Rút ví, đọc thẻ, chuyển khoản cho quầy bán hàng

Khách trả tiền có ba kiểu. Rút ví lấy tiền mặt, quẹt thẻ hoặc quét mã chuyển khoản. Mỗi kiểu có một chỗ dễ tắc khác nhau. Tiền mặt tắc ở chỗ thối tiền, thẻ tắc ở chỗ máy đọc, chuyển khoản tắc ở chỗ chờ tiền về.

Loa đọc chuyển khoản sinh ra để giải quyết cái tắc thứ ba. Khách quét xong, loa đọc to số tiền, thu ngân nghe thấy là xong, không cần cầm điện thoại lên xem từng lần. Nghe thì đơn giản vậy thôi, nhưng lắp sai chỗ hoặc cài sai tài khoản thì quầy còn rối hơn lúc chưa có loa.

Bài này nói từng bước lắp và dùng, để quầy thu tiền nào cũng chạy trơn ba kiểu thanh toán trong cùng một ca.

Nhìn lại ba kiểu trả tiền ở quầy

Tiền mặt vẫn chiếm phần lớn ở cửa hàng nhỏ, khoảng sáu đến bảy phần mười hóa đơn theo ngày thường. Ưu điểm là xong ngay, nhược điểm là phải đếm và thối, càng đông khách càng chậm.

Quẹt thẻ ít hơn nhưng giá trị hóa đơn lại cao hơn. Khách mua trên 500 nghìn thường thích quẹt thẻ hơn rút ví. Nhược điểm là phí máy cà thẻ khoảng 1 đến 2 phần trăm mỗi giao dịch, chủ quầy chịu.

Chuyển khoản đang tăng nhanh, nhất là khách trẻ. Không mất phí cà thẻ, không cần thối tiền, nhưng lại có độ trễ. Tiền về chậm 1 đến 2 phút là bình thường, giờ cao điểm ngân hàng nghẽn thì có khi 5 phút.

Ba kiểu này không thay thế nhau mà chạy song song. Quầy nào chỉ nhận một kiểu thì tự đuổi bớt khách của mình.

Loa đọc chuyển khoản làm được gì

Loa là một hộp nhỏ cắm điện, kết nối wifi, gắn với một tài khoản ngân hàng. Khách chuyển tiền vào tài khoản đó, ngân hàng báo về, loa đọc to lên.

Ví dụ khách chuyển 85 nghìn, loa đọc: đã nhận 85 nghìn đồng. Thu ngân đang bận gói hàng vẫn nghe thấy, không cần dừng tay cầm điện thoại.

Loa không thay thế sổ sách. Nó chỉ báo tiền đã về, còn việc ghi hóa đơn nào đã thu vẫn do thu ngân làm. Nhiều quầy lầm tưởng có loa là khỏi ghi, cuối ngày đối chiếu thì lệch két mà không biết lệch từ đâu.

Giá loa từ 400 nghìn đến 800 nghìn đồng tùy hãng, chưa gồm phí duy trì năm sau khoảng 200 nghìn. So với tiền công một buổi ngồi đối chiếu chuyển khoản cuối ngày thì mấy tháng là hoàn vốn.

Lắp loa đúng ngay từ đầu

Bước một là chọn tài khoản nhận tiền riêng cho quầy, đừng dùng chung tài khoản cá nhân của chủ. Tài khoản riêng thì cuối ngày sao kê ra là thấy hết, không lẫn tiền nhà với tiền quán.

Bước hai là đặt loa ngang tầm tai thu ngân, cách chỗ đứng khoảng 1 đến 2 mét. Để quá xa thì tiếng nhỏ, để ngay cạnh tai thì giật mình mỗi lần có khách chuyển. Tránh để cạnh quạt vì tiếng quạt át tiếng loa.

Bước ba là kết nối wifi cho loa. Loa chỉ cần mạng 2.4GHz là đủ, mạng 5GHz nhiều loa không bắt được. Nhập mật khẩu xong thì thử chuyển 10 nghìn vào, xem loa có đọc trong 30 giây không.

Bước bốn là dán mã QR đúng tài khoản đã gắn loa. Mã QR in ra phải khớp số tài khoản trong loa, lệch một số là tiền về chỗ khác mà loa không kêu.

Quy trình thu tiền mặt không tắc

Dù có loa thì tiền mặt vẫn là phần lớn, nên quy trình tiền mặt phải gọn trước. Xếp tiền trong két theo mệnh giá từ nhỏ đến lớn, tiền thối lẻ để riêng một ngăn.

Khi khách đưa tiền, đọc to số tiền nhận và mệnh giá. Khách đưa 200 nghìn cho hóa đơn 85 nghìn thì nói: nhận 200 nghìn. Câu này mất 2 giây mà tránh được chín phần mười vụ cãi nhau tiền thối sau này.

Thối tiền thì đếm ngược từ số tiền hóa đơn lên. Hóa đơn 85 nghìn, khách đưa 200 nghìn thì đếm: 90, 100, 200. Đếm vậy khách nghe thấy, thu ngân cũng khó đếm sai.

Cuối mỗi ca thì đối chiếu két một lần. Cách đóng ca đối soát tiền có sẵn từng bước, quầy nào làm đều thì tiền mặt gần như không bao giờ lệch quá 20 nghìn.

