Máy in hóa đơn để bàn hay cầm tay cái nào hợp

Mua máy in hóa đơn cho quán, đứng trước hai lựa chọn đơn giản: máy để bàn lớn, cắm điện, in liên tục; hoặc máy cầm tay nhỏ, chạy pin, mang theo người. Cả hai đều in được hóa đơn bán hàng, nhưng phù hợp với cách làm khác nhau.

Nói trước: quán ngồi tại chỗ, in nhiều hóa đơn mỗi ngày thì máy để bàn. Quán đi chợ, đi giao hàng, in trong xe hoặc phụ huynh đi siêu thị thì máy cầm tay. Bài này so từng cái để biết shop mình cần cái nào.

Chuyện nên chọn máy in kỹ thuật số hay in giấy thường đã có ở bài máy in hóa đơn hay in giấy thường. Bài này so hai kiểu máy in nhiệt.

Máy để bàn: nhanh, bền, cắm điện

Máy để bàn là loại phổ biến ở quán. Giấy cuốn vào trong máy, bấm in là hóa đơn ra từng tờ liên tục. Quán cà phê bình dân mỗi ngày hai ba trăm ly, mỗi ly một hóa đơn nhỏ thì máy để bàn chạy không xuể, không nóng, không kẹt.

In liên tục là điểm mạnh lớn nhất. Khách tới sáu bảy đứa một lúc, bấm một loạt, máy in sáu bảy hóa đơn trong vài giây. Máy cầm tay phải chờ từng tờ, khách xếp hàng chờ hóa đơn, xong xuôi đã thêm nửa phút.

Độ bền cũng khác hẳn. Máy để bàn cắm điện, không lo pin yếu, in suốt ngày không nóng máy. Vỏ máy chắc chắn, để góc quán cả năm không hỏng. Máy cầm tay pin yếu, đánh rơi là vỡ linh kiện, năm hai lần gửi sửa.

Giấy in của máy để bàn cuộn lớn hơn, một cuộn in được cả trăm hóa đơn. Máy cầm tay cuộn nhỏ hơn, thay giấy thường xuyên hơn. Giấy nhiệt thì giấy băng, giữ được lâu bẩn, không giữ được lâu như giấy thường.

Nhược điểm máy để bàn là cồng kềnh. Phải cắm điện, phải chỗ đặt, muốn nhấc đi chỗ khác phải ngắt điện rồi cắm lại. Mất điện thì đứng hình, không có pin dự phòng. Máy cầm tay không có chuyện này, pin sạc được mang đi bất cứ đâu.

Nhưng giá máy để bàn rẻ hơn máy cầm tay cùng phân khúc. Máy để bán loại phổ thông chỉ vài trăm nghìn, cùng tiền đó mua máy cầm tay loại kém. Mất điện thì mua ổn áp hoặc bình tích điện nhỏ cho máy, rẻ hơn tiền chênh.

Máy cầm tay: mang đi, chạy pin, tiện

Máy cầm tay làm việc mà máy để bàn không làm được: in ở chỗ không có điện. Đi chợ in hóa đơn cho khách lẻ, đi giao hàng in giấy gửi kèm, chợ phiên bày hàng giữa sân in tag giá. Pin sạc đầy mang theo, không cần ổ điện.

Nhẹ nhàng là lợi thứ hai. Máy nặng chưa tới một ký, bỏ cốp xe máy, thắt lưng, túi xách. Đi bán hàng vỉa hè, bán tại chợ, mang đi giao hàng thì nhẹ làm nên việc. Máy để bàn thì phải đặt chỗ cố định, không nhấc lên được.

Giá máy cầm tay cũng có loại rẻ, vài trăm nghìn là có máy in bluetooth được. Quán nhỏ vốn ít, mới bán thử thì mua máy cầm tay loại rẻ cho đỡ eh, chưa cần đầu tư máy đắt. Bán được rồi nâng cấp sau.

Nhưng máy cầm tay in chậm hơn rõ rệt. In từng tờ một, cuộn giấy nhỏ thay thường xuyên. Pin không đủ cho cả ngày in liên tục đâu, máy nóng nếu in từng loạt. Cầm trên tay lâu thì mỏi, đặt xuống bàn lại lộn cái đế.

Quán đông đơn mà dùng máy cầm tay là khổ. Khách xếp hàng chờ hóa đơn, phần tiếp theo chưa in xong phần trước. Mà máy chạy liên tục nóng máy, pin tụt nhanh, cuộn giấy hết giữa ca đông. Cuối ngày chủ kiệt sức vì đi thay giấy, không phải vì bán hàng.

In qua bluetooth hay cắm dây

Kết nối là chuyện không thể xem nhẹ. Máy cầm tay chủ yếu kết nối bluetooth, điều kiện tiện nhưng cũng dễ lỗi. Điện thoại yếu pin, cách máy quá xa, hoặc chuột điện máy quay là mất kết nối. Quán đông khách thì một lần mất kết nối là lộn xộn cả ca.

Máy để bàn có thể kết nối bằng dây, qua cổng USB hoặc LAN. Dây thì ổn định nhất, không phụ thuộc bluetooth, không sợ mất kết nối. Máy để bàn nhiều loại còn nối được cả điện thoại lẫn máy tính, dùng từ nhiều thiết bị.

Quán nhỏ dùng điện thoại bán hàng thì bluetooth cũng đủ, miễn là đúng máy đúng app. Đăng ký ghép máy in với điện thoại khi mua, đặt tên rõ ràng để không bấm nhầm máy khác. Đặt máy trong tầm tay, cách chưa tới hai mét, tránh góc khuất có nhiều thiết bị bluetooth khác.

