Xử lý nhân viên đi muộn về sớm không thiệt chủ quan

Nhân viên đi muộn là chuyện bình thường ở cửa hàng nhỏ. Kẹt xe, quên, đi làm việc khác xong quay vào. Một hai lần thì không sao. Nhưng nếu cửa hàng im lặng bỏ qua thì người chịu thiệt sẽ bất công, người cố ý sẽ càng lười.

Cách xử lý công bằng là phải rõ trước, áp dụng sau. Quy định viết ra giấy trước khi ký, không nghĩ tới khi đã có chuyện. Như vậy không ai nói bất công.

Quy định giờ giấc từ đầu

Trước khi tuyển nhân viên phải nói rõ giờ đi làm, giờ nghỉ trưa, giờ về. Giờ giấc càng rõ thì càng ít chuyện. Ví dụ ca sáng bảy giờ đến ba giờ chiều, nghỉ trưa mười hai giờ đến một giờ.

Nói rõ khi nào phải đến sớm hơn. Ví dụ mở ca thì phải có mặt bảy giờ mười lăm phút để kiểm tiền. Nếu chỉ nói bảy giờ thì người đến đúng bảy giờ là quá muộn với việc mở ca.

Quy định mức phạt cụ thể. Ví dụ trễ dưới năm phút không phạt, từ năm phút đến ba mươi phút trừ ba mươi nghìn, quá ba mươi phút coi như nghỉ nửa ca. Mức phạt phải ghi trong hợp đồng hoặc quy chế nội bộ.

Quy định cả việc về sớm. Nói rõ về sớm thì có thưởng hay không, có bị trừ nếu quầy đã đủ người không. Hai chuyện này phải tách bạch, không nên lúc nào cũng thưởng.

Khi nào thì bị coi là đi muộn

Đi muộn là đến sau giờ quy định, không tính phần thời gian đi trên đường. Ví dụ nhân viên ở cách cửa hàng ba mươi phút xe, phải rời nhà trước giờ đến. Nếu không tính thời gian đi đường thì không ai kịp.

Nên có khung đến sớm. Ví dụ phải đến trước giờ quy định năm phút thì mới là đúng giờ. Có khung đến sớm thì nhân viên không phải chạy từ chỗ khác tới.

Nhân viên báo trước thì xử lý khác. Nếu biết sẽ đến muộn mà báo trước, thì không phải vô lý. Nhưng cũng phải quy định rõ báo trước bao lâu. Ví dụ báo trước mười lăm phút thì được nhưng vẫn tính trễ, báo trước cả ngày thì được sắp xếp lại ca.

Cần có cơ chế báo trước rõ ràng. Thường là nhắn tin cho cửa hàng trưởng hoặc gọi điện. Miễn là ai cũng nhìn thấy, không nên chỉ nói miệng rồi nhớ sau.

Về sớm có phạt không

Về sớm không phải lỗi. Nhân viên về sớm thường bị hỏi lý do vì cửa hàng sợ mất tiền hoặc sợ thiếu người. Nên quy định trước thì khỏi hỏi.

Nếu ca đó đã đủ người thì về sớm không cần giữ. Có thể để họ về, nhưng không thưởng. Nếu ca đó thiếu người, hoặc có việc dở dang thì nên giữ lại và thưởng. Ví dụ thưởng ba mươi nghìn cho mỗi nửa tiếng về sớm.

Cách này hay ở chỗ nhân viên có quyền chọn. Khách đông thì họ ở lại được thưởng, khách vắng thì họ về sớm không mất gì. Cửa hàng không bị thiếu người mà người cũng không bị thiệt.

Nếu cửa hàng muốn cho nửa ca lương khi về sớm ba mươi phút thì phải nói rõ. Cách này dễ tính hơn, nhưng không phù hợp với cửa hàng chỉ có hai ba người. Không có người thay thì về sớm cũng không bán được hết.

Nhắc nhở trước khi phạt

Một lần đi muộn thì chỉ nhắc nhở, không phạt. Nói nhẹ nhàng, ví dụ hôm nay đến muộn mười phút, lần sau nhớ đến sớm hơn. Giọng bình thường, không mắng. Người ta nhớ lời nhắc hơn là lời mắng.

Nhắc nhở phải có thời điểm. Nhắc riêng sau ca, không nhắc trước mặt khách. Khách nghe nhân viên bị mắng thì họ sẽ không mua. Cửa hàng mất hơn khoản phạt.

Nhắc nhở phải ghi lại. Viết vào sổ chấm công, ngày nào, trễ mấy phút, đã nhắc nhở. Không ghi thì sau này không có bằng chứng, khi phạt lần thứ ba sẽ bị nói là không có căn cứ.

Đừng vừa phạt vừa nhắc. Nói rõ trước: nếu tháng này còn đi muộn, sẽ phạt. Rồi mới phạt. Cách này nhân viên thấy công bằng, vì trước đó đã được báo trước.

Ghi nhận bằng văn bản thế nào

Sổ chấm công là cách đơn giản nhất. Mỗi ngày một dòng, ghi giờ đến, giờ về, trễ bao nhiêu, lý do nếu có. Cuối tháng chụp ảnh sổ, ký cho nhân viên xác nhận.

Nếu nhân viên không ký thì ghi rõ lý do, ví dụ nhân viên từ chối ký, và ghi ngày. Ghi cả tên người chứng kiến. Như vậy sau này có tranh chấp cũng còn căn cứ.

Ngoài sổ ra, nên có quy chế nội bộ viết ra giấy, dán ở chỗ dễ thấy. Quy chế này ghi rõ giờ giấc, mức phạt, cách báo trước, cách tính thưởng về sớm. Nhân viên đọc thì biết, không phải đoán.

