Điện thoại bán hàng hay máy tính tiền cho quán nhỏ

Điện thoại có sẵn trong túi hay bỏ ra mấy triệu mua máy tính tiền. Đây là câu hỏi đầu tiên lúc mở quán, và cũng là câu hỏi quay lại lần hai khi quán đông khách hơn. Chọn sai thì hoặc là tiền nằm một chỗ mà không dùng hết, hoặc là ngồi tính tay giữa giờ cao điểm.

Bài này so hai cách bán hàng, dùng điện thoại và dùng máy tính tiền. Không nói nên mua máy hiệu nào, chỉ nói khi nào điện thoại là đủ, khi nào thiếu, và nâng lên máy thì tốn thêm bao nhiêu.

Bán hàng bằng điện thoại: gần như miễn phí

Điện thoại ai cũng có, cài phần mềm bán hàng vào là chạy. Không tốn tiền máy, không tốn chỗ kê, không phải lo dây điện dây mạng. Quán mới mở mà chưa biết một ngày bán được bao nhiêu thì cách này giữ được tiền mặt trong két để còn xoay việc khác.

Ưu điểm thứ hai là bán ở đâu cũng được. Nhân viên cầm điện thoại ra tận bàn ghi món, khách không phải đứng dậy ra quầy. Quán ăn bình dân đông khách mà chỉ kê được một quầy thì cách này nhanh hơn hẳn cách bắt khách xếp hàng.

Điện thoại còn là chỗ xem báo cáo nhanh nhất. Chủ quán đi chợ, đi công việc vẫn mở ra xem được doanh thu hôm nay, món nào bán chạy, tiền mặt còn bao nhiêu. Cách xem số từ xa đã nói kỹ ở bài điện thoại xem báo cáo từ xa.

Nhược điểm đầu tiên là màn hình nhỏ. Danh sách món dài mà phải cuộn tìm thì mỗi đơn chậm vài giây. Giờ cao điểm ba chục đơn thì chậm cộng lại thành một hàng người đứng chờ, và người đứng chờ là người dễ bỏ đi nhất.

Nhược điểm thứ hai là điện thoại là vật của một người. Ca sáng dùng điện thoại của chị A, ca chiều chị A nghỉ thì lấy gì bán. Mua thêm một điện thoại riêng cho quán thì hết rẻ, mà vẫn dễ quên sạc, dễ va rơi, dễ bị khách nhìn thấy tin nhắn riêng.

In hóa đơn là chỗ yếu nhất. Cần phiếu cho khách thì phải mua máy in bluetooth, giá khoảng một triệu hai đến hai triệu, và in qua bluetooth hay mất kết nối đúng lúc đông. Cách chọn máy in cho quầy có ở bài máy in hóa đơn hay kết giấy.

Mất điện cũng là chỗ điện thoại thắng, nhưng không thắng lâu. Điện thoại còn pin thì còn bán được, nhưng khi pin xuống thấp mà không có ổ điện thì hết. Quán có máy tính tiền mà không có bộ lưu điện thì mất điện là sập luôn. Cách giữ quầy chạy khi mất điện đã có ở bài lưu điện dự phòng cho quầy tính tiền.

Máy tính tiền: đủ đồ, tốn tiền ban đầu

Máy tính tiền là một bộ gồm máy, màn hình, phần mềm và thường kèm máy in, két tiền. Cả bộ mua mới tốn khoảng tám đến mười hai triệu nếu tính đầy đủ. Nghe nhiều, nhưng chia ra ba bốn năm thì mỗi ngày chưa tới mười nghìn.

Cái được lớn nhất là tốc độ. Màn hình lớn, món hiện sẵn thành ô, bấm một cái là xong. Màn cảm ứng thì nhanh hơn nữa, mỗi đơn tiết kiệm vài giây, giờ đông năm chục đơn là tiết kiệm được mấy phút xếp hàng. Mẹo tính tiền nhanh lúc cao điểm có ở bài tính tiền nhanh giờ cao điểm.

Máy tính tiền cũng in được hóa đơn, mở được két tiền tự động, cắm được máy quét mã vạch. Tiệm tạp hóa nhiều món mà quét mã vạch thì mỗi đơn nhanh hơn hẳn so với gõ tên hàng.

Điểm được thứ ba là dữ liệu nằm ở quán chứ không nằm trong điện thoại của một người. Máy đặt cố định, ai vào ca cũng đăng nhập tài khoản riêng, cuối ca tách được doanh thu từng người. Chuyện một máy hay nhiều máy đã bàn ở bài máy tính dùng chung hay riêng từng ca.

