Chọn phần mềm quản lý bán hàng: 8 tiêu chí cần xem

Có người mua phần mềm quản lý bán hàng xong về ngồi nhìn màn hình cả buổi chiều, không bán được món nào. Không phải vì phần mềm dở, mà vì người đó chọn theo quảng cáo đẹp nhất chứ không theo việc mình sẽ làm hằng ngày. Cửa hàng khác thì chọn xong, dùng ba tháng rồi bỏ, vì mỗi ca thu ngân phải làm thêm mấy bước không cần thiết.

Chọn phần mềm quản lý bán hàng không khó, nhưng chọn sai thì mất tiền và mất cả thói quen của cửa hàng. Dưới đây là tám tiêu chí mà một chủ cửa hàng bán lẻ nên xem trước khi quyết định, theo thứ tự mình nghĩ quan trọng.

Vì sao nhiều cửa hàng chọn phần mềm sai

Hầu hết người mới chọn phần mềm bán hàng bắt đầu từ chỗ nghe giới thiệu. Người bán hàng mở giao diện đẹp, bấm vài cái, thấy báo cáo vẽ ra biểu đồ, rồi nói giá. Nghe xong thấy hợp lý, chốt luôn. Đó là cách chọn sai nhiều nhất.

Vấn đ là bạn không dùng phần mềm 8 tiếng một ngày để ngắm biểu đồ. Bạn dùng nó để bán được hàng, trừ đúng số tồn, và cuối ngày biết mình lãi bao nhiêu. Một cách tự kiểm dễ thực hiện: trước khi xem bất kỳ phần mềm nào, viết ra ba việc bạn làm nhiều nhất trong ngày, rồi hỏi thẳng từng nhà cung cấp phần mềm của họ làm ba việc đó nhanh đến đâu, bằng chính thiết bị đang dùng ở quầy.

Tiêu chí một: chạy được trên máy thật của cửa hàng

Nhiều phần mềm chạy đẹp trên máy tính của nhà cung cấp, nhưng cửa hàng của bạn có máy cũ, màn hình nhỏ, hoặc đang dùng chung một chiếc máy với máy in. Hãy yêu cầu thử trên chính thiết bị đó, ngay trong cửa hàng, trong giờ đông khách.

Xem ba thứ: màn hình hiển thị có bị nhỏ đến mức phải nhìn sát không, các nút bấm có bị chồng lên nhau ở khổ cửa sổ thấp không, và máy có chạy nổi không khi đang in hóa đơn. Một phần mềm mở chậm hai giây mỗi lần bấm sẽ khiến cả quầy ù.

Ngoài máy tính tại quầy, hãy hỏi thêm phần mềm chạy được trên điện thoại bảng. Nhiều chủ cửa hàng muốn xem doanh thu khi đang ở nhà, hoặc nhờ nhân viên ghi đơn ngay tại bàn chăm sóc khách.

Tiêu chí hai: tốc độ bán hàng khi khách xếp hàng

Tình huống này xảy ra ở mọi cửa hàng: giờ cơm, giờ tan học, giờ có đợt khuyến mãi. Khách đứng đợi, nhân viên lúng túng. Phần mềm quản lý bán hàng không tạo ra tốc độ, nhưng nó có thể phá tốc độ nếu thao tác nhiều.

Hãy thử bán thật một món hàng giá vô dùng đi và đếm số lần bấm. Một đơn hàng đơn giản nên xong trong khoảng ba đến năm lần bấm: gọi mã, chọn số lượng, bấm thanh toán, chọn tiền mặt hoặc chuyển khoản, in hóa đơn. Nếu phần mềm bắt bạn chọn cửa hàng, chọn kho, xác nhận tồn kho, rồi mới gọi mã, thì mỗi đơn sẽ chậm hơn.

Cách này chỉ đúng khi bạn đếm được số lần bấm, chứ không phải cảm giác. Một buổi chiều thử với người không quen phần mềm, đo thời gian từ lúc khách đưa hàng đến lúc nhận tiền, sẽ cho ra con số thật.

Chi tiết nữa là tìm kiếm. Khách hỏi một món mà tên gọi khác với tên trên kệ, ví dụ họ gọi là dầu gội đầu mà trên kệ ghi là dầu gội dưỡng tóc. Phần mềm nào tìm ra nhanh bằng vài chữ cái là phần mềm giúp nhân viên bán được nhiều hơn mỗi ca.

