Mở gian hàng Shopee cho cửa hàng nhỏ: cần chuẩn bị gì

Nhiều chủ cửa hàng nhỏ nghĩ cửa hàng online là việc của sàn lớn, của công ty có đội ngũ marketing, của người biết chạy quảng cáo. Thực ra phần khó nhất là giấy tờ và hàng, còn phần dễ nhất mới là quảng cáo.

Cửa hàng nhỏ có một lợi thế mà sàn lớn không có: biết hàng mình bán tốt, biết khách mình mua gì, và thường có kho hàng sẵn ở ngay đó. Ngược lại, họ thiếu một thứ: quy trình. Bài này nói cụ thể cần chuẩn bị gì, làm theo thứ tự nào, và những chỗ dễ tiêu tiền oan nhất khi mới mở.

Vì sao nên mở gian hàng bán online

Lý do đơn giản nhất là giải quyết lúc cửa hàng đóng. Quán ăn, quán cà phê, tiệm làm đẹp đóng lúc mười giờ tối thì mất luôn khách muộn, mà khách muộn thường là khách không bận ngồi thưởng.

Lý do thứ hai là mở rộng món bán mà không mở rộng mặt bằng. Hàng bán được trên sàn không cần chiếm kệ trong cửa hàng. Bài quảng cáo Facebook hay bảng rơn, tờ rơi cái nào hợp hơn nói về việc chia nguồn khách giữa quầy và kênh online.

Lý do thứ ba là tìm khách ở xa. Khách ở tỉnh khác đặt hàng vẫn giao được, và nhiều khi họ tìm thấy mình qua tìm kiếm chứ không phải qua đường gần nhà.

Bài mở cửa hàng online có cần thuê mặt bằng không trả lời rõ câu hỏi nhiều người hỏi: gian hàng trên sàn không cần mặt bằng, nhưng nếu bán cả trực tiếp thì vẫn cần chỗ lưu hàng và giao.

Bước một: chuẩn bị hồ sơ đăng ký gian hàng

Hồ sơ mở gian hàng trên Shopee không khó, nhưng có những thứ bắt buộc mà người mới hay bỏ sót.

Cần giấy tờ có hiệu lực của cửa hàng: giấy đăng ký kinh doanh, hoặc giấy phép mở cửa hàng nếu có, và tài khoản ngân hàng của chủ cửa hàng để nhận tiền. Bài thủ tục giấy phép của cửa hàng bán lẻ nói rõ cần có những giấy tờ gì trước khi mở.

Cần thông tin người đại diện: tên, số chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu, số điện thoại, email. Số điện thoại phải là của người quản lý, không dùng số của người làm thuê nếu không có mặt lúc xác minh.

Cần địa chỉ nhận hàng. Đây là chỗ nhiều cửa hàng nhỏ chưa chuẩn bị. Địa chỉ này là nơi sàn đổi hàng về khi khách trả hàng, nên phải có người nhận được, không phải địa chỉ tạm. Bài giải hàng ở nhà hay thuê kho ngoài cho quán nhỏ nói cách chọn chỗ lưu hàng khi bán online.

Sau khi đăng ký xong sẽ có thời gian duyệt tài khoản. Trong lúc chờ, hãy chuẩn bị sẵn hàng và ảnh, vì tài khoản duyệt xong mà chưa có hàng thì mất một ngày bán.

Bước hai: chuẩn bị hàng và ảnh để bán

Hàng đưa lên sàn phải sẵn sàng bán chứ không phải hàng tồn trong kho. Cửa hàng nào cũng có mấy món lẻ nằm im không ai mua, đưa lên sàn chỉ mất thời gian của mình.

Bộ lọc đơn giản: chỉ đưa lên những món sau đây. Cửa hàng đã bán đều đặn. Có sẵn hàng để giao ngay, không phải đặt trước ba ngày. Đủ cung cấp ít nhất trong một tuần. Và món khách hỏi nhiều mà bạn trước đây phải bỏ lỡ vì hết hàng.

Ảnh thì chụp bằng điện thoại là được, nhưng cần nền sạch, đủ sáng, và thấy rõ món. Ảnh tối hoặc có đồ linh tinh làm giảm tỷ lệ bấm vào, mà không ai bấm vào thì đăng cũng vô nghĩa.

Nên chụp thêm ảnh trong cảnh thật, kiểu món nằm trên kệ cửa hàng, để người mua thấy nó thật chứ không phải ảnh quảng cáo. Sản phẩm mà người ta vẫn nhìn mỗi ngày thì lên mạng vẫn bán được.

Bài bán nhiều mặt hàng hay tập trung một nhóm hàng chính nói rõ khi nào nên đưa nhiều món lên sàn và khi nào nên giữ cho sạch một nhóm.

