Mở cửa hàng thứ hai: làm sao quản lý cả chuỗi mà không rối

Một cửa hàng chạy trơn tru rồi, chủ cửa hàng nghĩ đến chuyện mở thêm chi nhánh. Nghe thì đơn giản: dựng thêm quầy, thêm vài món, chia ca. Thực tế thì ngay từ lúc thứ hai xuất hiện, cửa hàng biến từ một cơ sở thành một chuỗi, và bộ câu hỏi cũ không còn đủ trả lời nữa.

Hàng chạy ở cửa hàng một mà bán ở cửa hàng hai thì lấy từ đâu, khi nào chuyển, ai quyết định. Khách mua ở cửa hàng một, quay lại cửa hàng hai, có được giá ưu đãi không. Thu ngân ở đâu, ai giữ tiền mặt, cuối ngày ai đối soát.

Điểm khác biệt lớn nhất giữa một cửa hàng và một chuỗi không phải số lượng cửa hàng, mà là việc mọi thứ bắt đầu được chuẩn hóa. Ở cửa hàng đơn, chủ cửa hàng tự quyết định mọi thứ và nhớ hết. Khi có ba cửa hàng, người nhớ hết không còn tồn tại.

Bài này đi vào những việc phải làm trước khi mở cửa hàng thứ hai và trong lúc vận hành cả chuỗi: chia kho, chia khách, chia nhân sự, chia tiền, và cách nhìn báo cáo cả chuỗi.

Trước khi mở: cửa hàng thứ hai có đáng không

Nhiều chủ cửa hàng mở chi nhánh thứ hai vì thấy cửa hàng một đông. Nhưng đông một ngày nhiều khách chưa chắc là một cửa hàng mới sinh ra tiền.

Có ba câu hỏi nên trả lời trước khi bỏ tiền. Một là khách đông đến vào giờ nào và mua món nào. Nếu tập trung vào một khung giờ và một nhóm món, thì có thể xử lý bằng ca thêm hoặc kho riêng, rẻ hơn nhiều so với mở cửa hàng. Hai là phần lớn khách đến từ đâu, và nếu đến từ xa hay khu vực khác thì cửa hàng thứ hai nên chuyển hướng ngành hàng. Ba là cửa hàng một có đang làm hết việc không. Nếu mở chi nhánh hai mà người quản lý vẫn trực ở cửa hàng một cả ngày, thì cửa hàng hai sẽ thành gánh nặng.

Bài khi nào nên mở chi nhánh thứ hai đi chi tiết các dấu hiệu cho thấy cửa hàng đã sẵn sàng mở rộng, và các dấu hiệu cho thấy nên dừng lại.

Khi đã quyết định mở, việc cần làm không phải là sao chép cửa hàng một, mà là chọn cửa hàng hai giống cửa hàng một ở điểm nào và khác ở điểm nào. Bán cùng một danh mục hàng thì dễ quản lý, nhưng cạnh tranh với chính mình. Bán một nhóm hàng khác thì bổ sung cho cửa hàng một.

Chia kho: vì sao không nên cho mỗi cửa hàng một kho riêng biệt

Có một quyết định nhiều chuỗi cửa hàng mắc lỗi ngay từ đầu: cho mỗi chi nhánh một kho riêng biệt rồi mỗi chi nhánh tự nhập hàng. Cách này đơn giản, mỗi cửa hàng tự chủ, nhưng tạo ra ba vấn đề lớn.

Vấn đề thứ nhất là hàng bị trùng. Cùng một món, cửa hàng một còn nhiều, cửa hàng hai hết, trong khi tổng kho vẫn đủ. Khách đến cửa hàng hai phải chờ hoặc từ chối, dù cửa hàng một đang có ngay trước mắt.

Vấn đề thứ hai là công nợ với nhà cung cấp. Mỗi cửa hàng nhập riêng nghĩa là mỗi cửa hàng đặt đơn riêng, và cửa hàng nhỏ thường không đủ lượng để được giá tốt. Vấn đề thứ ba là mất kiểm soát giá vốn: giá mua thay đổi mỗi lô, mỗi cửa hàng ghi giá vốn khác nhau, thì báo cáo lợi nhuận của cả chuỗi không so sánh được.

Cách tổ chức ít đau hơn là một kho trung tâm, các cửa hàng làm điểm bán, và hàng chuyển từ kho trung tâm ra cửa hàng theo đơn điều. Lợi thế lớn nhất: tổng tồn kho luôn nhìn thấy trong một báo cáo.

