Hàng tồn nằm im trong kho là tiền đang chết
Có một loại lỗi mà cửa hàng nào cũng mắc, nhưng ít ai nhìn thẳng vào: hàng nhập về nhiều hơn khả năng bán. Không phải hàng hỏng, không phải hàng mất, mà là hàng vẫn còn nguyên, vẫn bán được, nhưng nằm im đó hai ba tháng rồi chưa ai mua. Tiền bỏ ra cho món đó vẫn nằm trong kho, không sinh thêm một đồng nào.
Điều khó chịu nhất là con số đó không hiện rõ trên báo cáo lãi lỗ. Doanh thu vẫn đẹp, tiền lãi vẫn thấy, nhưng tiền vốn đang bị khoá trong mấy món không động. Chủ quán nhìn số tiền còn lại trong két mà tưởng cửa hàng đang ổn, trong khi thực ra cửa hàng đang béo mà yếu.
Nếu một hôm bạn muốn nghỉ cửa hàng một tháng mà không lo, số hàng nằm im trong kho chính là thứ quyết định bạn có đủ vững hay không. Bài này nói về sáu việc cụ thể để dọn đống hàng tồn mà không phải bán tháo, và cách theo dõi để nó không tái diễn.
Trước hết phải biết món nào đang nằm im
Không ai xử lý được thứ mình không nhìn thấy. Vấn đề là bảng bán hàng thường chỉ cho bạn thấy món nào bán nhiều, chứ không cho thấy món nào nằm yên. Hai danh sách đó nhìn hoàn toàn khác nhau, và cái thứ hai mới là cái cần hành động.
Cách nhẹ nhất là xếp hạng theo số ngày nằm kho. Món nào quá ba mươi ngày không bán được một cái nào thì coi như đang đứng yên, dù giá vốn của nó rẻ hay đắt. Từ danh sách đó bạn mới biết mình nên xử lý bao nhiêu món, và xử lý món nào trước.
Cách cụ thể để theo dõi nhóm hàng bằng con số thật thì đã ghi ở bài theo doi ban chay ban cham bang con so that.
Bên cạnh đó, nếu bạn muốn gắn việc theo dõi này với quy trình nhập hàng, bài theo doi hang ban chay hang cham de nhap hang dung nói rõ cách dùng danh sách bán chạy để quyết định mua gì.
Kiểm kê kho định kỳ mà không lệch
Nhiều cửa hàng không hề kiểm kê. Họ tin sổ, tin cảm nhớ của nhân viên, tin mấy con số ghi tạm trên giấy. Đến khi cuối năm tổng kết thì mới biết lệch, mà lúc đó thì thường cũng không biết lệch ở món nào.
Kiểm kê định kỳ không cần làm kiểu đóng băng cả cửa hàng. Cách nhẹ là mỗi tháng chọn một nhóm hàng, đếm lại toàn bộ nhóm đó, rồi so với số liệu trên sổ. Nhóm nào trùng khớp thì tin, nhóm nào lệch thì dừng việc đó lại và tìm nguyên nhân.
Điều quan trọng là kiểm kê phải có một danh sách đếm trước, không đếm tự do rồi bổ sung sau. Nếu không, bạn sẽ bỏ sót món nào đó và lại quay về vị trí cũ. Bài kiem ke kho dinh ky khong lech có cách làm từng bước cụ thể cho cửa hàng nhỏ.
Kết quả kiểm kê xong thì đừng dừng ở con số. Phần khó nhất là tìm ra món nào trong số lệch đó đang nằm im lâu ngày nhất, vì đó mới là thứ đáng xử lý.
Lệch kho cuối tháng thì xử lý theo thứ tự nào
Cuối tháng là lúc báo cáo ra số liệu, cũng là lúc mọi thứ lộ ra. Lệch kho lúc này khó chịu hơn giữa tháng vì nó ảnh hưởng trực tiếp tới con số lãi mà bạn sắp xem.
Xử lý lệch kho cuối tháng theo một thứ tự cố định sẽ bớt rối hơn nhiều so với thấy sai thì sửa ngay. Trước hết là chấp nhận con số thực tế, sau đó tìm món lệch, tiếp theo là quyết định xử lý món đó, và cuối cùng mới sửa sổ. Chi tiết từng bước nằm ở bài xu ly lech kho cuoi thang sao cho het han luon.
