Phần mềm lưu trên máy so với lưu đám mây nên chọn

Chủ cửa hàng đi mua phần mềm hay bị hỏi một câu: anh muốn lưu trên máy hay lưu đám mây. Nghe xong nhiều người gật bừa, vì không hiểu hai kiểu khác nhau ở đâu. Đến lúc mất mạng không bán được mới biết mình chọn sai.

Nói gọn thế này. Lưu trên máy nghĩa là số liệu nằm trong máy tính tiền đặt ở quầy. Lưu đám mây nghĩa là số liệu nằm trên máy chủ ở xa, máy ở quầy chỉ là cái cửa sổ nhìn vào. Hai kiểu này quyết định cửa hàng mất mạng còn bán được không, mất máy có mất số liệu không, và mỗi năm trả bao nhiêu tiền.

Bài này so từng điểm, không nói kiểu nào tốt hơn kiểu nào. Vì cửa hàng nào hợp kiểu đó.

Số liệu nằm ở đâu

Phần mềm lưu trên máy giữ toàn bộ số liệu trong ổ cứng của máy tính tiền. Hàng hóa, giá, hóa đơn, công nợ, báo cáo, tất cả nằm ngay trong máy ở quầy. Bật máy lên là bán, không cần gọi đi đâu.

Phần mềm lưu đám mây giữ số liệu trên máy chủ xa. Máy ở quầy mỗi lần tính tiền phải gửi lên máy chủ rồi nhận về. Khách mua một món, máy gửi đi, máy chủ ghi lại, rồi máy in mới in ra. Có mạng thì nhanh, mất mạng thì đứng hình.

Điểm này quyết định mọi thứ còn lại. Nhớ kỹ: một kiểu tự lo được, một kiểu phải nhờ mạng.

Mất mạng thì bên nào còn bán được

Đây là điểm khác nhau lớn nhất, và cũng là điểm chủ cửa hàng nhỏ cần quan tâm nhất.

Lưu trên máy thì mất mạng vẫn bán bình thường. Tính tiền, in hóa đơn, trừ kho, ghi nợ, tất cả chạy trong máy. Mạng đứt ba ngày vẫn bán ba ngày. Có mạng lại thì máy gửi báo cáo đi, không mất gì.

Lưu đám mây thì mất mạng là nghỉ bán. Máy không gọi được lên máy chủ thì không tính tiền được, hoặc tính được nhưng không lưu lại. Nhiều phần mềm đám mây có chế độ bán tạm khi mất mạng, nhưng chế độ đó hay lỗi, mất đồng bộ, trùng số hóa đơn. Chi tiết cách xoay khi mạng chập chờn có trong bài mạng chập chờn vẫn bán tốt.

Cửa hàng ở chợ, ở quê, ở tầng hầm chung cư, những chỗ mạng yếu, thì câu trả lời rõ ràng: chọn lưu trên máy. Đừng nghe lời quảng cáo nói đám mây vẫn bán được khi mất mạng, vì bán tạm và bán thật khác nhau xa.

Mất máy, hỏng máy thì sao

Nghe tới đây nhiều người sợ lưu trên máy: lỡ cháy máy, trộm lấy máy thì mất hết số liệu à.

Trả lời thẳng: mất nếu không sao lưu, còn nếu sao lưu thì không mất gì. Phần mềm lưu trên máy tốt tự chép số liệu ra USB hoặc ổ cứng ngoài mỗi ngày, có khi mỗi giờ. Máy hỏng thì mua máy mới, gắn bản sao lưu vào, bán tiếp trong buổi.

Phần mềm đám mây thì máy hỏng không sợ, vì số liệu nằm trên máy chủ xa. Lấy máy khác đăng nhập là thấy đủ. Điểm này đám mây thắng, nhưng thắng với điều kiện: phải nhớ mật khẩu, phải có mạng để đăng nhập, và nhà cung cấp không khóa tài khoản vì nợ phí.

Nói công bằng: cả hai kiểu đều có cách giữ số liệu, chỉ khác cách làm. Lưu trên máy thì chủ động sao lưu, giữ USB ở nhà. Lưu đám mây thì tin nhà cung cấp, trả phí đều. Cách sao lưu cho chắc có trong bài sao lưu dữ liệu bán hàng định kỳ.

