Cho thuê thiết bị cho cửa hàng: khi nào thuê, khi nào mua đứt

Có những món thiết bị chủ cửa hàng nghĩ tới suốt rồi thôi, nhưng khi đi ngân sách thì lại dè. Máy in tem nhãn, cân điện tử, tủ kính trưng bày, xe đẩy hàng, máy pha cà phê, bàn làm việc thuê ngoài. Mua đứt thì mất một khoản tiền lớn mà mấy tháng đầu chưa chắc dùng hết sức, thuê thì nhẹ đầu hơn nhưng lại phải tính toán.

Có một cách chia đẻu mà nhiều người bán thiết bị không nói: so sánh với việc trả tiền điện và tiền bảo trì, rồi nhìn vào con số số tháng mà thiết bị đó phục vụ trực tiếp cho món hàng đang bán chạy.

Bài này nói về cách quyết định thuê hay mua, cách đọc hợp đồng thuê cho đúng, và những chi phí ẩn mà nhiều người bỏ sót.

Ba câu hỏi để biết mình nên thuê hay mua

Câu thứ nhất: món hàng này có phải thứ bán ra tiền không. Nếu thuê thiết bị mà phục vụ một món hàng đang bán chạy, thì khoản chi đó tự bù lại nhanh. Ngược lại, thuê thiết bị cho món hàng bán chậm thì chỉ là chi phí nằm yên.

Câu thứ hai: dùng bao nhiêu phần trăm thời gian. Máy in tem dùng một tiếng mỗi ngày thì thuê cũng không đáng, mua mới hợp. Máy pha cà phê dùng cả ngày thì thuê có lý. Một cách tính đơn giản là nếu thiết bị đang rảnh quá một nửa thời gian mở cửa, thì mua sẽ tiện hơn thuê, vì tiền thuê vẫn phải trả đủ tháng.

Câu thứ ba: nếu thiết bị hỏng, bạn chờ bao lâu. Máy tính tiền hỏng thì không bán được hàng, nên phải có dự phòng. Bài lưu điện dự phòng cho quầy tính tiền nói việc chuẩn bị dự phòng thế nào cho hợp lý.

Ba câu hỏi đó trả lời được phần lớn các trường hợp, không cần so sánh bảng giá dài.

Cách so sánh tiền thuê và tiền mua

Đừng so tiền thuê hàng tháng với giá mua. Phải so với tổng chi phí trong suốt thời gian bạn dùng nó.

Ví dụ một chiếc cân điện tử giá bốn triệu, dùng được ba năm, mỗi tháng dùng mười lần. Tổng chi phí chia đều ra chỉ hơn một trăm nghìn mỗi tháng, chưa kể tiền bảo trì. Nếu thuê mỗi tháng ba trăm nghìn, thuê đắt hơn rõ ràng.

Ngược lại, một chiếc tủ kính trưng bày mới giá mười hai triệu, bạn định dùng đúng một mùa Tết rồi bán lại được bốn triệu, tổng hao tám triệu trong ba tháng. Nếu thuê một tháng ba triệu thì rẻ hơn.

Công thức đơn giản là lấy giá mua trừ tiền bán lại được, chia cho số tháng dùng, rồi cộng thêm tiền bảo trì dự tính. Nếu con số đó lớn hơn tiền thuê thì mua.

Đừng quên một khoản nữa: tiền vốn bị khoá. Tiền mua nằm trong tài sản cố định và sau này bán lại mới lấy lại, còn tiền thuê thì mất hẳn. Nếu dòng tiền còn chật thì thuê giúp bạn không phải vay tiền để mua một cái máy.

Những chi phí ẩn khi thuê

Giá thuê trên hợp đồng thường không phải toàn bộ số tiền bạn trả. Cần hỏi rõ và cộng thêm vào bảng tính.

Phí vận chuyển và lắp đặt, thường trả một lần lúc đầu. Phí bảo trì định kỳ, có nơi gồm cả phí công tác ra đến tận nơi. Phí gia hạn hợp đồng, và mức tăng giá khi gia hạn. Tiền cọc, thường bằng một đến ba tháng tiền thuê, và câu hỏi là bao giờ hoàn lại, có trừ tiền hao mòn không.