Nếu một món lệch đã bị bán mà chưa ghi, thì ghi bổ sung vào tháng này còn hơn là bù trừ âm thầm.
Đừng sửa sổ cho khớp rồi tưởng xong. Sổ sửa cho khớp chỉ là làm cho báo cáo đẹp hơn, chứ đống hàng thực tế vẫn nằm đó.
Hàng hết date thì xử lý sớm, đừng chờ đến lúc hỏng
Hàng có date thì cái hạn không phải chuyện xa xỉ. Bán ra một hộp sữa quá date thì khách quay lại không mua nữa, mà lỗi lại đổ về phía bạn chứ không phải phía nhà cung cấp.
Có mấy cách xử lý, nhưng nguyên tắc chung là càng sớm càng tốt, và mỗi ngày chờ thêm là một khoản lỗ chắc chắn. Bài xu ly hang het date truoc khi lo nói rõ các cách xử lý theo từng tình huống, kể cả trường hợp hàng còn rất nhiều nhưng date sắp cận.
Phần khó hơn là phát hiện ra món nào sắp hết hạn trước khi nó lên kệ. Cách làm ít công sức nhất là ghi ngày hết hạn lên mặt hộp, rồi mỗi tuần có một người đi một vòng kệ nhìn. Nghe thì đơn giản, nhưng nhiều cửa hàng không làm được vì ai cũng bận, nên phần mềm có sẵn cảnh báo thì tiện hơn nhiều.
Nếu bạn đang bán nhiều đồ có date như thực phẩm, bài theo doi date hang thuc pham nói cách lập danh sách cảnh báo sao cho đúng với đồ của mình, không bị cảnh báo nhiều đến mức tê.
Giảm giá xả hàng tồn, nhưng giảm có chừng
Khi hàng tồn đã nằm lâu, giảm giá là cách nhanh nhất để chuyển nó thành tiền. Nhưng giảm kiểu "đại hạ giá" mà không tính trước là cách nhanh nhất để lỗ thêm.
Trước khi giảm, hãy tính một câu: giá mới phải cao hơn giá vốn cộng phần hao hư tự nhiên bao nhiêu? Nếu đáp án là không, thì bạn đang mua tiền mặt về bằng hàng mà chỉ số dương là tiền lãi thuần.
Bài giam gia xa hang ton dung luc ma van co loi có cách chia ba mức giá để vừa đẩy hàng đi vừa giữ được biên lợi nhuận, và cách chọn mức cho từng món theo số ngày nằm kho.
Kèm theo giảm giá thường đi kèm tặng kèm, mà tặng kèm thì lại làm hao biên lợi nhuận nếu không kiểm soát. Cách kiểm soát mức tặng và mức giảm cùng lúc nằm ở bài kiem soat hang khuyen mai tang kem cho chat che.
Nhập hàng mới thì đừng quên bước đếm
Phần lớn đống hàng tồn sinh ra không phải từ hàng cũ, mà từ đợt nhập sai. Nhập nhiều hơn sức bán vì thấy số lượng nhỏ thì rẻ hơn, rồi bán không hết, rồi lại nhập tiếp vì kho còn trống chỗ.
Bước hay bị bỏ là đếm hàng nhập về và đối chiếu với phiếu. Không đếm thì bạn không biết mình thiếu hàng hay dư hàng, và cả hai đều là lỗ mà bạn sẽ không bao giờ tìm ra. Bài kiem tra hang nhap thieu hu hong cho chac chan nói cụ thể phần kiểm tra này làm thế nào cho nhanh mà không bỏ sót.
Một câu hỏi nữa cũng đáng tự trả lời mỗi lần nhập: mua theo đơn vị lớn hay chia ra mua từng lô nhỏ. Hai cách đó khác nhau ở tiền vốn nằm im, khác nhau ở rủi ro hàng bị ép. Bài nhap hang theo don vi lon hay mua tung lo nho so sánh cụ thể hai lựa chọn này.
Nếu bạn còn đang phân vân về quy trình nhập, bài nhap hang moi dung quen buoc nay gom các bước về đúng thứ tự để việc nhập hàng không sinh thêm hàng tồn vô ích.
