Quản lý tủ đông và hàng đông lạnh cho cửa hàng

Tủ đông là nơi tiền của cửa hàng nằm yên trong im lặng. Đá, kem, thịt đông lạnh, cá đông lạnh, nước ngọt đóng chai, đồ uống phải bảo quản lạnh, tất cả nằm trong đó và tất cả đều đứng yên cho tới khi bạn mở cửa tủ ra bán.

Cũng vì đứng yên nên hàng đông lạnh rất dễ bị bỏ quên. Không ai nhìn thấy nó, không ai tự động nhắc bạn, và một lần tủ mất điện vài tiếng là cả kho hàng trong đó có thể phải bỏ đi. Một cái nắp đậy hơi lỏng, một lần đóng cửa tủ quên, một mẻ hàng nhập về không kịp xếp vào tủ, tất cả đều là những việc nhỏ nhưng cộng dồn lại thành thiệt hại lớn.

Bài này nói cách quản lý tủ đông cho cửa hàng nhỏ: chọn nhiệt độ, kiểm soát hàng nhập, kiểm kê, xử lý hạn dùng và bảo trì thiết bị.

Vì sao hàng đông lạnh là mảng dễ lỗ nhất

Hàng bán thường thì hỏng thì khách thấy và không mua, thiệt hại nằm lại ở kệ. Hàng đông lạnh thì hỏng âm thầm hơn nhiều. Một thùng kem bị đóng băng quá lâu không ai nhận ra ngay, đến lúc bán ra thì vị đã đổi và khách không quay lại lần hai. Một lô thịt mất điện sáu tiếng có thể phải bỏ, và số tiền bỏ đó lớn hơn cả tiền lời của cả tuần.

Ba nguyên nhân chiếm phần lớn số lần lỗ: nhiệt độ không đúng, quy trình nhập hàng lộn xộn, và không ai nhớ đến hạn dùng của từng mã hàng.

Bước một: chọn đúng nhiệt độ cho từng loại hàng

Đừng dùng một nhiệt độ cho tất cả. Tủ đông thực phẩm nên để khoảng âm 18 đến âm 20 độ, tủ đông kem có thể để âm 22 để kem cứng hơn, còn tủ đông đồ uống thì âm 10 là đủ. Nếu một tủ chứa nhiều loại, hãy chia khu vực và ghi rõ từng khu vực để bao nhiêu độ.

Chọn sai nhiệt độ tốn tiền theo hai chiều. Để ấm hơn mức cần thì băng thành đá, tốn điện, và bán ra loại đá chảy nước. Để lạnh hơn mức cần thì mất điện nhiều hơn, và thực phẩm đông cứng đá khiến khách phải chờ lâu, mà khách đứng đợi lâu thì bỏ luôn không mua.

Bài theo dõi hạn dùng thực phẩm trong bếp để bán nhanh hơn nói về việc ghi hạn dùng theo từng mã, và hạn dùng chỉ có ý nghĩa khi bạn gắn nó với một nhiệt độ cụ thể.

Nên dán trên cửa tủ một tờ giấy ghi rõ nhiệt độ đang để, nhiệt độ đúng theo mảng hàng, và dòng để ghi nhiệt độ thực tế đo được. Nhân viên ca đêm nhìn tờ giấy đó biết ngay phải làm gì khi tủ chạy lệch.

Bước hai: kiểm soát nhiệt độ hai lần một ngày

Đặt nhiệt kế ở vị trí giữa tủ, không sát vách và không ngay cửa. Nhiệt kế treo trên cửa tủ chỉ đo nhiệt độ bên ngoài, đo vậy thì bao giờ cũng đẹp, lúc tủ hỏng cũng không biết.

Mỗi ngày kiểm tra hai lần: một lần lúc mở cửa hàng và một lần lúc đóng cửa hàng. Ghi lại con số, ghi cả người kiểm tra. Khi tủ hỏng giữa đêm bạn sẽ biết nó hỏng lúc nào, và nguyên nhân thường là cửa tủ đóng không kín, hoặc tủ chạy quá tải vì xếp hàng chặt.

Bước ba: quy tắc nhập hàng đông lạnh vào tủ

Nguyên tắc số một: hàng vừa về phải vào tủ ngay, không để ngoài quá mười lăm phút. Nhiều cửa hàng xếp hàng lên bàn tính tiền rồi mới đưa vào tủ, và trong mười lăm phút đó, nhất là giữa trưa, nhiệt độ mặt trên bọc hàng có thể đã lên cao. Bài nhập hàng mới đừng quên bước này nói về nguyên tắc nhập hàng nói chung, và với hàng đông lạnh thì bước quan trọng nhất chính là tốc độ đưa vào tủ.