Bài đối mỗi mới chuyển dữ liệu sao cho tròn nói việc chuyển máy tính tiền cũ sang máy mới thường mất nhiều thời gian hơn người ta nghĩ, nên khoản này cũng nên tính vào khi so sánh thuê với mua.

Các loại thiết bị nên thuê và loại nên mua

Nhìn chung, thiết bị dùng nhiều, cần bảo trì kỹ và tốn chỗ thì nên mua. Thiết bị dùng ít, cần sửa nhiều, hoặc chỉ cần trong một mùa thì nên thuê.

Cân điện tử và máy in tem thường nên mua, vì dùng gần như mỗi ngày và hỏng là ngừng bán được ngay. Bài kết nối cân điện tử với phần mềm nói việc chọn cân gắn với máy tính tiền sao cho bớt gõ tay.

Tủ lạnh, tủ kính trưng bày, bàn làm việc, kệ hàng, xe đẩy thì thuê được nếu bạn mới mở và chưa chắc dùng hết công suất. Bài kho nhỏ sắp xếp sao cho được nhiều hàng nhất nói khi nào nên tự xử lý kho thay vì thuê kho ngoài.

Máy pha cà phê, máy xay, tủ ủ, máy làm đá nếu bạn mới mở quán nước thì thuê là hợp lý. Nhưng nếu đã bán được cà phê đều mỗi ngày và mùa đông lên đơn, thì mua máy xay tốt hơn thuê máy rẻ.

Cách đàm phán và giữ thiết bị trong tay

Khi đi thuê, điều khoản quan trọng nhất là thời gian trả thử và điều kiện kết thúc sớm. Nếu được quyền trả trong một tháng rồi không thuê nữa mà không mất tiền, thì rủi ro thử nghiệm gần như bằng không.

Nhiều nơi cho thuê theo ngày cho thiết bị cần dùng dịp. Mùa lễ hội, mùa khai giảng, mùa cướp hỏi là lúc giá thuê theo ngày bị đẩy lên. Nếu biết trước lịch thì đặt trước vài tuần, giá thường dễ chịu hơn nhiều.

Khi nhận thiết bị, chụp ảnh toàn bộ hiện trạng, ghi rõ số serial và ngày nhận, và yêu cầu biên bản bàn giao có chữ ký hai bên. Bài bàn giao tiền hàng đầy đủ nói vì sao việc bàn giao có đầy đủ quyết định cả ngày hôm sau, và nguyên tắc đó áp dụng y hệt cho thuê thiết bị.

Nhớ ghi lại ngày hết hạn vào một chỗ nhìn thấy được ngay, kèm lệnh nhắc trước một tuần. Trả thiết bị muộn một ngày thì phí phạt có thể bằng cả ngày thuê.

Khi mua nhầm rồi thì làm gì

Có khi đã mua xong mới thấy không hợp, hoặc hàng mua về không dùng được như mong đợi. Xử lý theo thứ tự: kiểm tra thời hạn đổi trả trước, rồi tìm đường bán lại hoặc cho thuê tiếp, và cuối cùng mới tính chuyện sửa chữa.

Nhiều cửa hàng bán lại thiết bị qua chợ trực tuyến hoặc group khu vực, được giá tốt hơn là bỏ không. Bài tìm nguồn hàng giá tốt cho người mới nói cách tìm nguồn hàng, và ở đây nguyên tắc là giống nhau: càng nhiều người hỏi càng dễ bán.

Còn nếu thiết bị cần sửa thì nên sửa ngay, không để tồn. Bài bảo trì thiết bị bán hàng định kỳ nói việc bảo trì đúng lúc rẻ hơn sửa lúc đang hỏng.

Sắm thiết bị cho cửa hàng mới mở

Nếu bạn đang mới mở cửa hàng, nguyên tắc là chỉ mua thứ tối thiểu để bán được ngay, phần còn lại thuê trước. Bài mua máy tính tiền cho cửa hàng nhỏ nói chọn máy tính tiền thế nào để không tốn tiền thừa, và cũng nói về việc dùng chung hay dùng riêng từng ca.

Danh sách mua đầu tiên thường chỉ gồm máy tính tiền, máy in hóa đơn, một chiếc cân nếu bán theo cân, và chỗ kho tối thiểu. Bài tháng đầu mở cửa hàng cần làm gì nói tháng đầu nên dồn tiền vào việc gì.

