Máy tính, máy in, mạng và dữ liệu: cửa hàng vẫn bán được hàng khi có sự cố

Có một kiểu chuyện mà chủ cửa hàng nào cũng gặp ít nhất một lần trong năm. Cửa hàng đang đông khách, quầy thì xếp hàng năm người, đúng lúc đó thì máy tính treo, hoặc mạng chết, hoặc máy in chạy ra giấy trắng, hoặc thẻ nhớ USB trong máy tính thu ngân hỏng lúc nào không hay. Mấy phút mất điện thì không sao, nhưng mấy phút hệ thống đứng thì cả hàng nhìn bạn, chờ bạn, và bạn thấy mình rất chậm.

Vấn đề không nằm ở chỗ sự cố xảy ra, ai cũng biết sẽ có lúc máy hỏng. Vấn đề nằm ở chỗ cửa hàng có chuẩn bị trước hay không. Cửa hàng nào biết phải chuẩn bị gì thì sự cố chỉ là một cơn mưa bất chợn, còn cửa hàng nào không chuẩn bị thì mỗi lần sự cố xảy ra đều là một lần mất tiền, mất khách, và mất cả uy tín trong mắt khách quen.

Bài này nói về những việc cụ thể nên làm sẵn, theo thứ tự ưu tiên, để lần sau sự cố xảy ra thì cửa hàng vẫn bán được hàng.

Trước hết phải biết cửa hàng mình cần mấy thứ

Một cửa hàng nhỏ bán tạp hóa và một cửa hàng bán quần áo cần thiết bị khác nhau, dù cả hai đều gọi là "cửa hàng". Cửa hàng bán nước thì chỉ cần một máy tính, một máy in nhiệt và một chiếc máy quét mã. Cửa hàng bán quần áo thì cần thêm máy tính ở từng quầy, thêm máy in tem, và thêm chỗ gắn camera.

Bài chon-may-tinh-tien-cho-cua-hang-nho nói rõ cách chọn máy tính tiền cho từng quy mô cửa hàng, có kèm phần cân nhắc về tốc độ xử lý và mức tiêu thụ điện.

Sau khi biết mình cần gì thì mới nói tới chuyện dùng máy cũ hay mua máy mới được. Bài mua-may-ban-hang-cu-hay-moi nói rõ khi nào nên dùng máy cũ, khi nào nên mua máy mới, và vì sao có lúc dùng máy cũ lại tiết kiệm hơn dùng máy mới.

Một câu hỏi nên tự trả lời trước: nếu ngay bây giờ máy tính ở quầy chết hoàn toàn, cửa hàng còn bán được bao lâu. Trả lời là "vài tiếng thôi" nghĩa là chưa có kế hoạch dự phòng. Trả lời là "vẫn bán được, chỉ chậm hơn" nghĩa là mọi thứ đã được sắp xếp.

Sau khi biết mình cần gì, viết ra danh sách thiết bị, rồi làm tiếp phần chuẩn bị. Có một lỗi phổ biến là nhiều cửa hàng mua máy tính giống nhau rồi lại chạy chung một tài khoản, để dành tiền mua thêm một chiếc nữa. Bài may-tinh-dung-chung-hay-rieng-tung-ca nói rõ khi nào nên dùng chung và khi nào nên tách riêng, và vì sao tách riêng lại an toàn hơn khi có sự cố.

Mạng và điện: hai thứ không thể thiếu

Mất điện thì cửa hàng vẫn bán được, chỉ là phải tính tay hoặc dùng máy tính tạm. Bài ban-hang-khi-mat-dien-dot-xuat nói cách chuẩn bị để ca đêm vẫn giao dịch được, và cách ghi sổ tay sao cho sau đó nhập lại vào phần mềm không bị sai lệch.

Còn một món nữa cũng nên mua sớm, đó là bộ lưu điện dự phòng cho quầy thu ngân. Bài luu-dien-du-phong-cho-quay-tinh-tien nói vì sao đây là thứ nên mua đầu tiên trong danh sách thiết bị, và cách lắp đặt sao cho quay vẫn dùng được ngay khi mất điện.

Mất mạng thì khó hơn một chút, vì phần mềm bán hàng cần đồng bộ dữ liệu. Bài ban-hang-khi-mat-mang nói cửa hàng nên chọn phần mềm chạy được cả khi không có mạng, và cách tổ chức quầy cho gọn khi phải chuyển sang ghi tay.

Chuyện đồng bộ sau khi mạng có trở lại thì không phải lúc nào cũng tự động hoàn hảo, nhất là khi nhiều quầy cùng ghi trong một lúc. Bài dong-bo-du-lieu-khi-co-mang-tro-lai nói chuyện gì xảy ra với dữ liệu khi mạng có trở lại, và cần kiểm tra gì để chắc chắn không bị trùng đơn.

Phần mềm nào cũng có thể chạy trên máy tính, nhưng bài phan-mem-luu-tren-may-so-voi-luu-tren-dam-may giải thích sự khác biệt giữa bản cài trên máy và bản trên đám mây, và vì sao bản trên máy phù hợp với cửa hàng cần bán ngay cả khi mất mạng.