Tiêu chí ba: tồn kho và cảnh báo hết hàng

Đây là phần quyết định tiền lời. Có người bán được giá đẹp mà lời không ra, vì bán xong một món giá tốt thì phải chờ nhập lại mà trong lúc đó bán món khác. Tồn kho sai thì không phải chuyện báo cáo cho đẹp, mà là tiền nằm trong kho không bán được.

Hãy yêu cầu nhà cung cấp cho xem ba màn hình: báo cáo tồn hiện tại, lịch sử nhập xuất và mức cảnh báo khi sắp hết. Một phần mềm tốt cho phép bạn đặt mức cảnh báo riêng cho từng món, vì có món bán nhanh phải cảnh báo sớm, có món chạy chậm thì cảnh báo muộn cũng không sao.

Điểm hay bị bỏ qua là số liệu tồn kho khi nhiều người bán cùng lúc. Nếu hai nhân viên cùng bán một món hàng đang có ba cái trong kho, cả hai đều nhìn thấy ba, và cả hai đều bán. Với cửa hàng nhỏ thì ít xảy ra, nhưng vào cuối tuần thì chuyện này xảy ra thường xuyên. Phần mềm nào trừ kho theo thời điểm thực tế sẽ giúp bạn khỏi phải kiểm tra lại tồn kho bằng tay.

Nếu cửa hàng của bạn có hàng nằm ở kho khác, chuyện này càng phức tạp hơn, và cách xử lý đã được viết ở bài quản lý tồn kho khi hàng còn ở kho nhà cung cấp.

Tiêu chí bốn: xem lãi lời theo từng món

Nhiều chủ cửa hàng chỉ xem tổng doanh thu trong ngày. Nhưng doanh thu không phải tiền lời. Món bán nhiều mà lời mỏng, món bán ít mà lời dày, thì cửa hàng có thể đang bận rộn mà vẫn lỗ.

Phần mềm nên cho bạn xem lời theo từng món, theo từng nhóm hàng và theo từng ca. Khi bạn thấy một món lời thấp, bạn có thể xử lý ngay: đổi giá, dừng nhập, hoặc làm combo bắt món đó đi kèm món lời tốt. Khi xem báo cáo, hãy hỏi luôn chi phí có nằm trong đó không. Giá vốn có được cập nhật lại khi nhà cung cấp tăng giá không, phí vận chuyển có tính vào không. Một báo cáo lời lời mà thiếu chi phí cũng giống như không có báo cáo.

Tiêu chí năm: nhiều ca và nhiều nhân viên

Cửa hàng mở một ca thì chuyện này không quan trọng. Nhưng nếu bạn có hai ca, hoặc ca đêm và ca ngày chồng nhau, thì phần mềm phải biết ai đang ngồi ở máy.

Bạn cần xem được: ca nào bán được bao nhiêu, tiền mặt còn trong két lúc giao ca, và những món nào bị thêm hoặc bớt trong ca đó mà không có lý do. Cần có phần bàn giao ca với chữ ký của hai bên, để khi có chênh lệch thì biết bắt đầu từ đâu. Cách đối chiếu tiền cuối ngày đã có bài đối chiếu tiền cuối ngày. Phần quyền cũng nên cài sẵn ngay từ đầu: nhân viên thấy giá và bán hàng, nhưng không xem được báo cáo lợi nhuận và không sửa được giá.

Tiêu chí sáu: kết nối máy in và máy quét mã vạch

Đây là tiêu chí kỹ thuật, nhưng lại quyết định cảm giác "mượt" của phần mềm. Hãy mang máy in thật của cửa hàng đến thử. Kiểm tra khổ giấy, in tiếng Việt có dấu đúng không, và tốc độ in khi liên tục mười hóa đơn.

Phần lớn cửa hàng dùng tem nhiệt khổ 80 hoặc 58 milimét, và rất nhiều máy in bán ngoài thị trường không tương thích tốt với phần mềm xác định khổ giấy. Phần mềm cho phép chọn cả khổ giấy lẫn kích thước chữ sẽ tiết kiệm hàng chục nghìn đồng mỗi tháng.

