Mua phần mềm bán hàng: từ câu hỏi đầu tiên đến ngày dùng thật

Có một việc mà chủ cửa hàng phải làm đúng một lần trong đời, và làm sai thì cả năm đau đầu: chọn phần mềm bán hàng. Khác với chọn một chiếc máy tính, phần mềm bán hàng là thứ mà cửa hàng dùng mỗi ngày, mỗi đơn hàng, mỗi ca làm. Chọn xong thì sống chung với nó vài năm.

Bài này đi theo đúng thứ tự một chủ cửa hàng thật sự đi: từ chỗ không hiểu gì, đến lúc dùng thử, đến lúc quyết định mua, rồi đến việc phải làm sau khi mua.

Bắt đầu từ chỗ mình cần gì

Nhiều người bắt đầu bằng câu hỏi "phần mềm nào tốt nhất", và đó là câu hỏi không có đáp án. Có một phần mềm rất tốt cho chuỗi siêu thị mười cửa, một phần mềm rất tốt cho quán bán nước, và một phần mềm rất tốt cho cửa hàng bán vải may. Chúng tốt theo những cách khác nhau.

Cách đúng là viết ra trước một danh sách: cửa hàng bán gì, mỗi ngày có bao nhiêu đơn, thu tiền trước hay thu tiền sau, có bao nhiêu quầy, có cần xuất hóa đơn không, có cần xem báo cáo từ xa không, và quan trọng nhất là chủ cửa hàng muốn tự xem số liệu hay muốn nhờ ai đó xem giúp.

Danh sách này không cần dài. Sáu dòng là đủ. Nhưng phải viết ra giấy, vì lúc gặp phần mềm nào, tài liệu quảng cáo sẽ nói đúng những gì mình muốn nghe.

Điều này cũng quyết định mức giá mình chịu được. Cửa hàng bán rau ở chợ thường không cần quản lý bảo hành, cửa hàng bán điện thoại thì cần. Bài bảng giá phần mềm bán hàng chia rõ các gói theo quy mô và theo module, đọc trước khi so sánh sẽ tiết kiệm thời gian hơn là vào từng trang báo giá.

Hiểu offline nghĩa là gì trước khi hỏi giá

Một câu hỏi nhiều người dùng phần mềm bán hàng chưa bao giờ hỏi: dữ liệu nằm ở đâu, và lúc mất mạng thì sao. Câu trả lời mơ hồ thường là dấu hiệu phần mềm đó phụ thuộc đường truyền.

Chuyện này quan trọng với cửa hàng Việt Nam, vì đường truyền ở nhiều nơi không ổn định: chợ sóng yếu, khu đông dân nghẽn giờ cao điểm, cửa hàng lắp mới mạng cáp còn chờ xử lý. Quầy dừng bán vài phút lúc đông khách là mất cả ngày.

Có hai kiểu phần mềm. Một kiểu mọi thứ nằm trên máy chủ của nhà cung cấp, muốn bán là phải có mạng. Kiểu kia cài đặt tại cửa hàng, dữ liệu lưu trong máy của cửa hàng, khi nào có mạng thì mới đồng bộ lên để chủ xem báo cáo từ xa. Giải thích chi tiết về chuyện này nằm ở bài phần mềm bán hàng offline là gì.

Đừng nghe người bán nói chung chung kiểu "offline rất ưu tiên". Hãy hỏi cụ thể: mất mạng thì tính tiền, in hóa đơn và trừ tồn kho còn chạy không; có mạng trở lại thì dữ liệu tự đồng bộ hay phải thao tác tay. Hai câu đó tách được phần mềm làm được và phần mềm nói cho vui.

Đọc tài liệu như một người sắp mua, không như một người đang bán

Tài liệu của phần mềm hay được viết cho người bán hàng hơn là cho người mua. Dấu hiệu nhận biết: toàn từ nghiệp vụ, ảnh chụp giao diện đẹp, không nói rõ điều gì bị giới hạn.

Cách đọc hữu ích là mở tài liệu và tìm ba mục. Mục thứ nhất là phần dữ liệu lưu ở đâu, có sao lưu tự động không, và ai có thể xem. Mục thứ hai là điều gì cần mạng. Mục thứ ba là những giới hạn: bao nhiêu người dùng, bao nhiêu mã hàng, bao nhiêu chi nhánh, xuất hóa đơn có giới hạn số lượng không.

Mục thứ ba là mục hay bị giấu. Có phần mềm cho dùng thử đầy đủ nhưng giới hạn giao dịch khi xuất báo cáo, hoặc giới hạn file tổng hợp cho kế toán. Dùng ba tháng mới phát hiện thì tổn thất nhiều hơn việc dò trước một tiếng.

