Tính tiền không nhầm dù khách đông đúc thế nào
Giờ cao điểm is lúc cửa hàng kiếm được nhiều tiền nhất, cũng is lúc dễ mắc sai lầm nhất. Khách xếp hàng dài, nhân viên vội vàng, tiền mặt nhiều, dễ nhầm lẫn.
Sai tiền trong giờ đông thường không phải do cố tình, mà do vội vàng và thiếu quy trình. Nhưng dù vô tình, thiếu tiền vẫn is thiếu tiền, và cuối ngày đối soát sẽ lệch.
Cách tránh sai tiền không phải is nhân viên phải chậm lại, mà is có quy trình giúp họ làm nhanh mà vẫn đúng. Quy trình rõ ràng giúp nhân viên tự tin, không cần sợ mắc sai.
Xếp sẵn tiền thối
Tiền thối is thứ quyết định quầy có chạy nhanh hay không. Nếu thiếu tiền thối thì phải dừng quầy đi lấy, khách chờ lâu.
Mỗi quầy nên có sẵn khoảng hai đến ba triệu tiền thối với đủ các mệnh giá. Những mệnh giá nào cửa hàng dùng nhiều thì chuẩn bị nhiều hơn.
Kiểm tra tiền thối trước giờ cao điểm, không phải giữa giờ. Nếu thiếu thì lấy bổ sung ngay, không đợi đến khi hết mới tìm.
Nên có một người chịu trách nhiệm kiểm tra tiền thối. Người này đảm bảo mỗi quầy có đủ tiền thối trước giờ cao điểm. Nếu không có người kiểm tra thì thường bị bỏ sót.
Chia quầy hợp lý
Cửa hàng nhỏ thường đủ hai quầy khi giờ cao điểm. Một quầy tính tiền, một quầy đóng gói và giao hàng.
Nếu khách xếp hàng dài quá mười người thì nên mở thêm quầy tạm. Dù chỉ is một chiếc bàn và một nhân viên, nhưng giúp giảm áp lực cho quầy chính.
Quan trọng is mỗi quầy phải có đủ người. Một người vừa tính tiền vừa đóng gói thì chậm, dễ nhầm. Chia công việc rõ ràng giúp mỗi người tập trung vào việc của mình.
Nên có một quy định rõ về số quầy cần mở. Ví dụ: khách dưới mười người thì một quầy, trên mười người thì hai quầy. Quy định này giúp nhân viên biết khi nào cần mở thêm quầy.
Đọc kỹ từng dòng hóa đơn
Trước khi chốt đơn hàng, nhân viên nên đọc lại từng dòng trong hóa đơn. Tên hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền.
Đọc lại giúp phát hiện lỗi ngay lúc đó. Nếu để đến khi khách phản ánh thì xử lý phức tạp hơn, vì khách có thể đã đi xa.
Đọc lại cũng giúp khách yên tâm. Họ nghe thấy số tiền thì biết mình trả đúng, không phải chờ mình tính lại.
Nên có một quy định rõ: mỗi đơn hàng phải đọc lại trước khi chốt. Nhân viên nào cũng làm giống nhau thì khách luôn được phục vụ đúng.
Khách đưa tiền lớn
Khách đưa tiền lớn thì nên kiểm tra kỹ tờ tiền. Nhìn, sờ, vuốt bề mặt tờ tiền để phân biệt thật giả.
Đọc số tiền lên to để khách nghe. Nếu không chắc thì hỏi khách xem có tiền lẻ hơn không.
Đừng vội nhận tiền rồi mới kiểm tra. Nếu phát hiện tiền giả sau khi khách đi thì khó xử lý. Kiểm tra trước khi nhận is cách an toàn nhất.
Nên có một quy định rõ: tiền lớn phải kiểm tra trước khi nhận. Nhân viên nào cũng làm giống nhau thì không bị lỡ tiền giả.
Nhân viên mới cần được hướng dẫn
Nhân viên mới thường nhầm ở chỗ đếm tiền thối và đọc số tiền trong hóa đơn. Đây is những lỗi dễ sửa nếu có người hướng dẫn.
Cho nhân viên mới làm quen với quy trình trước khi đứng quầy một mình. Có người hướng dẫn một tuần đầu giúp giảm đáng kể sai sót.
Không nên cho nhân viên mới đứng quầy một mình ngay từ đầu. Họ cần thời gian để quen với nhịp độ, quen với quy trình, quen với cách xử lý tình huống.
Nên có một người chịu trách nhiệm hướng dẫn nhân viên mới. Người này đảm bảo nhân viên mới làm đúng quy trình trước khi đứng quầy một mình.