Bên cạnh đó là hạ tầng. Bài wifi-cua-hang-cho-khach-co-nen-mo nói về việc mở wifi cho khách mà vẫn giữ được mạng nội bộ, để mạng quầy không bị nghẽn vì khách tải video.

Chuyện mạng dây hay mạng wifi thì tùy chỗ, không có công thức chung cho mọi cửa hàng. Bài internet-chap-chon-van-ban-tot nói khi nào nên dùng mạng dây cho máy thu ngân, khi nào dùng wifi, và vì sao mạng dây vẫn là lựa chọn an toàn hơn cho phần bán hàng.

Có một việc mà nhiều chủ cửa hàng bỏ qua: dự phòng đường truyền. Một cái router 4G gắn tường, một cái modem dự phòng, chi phí không đáng kể so với việc đóng cửa cả buổi tối vì sợ mất dữ liệu. Bài ban-mang-ve-hay-ban-tai-cho nói cụ thể nên chuẩn bị thế nào, và đặt ở đâu cho đến lúc thật sự cần thì lấy ra dùng được ngay.

Máy in, máy quét mã và giấy tờ

Máy in hỏng thì vẫn bán được, nhưng khách phải chờ, và khách chờ lâu thì hay bỏ hàng. Bài may-in-hoa-don-de-ban-hay-cam-tay so sánh máy in hóa đơn với máy in tem, nói rõ mỗi loại hợp với mô hình cửa hàng nào.

Đừng tưởng mua máy in về là xong, vì phần lớn sự cố máy in là do dùng sai giấy hoặc do chưa cài sẵn cấu hình. Bài may-in-hoa-don-hay-ket-giay nói về mẹo in sao cho khỏi kẹt giấy.

Phần mềm bán hàng chạy được thì máy in chỉ là thiết bị ngoài, nhưng nếu thiếu driver thì cũng là xem như không có máy in. Bài ket-noi-can-dien-tu-voi-phan-mem nói về những thứ cần cài sẵn để khi cắm máy in vào là chạy, không phải mất nửa tiếng tìm driver với nhân viên không rành.

Máy quét mã vạch thì làm cho việc bán nhanh hơn rõ rệt, nhất là với hàng có mã như sữa, nước, thuốc. Bài may-quet-ma-vach-co-dang-mua nói loại máy quét nào dùng được cho cửa hàng nhỏ và loại nào là tiền ném đi, kèm cách thử nhanh trước khi quyết định mua.

Trước khi đóng tiền mua thiết bị mới, cửa hàng nên xem lại thiết bị cũ còn dùng được không. Bài bao-tri-thiet-bi-ban-hang-dinh-ky nói các việc bảo trì rẻ tiền mà làm thiết bị dùng lâu hơn.

Khi thật sự cần đổi máy thì phần khó nhất không phải là mua máy mới, mà là chuyển dữ liệu sang mà không mất đơn hàng nào. Bài doi-may-moi-chuyen-du-lieu-sao-cho-tron nói cách làm thế nào, và vì sao nên chuyển vào thời điểm cửa hàng vắng khách.

Dữ liệu là thứ quan trọng nhất

Trong tất cả thiết bị, dữ liệu mới là thứ không thể mất. Máy in hỏng thì mua máy in khác, nhưng mất sổ nợ thì không có cách nào mua lại. Nhiều cửa hàng coi máy tính là quan trọng nhất, trong khi thứ thật sự quan trọng là mấy con số trong báo cáo doanh thu.

Bài sao-luu-du-lieu-ban-hang-dinh-ky nói cách sao lưu mà không mất thời gian mỗi ngày, và tại sao nên sao lưu ra nhiều nơi chứ không chỉ một chỗ.

Một nguyên tắc đơn giản nhưng nhiều cửa hàng quên: sao lưu mà không tự kiểm tra thì không phải sao lưu. Mở thử file đã sao lưu mỗi tuần một lần, xem mở được không, xem có đủ dữ liệu không. Một file sao lưu hỏng thì tệ hơn là không có file sao lưu nào, vì nó tạo cảm giác an toàn giả.

Khi mạng có trở lại mà muốn xem số liệu từ xa thì lại càng phải có dữ liệu đã đồng bộ. Bài mat-mang-van-xem-duoc-bao-cao-cu nói chuyện xem báo cáo khi đang ở ngoài cửa hàng mà không có mạng, và phần nào vẫn xem được.

Còn một chuyện nữa thường bị bỏ qua là phân quyền. Bài phan-quyen-may-tram-trong-cua-hang nói về việc ai được xem và được sửa dữ liệu nào, để khi một máy tính hỏng thì biết dữ liệu nằm ở đâu và ai có quyền truy cập.

Tách quyền thu ngân với quyền bán hàng cũng là một việc nên làm. Bài phan-quyen-thu-ngan-va-ban-hang nói về việc này, và tại sao một tài khoản dùng chung cho tất cả khiến khó truy ra nguồn lỗi khi sổ sách lệch. Hai việc này không chỉ chống gian lận, mà còn giúp khi máy tính hỏng thì biết dữ liệu nằm ở đâu.