Nếu nhà cung cấp có trang câu hỏi thường gặp công khai, đó cũng là một dạng tài liệu, và là dạng tài liệu trung thực hơn vì nó phải trả lời câu hỏi khó. Xem các câu hỏi thường gặp để biết loại câu hỏi nào đáng hỏi trước khi mua.

Dùng thử với dữ liệu thật, không dùng dữ liệu giả

Nhiều cửa hàng dùng thử rồi bỏ, và lý do thường không phải phần mềm dở mà là vì dùng thử sai cách. Dùng thử bằng dữ liệu giả thì không bao giờ phát hiện được vấn đề thật, vì dữ liệu giả không có tên hàng tiếng Việt có dấu, không có mã hàng lạ, không có chênh lệch tồn kho, không có khách trả tiền lẻ.

Cách dùng thử đúng là nhập thật một phần danh mục hàng của cửa hàng, khoảng một trăm mã, rồi bán thử trong một tuần thật. Nhập hàng thật, bán thật, in hóa đơn thật, vào cuối ngày đối soát như bình thường. Có thể cài phần mềm ở một quầy phụ trước, rồi khi ổn mới chuyển sang quầy chính.

Trong tuần dùng thử, có ba việc cần quan sát kỹ. Một là tốc độ tính tiền lúc đông: mỗi giây thừa ở ca cao điểm là cả buổi mất khách. Hai là độ dễ dùng với người mới, vì phần mềm dễ với người quen là khó với người mới. Ba là cách báo cáo hiện ra, vì báo cáo mà không hiểu thì coi như không có.

Câu hỏi về nhà cung cấp, không chỉ câu hỏi về phần mềm

Mua phần mềm là mua một mối quan hệ, và mối quan hệ đó kéo dài lâu hơn thời gian dùng thử. Những câu cần hỏi trước khi đặt bút: khi phần mềm có lỗi thì báo ai, bao lâu thì có người xử lý, có bảo hành không và bảo hành trong bao lâu, khi nâng cấp phiên bản mới có mất dữ liệu không, và nếu mình ngừng dùng thì dữ liệu có lấy lại được không.

Câu cuối cùng nghe có vẻ thừa nhưng thực ra rất quan trọng. Có những nhà cung cấp để dữ liệu nằm trên máy chủ của họ và xuất ra không dễ dàng, còn những nhà cung cấp cho bạn lấy file dữ liệu ra bất cứ lúc nào. Một cửa hàng không có ý định đổi nhà cung cấp vẫn nên hỏi câu này, vì biết mình có lựa chọn thì yên tâm dùng tốt hơn.

Phần giới thiệu về cách EBIZ làm việc nằm ở trang về EBIZ, trong đó nói rõ mô hình offline, các nhóm phần mềm dùng chung dữ liệu và những dịch vụ đi kèm.

Chốt giá: đừng chỉ nhìn con số tháng

Báo giá phần mềm thường có hai phần: phần cấp phép trả một lần và phần thuê bao hằng tháng, đôi khi có cả phần thuê bao. Nhìn vào con số tháng mà bỏ qua tổng cả năm thì dễ quyết định sai.

Cách so sánh đúng là đưa tất cả về cùng một đơn vị: tổng chi phí trong một năm, cộng thêm thiết bị phải mua thêm nếu có, cộng thêm chi phí đào tạo nếu phải thuê người ngoài. Rồi chia con số đó cho số năm dùng. Một gói có vẻ đắt hơn tháng đầu thường rẻ hơn nếu nó gồm sẵn những phần mà gói rẻ phải mua thêm.

Cần hỏi thêm là phí nâng cấp tính thế nào, có giới hạn số lần không, và khi thêm một người dùng thì cộng bao nhiêu. Cửa hàng thường bắt đầu với một tài khoản rồi thêm người, nên câu hỏi này sẽ có giá trị sớm hơn tưởng.

Chi tiết các gói và cách tính nằm ở bảng giá đã dẫn ở trên; nếu muốn con số chính xác cho cửa hàng của mình thì gọi hotline hoặc nhắn Zalo, người tư vấn báo ra trong một cuộc trao đổi.

Sau khi mua: mười ngày đầu quan trọng hơn mười tháng sau

Có một thói quen phổ biến là cài xong phần mềm, đổ dữ liệu cũ vào, rồi để đó chạy. Cửa hàng thì vẫn dùng sổ tay, gọi điện hỏi giá, ghi công nợ ra giấy, và phần mềm dần trở thành một thứ trang trí.