Nguyên tắc số hai: không xếp hàng chặt sát tường tủ và không chất tải quá nặng lên kệ dưới cùng, vì khí lạnh không lưu chuyển được. Tủ cần khoảng trống để luồng gió chạy.

Nguyên tắc số ba: thùng xốp phải để đúng chỗ đã quy định, không tùy tiện chất lên tủ đông khác. Với cửa hàng bán nhiều lượng, bài nhập hàng số lượng lớn hay mua từng lô nhỏ có một góc nhìn đáng đọc cho tình huống này.

Bước bốn: xếp hàng theo nguyên tắc cũ trước mới đưa vào sau

Trong tủ đông lạnh, nguyên tắc xếp hàng quan trọng hơn nhiều so với tủ khóa. Hàng vào trước phải ra trước, vì hàng nằm lâu hơn sẽ mất chất lượng nhanh hơn mất tiền.

Cách làm đơn giản nhất là dán nhãn ngày tháng vào mỗi thùng, thùng nào vào trước thì nhãn ngày cũng cũ hơn, và xếp thùng có nhãn cũ nhất ra trước. Với mặt hàng bán theo lô nhỏ như kem que, hãy chia sẵn theo ngày.

Bài cửa hàng trái cây tươi nhập bán trong ngày là một ví dụ đối lập: trái cây tươi không đông lạnh được mà phải bán trong ngày, nên nguyên tắc luân chuyển hàng áp dụng cho nó càng chặt hơn.

Bước năm: kiểm kê tủ đông mỗi tuần

Kiểm kê tủ đông là việc bắt buộc, vì tủ là chỗ mà tiền nằm yên và tự biến mất mà không ai nhận ra. Mỗi tuần một lần, vào một ngày cố định để dễ nhớ.

Cách kiểm kê không mất nhiều thời gian là theo mã và số lượng, không kiểm kê từng thùng. Bạn lấy danh sách mã hàng đang có trong tủ từ phần mềm, đối chiếu với thực tế, và đánh dấu những mã lệch. Bài kiểm kê kho định kỳ mà không lệch: cách làm thật gọn nói rõ cách làm cho đỡ mất thời gian mà vẫn bắt được lệch, và nguyên tắc đó áp dụng nguyên vẹn cho tủ đông.

Chỉ số cần theo dõi mỗi tuần có bốn con số: số mã đang có trong tủ, số mã lệch so với hệ thống, số mã sắp hết hạn, và số thùng phải bỏ vì hư.

Bài xử lý lệch kho cuối tháng mà không bỏ sót nói thêm về cách xử lý khi phát hiện lệch, vì phát hiện lệch xong mà không biết tìm nguyên nhân thì tuần sau vẫn lệch.

Bước sáu: ghi nhận hạn dùng và loại bỏ hàng hết hạn

Hàng đông lạnh hết hạn thì không chỉ là mất tiền, mà bán cho khách là mất khách. Ngày hết hạn còn ghi trên bao bì, khách nhìn thấy là không mua dù bạn giá rẻ đến mấy.

Cách ghi hạn dùng gọn nhất là dán nhãn lên thùng hoặc khay, ghi mã hàng và ngày hết hạn theo dạng gọn. Với hàng bán theo mỗi lô nhỏ, nhãn dán trực tiếp lên từng khay càng tốt. Mỗi tuần khi kiểm kê, bạn đã có sẵn danh sách mã sắp hết hạn để xử lý trước khi nó thành hàng hết hạn.

Bài xử lý hàng hết date trước khi lỗ nói rõ nguyên tắc xử lý.

Phần tiền thì ghi chi cho từng lô bị bỏ. Bài ghi chép thu chi mỗi ngày đúng cách khỏi thất thoát nói rõ vì sao chỉ ghi lúc mua hàng mới lên sổ thì cuối tháng không bao giờ khớp.

Bước bảy: xử lý hàng tồn lâu ngày

Hàng đông lạnh tồn lâu thì lỗ theo cả hai chiều: chất lượng giảm và tiền bị khoá. Món nào còn bán được thì nên bán nhanh, và bán nhanh nhất là khi hạn dùng đã gần đó.

Bài xử lý hàng tồn lâu ngày cho cửa hàng nhỏ nói về nguyên tắc chuyển hàng tồn thành tiền.

Còn bài giảm giá xả hàng tồn đúng lúc mà vẫn có lời nói rõ lúc nào giảm giá thì không bán lỗ.

Khi muốn biết mảng nào đang chạy và mảng nào đang đứng yên thì phải nhìn số liệu. Bài theo dõi hàng bán chạy hàng bán chậm bằng con số thật dễ nói cách dựng bảng đó, và một bảng doanh thu theo mảng hàng đông lạnh là đủ để bạn tự thấy nên giữ hay nên bỏ món nào.