Nếu đã dùng phần mềm quản lý bán hàng thì nên chọn máy tương thích phần mềm đó. Phần mềm ghi rõ loại máy in được hỗ trợ, mua đúng chủng loại là xong. Mua máy đời cũ phần mềm không nhận thì khốn khổ, phải gõ tay hoặc đổi máy.

Nên để ý lệnh in có in được mã đơn hàng không. Mã đơn hàng giúp đối chiếu khách nhận đúng món, giúp đối soát cuối ngày. Máy chỉ in giá và ngày giờ thì thiếu thông tin, nhân viên phải ghi tay thêm, lúc đông là loạn.

Giấy in nhiệt chọn thế nào

Giấy nhiệt rẻ và phổ biến, nhưng chọn sai cuộn thì hóa đơn nhạt, chữ mờ vài ngày là mất. Giấy nhiệt rẻ thì bôi lớp nhiệt mỏng, để chỗ nóng nóng chữ bay, nắng chiếu vào trắng xóa. Giấy tốt thì chữ đậm, giữ được hai ba năm ở nơi khô ráo.

Giấy cuốn nhỏ dùng cho máy cầm tay, cuộn lớn dùng cho máy để bàn. Mua đúng kích thước máy, không phải loại nào cũng vừa. Cuộn nhỏ đặt vào máy lớn thì lỏng lẻo, cuộn lớn không vừa máy cầm tay. Giá giấy chênh không bao nhiêu, cứ mua loại đúng máy loại tốt.

Chất giấy in ra còn phụ thuộc đầu in của máy. Đầu in cũ, in hoài thì nhạt dần, dù giấy tốt cũng kém. Đầu in hỏng thì thay, giá thay không đáng bao nhiêu so với máy mới. Máy in được một hai năm mà hóa đơn nhạt là thay đầu in trước, đừng vội mua máy mới.

Giấy nhiệt cũng có giá thành rõ. Một cuộn vài nghìn tới mười mấy nghìn tùy kích thước và chất lượng. Quán vừa lượng tiêu thụ không nhiều thì chi phí giấy không đáng kể. Quán lớn in cả nghìn hóa đơn thì tính vào chi phí, chọn cuộn vừa phải cho đỡ tốn.

Bảng so nhanh một nhìn

Tốc độ: để bàn in liên tục, cầm tay in từng tờ.

Điện: để bàn cắm điện, cầm tay chạy pin.

Bền: để bàn bền, cầm tay dễ hỏng nếu đánh rơi.

Kích thước: để bàn cồng kềnh, cầm tay nhẹ mang đi.

Kết nối: để bàn nối dây được, cầm tay chủ yếu bluetooth.

Giá: để bàn rẻ hơn, cầm tay cùng tiền thì loại kém.

Mất điện: để bàn đứng hình, cầm tay in tiếp được.

Quán nào chọn máy nào

Chọn để bàn nếu: quán cố định có điện, in nhiều đơn mỗi ngày, cần in liên tục giờ cao điểm, đã dùng phần mềm bán hàng, muốn bền dùng lâu. Cà phê, trà sữa, quán ăn có chỗ ngồi là đủ tiêu chí.

Chọn cầm tay nếu: bán đi nhiều nơi không có điện, in ít đơn, cần mang theo người, vốn ít chưa muốn đầu tư, bán tại chợ hoặc đi giao hàng. Bán online, chợ phiên, bán vỉa hè hợp máy này.

Có cả hai nếu: quán cố định mà chủ cũng hay đi giao hàng. Máy để bàn ở quán in liên tục, máy cầm tay theo xe in hoặc giao. Hai máy không đắt lắm nhưng giải quyết đủ chuyện, khỏi phải tranh dùng một máy.

Quán mới nên mua máy để bàn loại phổ thông trước, rẻ mà đủ dùng. Cần đi giao mới thêm máy cầm tay sau. Mua máy cầm tay trước rồi thấy chậm lại mua thêm máy để bàn thì phí tiền. Đặt quán có điện thì để bàn là chính.

Mua máy thì chú ý gì

Bảo hành là chuyện đầu tiên. Máy in hơi nóng, đầu in hỏng nhanh. Mua chỗ bảo hành rõ ràng, ít nhất sáu tháng, có đầu in thay thế. Máy rẻ không bảo hành thì hỏng là mua lại, thành ra đắt.

Hỏi loại giấy dùng được với máy. Máy chỉ chạy được giấy nhạy nhiệt riêng thì tìm mãi không có là khốn. Nên mua máy dùng giấy nhiệt phổ biến để thay giấy đâu cũng có. Nhà cung cấp yếu thì tìm thay cũng khó.

Thử in trước khi mua. In mấy hóa đơn xem chữ đậm rõ không, giấy vào ra có mượt không, có kẹt không. Máy để bàn thì bật lên chạy thử, nghe tiếng động. Mua online coi video thử của người bán, đừng tin ảnh đẹp.

Quán bán trên sàn thì hóa đơn in ra gắn vào gói hàng, khách dán lên thùng carton rồi xem có phải mình không. Quán bán tại cửa hàng thì khách cầm hóa đơn ra cửa, hóa đơn nhỏ gọn là hơn. Cùng một máy in nhưng cách dùng mỗi chỗ một khác, chi tiết có trong bài bán trên sàn so với bán tại cửa hàng. Giá chênh vài chục nghìn nhưng bán đúng model và có bảo hành thì đáng hơn mua vài trăm nghìn rẻ hơn nhưng bán linh kiện rời. Giá rẻ bất thường thì coi chừng máy cũ sơn mới.

Cần tư vấn theo ngành, gọi hotline/Zalo 0907.943.968.