Quy trình quẹt thẻ cho khỏi chờ

Máy cà thẻ để cố định một chỗ, dây cắm chắc, đừng để thu ngân phải cúi xuống tìm máy mỗi lần khách quẹt. Máy hết pin giữa ca là lỗi hay gặp nhất, nên sạc đầy từ đầu ca.

Khi khách quẹt, nhập đúng số tiền trên hóa đơn rồi mới đưa máy cho khách. Nhập sai rồi quẹt xong mới thấy thì phải hủy giao dịch, mất 5 đến 10 phút gọi tổng đài.

Hóa đơn quẹt thẻ giữ lại một liên, kẹp theo ca. Cuối ngày đối chiếu số tiền máy cà thẻ báo với số tiền phần mềm ghi, hai số phải khớp. Lệch là có giao dịch bị nhập sai số tiền.

Phí cà thẻ tính vào chi phí bán hàng, đừng cộng thêm vào hóa đơn của khách. Cộng thêm là sai quy định của ngân hàng, khách biết thì mất uy tín.

Quy trình chuyển khoản có loa

Khách nói chuyển khoản thì chỉ vào mã QR dán ở quầy, đọc to số tiền cần chuyển. Đừng để khách tự nhìn hóa đơn rồi tự gõ số, gõ thiếu một số 0 là chuyện thường.

Khách quét xong thì chờ loa đọc. Loa đọc đúng số tiền thì giao hàng, xong ghi vào hóa đơn là đã thu chuyển khoản. Thao tác này mất khoảng 20 đến 30 giây.

Loa không kêu sau 1 phút thì nhờ khách cho xem màn hình giao dịch thành công, chụp lại màn hình đó. Ghi tên người chuyển và giờ chuyển vào sổ riêng. Đừng giữ khách đứng chờ quá 3 phút, vừa mất lòng vừa tắc hàng sau.

Cuối ca, mở sao kê tài khoản ra đối chiếu với sổ chuyển khoản đã ghi. Khớp hết thì thôi, có khoản nào trong sao kê mà sổ không có thì tìm ngay trong ca đó, để qua ngày sau là khó.

Khi mất mạng giữa ca

Mất mạng thì loa câm, máy cà thẻ đơ, chỉ còn tiền mặt chạy được. Lúc này quầy cần một bảng nhỏ ghi: mất mạng, chỉ nhận tiền mặt.

Khách vẫn muốn chuyển khoản thì cho ghi sổ nợ tạm, có chữ ký và số điện thoại. Đừng nhận ảnh chụp màn hình giao dịch đang chờ vì lúc mất mạng không kiểm được thật giả. Quy trình bán khi mất điện mất mạng có bài riêng nói kỹ từng bước.

Khi mạng về, 10 phút đầu tiên chỉ làm một việc là đối chiếu. Mở sao kê ra, kiểm từng khoản chuyển trong lúc mất mạng xem có về không. Khoản nào chưa về thì gọi khách ngay trong ngày.

Dán mã QR sao cho khách quét nhanh

Mã QR in khổ tối thiểu 8 nhân 8 cm, nhỏ hơn thì điện thoại cũ quét không ra. In trên giấy cứng hoặc ép plastic vì mã dán ở quầy hay bị ướt, bị mờ.

Dán ở mặt quầy trước thu ngân, ngang tầm mắt khách đứng. Đừng dán trên tường sau lưng thu ngân vì khách phải với người qua quầy mới quét được, vừa lâu vừa dễ làm đổ đồ.

In hai bản giống nhau, một dán dùng, một cất dự phòng. Mã bị rách hay mờ thì thay ngay trong ca, đừng để khách quét mãi không ra rồi bỏ đi quán khác.

Chống thất thoát ở quầy thu tiền

Quầy thu tiền là chỗ tiền ra vào nhiều nhất nên cũng là chỗ dễ mất nhất. Ba kiểu thanh toán thì ba chỗ phải canh khác nhau.

Tiền mặt thì canh bằng két và đối chiếu ca. Chuyển khoản thì canh bằng sao kê và sổ ghi. Quẹt thẻ thì canh bằng biên lai máy và phần mềm. Mỗi kiểu một sổ riêng, đừng gộp chung rồi cuối ngày không biết lệch từ đâu.

Camera quay vào quầy thu ngân là khoản đầu tư đáng tiền. Không cần camera đắt, chỉ cần thấy rõ tay thu ngân và mặt khách là đủ. Cách đặt camera cho thấy rõ quầy có bài về chống thất thoát ở quầy nói kỹ.

Phân quyền thu ngân cũng quan trọng. Người bán hàng không nên tự sửa hóa đơn đã thu, muốn sửa phải có người thứ hai duyệt. Chia quyền rõ thì mất tiền cũng biết mất ở khâu nào.

Sau một tuần chạy đúng quy trình, quầy thu ba kiểu tiền mà không tắc. Khách trả kiểu nào cũng xong trong nửa phút, hàng sau không phải chờ.

Xem thêm cách dọn quầy bán hàng gọn gàng để quầy thu tiền luôn thông thoáng lúc đông khách. Cần tư vấn theo ngành, gọi hotline/Zalo 0907.943.968.