỏ.
Cách hỏi thăm nhẹ nhàng: nhắn tin hỏi khoảng thời gian gần đây có bận quá không, có cần điều chỉnh lịch tập không. Câu hỏi không gây áp lực, khách dễ trả lời thật.
Nếu khách bận tạm thời thì tạm dừng gói, giữ nguyên số buổi còn lại. Tạm dừng không mất tiền khách mà vẫn giữ được hội viên trong phòng.
Nếu khách thật sự không tập nữa, hỏi lý do. Lý do là không hợp huấn luyện viên thì đổi người phụ trách. Lý do là phòng đông, chờ lâu thì bố trí thêm khung giờ tập.
Viết bài này dùng để xử lý gì
Bài này dành cho phòng gym nhỏ, dưới năm mươi hội viên, bán gói tập theo tháng. Nguyên tắc lớn nhất: ghi rõ ngày bắt đầu, ngày hết hạn, số buổi còn lại, và nhắc khách gia hạn trước khi hết hạn.
Cần tư vấn theo ngành, gọi hotline/Zalo 0907.943.968.
Thu tiền và quản lý thiết bị
Ngoài tiền gói tập, phòng gym còn thu tiền các khoản nhỏ: nộp phí, cà phê, thuê khăn, dụng cụ tạm. Khoản này ít tiền nhưng dễ lẽn, nếu không ghi lại thì cuối tháng không biết đã thu bao nhiêu.
Nên có một quỹ nhỏ đặt ở quầy lễ tân, ví dụ ba triệu, và ghi rõ trong sổ ai lấy bao nhiêu vì việc gì. Cuối ngày đối chiếu quỹ với tờ ghi chi, lệch là biết ngay.
Thiết bị trong phòng cũng cần kiểm tra định kỳ, không chờ đến khi hỏng. Máy tập nên vệ sinh và bảo dưỡng mỗi tháng một lần. Dây đàn, băng đeo, và cân điện tử cũng cần kiểm tra.
Máy hỏng một buổi thì hội viên bực, đặc biệt là hội viên trả tiền tháng. Nên có dự phòng cho thiết bị quan trọng, thay máy chính không thay được thì có máy phụ chạy được.
Quy trình cho hội viên mới
Hội viên mới đến phòng thường bối rối: không biết khu nào, không biết dùng thiết bị nào, không biết đổi khăn ở đâu. Hướng dẫn một lần lúc đăng ký giải quyết phần lớn câu hỏi.
Nên có một tờ hướng dẫn ngắn, ghi rõ: khu tập tạ, khu tập chân, phòng thay đồ, vị trí phòng vệ sinh, và số điện thoại của huấn luyện viên phụ trách. Tờ này dán ngay ở quầy lễ tân.
Huấn luyện viên nên hỏi hội viên mục tiêu tập là gì: giảm cân, tăng cơ, hay tăng sức khỏe. Biết mục tiêu thì mới gợi ý bài tập phù hợp, và hội viên có động lý tập tiếp.
Lần đầu tập nên nhẹ, không tải nặng ngay. Hội viên mới nhiều khi tự bơi nhiều hơn mức thân thể chịu được, gây đau và bỏ tập. Nhắc trước bằng lời nói giúp họ tránh.
Sau hai tuần nên gọi điện hỏi thăm. Hội viên mới bỏ trong tháng đầu là do không thấy tiến bộ, gọi hỏi sớm thì kịp điều chỉnh.
Cần tư vấn theo ngành, gọi hotline/Zalo 0907.943.968.