Bước ba: chọn cách gửi hàng và kho

Có ba cách phổ biến, mỗi cách ăn vào một phần tiền khác nhau.

Gửi qua đơn vị vận chuyển của sàn. Đơn giản nhất, sàn lo giá và giao, nhưng phí cao hơn và bạn phụ thuộc vào tốc độ của họ vào cuối tuần.

Gửi qua đơn vị vận chuyển riêng của bạn. Rẻ hơn nếu đơn lớn, nhưng bạn phải tự đóng gói và tự giao, và phải lo chuyện người giao trả tiền.

Tự kho vận, giữ hàng ở kho của sàn. Người mua không phải chờ, và sàn giao giúp bạn. Đổi lại bạn phải đưa hàng lên kho, tốn công và tốn kho hàng của mình.

Với cửa hàng nhỏ, cách đầu tiên thường hợp lý nhất để mở. Nhưng khi bắt đầu có đơn cố định, nên tính lại chi phí thật, vì phí vận chuyển thường là khoản lớn nhất trên giá bán.

Bài giao hàng cho khách và dịch vụ giao hàng nói cách giao hàng và các chi phí thường bị bỏ sót.

Bước bốn: đặt giá bán sao cho khỏi lỗ

Cửa hàng nhỏ hay mắc lỗi này: đưa giá niêm yết lên sàn rồi tưởng không được giảm giá, trong khi trên sàn người ta chỉ quan tâm giá có cạnh tranh hay không.

Cách tính giá bán trên sàn nên bắt đầu từ giá vốn cộng phí vận chuyển, phí sàn, rồi mới cộng lợi nhuận mong muốn. Nếu chỉ lấy giá bán trong cửa hàng rồi trừ phí, nhiều khi ra mức âm.

Bài giá bán lẻ lại tốt vẫn nên nói về việc định giá khi đã có khách quen, và vì sao giảm giá cho nhóm khách cụ thể lại hợp lý hơn giảm cho tất cả.

Còn một quy tắc quan trọng: giá trên sàn phải khớp với giá trong cửa hàng, hoặc cao hơn một chút. Nếu khách tới cửa hàng thấy rẻ hơn, họ sẽ không mua online nữa. Khách tìm được giá rẻ ở kênh nào thì họ quen kênh đó.

Bài đặt giá cho món nào dễ bán nhất nói cách dùng dữ liệu bán hàng để biết món nào nên đẩy giá.

Bước năm: đồng bộ tồn kho giữa cửa hàng và gian hàng

Đây là chỗ nhiều cửa hàng nhỏ mất tiền nặng nhất, và mất tiền theo cách âm thầm.

Một món bán hết trong cửa hàng nhưng trên sàn vẫn còn hiển thị. Khách đặt, bạn phải hoàn tiền, khách bực, sàn trừ điểm vào tài khoản của bạn.

Ngược lại, bạn giấu hàng trên sàn vì sợ bán nhanh hết, rồi cửa hàng có hàng mà sàn báo hết, khách không đặt được.

Cách an toàn là dùng một chỗ để tính tồn kho, và cập nhật cả hai nơi từ chỗ đó. Cửa hàng dùng máy tính tiền thì số tồn lấy từ đó, và gian hàng trên sàn cũng lấy từ đó.

Bài đồng bộ dữ liệu khi có mạng trở lại nói cách xử lý khi mất mạng, tình huống hay xảy ra đúng lúc đang bán.

Bài nhập hàng mới đúng quy trình nói thêm về việc cập nhật tồn kho ngay khi nhập hàng, để hai nơi không lệch nhau từ đầu.

Bước sáu: xử lý đơn COD và đơn bị hoàn

Sàn bán nhiều đơn COD, tức là khách trả khi nhận. Với cửa hàng nhỏ, đây là dòng tiền chờ và cũng là nơi dễ mất tiền.

Phần lớn đơn COD trên sàn đều hợp lý, nhưng cứ mỗi một trăm đơn sẽ có vài đơn không nhận hàng. Bài thu tiền COD đối soát Shopee TikTok Shop nói cách đối soát tiền COD theo từng đợt quyết toán, và vì sao phải làm thường xuyên chứ không để cuối tháng.

Quy trình tốt là: mỗi đợt quyết toán, đối chiếu danh sách đơn đã giao với danh sách tiền nhận về, đánh dấu đơn nào bị hoàn, và ghi rõ số tiền thực nhận. Bài đối chiếu công nợ nhà cung cấp nói cùng cách làm với một đối tác khác.

Phần khó nhất là đơn hoàn. Nếu chưa gửi mà khách hủy thì đơn đó không tính vào doanh thu của bạn, cũng không mất phí vận chuyển. Nếu đã gửi mà khách trả lại, bạn mất cả hàng lẫn phí giao hai chiều. Bài xử lý đơn hàng gọi điện đặt trước nói về cách xử lý khi khách đổi ý sau khi đặt.