Có những chuỗi vẫn giữ kho riêng cho từng cửa hàng, nhưng chỉ khi cửa hàng thực sự ở xa nhau, hàng nặng dễ vỡ, hoặc hàng có điều kiện bảo quản riêng. Bài chia kho theo nhóm hàng để dễ nhìn nói cách sắp xếp để người quản lý nhìn một lần là thấy hàng ở đâu.

Bất kể chọn cách nào, ngay từ đầu phải quy định rõ: kho nào chịu trách nhiệm cho món nào, ai được quyền xuất hàng giữa các cửa hàng, và hàng chuyển giữa các cửa hàng ghi nhận thế nào trong sổ.

Chia khách: khách của cửa hàng này có phải khách của cửa hàng kia

Một khách mua ở cửa hàng một, thường là khách mua ở cửa hàng hai. Nếu cửa hàng hai không nhận ra điều đó, khách sẽ phải giải thích lại từ đầu, và cảm giác đầu tiên khách có là cửa hàng này không biết khách quen.

Cách xử lý phổ biến là dùng thẻ thành viên hoặc tích điểm chung cho cả chuỗi. Khách tích điểm ở cửa hàng một thì điểm vẫn còn khi khách đến cửa hàng hai. Mọi cửa hàng dùng chung một bảng giá, chung một chính sách đổi trả, chung một mức chiết khấu cho khách quen.

Điểm khó nhất là chính sách giá. Nếu cửa hàng hai bán đắt hơn cửa hàng một cùng một món, khách sẽ nhận ra ngay và chọn cửa hàng rẻ hơn mà không cần thuyết phục. Nếu bán rẻ hơn thì cửa hàng một mất tiền. Vì vậy, một chuỗi nhỏ nên chọn một bảng giá duy nhất cho toàn hệ thống, rồi điều chỉnh lợi nhuận bằng chi phí vận hành.

Có một việc dễ quên nhưng quan trọng: khách của chuỗi là tài sản của chuỗi, không phải của cửa hàng nào cụ thể. Nếu nhân viên cửa hàng một giữ khách lại, gọi điện riêng, hoặc bán cho khách quen thấp hơn giá, thì cửa hàng hai mất món ăn mà không biết tại sao. Bài chăm sóc khách sau bán hàng nói cách chăm sóc khách có hệ thống.

Chia nhân sự: người giỏi ở cửa hàng một có theo sang không

Mở cửa hàng thứ hai thường đi kèm việc một người tốt phải chia thời gian cho hai nơi. Đây là lỗi phổ biến nhất và là lý do nhiều chuỗi nhỏ thất bại.

Có ba cách xử lý. Một là cửa hàng hai do người khác quản lý, và người giỏi ở cửa hàng một chỉ ghé thăm, không trực thường xuyên. Hai là tách rõ phần việc: một người lo bán hàng, một người lo vận hành. Ba là một người quản lý cả hai cửa hàng, nhưng bố trí ca luôn có mặt ở một nơi.

Bài quản lý nhân viên bán hàng nói cách chia việc và đo mức làm việc để không ai phải gồng quá sức khi vừa quản lý vừa bán. Một chi tiết nhỏ nhưng hay gây tranh cãi: lương và thưởng. Nếu cửa hàng này bán được nhiều hơn, ai được thưởng phần chênh lệch? Càng đặt rõ từ đầu, càng ít phải chia tiền sau khi tổng kết tháng.

Chia tiền: tiền mặt nằm ở đâu và ai giữ

Đây là phần nhiều chuỗi cửa hàng làm sai trong khi nghĩ mình vẫn kiểm soát được. Mỗi cửa hàng thu tiền mặt riêng thì tối mỗi tối phải đối soát riêng, và tiền mặt nằm ở ba chỗ khác nhau cùng lúc. Chủ cửa hàng muốn xem toàn bộ tình hình tiền của cả chuỗi thì phải chạy tới ba nơi.

Có hai cách tổ chức phổ biến. Một là mỗi cửa hàng tự giữ tiền mặt, mỗi tối nộp một khoản cố định vào tài khoản chung, chênh lệch ghi lại. Hai là cửa hàng thu tiền mặt và chuyển thẳng về tài khoản chung, quầy không giữ tiền quá mức tồn quỹ nhỏ.

Điểm mấu chốt: phải chọn một nguyên tắc và giữ nguyên ở mọi cửa hàng. Có tiền mặt ở quầy nhưng không ai biết bao nhiêu, thì đó không phải là kiểm soát, đó là ẩn số. Bài đối soát tiền mặt và chuyển khoản cuối ngày nói cách làm việc này gọn mà vẫn soát được.