Về việc giá cố định và mấy thứ khác

Nhiều cửa hàng dùng chung một tài khoản đăng nhập trên nhiều máy, và khi cần đổi máy thì mất cả cấu hình, phải dựng lại từ đầu. Bài phan-mem-treo-gia-dong-xu-ly-sao nói cách treo giá trong hệ thống để khi đổi máy hay đổi người, giá vẫn đúng.

Camera và chuông cửa thì thuộc về an ninh hơn là thuộc về bán hàng, nhưng lại quyết định mức chịu đựng của khách. Bài camera-quay-ban-hang-dat-o-dau nói nên gắn camera ở đâu để vừa giữ được hàng vừa không khách thấy khó chịu, và nói rõ những chỗ không nên gắn.

Tự lắp hay thuê người trông thì tùy quy mô và tùy thời gian chủ cửa hàng có mặt ở cửa hàng hay không. Bài lap-camera-hay-thue-nguoi-trong-quan so sánh hai cách này, kèm phần tính tiền theo tháng cho cửa hàng nhỏ.

Còn một việc nữa thường bị bỏ qua là chống gian lận ngay từ thiết bị. Bài chong-gian-lan-tien-bac-tai-quay nói cách quy trình bán hàng khiến người khác không dám động vào két tiền, mà không cần mua thiết bị đắt tiền nào.

Két tiền thì nên chọn loại khó mở trộm hơn. Bài ket-tien-chong-nham-lan-that-thoat nói cách làm két tiền khó mở trộm hơn, và những lỗi phổ biến khiến két tiền bị mở dễ dàng hơn người ta tưởng.

Vì sao thất thoát tiền trong cửa hàng nhỏ thường không phải do trộm cắp, mà do chính quy trình lỏng lẻo? Bài that-thoat-tien-o-dau-ma-khong-biet nói rõ các kiểu thất thoát do tiền thu không chuyển, do chênh lệch cuối ngày, do thiếu hàng mà không ai để ý.

Chọn phần mềm theo đúng ngành hàng

Phần mềm quản lý bán hàng không phải cửa hàng nào cũng giống nhau. Cửa hàng bán rượu cần theo dõi hạn sử dụng, cửa hàng bán thuốc cần lưu lô và số hạn, cửa hàng bán quần áo cần quản lý size và màu.

Trang giai-phap liệt kê các phiên bản theo từng ngành hàng, nên xem đúng mục của mình trước khi hỏi giá.

Nếu cửa hàng bán tạp hóa thì xem giai-phap-cua-hang-tap-hoa.

Nếu bán cả tạp hóa lẫn siêu thị mini thì xem giai-phap-cua-hang-tien-loi.

Trường hợp mô hình mini market thì xem giai-phap-sieu-thi.

Với cửa hàng ăn uống thì xem giai-phap-nha-hang-cafe.

Với quán bida thì xem giai-phap-karaoke-bida.

Cửa hàng làm đẹp thì xem giai-phap-spa-tham-my.

Cửa hàng quần áo thì xem giai-phap-thoi-trang-my-pham.

Với cửa hàng nhiều chi nhánh thì xem giai-phap-chuoi-cua-hang.

Với cửa hàng bán gas thì xem giai-phap-ban-gas.

Khách sạn mini thì xem giai-phap-khach-san.

Trang tinh-nang-ban-hang-tu-xa mô tả phần bán hàng từ xa, thường được hỏi nhiều nhất khi cửa hàng có nhiều quầy.

Trang tinh-nang-quan-ly-chuoi nói về quản lý nhiều chi nhánh cùng một dữ liệu chung.

Trang tinh-nang liệt kê toàn bộ những gì phần mềm làm được, nên khi cần báo giá hay tìm hiểu thêm thì vào đó xem trước.

Việc nên làm tuần này

Nếu tuần này chỉ làm được vài việc thì làm ba việc này.

Một là viết ra danh sách thiết bị cửa hàng đang dùng, đánh dấu cái nào là bắt buộc phải có, cái nào là có thì thêm. Đồng thời ghi lại: nếu mất máy tính, cửa hàng bán được trong bao lâu.

Hai là bắt đầu sao lưu dữ liệu tự động hằng tuần, và mở thử file đã sao lưu một lần để chắc chắn nó mở được. Việc này mất mười lăm phút mà bảo vệ được toàn bộ sổ sách, đây là việc đáng làm nhất trong ba việc.

Ba là chọn một chiếc router 4G dự phòng hoặc một bộ lưu điện, đặt cạnh quầy thu ngân, để lần sau sự cố xảy ra thì bạn không phải đứng đó chờ ai đó xử lý giúp.

Ba việc đó xong, lần sau có sự cố, cửa hàng sẽ mất thời gian chứ không mất tiền. Đó là khác biệt giữa một cửa hàng nhỏ và một cửa hàng nhỏ chạy được.