Ghi nợ đầy đủ từng đồng để khỏi thất thoát vật phẩm
Sổ nợ là chỗ tiền của quán nằm ngoài két. Ghi thiếu một khoản là mất một khoản, không ai chịu trách nhiệm được vì không có bằng chứng. Nhiều cửa hàng lỗ không phải vì bán ế, mà vì sổ nợ ghi ẩu, tiền đi đâu không biết.
Ghi nợ đầy đủ không khó. Một quyển sổ, một cây bút, ghi ngay lúc bán, đối chiếu mỗi tuần. Làm đều bốn việc đó thì không thất thoát đồng nào.
Sợ nhất là kiểu bán chịu bằng miệng, tối về mới ghi. Tối về thì quên món, quên giá, quên luôn khách nào. Sáng mai mở sổ ra thấy thiếu mà không biết thiếu ở đâu.
Ghi ngay lúc bán, đừng để cuối ngày
Vừa bán chịu xong là ghi luôn, khi khách còn đứng đó. Ghi tên khách, món hàng, số tiền, ngày hẹn trả. Bốn thứ đó mất hai mươi giây.
Để cuối ngày mới ghi thì quên một nửa. Quán đông, một ngày bán chịu cho năm bảy khách, tối ngồi nhớ lại thì lẫn lộn hết. Khách này thành khách kia, món này thành món khác.
Ghi lúc khách còn đó còn có cái lợi là khách thấy số tiền, gật đầu xác nhận. Sau này nhắc nợ thì có căn cứ là hôm đó khách đã thấy. Ghi sau lưng khách thì lúc nhắc khách dễ chối là không nhớ.
Mỗi khách một trang, không ghi chung
Sổ nợ mà ghi chung nhiều khách vào một trang thì lúc tìm lòi mắt. Mỗi khách một trang riêng, ghi ngày tháng từng khoản vay và từng lần trả.
Trang của khách ghi rõ họ tên, số điện thoại, địa chỉ nếu có. Dưới là từng dòng, mỗi dòng một khoản, có ngày tháng và số tiền. Trả được khoản nào thì gạch đi hoặc ghi đã trả.
Khách quay lại xem sổ của mình cũng thấy rõ ràng, không phải hỏi đi hỏi lại. Minh bạch vậy thì khách tin quán, trả nợ cũng thoải mái hơn.
Quán đông khách nợ quá thì chia sổ theo vần tên cho dễ tìm. Tìm tên khách mất dưới một phút thì lúc bán mới tra nhanh được.
Ghi đủ bốn thứ cho mỗi khoản nợ
Mỗi khoản nợ phải có ngày vay, số tiền, món hàng, ngày hẹn trả. Thiếu một trong bốn thì sau này nhắc nợ thiếu căn cứ.
Ngày vay để biết nợ bao lâu. Số tiền để biết nhắc bao nhiêu. Món hàng để khách nhớ mình mua gì. Ngày hẹn trả để biết khi nào được nhắc.
Ví dụ ngày 5 mua 2 thùng mì 800 nghìn, hẹn cuối tuần trả. Một dòng vậy là đủ. Khách đọc cũng hiểu, mình đọc cũng hiểu, không cần giải thích thêm.
Nhiều quán chỉ ghi tên và số tiền, tới lúc nhắc khách hỏi nợ tiền gì thì cứng họng. Ghi thêm món hàng tốn năm chữ mà cứu được cả cuộc đòi nợ.
Có xác nhận của khách cho khoản to
Khoản nhỏ vài chục nghìn thì tin nhau là được. Khoản từ 500 nghìn trở lên thì nên có xác nhận, hoặc chữ ký vào sổ, hoặc tin nhắn khách đã đọc.
Cách đơn giản nhất là nhắn tin ngay sau khi bán. Em ghi khoản 800 nghìn hôm nay, anh xác nhận giúp em. Khách trả lời ok là có bằng chứng.
Khách quen lâu năm có thể châm chước, nhưng khách mới thì nên làm đủ. Không phải vì không tin, mà vì sau này có chuyện thì cả hai bên đều có cái để đối chiếu.
