Nghỉ lễ cho nhân viên: lịch nghỉ và cách tính lương khi nghỉ

Có một chuyện mà cửa hàng nào cũng biết là phải làm, nhưng thường đến gần ngày lễ mới nghĩ tới: cho nhân viên nghỉ lễ.

Mua đồ Tết thì ai cũng biết phải lên danh sách quà, phải chuẩn bị trước cả tháng. Nhưng lịch nghỉ của nhân viên thì lại hay được giao cho mình xử lý trong vòng hai ba ngày, lúc đó cửa hàng đang bận nhất.

Hậu quả thì ai cũng biết: ca bị hụt, khách đến mà không ai phục vụ, và hai người nhân viên nói chuyện khó chịu vì một người nghỉ còn một người không nghỉ.

Bài này nói về cách sắp lịch nghỉ lễ cho một quán vừa phải: ai nghỉ, nghỉ bao nhiêu ngày, ca thay thế thế nào, và lương tính ra sao cho ai cũng thấy công bằng.

Vì sao chuyện nghỉ lễ hay bị bỏ qua

Nhiều chủ quán nghĩ rằng ngày lễ thì mọi người nghỉ hết thì cửa hàng đóng cũng được. Nhưng đóng một ngày lễ mất nhiều hơn chi phí trả lương ngày đó, vì ngày lễ là ngày đông khách nhất trong năm, đặc biệt với đồ ăn, quà tặng và nước uống.

Nguyên nhân sâu hơn là lịch nghỉ lễ thường không ai chịu ghi ra. Ai cũng biết mình muốn nghỉ, ai cũng đồng ý trong đầu, nhưng không ai viết thành dòng nào cụ thể. Đến khi có người xin nghỉ đột xuất thì mới bàn, và lúc bàn thì ai cũng nói được.

Bài chia ca làm công bằng không bị gian nói cách xếp ca từ đầu cho công bằng, lịch nghỉ lễ cũng nằm trong bức tranh đó.

Nói ngắn gọn: lịch nghỉ lễ càng sớm càng rẻ. Sớm thì có người xin đổi ngày, còn muộn thì cửa hàng bị xếp ca lung tung.

Bước một: chốt danh sách ngày nghỉ trước, rồi mới chia ai nghỉ

Bước đầu tiên không phải chia người, mà là chốt danh sách ngày nghỉ chung. Ngày lễ quốc gia và ngày Tết là ngày nghỉ hằng năm theo quy định, nên phần này không phải do cửa hàng tự quyết. Ngày đó mà mở cửa thì khách đi chơi hết, bán cho ai.

Sau đó mới đến phần chia. Quán nhỏ ba bốn người thì việc này không khó: cứ chia theo thứ tự, ai đến lượt thì nghỉ, và cố định một ngày gộp để cả quán cùng nghỉ nếu vẫn trông được.

Có ba kiểu chia phổ biến. Một là chia theo thứ tự phục vụ, ai đứng lâu hơn thì nghỉ trước. Hai là chia theo ca, người làm ca sáng nghỉ ngày nào đó thì người làm ca chiều nghỉ ngày khác. Ba là cả quán cùng nghỉ một ngày, chọn ngày nào doanh thu thấp nhất.

Kiểu nào cũng được, miễn là ai cũng biết trước và không phải ai cũng đồng ý là sẽ nghỉ đúng ngày đó. Nếu quán bán cả ngày thì phần chia lịch còn phải gắn với giờ mở cửa nữa. Bài mở bán cả ngày hay bán theo giờ nói cách chọn khung giờ cho quán.

Khi lịch đã chốt thì chụp ảnh bảng lịch rồi gửi vào nhóm chat của cửa hàng, kèm dòng ngày nghỉ bù của từng người. Nhắn miệng thì người nghe nhiều sẽ nhớ khác nhau, còn ảnh thì ai cũng mở lại được.

Bước hai: ca nghỉ thì ca ai đập, và ca đập thì được trả thêm

Đây là chỗ nhiều quán làm ẩu. Nhân viên nghỉ lễ thì ca đó vẫn phải có người đứng bán. Nếu không ai đứng, quán mở cửa mà không ai phục vụ thì còn tệ hơn là đóng cửa.

Cách xử lý phổ biến nhất là chia ca nghỉ, tức nghỉ ở nhà vẫn tính lương, và ca đập, tức làm thêm ở cửa hàng vào một ngày khác. Ngày nghỉ ở nhà vẫn là ngày nghỉ hợp lệ, còn ngày đập ca thì bạn trả thêm phần vì người đó làm thay bạn.