Bước tám: bảo trì tủ đông và nguồn điện

Tủ đông hỏng là sự cố dễ xảy ra nhất trong cửa hàng, và nguyên nhân thường tới từ bảo trì bị bỏ. Nên có một lịch bảo trì cố định: vệ sinh dàn lạnh định kỳ, kiểm tra gioăng cao su cửa tủ xem còn kín không, và kiểm tra dây điện, ổ cắm, công tắc.

Gioăng cao su cửa tủ mất độ dính là nguyên nhân tủ chạy suốt ngày mà vẫn lạnh yếu. Dán băng keo hai mặt lên chỗ gioăng hỏng cũng được, nhưng phải thay gioăng khi có thể. Bài bảo trì thiết bị bán hàng định kỳ nói cách lập lịch bảo trì cho cửa hàng nhỏ, và tủ đông nên là một mục riêng trong lịch đó, không gộp chung với máy tính tiền.

Bước chín: phân biệt hết hạn với hư hỏng kỹ thuật

Không phải món nào mất điện là hết hạn. Có món chỉ mềm đi rồi hết hạn, có món đông cứng rồi hư, và có món vẫn ăn được nhưng mất đi giá trị bán.

Cách phân biệt thực tế: món nào còn đông cứng đúng và chỉ bị mềm thì xếp sang tầng ưu tiên bán trong hôm, chấp nhận giảm giá; món nào tan và đổi màu, có mùi khác thì bỏ; món nào đông cứng bên trong do mất điện lâu thì bỏ luôn, vì loại đó nhiệt trong ruột không ổn.

Khi nào nên giảm sản phẩm đông lạnh

Có hai tín hiệu. Một là tỷ lệ hàng đông lạnh bị bỏ hư tăng liên tục, nghĩa là quy trình của bạn chưa bám với mặt hàng này. Hai là tỷ lệ hết hạn tăng, nghĩa là bạn đang nhập nhiều hơn khả năng bán.

Khi gặp một trong hai tín hiệu đó, cách xử lý không phải là mua thêm tủ. Nhiều cửa hàng phản ứng bằng cách mua thêm một chiếc tủ lớn hơn, và khi đó vấn đề chuyển từ thiếu chỗ sang quá nhiều hàng. Cách đúng là giảm số mã trong tủ, giảm lượng nhập mỗi lần, và tập trung vào mấy món bán chạy nhất.

Bài báo cáo tuần nên xem những gì nói rõ báo cáo tuần nên có những con số nào, và một bảng theo dõi riêng cho mảng đông lạnh là đủ để bạn nhìn ra mảng nào nên thu hẹp.

Tủ đông thường đặt ở góc khuất, khóa cửa là chuyện ai cũng làm, nhưng nhiều cửa hàng không kiểm soát việc ai mở tủ lúc nào. Bài chống thất thoát hàng hóa ở quầy bán hàng nhỏ nói về nguyên tắc kiểm soát chung, và với kho đông lạnh thì một sổ ghi ai mở tủ lúc mấy giờ đã là một lớp kiểm soát đủ dùng.

Cuối tuần mới là lúc nhiều cửa hàng bán nhanh nhất. Bài mở bán đêm có lợi hơn bán ngày nói về chuyện này, và nếu bạn bán đêm thì nhân viên ca đêm cũng phải kiểm tra tủ đông theo lịch hai lần một ngày như mọi ca khác.

Một danh sách ngắn để làm theo

Một là chọn một nhiệt độ cho mỗi mảng hàng trong tủ và dán lên cửa tủ.

Hai là kiểm tra nhiệt độ hai lần một ngày, ghi rõ con số và người kiểm.

Bốn là hàng vừa về phải vào tủ trong mười lăm phút, không xếp ngoài bàn tính tiền.

Năm là xếp hàng theo nguyên tắc cũ trước mới đưa vào sau, dán nhãn ngày tháng lên thùng.

Sáu là kiểm kê tủ mỗi tuần và theo dõi bốn con số: số mã, số mã lệch, số mã sắp hết hạn, số thùng phải bỏ.

Bảy là dán nhãn hạn dùng lên từng thùng hoặc khay, không chỉ ghi trên bao bì.

Tám là có lịch bảo trì tủ riêng, kiểm tra gioăng cửa và ổ cắm.

Muốn theo dõi tồn kho theo từng mã, tự động cảnh báo hạn dùng và lệch kho thì xem trang quản lý kho.

Các bài về tồn kho, hạn dùng và kiểm kê cho cửa hàng nhỏ nằm ở chuyên mục tồn kho.

Chủ cửa hàng muốn được tư vấn riêng về cách dựng quy trình tủ đông cho mặt hàng của mình thì nhắn hotline hoặc Zalo; thông tin đầy đủ ở trang liên hệ.