Tiền trả khác nhau thế nào

Lưu trên máy thường trả một lần lúc mua. Mua máy, mua phần mềm, trả một cục rồi dùng năm bảy năm. Hỏng thì sửa, cũ thì nâng cấp. Không trả tiền hàng tháng.

Lưu đám mây thường trả thuê bao mỗi tháng hoặc mỗi năm. Mỗi quầy một phí, thêm chi nhánh thêm phí, thêm tính năng thêm phí. Ngừng trả thì khóa tài khoản, không xem được số liệu cũ.

Tính thử ba năm cho một quầy. Mua một lần khoảng vài triệu. Thuê bao rẻ nhất cũng vài chục nghìn một tháng, ba năm thành vài triệu, ngang tiền mua. Chưa kể thuê bao hay tăng giá, năm sau cao hơn năm trước. Nhiều chủ cửa hàng trả thuê bao ba năm mới giật mình: tiền trả đủ mua hai bộ máy.

Nhưng thuê bao cũng có cái lợi: không cần bỏ cục tiền lúc đầu, máy hỏng được hỗ trợ đổi, có tính năng mới tự cập nhật. Cửa hàng vốn ít, muốn thử trước thì thuê bao nhẹ đầu hơn.

Xem báo cáo từ xa được không

Chủ hay đi xa, có con nhỏ ở nhà, muốn tối mở điện thoại xem hôm nay bán bao nhiêu. Điểm này đám mây thắng rõ.

Lưu đám mây thì mở điện thoại là thấy, vì số liệu nằm trên máy chủ, xem ở đâu cũng được. Đang đi du lịch vẫn biết cửa hàng bán bao nhiêu, món nào hết.

Lưu trên máy thì số liệu nằm trong máy ở quầy, đi xa không thấy. Muốn xem phải gọi về hỏi nhân viên, hoặc nhờ người chụp màn hình gửi qua. Nhiều phần mềm lưu trên máy nay có thêm tính năng gửi báo cáo qua điện thoại: cuối ngày máy tự nhắn tin báo doanh thu. Không xem chi tiết được như đám mây, nhưng biết tổng số là đủ với cửa hàng một quầy.

Hỏi thật: chủ cần xem chi tiết từng hóa đơn từ xa, hay chỉ cần biết hôm nay bán bao nhiêu. Nếu chỉ cần tổng số thì lưu trên máy cộng tính năng nhắn báo cáo là đủ, khỏi trả thuê bao.

Tốc độ tính tiền lúc đông khách

Giờ cao điểm, khách xếp hàng dài, mỗi giây đều quý. Điểm này lưu trên máy thắng.

Lưu trên máy tính tiền ngay trong máy, bấm là ra, in là xong. Một hóa đơn mất hai ba giây. Mạng nhanh hay chậm không ảnh hưởng.

Lưu đám mây mỗi hóa đơn phải đi một vòng lên máy chủ rồi về. Mạng khỏe thì thêm một hai giây, không đáng kể. Mạng yếu thì mỗi hóa đơn chờ năm mười giây, khách xếp hàng dài thêm, người bán toát mồ hôi. Giờ đông mà mạng lag thì thảm.

Cửa hàng đông giờ trưa, giờ tan tầm, bán ở chợ đầu mối, thì tốc độ là mạng sống. Chọn kiểu nào bấm phát ra ngay.

Thêm quầy, thêm chi nhánh thì sao

Cửa hàng một quầy không cần nghĩ chuyện này. Nhưng ai tính mở thêm thì phải biết trước.

Lưu đám mây thêm quầy dễ: mua thêm máy, đăng nhập tài khoản, số liệu tự đồng bộ. Hai chi nhánh xem chung một báo cáo, chuyển hàng qua lại dễ. Điểm này đám mây thắng đậm.

Lưu trên máy thêm quầy thì mỗi máy một số liệu riêng, cuối ngày phải gộp tay. Hai chi nhánh thì mỗi nơi một máy, muốn xem chung phải chép qua lại. Làm được nhưng cực, càng nhiều máy càng rối.

