Tiền mặt lệch sổ xử lý sao cho rõ ràng dễ tra
Cuối ngày mở két ra thấy tiền không khớp với sổ là chuyện khiến người nào cũng ngại. Nhưng càng ngại giấu thì càng lâu càng nặng. Chi tiết bị bỏ qua hôm nay thành một khoản lệch không truy nổi ba tháng sau.
Có một sự thật mà nhiều chủ cửa hàng chưa biết: tiền lệch sổ thường không phải do mất tiền. Phần lớn là đếm thiếu, ghi nhầm, in trùng hóa đơn, hoặc ca bàn giao sót việc. Tìm đúng nguyên nhân là khôi phục được, và còn giúp sửa luôn chỗ hở đó.
Bài này nói theo thứ tự: đếm lại, đối chiếu từng món, tìm nguyên nhân theo thứ tự xảy ra, rồi ghi lại để sau tra được. Trình tự này quan trọng, làm sai thứ tự thì tốn gấp ba thời gian.
Đừng vội, đếm lại trước đã
Việc đầu tiên khi thấy lệch là đếm lại. Không phải kiểm tra lại sổ, mà đếm tiền thật trong két, từ lớn xuống nhỏ.
Đếm một lần không đủ. Chỉ cần một tờ hai trăm nghìn kẹp dính trong đống tiền bạc là ra một tờ, đã lệch hai trăm nghìn mà mình không biết. Đếm lần hai với đôi mắt khác, tay khác, vị trí khác trên bàn.
Tốt nhất hai người đếm độc lập rồi so kết quả. Người A đếm và ghi, người B đếm lại không nhìn bản ghi. Hai người ra cùng một con số thì mới yên tâm.
Trước khi đếm thì làm một việc: ngắt mọi nguyên nhân dễ gây lệch. Máy tính tiền in lại tờ cuối, két đóng lại không lấy thêm đồ, túi khách mang ra không còn giấy. Có một tờ hóa đơn sót lại trong túi áo thu ngân thì số liệu cũng bị ảnh hưởng.
Đếm xong mới mở sổ và so tiền thực tế với sổ. Đếm xong mà lệch vẫn thì lệch thật. Lệch thật thì xử lý từng bước sau, không vội kết luận là mất tiền. Điều đầu tiên cần nhớ là chênh lệch có thể do nhiều nguyên nhân, không chỉ do mất.
Đối chiếu từng món chứ không đối chiếu tổng
Chỉ so tổng thôi thì không biết sai ở đâu. Số lệch 300 nghìn có thể do ba lỗi 100 nghìn cộng lại, cũng có thể do một lỗi sai giá 300 nghìn ở một món.
Cách tra là lấy doanh thu tiền mặt trong ngày từ sổ, so từng hóa đơn. Mỗi hóa đơn tiền mặt là một dòng: số tiền, mệnh giá khách đưa, tiền thối, tiền thực nhận. Cột tiền thực nhận cộng lại phải bằng tổng tiền mặt thu được trong ngày.
Đếm hóa đơn: ngày bán 200 hóa đơn tiền mặt thì cũng chỉ mất mười lăm phút nếu bảng xuất ra được file. Nhưng đừng làm thủ công trên sổ tay, rất dễ đếm nhầm và lần sau lại lặp lại chính lỗi đó.
Bắt đầu từ đầu ngày và đi tới cuối, không nhảy lung tung. Thấy dòng nào lệch thì khoanh lại, ghi số hóa đơn và số tiền, rồi so tiếp.
Nếu lệch do một vài dòng thì đã gần nguyên nhân. Nếu lệch rải rác khắp ngày và không có quy luật, khả năng cao là thuế, là tiền thừa quay về không ai ghi, hoặc là ca bàn giao thiếu sót.
Tìm nguyên nhân theo thứ tự xảy ra
Đừng đoán mò. Đi ngược thời gian từ cuối ngày về đầu ngày, kiểm từng mốc xem chuyện gì có thể làm lệch tiền.
Mốc đầu tiên là lúc rút tiền giữa ca. Rút 2 triệu mà ghi 1,8 triệu, hoặc ghi rút nhưng thực tế chưa rút, hai việc này lệch ngay 200 nghìn. Mọi lần rút giữa ca phải có hai bên xác nhận, có giờ.
Mốc thứ hai là lúc bàn giao ca. Tiền được bàn giao sang ca sau mà ca sau không nhận, hoặc ca sau nhận nhiều hơn số bàn giao. Không có bảng bàn giao thì rất khó biết lệch từ lúc nào.
Mốc thứ ba là lúc tiền được bỏ vào két trong ngày. Nhiều người quen để tiền thu vào túi rồi cuối ca mới bỏ vào két. Trong ngày có thể lấy nhầm tờ, hoặc trả nhầm cho khách.
