Trí tuệ giúp cửa hàng nhỏ làm gì: việc thật, việc đừng mơ
Có một đợt gần đây, cửa hàng nào cũng hỏi nhau một câu: có nên dùng trí tuệ để quản lý không. Câu trả lời thẳng là có, nhưng không phải vì trí tuệ làm được nhiều thứ thần kỳ. Nó làm được một số việc rất cụ thể, và có một số việc mà đang cố làm bằng trí tuệ thì tốn công hơn làm tay.
Bài này không khoe công nghệ. Nó liệt kê những việc cửa hàng nhỏ dùng được ngay, cách làm, cách kiểm tra kết quả, và những việc cứ thử là mất tiền.
Trước khi bắt đầu: trí tuệ không tự biết cửa hàng mình bán gì
Điều nhiều người hiểu sai là tưởng trí tuệ đã nắm hết chuyện cửa hàng. Thực tế thì nó chỉ biết những gì bạn đưa cho nó.
Muốn nó dự báo tồn kho thì phải cho nó xem lịch sử bán hàng. Muốn nó viết bài quảng cáo thì phải cho nó biết món nào đang cần đẩy, giá bao nhiêu, bán cho ai. Không có dữ liệu thì câu trả lời chỉ là lời khuyên chung chung, và lời khuyên chung chung thì áp dụng vào đâu cũng được, tức là vô nghĩa.
Vậy nên bước đầu tiên không phải là mua gì cả, mà là làm sao sổ sách của mình đủ sạch để lấy ra dùng được. Cửa hàng ghi sổ tay gọn gàng, bán món nào, giá bao nhiêu, nhập lúc nào, đã bán được bao nhiêu, thì đó là dữ liệu vàng. Bài ghi sổ tay và dùng phần mềm quản lý bán hàng nói rõ khi nào giữ sổ, khi nào chuyển máy, và cách chuyển cho không sót đơn nào.
Nói ngắn gọn: phần lớn giá trị của trí tuệ trong cửa hàng nhỏ đến từ dữ liệu sẵn có, chứ không đến từ cái máy tính xịn.
Việc một: đọc báo cáo thành câu để hiểu
Đây là việc dễ thấy hiệu quả nhất, và cũng an toàn nhất. Bạn có một bảng báo cáo bán hàng tuần với mấy chục dòng số liệu. Mắt thường khó phát hiện món nào đang lên, món nào đang đi xuống.
Bạn đưa bảng đó cho trí tuệ cùng câu hỏi: món nào doanh thu tăng so với tuần trước, món nào giảm, món nào có doanh thu tăng nhưng lợi nhuận giảm. Câu trả lời thường chỉ mất vài giây.
Điều quan trọng là cách đặt câu hỏi. Đừng hỏi chung chung kiểu phân tích giúp tôi. Hãy hỏi cụ thể: trong nhóm món đang bán chạy, món nào tỷ lệ lời thấp hơn 20% so với tỷ lệ lời trung bình của cả nhóm.
Sau đó bạn kiểm tra lại bằng số liệu gốc. Đây là nguyên tắc số một: trí tuệ đọc báo cáo giúp bạn, không thay bạn quyết định.
Việc hai: dự báo món nào sắp hết hàng
Đây là việc trí tuệ làm khá tốt nếu có dữ liệu ba tháng trở lên. Nguyên lý thì đơn giản: món nào bán nhanh, có xu hướng tăng, và tồn kho hiện tại thì chắc hết hàng trong bao nhiêu ngày.
Việc cần làm trước là gom dữ liệu: mỗi ngày bán bao nhiêu mỗi món, tồn kho cuối ngày.
Sau đó bắt trí tuệ dự báo: với mỗi món, cho ra ba kịch bản bán chậm, bán đều, bán nhanh, mỗi kịch bản hết hàng sau bao nhiêu ngày. Rồi đối chiếu với kế hoạch đặt hàng của bạn. Nếu có món chắc chắn hết hàng trước khi hàng về, đó là thứ cần gọi nhà cung cấp hôm nay chứ không phải ngày mai.
Bài đặt hàng nhà cung cấp đúng lúc nói vì sao số lượng tồn tối thiểu và thời điểm đặt hàng quan trọng hơn nhiều so với việc tìm giá rẻ hơn một chút.
Có một giới hạn cần nói thẳng: dự báo chỉ đúng khi lịch sử bán đủ ổn định. Cửa hàng vừa mở, mới đổi danh mục, đang dính một chương trình khuyến mãi lớn thì dự báo sẽ trôi. Trong những lúc đó thì cứ dùng mức tồn tối thiểu đặt ra sẵn, đừng tin con số dự báo.