Mười ngày đầu nên làm đúng ba việc. Một là dựng đủ danh mục hàng với giá bán và đơn vị tính, vì không có giá trong hệ thống thì mọi báo cáo sau đó đều rỗng. Hai là đưa nhân viên dùng thử thật, có người hướng dẫn bên cạnh, và thay đổi quy trình cũ luôn chứ không giữ song song hai bản. Ba là bỏ sổ tay đi, vì trong lúc còn chạy song song, không ai tin phần mềm và mọi việc vẫn được làm bằng tay.

Sau mười ngày, kiểm tra bằng một câu hỏi: nếu lúc này chủ cửa hàng hỏi hôm nay bán được bao nhiêu đơn và thu được bao nhiêu tiền, có trả lời được trong một phút không. Nếu câu trả lời là có, thì phần mềm đã thành công. Nếu không, thì thường là do dữ liệu chưa đủ hoặc quy trình chưa đổi, chứ không phải phần mềm chưa tốt.

Khi phần mềm có vấn đề

Sự cố phần mềm hiếm khi xảy ra đúng lúc cửa hàng đang bận nhất, nhưng chuyện nhỏ thì luôn xảy ra. Chuẩn bị trước giúp giảm thiểu hậu quả: biết rõ dữ liệu được sao lưu ở đâu, bao lâu một lần, và bản sao lưu có mở lại được để kiểm tra không. Một bản sao lưu mà chưa từng mở thử thì chưa phải bản sao lưu.

Khi gọi hỗ trợ, nên có sẵn mô tả: thao tác gì thì lỗi xuất hiện, lỗi hiện thế nào, xảy ra với tài khoản nào, thời điểm, và ảnh chụp màn hình. Chuẩn bị sẵn năm thứ đó thì một lần gọi thường là đủ; thiếu thông tin thì mỗi lần gọi lại là một vòng hỏi lại.

Số điện thoại và địa chỉ văn phòng nằm ở trang liên hệ, dùng cho mọi việc từ hỏi báo giá đến hỗ trợ kỹ thuật. Nên lưu sẵn vào điện thoại để không phải tìm khi đang gấp.

Học dần theo nhu cầu thật

Không ai học hết một cuốn sổ hướng dẫn phần mềm. Cách học hiệu quả là học theo việc đang làm: tuần này làm công nợ thì học phần công nợ, tuần sau nhập hàng thì học phần nhập hàng.

Kho kiến thức của EBIZ gom các bài viết theo từng tình huống cụ thể, từ cách đối soát cuối ngày đến cách xử lý hàng tồn lâu ngày, nằm ở trang kiến thức. Cách dùng hữu ích nhất là mở khi đang gặp đúng vấn đề đó, đọc một bài, làm theo một việc trong bài đó, rồi quay lại làm việc thật.

Toàn bộ các bài blog của EBIZ, gom theo chủ đề từ thu ngân, tồn kho, chăm sóc khách hàng, nhân viên, thiết bị, mở cửa hàng cho tới kinh doanh, nằm ở trang blog. Có thể đọc lần lượt từng chủ đề, hoặc dùng nó như một sổ tay tra cứu khi gặp vấn đề.

Một danh sách ngắn để mang đi

Nếu chỉ nhớ một danh sách thì nhớ mười câu hỏi này, mang theo khi gặp bất kỳ nhà cung cấp nào.

Một là dữ liệu lưu ở đâu và mất mạng thì sao. Hai là giới hạn nào trong gói mình định mua. Ba là giá tổng cả năm, không phải giá tháng. Bốn là quy trình khi có sự cố và thời gian xử lý. Năm là mình lấy lại dữ liệu được không nếu ngừng dùng.

Sáu là dùng thử với dữ liệu thật. Bảy là mười ngày đầu sau khi mua làm đủ ba việc đã nói ở trên. Tám là ba thứ phải bỏ: sổ tay, gọi điện hỏi giá, ghi công nợ ra giấy. Chín là bản sao lưu phải mở thử một lần. Mười là học theo việc đang làm, đừng học theo menu.

Mười câu đó đáng một buổi gặp mặt, đổi lại chủ cửa hàng không phải mất cả năm để phát hiện mình chọn sai.

Chủ cửa hàng muốn được tư vấn riêng cho cửa hàng của mình thì nhắn hotline hoặc Zalo, hoặc ghé văn phòng; thông tin đầy đủ ở trang liên hệ nêu ở trên.