Cần làm rõ một điểm: ngày lễ quốc gia và ngày Tết là ngày nghỉ có lương theo quy định, còn ngày nghỉ hằng tuần thì cách tính khác. Nếu bạn cho nhân viên làm thêm vào một trong hai loại ngày đó thì mức trả phải cao hơn đáng kể so với ngày thường. Quy định này có thể thay đổi theo thời gian, nên trước khi tính tiền nên kiểm tra văn bản hiện hành hoặc hỏi công đoàn.

Bài tra lương cứng hay lương theo doanh thu nói cách tính lương cho hợp với quy mô quán, phần ca đập cộng thêm vào đó.

Bước ba: thỏa thuận phụ cấp ngày lễ trước khi ai hỏi

Ngoài ngày nghỉ được trả lương, nhiều quán có thêm phụ cấp: tiền mua thêm đồ ăn, tiền lì xì, hoặc một ngày lương cộng cho ca đập. Không có quy định bắt buộc cho phần này, nên bạn có thể cho hoặc không cho.

Điều quan trọng là nói trước, và nói rõ ba thứ: mỗi người nhận bao nhiêu, tiền phát khi nào, và có giống nhau giữa các ca hay không. Nếu ba người nhận ba mức khác nhau mà không giải thích, cả quán sẽ hỏi.

Một cách làm dễ chịu là chia đều theo ca đã đi làm trong tháng đó, rồi phát cùng một ngày cho cả quán. Nhân viên part-time làm ít ngày thì nhận ít hơn, nhưng cần nói rõ ngay từ đầu. Bài nhân viên part-time quản lý sao nói cách tính công và lương cho nhóm này.

Phụ cấp nên trả một lần vào kỳ lương gần nhất, không trả lẻ từng ngày, vì trả lẻ thì thành nhiều khoản nhỏ và dễ quên mất.

Bước bốn: nghỉ lễ là ngày nghỉ thật, không phải ngày đi làm cho có

Có một hiểu lầm phổ biến ở quán nhỏ: nhân viên nghỉ lễ thì vẫn phải nhắn tin trả lời khách, vẫn phải vào xem báo cáo, vẫn phải nghe điện thoại. Nhân viên mới tưởng đó là bình thường, và làm mấy năm thành thói quen.

Nghỉ lễ mà vẫn phải bận thì không phải nghỉ. Nếu cửa hàng cần người trực, thì đó là ca đập và phải trả thêm, đừng gọi bằng tên nghỉ.

Phần này nên nói rõ ngay lúc ký hợp đồng, vì sau này đổi thì dễ sinh hiểu lầm. Bài nhân viên mới làm vỡ hàng xử lý sao nói về cách dạy nhân viên mới từ đầu về những quy tắc ngầm.

Bước năm: ngày lễ đông khách thì chia người ra, không xin ai ở lại

Trước Tết và trong dịp lễ, lượng khách tăng vọt. Cửa hàng nào cũng muốn giữ đủ người, nên nhiều chủ quán sẽ xin nhân viên ở lại hoặc đổi ngày nghỉ.

Có hai cách làm. Cách đầu là chia người ra: ai nghỉ thì có người đập, và đập thì được trả thêm. Cách sau là xin nhân viên đổi ngày nghỉ, và đổi thì phải có sự đồng ý của cả hai bên.

Cách đầu an toàn hơn. Bài bán hàng dồn dập dịp lễ Tết nói cách bố trí người và chuẩn bị hàng cho dịp này.

Dịp lễ cũng là lúc nên bày thêm món quà cho khách mua kèm. Bài combo quà tặng dịp lễ cho khách cũ nói cách làm combo mà không làm tăng tồn kho.

Bước sáu: nghỉ xong thì bàn giao ca cho người ở lại

Ngày nghỉ thì không có việc bàn giao vì không có việc, nhưng ngày làm thêm ca đập thì có. Có hai thứ cần ghi lại bằng văn bản: việc đang dở của người nghỉ, và ngày người đập ca sẽ đi làm bù.

Ví dụ chuỗn: nhân viên A nghỉ Tết ba ngày, nhân viên B đập ca hai trong ba ngày đó, và một ngày B nghỉ bù sau. Trong sổ ca phải ghi rõ ngày B nghỉ bù là ngày nào. Bài nghỉ việc bàn giao tiền hàng đầy đủ nói cách bàn giao khi nhân viên nghỉ việc hẳn, nguyên tắc là giống nhau: việc dở phải có người nhận.

Nếu dịp lễ mà khách đến nhiều và ca đập phải xử lý thêm, thì cần có người đủ thẩm quyền quyết định thay đổi đó. Bài giao việc cho cửa hàng trưởng nói cách chia quyền quyết định khi chủ quán không có mặt.