Điểm dở là chi phí ban đầu, và là chi phí sửa khi hỏng. Máy hỏng giữa giờ bán thì phải có phương án chạy tạm, chứ không phải ngồi chờ thợ. Cách xoay khi máy chết giữa ca đã có ở bài bán hàng khi mất điện đột xuất.

Máy tính tiền cũng cần sao lưu, và đây là việc nhiều quán bỏ qua. Máy càng gom nhiều dữ liệu thì mất máy càng mất nhiều. Cách sao lưu hằng ngày rất đơn giản, đã có ở bài sao lưu dữ liệu bán hàng định kỳ.

Bảng so sánh một nhìn

Chi phí ban đầu: điện thoại gần như không tốn, máy tính tiền tốn tám đến mười hai triệu.

Chỗ kê: điện thoại không cần chỗ, máy cần một góc quầy cố định.

Tốc độ bấm đơn: điện thoại chậm hơn vì màn nhỏ, máy nhanh hơn rõ rệt.

In hóa đơn: điện thoại phải mua máy in bluetooth, máy in được qua dây ổn định hơn.

Két tiền: điện thoại không mở được két tự động, máy mở được khi in xong.

Máy quét mã vạch: điện thoại dùng camera quét được nhưng chậm, máy quét nhanh và chính xác hơn.

Nhiều người dùng: điện thoại là vật của một người, máy ai cũng dùng được.

Mất điện: điện thoại còn pin thì còn bán, máy phải có bộ lưu điện.

Xem số từ xa: cả hai đều xem được nếu phần mềm chạy trên mạng.

Ví dụ quán trà sữa mang về chỉ cần điện thoại

Quán trà sữa nhỏ nằm trong hẻm, khách chủ yếu mua mang về, một ngày khoảng bốn chục ly. Thực đơn gọn, có mười hai món và ba mức size.

Chủ quán dùng điện thoại, phần mềm bán hàng cài sẵn, bấm món rồi đọc cho nhân viên pha. Không in hóa đơn vì khách mang về cầm ly là xong. Cuối ngày điện thoại hiện tổng doanh thu và số ly từng món, chủ cộng lại trong năm phút.

Đến tháng thứ tư quán đông hơn, giờ tan học khách xếp hàng bốn năm người. Một điện thoại bấm không kịp, nhân viên phải đọc món ra giấy nháp rồi nhập lại sau. Đúng lúc đó chủ mới mua máy tính tiền và máy in tem dán ly.

Điểm rút ra: điện thoại đủ cho quán bán mang về ít món, ít khách. Khi khách bắt đầu phải xếp hàng thì đó là dấu hiệu mua máy, không phải dấu hiệu mua điện thoại thứ hai.

Ví dụ quán ăn tại chỗ cần in phiếu ngay

Quán cơm bình dân có mười lăm bàn, giờ trưa kín chỗ. Khách ngồi xuống, nhân viên ghi món, bếp cần phiếu để làm.

Nếu dùng điện thoại thì mỗi lần chuyển món xuống bếp phải hét hoặc chạy xuống nói. Bếp nghe nhầm một món là cả bàn ăn chậm và dễ trả lại món. Đây chính là lỗi làm khách khó chịu nhất trong quán ăn.

Quán này in phiếu tại bàn là bắt buộc. Máy tính tiền ở quầy, máy in phiếu ở bếp, bấm món xong phiếu in ra ở bếp ngay. Nhân viên không phải hét, bếp không phải đoán, khách ngồi chờ biết món mình đã vào.

Điểm rút ra: có bếp thì cần phiếu, có phiếu thì cần máy in ổn định. Điện thoại cộng máy in bluetooth làm được nhưng chậm và hay đứt kết nối, không phù hợp với quán đông cùng lúc.

Ví dụ tiệm tạp hóa quét mã vạch

Tiệm tạp hóa bán ba trăm mặt hàng, mỗi đơn khách mua bảy tám món. Gõ tên từng món thì mỗi đơn mất gần một phút, giờ đông khách xếp hàng ra tới cửa.

Chủ tiệm mua máy tính tiền kèm máy quét mã vạch. Quét một món mất chưa tới một giây, đơn bảy món xong trong mười giây. Khách thấy nhanh thì quay lại, mà chủ cũng đỡ mệt vì không phải nhớ giá từng món.