Máy quét mã vạch thì nên hỏi rõ có đọc được mã của nhà cung cấp bạn đang dùng không. Nếu mã trên bao bì không quét ra đúng tên hàng, bạn sẽ phải gõ tay từng dòng. Về cách chọn thiết bị cho quầy, tôi đã viết ở bài chọn máy in tem nhãn cho cửa hàng.

Tiêu chí bảy: dữ liệu thuộc về bạn

Đây là tiêu chí nhiều người bỏ qua rồi hối hận. Hãy hỏi ba câu: dữ liệu bạn nhập có được xuất ra Excel được không, có được lấy lại nếu bạn ngừng dùng không, và có được chuyển sang phần mềm khác không.

Câu trả lời "chúng tôi không hỗ trợ xuất dữ liệu" là một cảnh báo đỏ. Bạn đang giao toàn bộ sổ sách cửa hàng cho một bên không rõ ràng. Bài chọn máy tính tiền cho cửa hàng nhỏ có nói thêm về chuyện này.

Cũng nên hỏi chi phí gia hạn tăng thế nào sau năm đầu tiên. Nhiều bên dùng giá rất thấp cho năm đầu để dễ bán, rồi tăng gấp đôi khi gia hạn.

Tiêu chí tám: cách tính tiền có hợp với cửa hàng không

Cuối cùng là câu hỏi về tiền, nhưng phải tính tổng chi phí chứ không phải giá thuê. Phần mềm bán hàng cho cửa hàng nhỏ thường có ba kiểu: thuê theo tháng, thuê theo số máy, hoặc thuê theo số món hàng trong danh mục.

Hãy tính thử với cửa hàng của bạn. Một cửa hàng có hai máy tính tiền và khoảng ba trăm mã hàng thì chi phí bao nhiêu một năm, gồm cả máy in, giấy tem, và thời gian dành cho việc dạy nhân viên dùng. Rồi so với mức lời mà phần mềm giúp thêm, ví dụ như giảm số đơn phải sửa hoá đơn, giảm số lần kiểm kho thủ công.

Cách thử mà không mất tiền

Đừng ngại xin dùng thử. Hầu hết nhà cung cấp đều có bản dùng thử, và bạn nên dùng nó đúng như dùng thật.

Trong một tuần dùng thử, hãy bắt buộc làm đủ những việc sau: bán thật ít nhất hai mươi đơn, in hóa đơn thật, nhập một lô hàng vào, kiểm kê một lần và đối chiếu với thực tế, xem báo cáo lời lời từng món, và đóng ca với một người khác. Ghi lại mỗi lần bạn phải tự tính tay hoặc chép giấy, vì sau một tuần, danh sách đó là câu trả lời cho câu hỏi phần mềm này có hợp với bạn không. Một tiêu chí hay dùng để so sánh nhanh là số giờ mỗi ngày mà bạn phải dành cho việc sổ sách, đã viết ở bài phần mềm quản lý bán hàng dùng thử và chi phí.

Bảng so sánh nhanh

Một danh sách câu hỏi hỏi nhà cung cấp

Trước khi ngồi vào bàn, hãy chuẩn bị câu hỏi và hỏi từng bên một giọng đều nhau. Phần mềm này chạy được trên máy tính của tôi không, tôi có thể dùng thử bao lâu, và khi hết hạn thử thì dữ liệu của tôi còn không. Tôi xuất được toàn bộ dữ liệu ra đâu, và chi phí cho năm thứ hai là bao nhiêu. Nếu tôi thêm một máy tính tiền nữa thì phí tăng thế nào. Hỗ trợ giờ nào, và cuối tuần có ai trả lời không.

Cần tư vấn theo ngành, gọi hotline/Zalo 0907.943.968.

Bài viết này mang tính tham khảo chung. Cách tính giá và chính sách dữ liệu khác nhau ở từng nhà cung cấp, nên bạn nên dùng làm khung so sánh rồi điều chỉnh theo quy mô thật của cửa hàng mình.

Nếu bạn đang chuẩn bị mở cửa hàng thì đọc thêm phần chọn mặt bằng buôn bán trước khi tính tới phần mềm.

Xem thêm

• Mở ca bán hàng buổi sáng thế nào cho gọn và đúng