Bước bảy: tính lương tháng đó cho khỏi tranh cãi

Có hai kiểu tính lương phổ biến ở cửa hàng nhỏ. Một là lương cứng theo ca, hai là lương theo doanh thu cộng thêm phần đập ca. Dịp lễ thì doanh thu tăng, nên lương theo doanh thu dễ làm người ta tưởng lương tăng vì công sức, trong khi thực ra chỉ là mùa cao điểm.

Cách làm ít tranh cãi nhất là tách rõ ba dòng trong phiếu lương: lương cơ bản theo ca đã đi, tiền đập ca, và phụ cấp lễ. Ba dòng này tách ra thì khi nhân viên hỏi, bạn trả lời được ngay mà không cần mở sổ.

Bài tính lương thưởng giữ chân nhân viên nói thêm về cách phần thưởng dịp lễ mà không làm tăng chi phí cố định.

Trước khi trả lương thì kiểm tra lại ca đếm đúng không, có ngày nghỉ nào bị thiếu không. Bài kiểm tra đoanh số từng nhân viên nói cách rà lại danh sách chấm công hằng tháng.

Nếu quán có quy định riêng về giờ đến và giờ về thì phần chấm công dịp lễ cũng nên theo đúng quy định đó. Bài xử lý nhân viên đi muộn về sớm nói cách ghi nhận giờ mà không phải cãi nhau.

Khi nào nên đóng cửa ngày lễ thay vì cố mở

Có lúc nghỉ lễ rồi mới thấy quán không đủ người đứng, và việc mở cửa chỉ tạo ra một ca đập mà không ai muốn làm. Lúc đó lựa chọn thật lòng là đóng cửa một ngày và dùng ngày đó để nghỉ cho nhân viên.

Lý do đơn giản: một ngày lễ bán được cũng không bù được chi phí trả ca đập mà xong vẫn phục vụ tệ. Đóng cửa thì khách biết và quay lại, còn mở cửa mà phục vụ tệ thì khách quen mất niềm tin.

Trước khi quyết định, nhìn lại xem quán có đang chuẩn bị gì cho dịp lễ không. Nếu đã thuê thêm điểm bán, nếu đã đặt hàng trước, thì đóng cửa cũng phải xử lý đơn hàng đã nhận. Bài lưu điện dự phòng cho quầy tính tiền nói về việc chuẩn bị thiết bị dự phòng cho mấy ngày cao điểm.

Sau khi nghỉ xong thì nhớ một việc: nhân viên quay lại làm vẫn phải biết tình hình khách hàng và hàng hóa. Bài chăm sóc khách sau bán hàng nói cách giữ mối quan hệ với khách quen khi quán nghỉ ngày lễ.

Khách quen của quán đã quen rằng dịp lễ quán bận hơn ngày thường. Nếu bạn đóng cửa đột xuất thì nên đăng trước vài ngày, hoặc ít nhất dán một bảng nhỏ ở cửa, để khách biết mà quay lại sau chứ không tưởng cửa hàng không muốn bán.

Một danh sách ngắn để làm theo

Một là chốt danh sách ngày lễ theo lịch chung, không tự ý đổi. Hai là chia ai nghỉ trước ít nhất hai tuần, và ghi ra giấy.

Ba là chia ca nghỉ và ca đập, ai đập thì trả thêm, và ghi ngày nghỉ bù. Bốn là thỏa thuận phụ cấp lễ trước, nói rõ mức và thời điểm phát.

Năm là viết quy tắc nghỉ lễ vào cam kết làm việc ngay từ đầu, không phải đến gần ngày mới nhắc. Sáu là chia người cho dịp lễ thay vì xin ai ở lại, và xin đổi ngày thì phải có sự đồng ý của cả hai bên.

Bảy là tách rõ trong phiếu lương ba dòng: lương cơ bản, tiền đập ca, phụ cấp lễ. Tám là rà lại danh sách chấm công trước khi trả lương.

Chín là lần đầu tiên trong năm, gọi điện hỏi từng người muốn nghỉ ngày nào, đừng đợi đến lúc xung đột. Mười là lần đầu ngày lễ, chụp lại bàn làm việc và sổ ca để người mới nhìn vào biết chỗ nào đặt gì.

Muốn xem cách quản lý danh sách nhân viên và ca làm thì xem trang quản lý nhân viên.

Các bài về cách làm việc với đội ngũ thì nằm ở chuyên mục nhân viên.

Chủ cửa hàng muốn được tư vấn riêng về lịch nghỉ lễ và cách tính lương cho quán của mình thì nhắn hotline hoặc Zalo, hoặc ghé văn phòng; thông tin đầy đủ ở trang liên hệ.