Nhắc nhở bằng văn bản thì là biên bản nhắc nhở. Nếu đi muộn nhiều lần thì lập biên bản, hai bên ký. Biên bản này là bằng chứng nếu sau này nhân viên nói là chủ phạt vô lý.

Phạt thế nào cho vừa và công

Phạt nhẹ thì người ta không sợ, phạt nặng thì người ta bỏ việc. Cần mức vừa đủ để người ta có ý thức mà vẫn muốn ở lại. Với cửa hàng nhỏ, ba mươi nghìn cho một lần trễ mười phút là vừa.

Phạm vi nên giới hạn trong một tháng. Ví dụ trong tháng có ba lần trễ thì mới phạt, không phạt từng lần. Cách này dễ chịu hơn, mà vẫn khiến người ta cẩn thận. Nếu phạt từng lần thì mỗi lần đều giận, dễ bỏ việc.

Trừ tiền phải đúng thời hạn. Không nên trừ nhiều đợn rồi mới trả. Cuối tháng trả lương thì trừ luôn, ghi rõ đã trừ bao nhiêu vì lý do gì. Nhân viên thấy rõ mình còn nhận bao nhiêu và vì sao.

Không phạt những trường hợp bất khả kháng. Kẹt xe nghiêm trọng, hỏng xe, bệnh viện cấp cứu, có giấy tờ hoặc tin nhắn báo thì miễn phạt. Nhưng phải báo trước khi đến giờ, báo sau thì không tính miễn.

Khi nào nên cho nghỉ việc

Nhân viên đi muộn nhiều lần thì nên nói chuyện trực tiếp. Không phải lúc đang đông khách, mà lúc ít khách hoặc sau ca. Nói rõ chuyện gì đang xảy ra, mình đã nhắc mấy lần, và muốn nghe giải thích.

Nếu nhân viên giải thích được và cam kết sửa thì cho thêm cơ hội. Đi muộn vì kẹt xe là lý do có thật, nên nhận. Nhưng nếu cam kết rồi vẫn đi muộn thì lần sau xử lý tiếp.

Nếu đi muộn liên tục cả tuần thì nên cân nhắc cho nghỉ. Không phải vì một lần trễ mà cho đi, mà vì cả tuần không chịu sửa. Người đi làm vậy thường không coi cửa hàng là chỗ làm lâu dài.

Nếu cho nghỉ thì phải trả lương còn lại. Bao gồm lương tháng này, thưởng chưa trả, tiền ca chưa đếm. Không nên giữ lại tiền, vì sẽ mất người và còn mang tiếng. Cách chốt công nợ có trong bài đóng ca đối soát tiền.

Khi nhân viên không đồng ý bị phạt

Có nhân viên không chịu phạt, nói rằng không sai gì. Xử lý thế nào phụ thuộc vào bằng chứng. Nếu có sổ chấm công, có biên bản nhắc nhở, có hợp đồng quy định rõ mức phạt thì nói lại đúng quy trình.

Nếu không có bằng chứng gì mà mới áp dụng quy định mới thì khó mà đòi. Vì vậy phải ghi từ đầu, từ lần đầu tiên. Không nên đợi đến khi cần mới bắt đầu ghi.

Nếu nhân viên vẫn không đồng ý, có thể cho họ tự ngừng việc. Nhưng phải nói rõ: nếu tự nghỉ thì không có thưởng, không có tiền công bùng. Cách này đôi khi hiệu quả hơn là cãi nhau.

Cuối cùng vẫn nên nói chuyện riêng. Nhiều người không chịu phạt vì cảm thấy bị coi thường, chứ không phải vì tiền. Hỏi xem họ thấy không công bằng ở chỗ nào, giải thích lại, có thể họ đồng ý.

Khi chủ cửa hàng cũng hay đi muộn

Nhiều cửa hàng nhỏ chủ hay đi muộn, nhân viên cũng đi muộn theo. Lúc đó mà quy định chỉ với nhân viên thì không ai chịu.

Chủ nên đến sớm hơn nhân viên. Ít nhất là đến cùng lúc mở ca, để thấy mình cũng bận. Nhân viên thấy chủ đến sớm thì không dám đi muộn. Nếu chủ phải đi muộn vì việc gia đình thì nói rõ với nhân viên, không nên giấu.

Còn một cách là chủ không đứng quầy mỗi ngày mà xoay ca như người làm. Lúc đó ai cũng như nhau, đi muộn là đi muộn. Nhiều cửa hàng làm vậy sau khi lớn dần lên.

Quy định giờ giấc nên khớp với lịch chia ca. Cách xếp ca và quy định nghỉ giữa ca có ở bài chia ca làm công bằng.

Ghi lại để lần sau dễ xử lý

Ghi lại chuyện đi muộn là điều cần thiết. Không ghi thì sau này không có căn cứ, và nhân viên cũng không nhớ. Sổ chấm công là cách đơn giản, ai cũng làm được.

Ngoài sổ chấm công, nên lưu ảnh chụp sổ hàng tháng vào một chỗ. Ví dụ trong điện thoại chủ cửa hàng hoặc một thư mục trên máy tính. Khi có tranh chấp thì lấy ra được.

Nếu dùng phần mềm bán hàng thì phần mềm thường có sẵn phần chấm công. Dùng phần mềm sẽ dễ tra hơn sổ tay, nhưng vẫn nên in ra ký cho nhân viên xác nhận. Nhân viên xem thấy số mình nhận bao nhiêu thì yên tâm hơn.

Có thể cho nhân viên xem chấm công vào cuối ca. Nếu họ thấy sai thì báo ngay lúc đó, còn để tới cuối tháng thì sẽ khó nhớ. Giải quyết sai ngay trong ca thì nhanh và công bằng.

Cần tư vấn theo ngành, gọi hotline/Zalo 0907.943.968.