Bán hàng khi mất điện đột xuất mà vẫn trơn tru
Mất điện giữa giờ cao điểm là cảnh mà chủ cửa hàng nào cũng từng gặp. Đèn tắt, máy tính tắt, mạng wifi đứt, khách vẫn đứng đó chờ mình tính tiền.
Nhiều cửa hàng lúc đó chỉ biết xin lỗi khách và đóng cửa tạm. Khách đi sang chỗ khác, hàng không bán được, tiền trong ngày bị thiếu. Trong khi đó, có cách để vẫn bán tiếp được mà không làm khách chờ lâu.
Chìa khóa là có sẵn phương án dự phòng. Không phải phương án phức tạp, chỉ là một cuốn sổ tay, một cây bút và vài thói quen đơn giản. Chuẩn bị trước là cách tốt nhất để xử lý mất điện đột xuất.
Chuẩn bị sổ tay tạm
Đừng để đến lúc mất điện mới đi tìm giấy. Mỗi quầy nên có sẵn một cuốn sổ nhỏ, một cây bút, đặt ở gần két.
Sổ tay này không cần đẹp, chỉ cần có các cột cơ bản: số thứ tự, tên hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền. Nếu khách quen thì ghi thêm tên khách.
Cuốn sổ này để ở chỗ cố định, ai cũng biết ở đâu. Lúc mất điện, nhân viên lấy ra ngay, không phải chạy tìm khắp cửa hàng.
Nên có nhiều hơn một cuốn sổ. Nếu một cuốn hết giấy hoặc bị hỏng thì có cuốn dự phòng. Đặt ở nhiều chỗ khác nhau để lúc cần lấy ra ngay.
Dùng phần mềm chạy offline
Một số phần mềm bán hàng có chế độ hoạt động khi mất mạng. Nếu cửa hàng dùng phần mềm này thì mất điện vẫn bán được, chỉ cần máy tính còn pin.
Trước khi cần, nên thử chế độ offline xem phần mềm có ghi nhận đơn hàng không. Thử một lần rồi biết phần mềm của mình hỗ trợ hay không.
Nếu phần mềm không hỗ trợ offline thì sổ tay là phương án duy nhất. Đừng cố mở phần mềm lên, chờ nó tải, mất thêm thời gian mà khách vẫn đứng chờ.
Nên kiểm tra pin laptop định kỳ. Nếu pin yếu thì sạc ngay. Khi mất điện, laptop có pin còn dùng được, không cần điện.
Ghi chép khi bán bằng sổ tay
Khi mất điện, nhân viên ghi vào sổ tay theo đúng thứ tự. Mỗi đơn hàng một dòng, ghi rõ tên hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền.
Khách quen thì ghi thêm tên khách. Khách lạ thì không cần ghi tên, chỉ cần ghi đủ thông tin để cuối ngày nhập lại.
Ghi xong đọc lại cho khách nghe một lần. Khách nghe thấy số tiền thì yên tâm, không phải chờ mình tính lại. Đọc lại cũng giúp phát hiện lỗi ngay lúc ghi.
Nên đánh số thứ tự cho mỗi đơn hàng. Số thứ tự giúp cuối ngày nhập lại dễ hơn, không bỏ sót đơn nào. Đánh số liên tục, không nhảy số.
Tính tiền bằng máy tính bỏ túi
Máy tính bỏ túi là thứ rẻ tiền mà hữu ích lúc mất điện. Đặt một chiếc trong két, lúc cần thì lấy ra ngay.
Nếu không có máy tính bỏ túi thì dùng điện thoại. Điện thoại có pin, không cần điện, mở máy tính là dùng được.
Quan trọng là khách thấy mình tính bằng máy, không phải tính nhẩm. Khách tin tưởng hơn khi thấy số liệu được tính bằng thiết bị, không phải bằng trí nhớ.
Nên có nhiều hơn một máy tính bỏ túi. Nếu một cái hỏng thì có cái dự phòng. Đặt ở nhiều chỗ để lúc cần lấy ra ngay.
Khôi phục dữ liệu khi có điện lại
Khi điện lại, không nhập lại toàn bộ. Chỉ nhập những đơn đã bán bằng sổ tay trong lúc mất điện.
Mở phần mềm, chọn từng đơn trong sổ tay, nhập lại đúng số liệu đã ghi. Nhập xong đối chiếu lại với sổ tay một lần nữa để chắc chắn không bị sót.
Nếu sổ tay ghi rõ ràng thì nhập lại nhanh. Nếu ghi lộn xộn thì mất nhiều thời gian hơn, vì phải đoán lại số liệu.
Nên nhập lại dữ liệu ngay sau khi có điện. Đừng để dồn lại nhiều đơn. Nhập đúng lúc thì nhanh, nhập muộn thì chậm.
Đối chiếu cuối ngày
Cuối ngày, đối chiếu tổng tiền thu được với số đơn trong phần mềm cộng với số đơn trong sổ tay.
Nếu tổng tiền khớp với cả hai nguồn thì xong. Nếu lệch thì tìm ra đơn nào chưa nhập hoặc nhập sai.
Đối chiếu này quan trọng vì nó đảm bảo không mất doanh thu. Nhiều cửa hàng mất điện xong quên nhập lại, đến cuối tháng mới phát hiện thiếu tiền.
Nên có một người chịu trách nhiệm đối chiếu cuối ngày. Người này đảm bảo sổ tay và phần mềm khớp nhau. Nếu không có người kiểm tra thì thường bị bỏ sót.