Kho bừa bộn thì tìm hàng mất thời gian, và đó cũng là một cách lãng phí
Tưởng như không liên quan, nhưng kho xếp chật và kho xếp lung tung đều khiến việc bán chậm đi. Người bán phải mất thêm một phút mỗi lần lấy hàng, và cái phút đó nhân lên hàng trăm lần mỗi ngày thành một khoảng tiền lương bị đốt.
Cách xếp kho gọn cho cửa hàng nhỏ đã được ghi ở bài sap xep kho gon gang de tim hang nhanh hon moi ngay.
Ngoài cách xếp, cách chia kho theo nhóm hàng để nhớ lâu không nhầm lẫn cũng đáng áp dụng, chi tiết ở bài chia kho theo nhom hang de nho lau khong nham lan.
Có những lúc hàng nhiều không còn chỗ ở cửa hàng, lúc đó câu hỏi là giữ hàng ở nhà hay thuê kho ngoài. Hai cách này có chi phí và rủi ro khác nhau, đã so sánh ở bài de hang o nha hay thue kho ngoai cho quan nho.
Mấy loại hàng đặc biệt cần quy tắc riêng
Không phải mọi món tồn đều giống nhau. Có mấy loại hay sinh rắc rối hơn, nếu không có quy tắc riêng thì càng để lâu càng khó xử lý.
Hàng bán âm, tức là đã giao cho khách nhưng chưa thu tiền, không nằm trong kho nên hay bị quên mất. Cách xử lý đã ghi ở bài ban hang am kho xu ly sao cho khoi roi so lieu.
Hàng ký gửi của khách, tức là hàng của người khác để ở cửa hàng của bạn, dễ lẫn với hàng của bạn. Bài quan ly hang ky gui tai cua hang cho do le te nói cách tách hai loại này.
Bao bì, vỏ chai, hộp, khay, các kiểu đồ đựng khách trả lại. Chúng không có giá trị lớn nhưng lại chiếm chỗ và nếu không gom đúng chỗ thì lấy nhầm lúc đóng gói. Cách quản lý đơn giản nằm ở bài quan ly bao bi vo chai doi tra cho khao hao hut.
Nếu dùng phần mềm thì việc này nhẹ hơn nhiều
Phần mềm bán hàng lưu giá vốn, tồn kho và lịch sử bán cùng nhau, nên báo cáo tồn và báo cáo lãi tách ra được. Món nào đang nằm im thì hệ thống tự ra con số ngày nằm kho, không cần bạn tự tính.
Tính năng quan ly kho của EBIZ POS theo dõi nhập xuất tồn và kiểm kê, đồng thời cảnh báo hàng sắp hết date.
Phần quan ly mua hang chi giúp bạn thấy mình đang mua vào món nào nhiều hơn mức bán được.
Nguyên tắc quản lý tồn kho khi bán theo đơn vị lẻ đã được viết ở bài quan ly ton kho chinh xac de kinh doanh hieu qua.
Nếu bạn đang cân nhắc làm bằng phần mềm hay tính tay trong sổ, bài phan mem ban hang noi bo có so sánh chi tiết.
Muốn có mẫu miễn phí để tự làm thử thì tải bộ file mẫu quản lý cửa hàng tại github.com/hakiet/mau-quan-ly-cua-hang.
Việc nên làm tuần này
Nếu tuần này chỉ làm được vài việc thì làm ba việc này.
Một là lấy danh sách những món đã nằm kho trên ba mươi ngày mà chưa bán được cái nào. Danh sách này là đích đến của mọi việc còn lại.
Hai là kiểm kê một nhóm hàng duy nhất, nhóm mà bạn còn giữ sổ đủ rõ, để lấy lại niềm tin vào số liệu trước khi làm gì khác.
Ba là chọn một món trong danh sách tồn và quyết định dứt khoát: giảm giá, trả lại nhà cung cấp, hoặc bán lời. Một món có quyết định rõ ràng sẽ giải phóng một khoản tiền, và khoản tiền đó là thứ bạn đang thiếu nhất.
Ba việc đó xong, bạn sẽ lần đầu tiên nhìn thấy rõ cửa hàng mình đang có bao nhiêu tiền thật nằm trong hàng, và phần nào là tiền đang chết. Từ đó mỗi lần nhập hàng mới sẽ biết trước mình đang mua vào bao nhiêu.