Thuê thiết bị theo mùa: cách tính cho đừng lỗ

Nhiều thiết bị chỉ có nhu cầu rõ ràng vào một số thời điểm trong năm: bộ đếm lưu lượng và bảng quảng cáo đầu năm, xe đẩy hàng và tủ kính cho mùa lễ, máy in tem khi sếp mùa tết. Những khoảng đó thuê theo tháng hoặc theo ngày thường rẻ hơn nhiều so với mua, và cũng tránh tình trạng thiết bị nằm không suốt cả năm.

Cách tính cho gọn là lấy tổng số ngày cần dùng trong cả năm, rồi nhân với giá thuê theo ngày. Con số đó so với giá mua là căn cứ duy nhất cần thiết. Nếu thuê theo ngày mà gian hàng cần dùng thiết bị suốt ba tháng thì phải đổi sang thuê theo tháng, vì tiền vận chuyển và lắp đặt thường được thu một lần nhưng lại tính thêm phí dịch vụ.

Một chi tiết nữa rất hay bị bỏ: thiết bị thuê theo mùa thường phải trả thêm phí khởi động mỗi lần lấy và trả lại. Nếu lấy trả nhiều lần trong năm thì tổng phí này có thể bằng cả tiền thuê. Vậy nên nếu dùng nhiều đợt, nên ký một hợp đồng thuê dài hơn thay vì thuê rời từng lần.

Thuê thiết bị cùng dịch vụ đi kèm

Một số chỗ cho thuê đi kèm dịch vụ, chẳng hạn máy in kèm thay mực, máy pha kèm vệ sinh định kỳ, thiết bị giám sát kèm lắp đặt và bảo hành. Loại hợp đồng này có thể đắt hơn, nhưng nếu thiết bị thuộc loại dễ hỏng thì chi phí bảo trì có thể nuốt hết phần chênh lệch.

Cách đọc là xem giá thuê đã bao gồm gì: vật tư tiêu hao, công sửa chữa, chi phí đi lại, và thời gian phản hồi khi hỏng. Nếu hợp đồng ghi "bảo trì theo điều kiện" thì cần hỏi rõ điều kiện là gì, vì nhiều chỗ chỉ bảo trì phần cơ bản, còn thay linh kiện vẫn tính tiền.

Bài chọn máy in hóa đơn dễ dùng, dễ cầm tay nói việc chọn thiết bị in hóa đơn cũng cần cân nhắc từ tốc độ dùng thật, chứ không chỉ giá.

Một danh sách ngắn để làm ngay

Một là lập danh sách thiết bị mình đang cân nhắc, và khoanh bên cạnh món hàng nào đang dùng nó, tần suất dùng bao nhiêu lần. Hai là với mỗi món, tính giá thuê, giá mua trừ tiền bán lại chia theo tháng, rồi cộng tiền bảo trì vào cả hai vế.

Ba là hỏi rõ phí vận chuyển, lắp đặt, phí bảo trì, phí gia hạn và tiền cọc. Bốn là đàm phán quyền trả thử, điều kiện kết thúc sớm, và mức phạt trả thiết bị muộn.

Năm là chụp ảnh hiện trạng khi nhận thiết bị, ghi serial, và có biên bản hai bên. Sáu là ghi ngày hết hạn vào chỗ nhìn thấy ngay và đặt lệnh nhắc trước một tuần.

Bảy là với thiết bị đã mua mà thấy không hợp, kiểm tra đổi trả trước, rồi bán lại hoặc cho thuê tiếp, đừng để nằm.

Bảy việc đó giúp tiền thiết bị không trở thành một khoản chi lớn bất ngờ giữa lúc dòng tiền đang căng.

Muốn xem cách theo dõi thiết bị đang dùng và khi nào cần thay thì xem trang báo cáo bán hàng.

Các bài về thiết bị và bảo trì thì nằm ở chuyên mục phần mềm và thiết bị.

Chủ cửa hàng muốn được tư vấn riêng về việc sắm thiết bị gì trước, thuê gì sau, cho tiệm mới mở thì nhắn hotline hoặc Zalo, hoặc ghé văn phòng; thông tin đầy đủ ở trang liên hệ.