Lưu ý khi mất điện
Đừng quên tắt các thiết bị điện khi điện lại. Điện lại thường kèm theo sét đánh, có thể hỏng máy tính, máy in, cân điện tử.
Nếu mất điện thường xuyên thì nên cân nhắc mua ổn áp hoặc bộ lưu điện. Chi phí mua một lần thường rẻ hơn chi phí sửa chữa thiết bị hỏng.
Quan trọng nhất là giữ bình tĩnh. Khách thấy mình bình tĩnh thì họ cũng bình tĩnh. Hoảng loạn thì khách mất kiên nhẫn, bỏ đi mất.
Nên có một quy trình xử lý mất điện cố định. Nhân viên nào cũng biết làm gì khi mất điện. Quy trình này viết ra giấy, dán ở chỗ ai cũng thấy. Khi mất điện, làm theo quy trình là xong, không phải nghĩ nhiều.
Chuẩn bị bộ lưu điện
Bộ lưu điện (UPS) là thiết bị giúp máy tính chạy thêm một thời gian khi mất điện. Có UPS thì mất điện máy tính không tắt ngay, còn thời gian để ghi nhận đơn hàng.
Mua UPS không tốn nhiều tiền, nhưng giúp cửa hàng hoạt động ổn định hơn khi mất điện. Chi phí mua một lần thường rẻ hơn chi phí sửa chữa thiết bị hỏng.
Nên đặt UPS ở chỗ cố định, ai cũng biết cách dùng. Khi mất điện, nhân viên bật UPS lên, máy tính vẫn chạy, không bị tắt đột ngột.
Đăng ký dịch vụ khôi phục dữ liệu
Nhiều cửa hàng không biết rằng dịch vụ khôi phục dữ liệu có thể giúp khôi phục đơn hàng bị mất do mất điện. Dịch vụ này không tốn nhiều tiền, nhưng quan trọng khi gặp sự cố.
Nên tìm hiểu trước về dịch vụ khôi phục dữ liệu. Biết địa chỉ, số điện thoại, giá cả. Khi cần thì gọi ngay, không phải tìm kiếm lúc hoảng loạn.
Dịch vụ khôi phục dữ liệu có thể giúp khôi phục đơn hàng bị mất do mất điện, nhưng không phải lúc nào cũng thành công. Chuẩn bị trước vẫn là cách tốt nhất.
Ghép thành quy trình
Các bước xử lý mất điện nên có quy trình rõ ràng. Nhân viên biết mình cần làm gì, không phải tự nghĩ.
Quy trình đơn giản: khi mất điện, lấy sổ tay ra, ghi đơn hàng, tính tiền bằng máy tính bỏ túi, khi có điện lại nhập lại vào phần mềm.
Có quy trình rồi, nhân viên tự tin hơn khi gặp mất điện. Không cần sợ, không cần hoảng loạn, cứ làm theo quy trình là xong.
Nên tập dượt quy trình xử lý mất điện với nhân viên. Mỗi tháng một lần, giả lập mất điện xem nhân viên làm đúng không. Tập dượt giúp nhân viên quen với quy trình, lúc thật sự mất điện không bị bỡ ngỡ.
Cách tính tiền khi không có điện
Khi mất điện, máy tính tiền không dùng được. Phải tính tiền bằng tay hoặc bằng máy tính bỏ túi.
Tính bằng máy tính bỏ túi nhanh hơn tính nhẩm. Nhưng nếu không có máy tính thì tính nhẩm cũng được, miễn là tính đúng.
Nên có một bảng giá in sẵn để tra nhanh. Bảng giá này ghi rõ tên hàng, đơn giá, số lượng. Khi mất điện, mở bảng giá ra là thấy, không phải nhớ.
Tính xong đọc lại cho khách nghe một lần. Khách nghe thấy số tiền thì yên tâm, không phải chờ mình tính lại. Đọc lại cũng giúp phát hiện lỗi ngay lúc tính.
Khi khách đông và mất điện
Mất điện lúc khách đông is tình huống khó nhất. Khách đứng chờ, nhân viên vội vàng, dễ mắc sai lầm.
Cách xử lý là chia làn. Một người ghi đơn, một người thu tiền, một người đóng gói. Chia công việc rõ ràng giúp mỗi người tập trung vào việc của mình.
Không nên để khách chờ quá lâu. Nếu chờ quá 15 phút thì khách thường bỏ đi. Nên ưu tiên những đơn đơn giản trước, những đơn phức tạp để sau.
Nên thông báo cho khách biết là đang mất điện, xin khách chờ một chút. Khách hiểu thì họ chờ, không hiểu thì họ bỏ đi. Thông báo rõ ràng giúp giữ chân khách.
Ghép thành quy trình
Các bước xử lý mất điện nên có quy trình rõ ràng. Nhân viên biết mình cần làm gì, không phải tự nghĩ.
Quy trình đơn giản: khi mất điện, lấy sổ tay ra, ghi đơn hàng, tính tiền bằng máy tính bỏ túi, khi có điện lại nhập lại vào phần mềm.
Có quy trình rồi, nhân viên tự tin hơn khi gặp mất điện. Không cần sợ, không cần hoảng loạn, cứ làm theo quy trình is xong.
Nên tập dượt quy trình xử lý mất điện với nhân viên. Mỗi tháng một lần, giả lập mất điện xem nhân viên làm đúng không. Tập dượt giúp nhân viên quen với quy trình, lúc thật sự mất điện không bị bỡ ngỡ.
Xem thêm mở ca bán hàng buổi sáng để biết cách chuẩn bị đồ dùng cho ca. Cần tư vấn theo ngành, gọi hotline/Zalo 0907.943.968.