Nên ai chắc chắn chỉ một quầy thì bỏ qua điểm này. Ai tính mở chuỗi ba năm tới thì cân nhắc đám mây từ đầu, đổi sau tốn gấp đôi.

Bị khóa, bị mất tài khoản thì sao

Ít ai nghĩ tới, nhưng đã có cửa hàng khóc vì chuyện này.

Lưu đám mây thì tài khoản do nhà cung cấp giữ. Nợ phí bị khóa, tranh chấp bị khóa, nhà cung cấp đóng cửa thì mất trắng. Số liệu bao năm nằm trong tay người khác, đòi lại khó. Trước khi ký phải hỏi: xuất hết số liệu ra được không, định dạng gì, mất bao lâu.

Lưu trên máy thì số liệu nằm trong máy của mình. Không ai khóa được. Nhà cung cấp đóng cửa thì phần mềm vẫn chạy, chỉ không được cập nhật. Chủ động hoàn toàn.

Bảng so nhanh một nhìn

Mất mạng: lưu trên máy vẫn bán, lưu đám mây nghỉ hoặc bán tạm dễ lỗi.

Mất máy: lưu trên máy cần bản sao lưu, lưu đám mây đăng nhập máy khác là xong.

Tiền: lưu trên máy trả một lần, lưu đám mây trả thuê bao dài hạn tốn hơn.

Xem từ xa: lưu đám mây xem chi tiết mọi lúc, lưu trên máy chỉ nhận báo cáo tổng.

Tốc độ đông khách: lưu trên máy nhanh ổn định, lưu đám mây phụ thuộc mạng.

Nhiều quầy: lưu đám mây dễ, lưu trên máy gộp tay cực.

Bị khóa: lưu trên máy không ai khóa được, lưu đám mây nợ phí là khóa.

Cửa hàng nào hợp kiểu nào

Chọn lưu trên máy nếu: một quầy, mạng chập chờn, bán ở chợ quê tầng hầm, cần tính tiền nhanh giờ đông, muốn trả một lần khỏi nợ phí hàng tháng.

Chọn lưu đám mây nếu: mạng khỏe ổn định, chủ hay đi xa cần xem chi tiết, tính mở thêm quầy thêm chi nhánh, vốn đầu ít muốn trả góp hàng tháng.

Còn lửng lơ thì hỏi ba câu: tháng rồi mất mạng mấy lần, có cần xem từng hóa đơn từ xa không, ba năm tới có mở thêm quầy không. Hai câu đầu trả lời có là nghiêng về máy, câu ba trả lời có là nghiêng về mây.

Dù chọn kiểu nào thì mất mạng vẫn phải có cách bán dự phòng. Cách xem lại số liệu cũ khi không có mạng có trong bài mất mạng vẫn xem được báo cáo cũ.

Cập nhật và hỗ trợ khi cần

Phần mềm lưu trên máy thì cập nhật phải tự làm. Nhà cung cấp gửi bản mới về, mình tải về cài lên. Quên cập nhật thì dùng bản cũ, không sao, chỉ mất tính năng mới. Hỏng thì gọi điện cho nhà cung cấp, họ hướng dẫn sửa qua điện thoại hoặc gửi người tới.

Phần mềm lưu đám mây thì cập nhật tự động. Nhà cung cấp sửa lỗi, thêm tính năng, mình không cần làm gì. Nhưng cũng vì vậy mà đôi khi cập nhật xong giao diện đổi, nhân viên mới học lại. Cửa hàng ít nhân viên thì chịu được, nhiều nhân viên thì phiền.

Hỏng máy với phần mềm lưu trên máy thì mình chủ động: sao lưu còn nguyên, mua máy mới, cài lại, bán tiếp trong ngày. Phần mềm lưu đám mây thì chờ nhà cung cấp xử lý, mình không làm được gì ngoài gọi điện. Chủ cửa hàng thích kiểm soát thì chọn lưu trên máy, thích gọi là có người lo thì chọn đám mây.

Cần tư vấn theo ngành, gọi hotline/Zalo 0907.943.968.