Việc ba: viết bài đăng Facebook và tin nhắn Zalo
Cửa hàng nhỏ thường không có người viết bài. Cứ mỗi tuần cần một bài giới thiệu món mới, một bài thông báo giảm giá, một bài nhắc khách quay lại, mà bỏ trống vì không ai ngồi viết.
Đây là lúc trí tuệ tiết kiệm thời gian thật sự. Cho nó biết: món nào, giá bao nhiêu, mô tả vị trí cửa hàng, giọng văn bình dân. Nhận ra ba bản khác nhau để đăng xen kẽ, mỗi bài khoảng một trăm tới một trăm hai mươi chữ.
Điểm cần lưu ý: đừng đăng bài do máy viết nguyên xi mà không đọc lại. Khách quen đọc bài của người quen, giọng người máy rất dễ bị phát hiện, và một bài nghe sai giọng thì mất thiện cảm nhanh hơn là không đăng. Bài quảng cáo Facebook cho cửa hàng nhỏ nói cách đăng cho đúng nhịp và không spam.
Cũng nên nhớ luật của từng kênh: tin nhắn khuyến mãi gửi hàng loạt dễ bị chặn. Bài gửi tin nhắn khuyến mãi không bị chặn nói cách chia nhóm và tần suất an toàn.
Việc tư: sinh ảnh món hàng khi chưa chụp được
Nhiều cửa hàng bán món không ăn mặc, hoặc món có thương hiệu mà không tiện chụp lại. Lúc đó có thể dùng trí tuệ tạo ảnh minh hoạ để đăng bài, nhất là bài quảng cáo hay ảnh bìa trên mạng xã hội.
Có hai luật không nên phá. Một là không dùng ảnh tạo để làm ảnh thật của món hàng, tức là đăng lên bảng hiệu hay trên sàn trưng bày. Khách đến tay không đúng như ảnh thì mất niềm tin.
Hai là phải ghi rõ đó là ảnh minh hoạ. Nếu bài quảng cáo dùng ảnh tạo mà nói như ảnh chụp tại cửa hàng, khách đến thấy khác là mất lòng.
Cách an toàn hơn: dùng ảnh tạo cho bài giới thiệu ngành hàng, cho ảnh bìa bài viết, cho hình trang trí. Còn ảnh chụp thật thì vẫn nên chụp. Bài tự chụp ảnh món hay thuê chụp nói so sánh chi phí và chất lượng hai cách này.
Việc năm: trả lời câu hỏi lặp lại của khách
Mỗi ngày có những câu hỏi lặp lại y hệt nhau: cửa hàng mở mấy giờ, có gửi hàng không, giá bao nhiêu, bảo hành thế nào. Nhân viên trả lời mãi cũng mệt, và trả lời không đồng ý giữa nhân viên với nhau là nguồn khiếu nại.
Cách làm phổ biến là dựng một mẫu trả lời, rồi dùng trí tuệ để viết lại theo đúng giọng cửa hàng, chèn thông tin mới vào. Nhân viên chỉ cần đọc và bấm gửi.
Ranh giới ở đây khá rõ: trả lời thông tin có sẵn trong sổ thì được phép, hỏi khuyến nghị cá nhân, báo giá riêng, xin giảm giá thì nên gọi người thật. Khách mua xong rồi thấy mình được chat với máy thì bực.
Việc sáu: tóm tắt bàn giao ca và ghi chú nhân viên
Nhân viên ngồi ca thường viết tay vài dòng: hết mấy thứ, khách hỏi món nào, cần đặt thêm gì. Bài nghiệp vụ bàn giao tiền hàng đầy đủ nói tại sao việc bàn giao đầy đủ quyết định cả ngày hôm sau.
Nếu nhân viên ghi vào phần mềm bán hàng dưới dạng ghi chú, cuối ngày bạn có một khối chữ dài. Trí tuệ đọc khối đó và cho ra danh sách gọn: việc cần xử lý ngay, việc cần hỏi nhà cung cấp, việc chỉ là ghi chú. Việc này tiết kiệm được khoảng mười lăm phút mỗi tối.
Cùng cách đó, bạn có thể đưa bảng doanh thu theo ca và hỏi xem ca nào có tỷ lệ giảm hàng bất thường. Ca đó có thể do thiếu người, hoặc do chính sách giá chưa thống nhất giữa các ca.
Việc bảy: soạn lịch đặt hàng và nhắc hết hạn
Phần mềm bán hàng hiện nay đã có cảnh báo tồn thấp và hạn sử dụng, nên việc này không cần trí tuệ mới làm được. Trí tuệ chỉ nên dùng để làm phần khó: dự báo trước, và chọn lượng đặt.