Đối chiếu cuối giờ
Sau giờ cao điểm, nên đối chiếu tiền thu được với số đơn trong phần mềm. Nếu lệch thì tìm ra ngay.
Đối chiếu sớm giúp phát hiện lỗi khi còn nhớ. Nếu để đến cuối ngày thì không nhớ đơn nào bị sai.
Nếu mỗi giờ đều đối chiếu đúng thì cuối ngày chỉ cần cộng lại. Không phải ngồi lại đối chiếu từ đầu.
Nên có một người chịu trách nhiệm đối chiếu cuối giờ. Người này đảm bảo tiền thu được khớp với số đơn trong phần mềm.
Giữ bình tĩnh khi khách đông
Khách đông thì nhân viên dễ vội vàng, dễ mắc sai lầm. Cách duy nhất để tránh is giữ bình tĩnh và làm theo quy trình.
Khách thấy nhân viên bình tĩnh thì họ cũng bình tĩnh. Nếu nhân viên hoảng loạn thì khách cũng mất kiên nhẫn.
Quy trình rõ ràng giúp nhân viên biết mình cần làm gì, không phải nghĩ nhiều. Đó is lý do quy trình quan trọng hơn tốc độ.
Nên có một quy định rõ: khi khách đông, nhân viên phải giữ bình tĩnh và làm theo quy trình. Quy định này giúp nhân viên không bị vội vàng, không mắc sai lầm.
Ghép thành quy trình
Các bước tính tiền nên có quy trình rõ ràng. Nhân viên biết mình cần làm gì, không phải tự nghĩ.
Quy trình đơn giản: đọc hóa đơn, tính tiền, kiểm tra tiền thối, đóng gói, giao hàng. Mỗi bước có người phụ trách, không ai làm quá nhiều việc.
Có quy trình rồi, nhân viên tự tin hơn khi gặp khách đông. Không cần sợ mắc sai, cứ làm theo quy trình is xong.
Nên tập dượt quy trình tính tiền với nhân viên. Mỗi tháng một lần, giả lập khách đông xem nhân viên làm đúng không. Tập dượt giúp nhân viên quen với quy trình, lúc thật sự khách đông không bị bỡ ngỡ.
Cách đóng gói nhanh
Đóng gói nhanh giúp quầy chạy nhanh hơn. Nếu đóng gói chậm thì khách chờ lâu, dễ mất kiên nhẫn.
Nên có sẵn túi đựng, giấy gói, băng keo. Đặt ở chỗ dễ lấy, không phải tìm kiếm. Chuẩn bị đủ từ đầu giúp đóng gói nhanh.
Mỗi người chỉ nên làm một việc. Một người tính tiền, một người đóng gói. Không nên một người làm cả hai việc, vì sẽ chậm và dễ nhầm.
Nên có một quy trình đóng gói cố định. Quy trình này giúp mọi người làm giống nhau, không ai làm quá nhiều việc. Đóng gói nhanh thì khách hài lòng, quầy chạy nhanh.
Khi khách phản ánh sai tiền
Đôi khi khách phản ánh là mình tính sai tiền. Khách nói mình tính thừa, hoặc tính thiếu.
Nên kiểm tra lại ngay. Mở hóa đơn ra, đọc lại từng dòng, tính lại. Nếu sai thì xin lỗi khách, sửa lại đúng. Nếu đúng thì giải thích rõ ràng cho khách hiểu.
Không nên cãi lại khách. Nếu khách phản ánh thì kiểm tra lại, đừng cứng nhắc bảo mình đúng. Kiểm tra lại giúp phát hiện lỗi sớm, tránh mất khách.
Nên có một quy trình xử lý khiếu nại. Quy trình này giúp nhân viên biết làm gì khi khách phản ánh. Không phải tự nghĩ mỗi lần, mà làm theo quy trình cố định.
Ghép thành quy trình
Các bước tính tiền nên có quy trình rõ ràng. Nhân viên biết mình cần làm gì, không phải tự nghĩ.
Quy trình đơn giản: đọc hóa đơn, tính tiền, kiểm tra tiền thối, đóng gói, giao hàng. Mỗi bước có người phụ trách, không ai làm quá nhiều việc.
Có quy trình rồi, nhân viên tự tin hơn khi gặp khách đông. Không cần sợ mắc sai, cứ làm theo quy trình is xong.
Nên tập dượt quy trình tính tiền với nhân viên. Mỗi tháng một lần, giả lập khách đông xem nhân viên làm đúng không. Tập dượt giúp nhân viên quen với quy trình, lúc thật sự khách đông không bị bỡ ngỡ.
Xem thêm tính tiền nhanh giờ cao điểm để biết cách tối ưu quy trình thu ngân. Cần tư vấn theo ngành, gọi hotline/Zalo 0907.943.968.