Một việc nữa cũng nên làm từ sớm: quy định hạn mức tiền mặt tối đa được giữ tại mỗi quầy, và quy định ai là người kiểm tra. Khi có ba cửa hàng, mất tiền ở cửa hàng nào cũng dễ bị che giấu hơn nhiều.

Nhìn báo cáo của cả chuỗi, không chỉ từng cửa hàng

Tới lúc này, số liệu của ba cửa hàng nằm rải rác ở ba chỗ. Chủ cửa hàng mở báo cáo doanh thu cửa hàng một, thấy tốt, mở báo cáo cửa hàng hai, thấy cũng tốt, và yên tâm. Nhưng tổng lợi nhuận cả chuỗi thì chưa ai biết.

Có hai lớp số liệu cần xem. Lớp thứ nhất là so sánh giữa các cửa hàng: cùng một danh mục hàng, ai bán được nhiều hơn, ai có tỷ lệ lời cao hơn, ai bán chậm hơn. Lớp thứ hai là toàn chuỗi: tổng doanh thu, tổng lợi nhuận, tổng tồn kho, tổng công nợ. Bài báo cáo tuần nên xem những gì đi sâu hơn vào phần xem tuần, hợp với chuỗi đang mở rộng vì giai đoạn đầu thay đổi diễn ra nhanh.

Lớp thứ nhất là công cụ điều hành. Hai cửa hàng cùng bán một môn hàng mà tỷ lệ lời lệch nhau nhiều, thường là do cách bày hàng, do giá, hoặc do nhân viên. Lớp thứ hai mới là con số chủ cửa hàng cần. Bài báo cáo tháng chủ cửa hàng cần biết nói rõ cần xem những gì trong báo cáo tổng hợp.

Có nên dùng chung một tài khoản quản lý không

Đây là câu hỏi thực tế mà nhiều người trả lời sai theo hướng quá nghiêm. Nếu cửa hàng hai dùng chung tài khoản, thì ai đó ở cửa hàng một nhìn thấy doanh thu cửa hàng hai, và tình hình nhân sự cũng lộ. Nếu mỗi cửa hàng một tài khoản riêng, chủ cửa hàng phải đăng nhập nhiều nơi mỗi ngày.

Cách dung hòa mà nhiều chuỗi nhỏ dùng là: mỗi cửa hàng một tài khoản, quyền giới hạn trong phạm vi cửa hàng đó, còn chủ cửa hàng hoặc quản lý chuỗi có tài khoản xem toàn bộ. Khi phần mềm cho phép xem báo cáo tổng hợp thì việc này dễ hơn nhiều.

Điều cần tuyệt đối tránh là dùng chung một tài khoản cho cả ba cửa hàng. Không phải vì tính bảo mật, mà vì khi có chuyện xảy ra, không ai trả lời được ai đã làm gì. Cùng cơ chế đó, mỗi cửa hàng nên có một bản sao lưu dữ liệu riêng. Bài sao lưu dữ liệu bán hàng định kỳ nói cách làm sao để lúc cần thì có mà không mất nhiều thời gian.

Một danh sách ngắn để mang đi

Nếu chỉ nhớ một danh sách thì nhớ tám điểm này.

Một là trước khi mở, xác định cửa hàng hai bán món gì và khác cửa hàng một ở điểm nào. Hai là không cho mỗi cửa hàng một kho riêng biệt nếu món hàng dùng chung được, hãy chọn một kho trung tâm. Ba là chuẩn hóa bảng giá và chính sách ưu đãi cho cả chuỗi. Bốn là chia rõ ai quản lý cửa hàng nào.

Năm là quy định rõ tiền mặt nằm ở đâu, ai giữ, ai kiểm tra tối cuối ngày. Sáu là mỗi cửa hàng một tài khoản riêng, và một tài khoản xem toàn bộ cho chủ cửa hàng. Bảy là xem báo cáo tổng hợp cả chuỗi.

Tám điểm đó đáng một buổi ngồi lại với sổ của cả ba cửa hàng, đổi lại chủ cửa hàng không phải mất cả năm mới biết chuỗi của mình đang lời hay đang lỗ.

Muốn xem cách vận hành nhiều cửa hàng dùng chung một danh mục hàng, một bảng giá và một hệ thống kho thì xem trang quản lý chuỗi.

Các bài về kho hàng và cách bày hàng thì nằm ở chuyên mục tồn kho và hàng hóa.

Chủ cửa hàng muốn được tư vấn riêng cho kế hoạch mở chi nhánh thứ hai của mình thì nhắn hotline hoặc Zalo, hoặc ghé văn phòng; thông tin đầy đủ ở trang liên hệ.