Có một dạng trí tuệ đặc biệt hữu ích ở đây là đọc lịch sử và đưa ra lý do. Nếu món A từng giảm mạnh hai lần đều do giao trễ nhà cung cấp, thì cứ cộng thêm nửa tuần vào thời gian chờ.
Việc tám: chăm sóc khách quen bằng tin nhắn cá nhân hoá
Có một việc mà trí tuệ làm khá tốt: viết tin nhắn nhắc khách quen mà không biết khách tên gì. Khách có sẵn hồ sơ trong phần mềm, bạn có thể lấy danh sách khách đã mua, và nhờ trí tuệ viết một tin nhắn ngắn gợi nhớ lần mua gần nhất.
Ví dụ: chị Lan mua thuốc bổ mắng cách đây ba tuần, mùa này mắt dễ mỏ. Tin nhắn: chị Lan ơi, hôm trước chị lấy thuốc bổ mắng, bên mình vừa có lô mới chị lấy thử được không ạ.
Tin nhắn này hiệu quả hơn tin nhắn khuyến mãi chung, vì nó có lý do đúng. Nhưng phải đúng luật: khách phải đồng ý nhận tin, và phải có cách ngừng nhận. Bài khách hàng nào lâu đài, đào sâu hơn nói cách tìm nhóm khách đáng nhắn và nhóm không nên nhắn.
Những việc đừng mơ
Có vài việc nghe hấp dẫn nhưng đang làm là mất tiền hoặc mất uy tín.
Một là để trí tuệ tự quyết giá. Nó không biết giá vốn thật, không biết khách sỉ nào phải bán gần vốn, không biết món nào đang cần chạy cho thông. Giá do người đặt, trí tuệ chỉ giúp soạn lý do.
Hai là để nó tự trả lời khiếu nại. Khiếu nại là chỗ nhạy cảm nhất. Một câu trả lời máy nói hơn dễ để lại ấn tượng cửa hàng không quan tâm. Bài xử lý khách phàn nạn đổi trả nói cách nói sao cho khách nguội lại.
Ba là tin những con số nó bịa. Công cụ hay bịa số liệu, đặc biệt khi dữ liệu đưa vào không đầy đủ. Với bất kỳ con số nào nó nêu, kiểm tra lại bảng gốc trước khi dùng.
Bốn là dùng cho việc cần biết người mới. Tuyển nhân viên, đánh giá nhân viên, tính lương thưởng, đền bù thiệt hại, tất cả đều cần người nhìn tận mắt và chịu trách nhiệm. Bài kiểm tra doanh số từng nhân viên nói cách đối chiếu số liệu mà không làm mất lòng người làm.
Năm là chi tiền mua công cụ trước khi biết mình sẽ dùng để làm gì. Công cụ trả phí thường tính theo số câu hỏi hoặc số lượt dùng. Một cửa hàng nhỏ chỉ cần vài chức năng, và nhiều khi bản miễn phí đã đủ dùng thử một tháng để xem có hợp không.
Một kế hoạch thử trong ba mươi ngày
Nếu muốn bắt đầu mà không bỏ tiền nhiều, làm theo thứ tự này.
Tuần một, dọn dữ liệu: sổ sách gọn, danh sách món chủ lực, số bán hằng tuần của mười món chạy nhất. Tuần hai, thử đọc báo cáo bằng công cụ có sẵn, chỉ dùng để tóm tắt và tìm điểm bất thường.
Tuần ba, thử viết bài đăng: đưa ba món đang cần đẩy, yêu cầu ba bản bài khác nhau, tự sửa lại rồi đăng. Tuần bốn, đo lại: so số lượt xem và số khách hỏi mua trong tuần có bài đăng với tuần không có.
Sau ba mươi ngày, giữ lại những gì đo được là có tác dụng, bỏ những gì chỉ thấy hay mà không ra tiền.
Điểm mấu chốt của cả bài này: trí tuệ làm giảm thời gian cho việc có sẵn dữ liệu và có câu trả lời đúng. Nó không thay được việc biết khách, biết giá vốn và biết mình bán cái gì. Ba thứ đó vẫn phải do chủ cửa hàng nắm.
Muốn xem các mẫu báo cáo, mẫu khuyến mãi và mẫu theo dõi hằng tuần thì xem trang báo cáo bán hàng.
Các bài về vận hành cửa hàng và chi phí hằng năm thì nằm ở chuyên mục kinh doanh và bền vững.
Chủ cửa hàng muốn được tư vấn riêng cho kế hoạch ứng dụng công nghệ mà không tốn nhiều chi phí thì nhắn hotline hoặc Zalo, hoặc ghé văn phòng; thông tin đầy đủ ở trang liên hệ.