Nếu dùng điện thoại quét bằng camera thì làm được với tiệm ít món, nhưng ba trăm mặt hàng thì camera quét chậm và hay trượt khi tem nhăn. Tiền tiết kiệm ban đầu không bù được thời gian khách đứng chờ mỗi ngày.

Điểm rút ra: số mặt hàng quyết định thiết bị, không phải số khách. Dưới năm chục mặt hàng thì điện thoại ổn, trên một trăm mặt hàng thì máy quét gần như bắt buộc.

Cách chuyển từ điện thoại sang máy cho êm

Đừng tắt điện thoại ngay. Nhập hết danh sách hàng, giá và tồn kho hiện tại vào máy trước, rồi chạy song song cả hai bên một tuần. Tuần đó vừa bán bằng máy vừa ghi lại số bằng điện thoại, cuối ngày đối chiếu xem có lệch không.

Nhân viên nên được tập trước một buổi, chủ yếu là tập bấm món và in phiếu. Phần bấm món ai cũng làm được trong nửa giờ, khó là phản xạ lúc đông khách. Cách tập nhân viên mới sao cho nhớ việc có ở bài đào tạo nhân viên mới trong 3 ngày.

Chọn phần mềm cũng nên chọn loại chạy được cả trên máy và trên điện thoại. Như vậy chủ vẫn xem được số từ xa, mà quầy vẫn có máy để bấm và in. So hai kiểu lưu dữ liệu khác nhau thế nào có ở bài phần mềm lưu trên máy so với lưu trên đám mây.

Khi nào điện thoại là đủ

Điện thoại là đủ khi quán bán mang về, thực đơn dưới hai chục món, một ngày dưới năm chục đơn, và không cần in hóa đơn. Trà sữa mang về, xe đẩy bánh mì, cà phê lưu động, hàng online ship đi đều nằm trong nhóm này.

Cũng đủ khi quán chỉ có một người bán và người đó chính là chủ. Chủ bán thì không cần tách doanh thu từng người, cũng không cần chống thất thoát nội bộ.

Và đủ khi tiền đang phải dồn cho việc khác. Tháng đầu nên dồn tiền vào hàng và mặt bằng, chưa cần dồn vào thiết bị. Bán được ba tháng, biết quán có sống được không, lúc đó hãy tính chuyện mua máy.

Khi nào phải mua máy tính tiền

Phải mua khi có từ hai người bán trở lên. Hai người mà dùng chung một điện thoại là nghẽn, mà mỗi người một điện thoại thì số liệu tách rời, cuối ngày cộng lại mới ra tổng. Lúc ấy máy tính tiền có tài khoản riêng từng người là gọn hơn.

Phải mua khi phải in phiếu hoặc in hóa đơn thường xuyên. Quán ăn có bếp, quán nước có tem dán ly, cửa hàng bán hàng cần hóa đơn cho khách lấy công nợ đều thuộc nhóm này.

Phải mua khi số mặt hàng nhiều cần quét mã vạch, hoặc khi khách trả tiền bằng chuyển khoản nhiều và cần đối chiếu nhanh. Cách cho khách quét mã tại quầy đã có ở bài in mã QR thanh toán tại quầy cho khách.

Một mốc dễ nhớ hơn: đếm số lần trong tuần mà nhân viên phải ghi ra giấy nháp rồi nhập lại vào điện thoại. Trên ba lần một tuần thì mua máy. Dưới đó thì chịu khó thêm một thời gian, vẫn rẻ hơn.

Chốt lại

Điện thoại không phải cách bán hàng nghiệp dư, nó là cách đúng cho quán mới mở, ít món, một người bán. Máy tính tiền không phải thứ phải mua cho oai, nó là cách đúng khi quán đã có nhiều người, nhiều món, cần in phiếu.

Đừng mua máy tính tiền ngay tháng đầu nếu quán chưa có khách. Cũng đừng cố bám điện thoại khi khách đã phải xếp hàng chờ bấm từng món. Nhìn vào số khách đang đợi, đó là con số trả lời rõ nhất.

Nếu quán đang chạy được mà chưa muốn đổi, hãy chắc một việc: số liệu phải nằm ở một chỗ và có sao lưu. Bán bằng gì không quan trọng bằng cuối tháng cộng sổ có ra con số đúng hay không.

Cần tư vấn theo ngành, gọi hotline/Zalo 0907.943.968.