Bước bảy: ghi nhận doanh thu từ gian hàng vào sổ của cửa hàng

Đến đây nhiều người mới phát hiện ra một sự thật khó chịu: tiền từ sàn không tự động nằm trong sổ của cửa hàng.

Sàn có báo cáo riêng của sàn. Cửa hàng có sổ của cửa hàng. Hai bảng số không tự khớp, vì hàng bán ở cửa hàng và hàng bán trên sàn vẫn phải ghi vào một tồn kho chung.

Cách làm là mỗi tuần lấy doanh thu trên sàn rồi ghi thủ công vào sổ, kèm chi phí vận chuyển và phí sàn. Bài ghi chép thu chi mỗi ngày đúng cách nói cách ghi sao cho số liệu ghép được với hàng hóa.

Sau đó mới xem được sàn nào đem tiền nhiều hơn. Bài theo dõi bán chạy bán chậm bằng số nói cách nhìn doanh số theo món để biết món nào bán được ở đâu.

Bài báo cáo tháng của cửa hàng cần biết nói vì sao phải gộp cả hai kênh vào một bảng thì mới biết cửa hàng thực sự kiếm được bao nhiêu.

Khi nào nên dừng gian hàng lại

Có những trường hợp nên dừng, và dừng sớm còn hơn cứ để chạy lỗ.

Dừng khi tồn kho không kịp cập nhật và bạn đang phải xin hoàn tiền khách hàng thường xuyên. Lỗi này không tự hết, và mỗi lần hoàn càng làm điểm tài khoản của bạn tụt.

Dừng khi phí vận chuyển và phí săn nuôi món bán lỗ. Nếu bán một món mà mỗi đơn lỗ hai nghìn, đẩy mạnh món đó càng lỗ nặng.

Dừng khi bạn không kịp trả lời tin nhắn của khách trên sàn. Sàn xếp hạng theo tốc độ trả lời, và một gian hàng im lặng vài ngày sẽ tụt hạng rồi mất hiển thị.

Dừng khi món đăng trên sàn khác hẳn với món bán ở cửa hàng. Ví dụ trên sàn bán theo bộ ba món, ở cửa hàng bán lẻ từng món. Khách mua bộ rồi đến cửa hàng đòi mua lẻ sẽ rất bực.

Trước khi dừng, hãy xem lại xem sàn nào bán được, món nào bán được, rồi chuyển hàng tốt sang kênh khác. Bài tạo quảng cáo hay thuê người chạy nói về việc khi nào thuê người chạy hợp lý hơn tự chạy.

Và nếu gian hàng đã bán được mà khách vẫn tới cửa hàng, đó là dấu hiệu tốt. Bài mở rộng bán kinh khách quanh cửa hàng nói về cách biến khách sàn thành khách quen tới cửa hàng.

Một danh sách ngắn để làm theo

Một là chuẩn bị giấy tờ kinh doanh, giấy tờ người đại diện và tài khoản ngân hàng trước khi đăng ký.

Hai là chọn sàn hợp với cách bán của mình, và chuẩn bị sẵn hàng trong lúc chờ duyệt tài khoản.

Ba là chỉ đưa lên sàn những món bán đều, có hàng sẵn và đủ cung cấp một tuần.

Bốn là chụp ảnh nền sạch, đủ sáng, và có thêm ảnh trong cửa hàng thật.

Năm là tính giá từ giá vốn cộng phí vận chuyển và phí sàn, đừng lấy nguyên giá trong cửa hàng.

Sáu là giữ giá trên sàn không thấp hơn giá trong cửa hàng.

Bảy là lấy tồn kho từ một chỗ duy nhất, và cập nhật cả hai nơi cùng lúc.

Tám là đối soát tiền COD theo từng đợt quyết toán, không để dồn đến cuối tháng.

Chín là ghi doanh thu từ sàn vào sổ của cửa hàng hằng tuần, gồm cả phí vận chuyển.

Mười là đặt mức phản hồi khách và tốc độ trả lời tin nhắn làm việc phải làm mỗi ngày.

Muốn xem cách quản lý bán hàng, tồn kho và báo cáo trong phần mềm thì xem trang quản lý bán hàng.

Các bài về kinh doanh và bán hàng online thì nằm ở chuyên mục kinh doanh.

Chủ cửa hàng muốn được tư vấn riêng về cách mở gian hàng và đồng bộ hàng giữa cửa hàng với kênh bán online thì nhắn hotline hoặc Zalo, hoặc ghé văn phòng; thông tin đầy đủ ở trang liên hệ.