Giấy xác nhận không cần cầu kỳ. Một tờ giấy nhỏ ghi ngày, số tiền, chữ ký hai bên là xong. Giữ tờ đó kẹp trong sổ, lúc cần thì lấy ra.
Trừ nợ ngay khi khách trả tiền
Khách trả được bao nhiêu thì trừ ngay bấy nhiêu vào sổ, trước mặt khách. Đừng cầm tiền rồi bảo để tối ghi, vì tối quên thì khách mất tiền oan mà quán mang tiếng.
Trả một phần thì ghi đã trả bao nhiêu, còn lại bao nhiêu, hẹn tiếp khi nào. Ví dụ trả 300 nghìn, còn 500 nghìn, hẹn cuối tháng. Khách nghe rõ thì yên tâm.
Trả hết thì gạch cả trang hoặc ghi đã hết nợ kèm ngày tháng. Cho khách xem trang sổ đã gạch thì khách vui, lần sau cần chịu lại dễ nói chuyện.
Tiền khách trả nợ phải ghi vào sổ thu riêng, không trộn với tiền bán hàng trong ngày. Muốn sổ thu khớp thì xem cách đóng ca đối soát tiền cuối ngày. Hai sổ khớp nhau thì tiền không đi đâu được.
Đối chiếu sổ nợ mỗi tuần một lần
Cuối tuần ngồi lại cộng từng trang, xem khách nào tới hạn, khách nào quá hạn, tổng nợ là bao nhiêu. Mất nửa tiếng mà biết hết tình hình.
Đối chiếu xong thì lên luôn lịch nhắc tuần sau. Ai tới hạn thì nhắn trước một ngày, ai quá hạn thì gọi điện. Có lịch thì không bỏ sót ai.
Để cả tháng mới xem thì nợ dồn to quá, nhắc một lần khách trả không nổi mà quán cũng sốt ruột. Xem hàng tuần thì khoản nào cũng trong tầm xử lý được.
Lúc đối chiếu mà thấy số lạ thì xử lý ngay. Khoản nào không nhớ thì hỏi nhân viên bán hôm đó, để lâu thì không ai nhớ nổi.
Chia sổ nợ theo mức độ
Khách nợ ít và trả đều thì để riêng một nhóm, không cần nhắc nhiều. Khách nợ to hoặc hay trễ thì để riêng một nhóm cần theo sát.
Chia vậy thì lúc đối chiếu nhanh hơn, không phải đọc hết cả sổ. Nhóm tốt thì liếc qua là xong, dồn thời gian cho nhóm cần nhắc.
Khách nào ba lần trễ hẹn liên tiếp thì chuyển sang nhóm phải trả trước mới bán chịu tiếp. Quy tắc này nói trước với khách thì khách không bất ngờ.
Sổ chia nhóm rồi thì giao cho nhân viên theo dõi cũng dễ. Người mới nhìn vào biết ngay ai cần nhắc, ai không, khỏi phải hỏi chủ quán.
Giữ sổ nợ cẩn thận như giữ tiền
Sổ nợ là tiền, mất sổ là mất tiền. Để sổ ở chỗ cố định trong quán, không mang về nhà rồi quên mang đi, không để lung tung cho ai cũng xem được.
Nên chụp ảnh từng trang sổ mỗi tuần, lưu vào điện thoại. Sổ ướt, sổ rách, sổ mất thì còn ảnh để đối chiếu. Mất cả sổ lẫn ảnh thì chỉ còn cách hỏi từng khách, vừa lâu vừa thiếu chính xác.
Thông tin khách nợ là chuyện riêng tư, không cho người ngoài xem. Khách biết quán để lộ chuyện mình nợ thì mất lòng tin, lần sau không dám chịu nữa mà cũng ngại ghé mua.
Muốn nhắc nợ mà không mất khách thì nhắc riêng tư, nhắc sớm, nhắc có sổ sách. Sổ sạch rồi thì nhắc nhẹ cũng hiệu quả. Cần tư vấn theo ngành, gọi hotline/Zalo 0907.943.968.