Mốc thứ ba là lúc in hóa đơn trùng. Một đơn in ra hai tờ, số tiền tiền mặt cộng một lần nhưng tiền thực nhận lại thu một lần, hoặc ngược lại. Lỗi này rất dễ phát hiện khi đối chiếu từng dòng.
Mốc cuối là lúc khách trả tiền không nhớ số. Ví dụ khách đưa 100 nghìn thanh toán đơn 87 nghìn, thối lại 13 nghìn. Nếu ghi nhầm thối 3 nghìn thì lệch 10 nghìn mà không ai để ý.
Những lỗi nhỏ hay xảy ra nhất
Đếm thiếu tờ là lỗi phổ biến nhất. Đặc biệt là tờ 500 nghìn và 200 nghìn bị kẹp giữa các tờ khác mà không ai thấy. Kẹp giấy bạc, kẹp ngăn két, kẹp trong túi khách là ba chỗ hay bị bỏ sót.
Ghi nhầm tiền thừa là lỗi thứ hai. Số thừa nhỏ như 13 nghìn thì hay bị làm tròn thành 10 nghìn hoặc 15 nghìn. Một ngày ba mươi lượt, mỗi lượt lệch 5 nghìn là 150 nghìn.
Nhập nhầm tiền khi đổi mệnh giá là lỗi thứ ba. Đổi một tờ 100 nghìn lấy hai tờ 50 nghìn rồi quên cắt tờ 100 nghìn đó ra khỏi két, két nhiều hơn sổ 100 nghìn.
Quên ghi tiền phụ thu nhỏ như phí giao hàng, phí đóng gói, tiền cân thừa. Số này mỗi lượt chỉ vài nghìn tới vài chục nghìn, nhưng cả ngày cộng lại thành con số đáng ngạc nhiên.
Rút tiền ra mua thứ gì đó mà không ghi phiếu là lỗi thứ năm. Người bán rút 500 nghìn từ két đi mua túi nilon, về không nhớ, cuối ngày két ngắn 500 nghìn mà không có dấu vết.
Xử lý từng trường hợp
Thiếu tiền do đếm sai thì đếm lại lần nữa, có khi ra đúng con số thì xong. Đếm hai lần mà vẫn thiếu thì ghi biên bản, tạm để két ở số thực tế, không tự bù bằng tiền riêng.
Nếu xác định được là do nhân viên đếm sai khi bàn giao, xử lý nội bộ theo quy chế của cửa hàng. Quan trọng là sửa bước bàn giao để lần sau không lặp lại, ví dụ bắt buộc hai người cùng ký số tiền.
Nếu do lỗi ghi nhầm trên phần mềm, sửa lại bản ghi và ghi chú lý do. Sửa xong thì sổ với két khớp lại, mà dấu vết vẫn còn.
Nếu có dấu hiệu lấy tiền, việc cần làm ngay là dừng người đó tiếp cận két và thu ngân, đếm lại toàn bộ, rồi báo chủ cửa hàng. Xử lý riêng từng ca trước, không nói to trước mặt cả cửa hàng.
Điều cuối cùng, quan trọng nhất: không có khoản lệch nào mà không ghi. Không có biên bản thì sau này không có căn cứ, mà không có căn cứ thì mọi cuộc tranh luận đều thành lời đổ qua đổi lại.
Ghi biên bản chênh lệch
Biên bản chênh lệch tiền mặt nên có năm thứ: ngày và giờ đếm, số tiền sổ ghi, số tiền thực tế, chênh lệch bao nhiêu, hướng xử lý và người xử lý.
Mẫu đơn giản có thể in sẵn ra giấy A5, mỗi lần lệch điền một tờ. Cửa hàng nhỏ một tháng lệch hai ba lần, dùng chung một tờ A5 ghi mấy dòng là đủ.
Ghi rõ nguyên nhân sau khi tìm ra, đừng để ô nguyên nhân trống. Ba tháng sau nhìn lại, mấy tờ biên bản này là thứ duy nhất giúp chủ cửa hàng biết lỗi hay lặp ở đâu.
Kẹp kèm giấy chứng từ liên quan. Chênh lệch do in trùng hóa đơn thì kẹp cả hai bản in, ngày tháng và số hóa đơn khớp nhau. Chênh lệch do rút tiền giữa ca thì kẹp theo phiếu rút.
Nếu không rõ nguyên nhân, ghi thẳng là chưa rõ, và ghi ngày sẽ rà lại lần sau. Tốt hơn nhiều so với để trống rồi quên.
Nên dành mười lăm phút mỗi ngày để ghi lại các tờ lệch đó. Việc này tích lũy thành thói quen và tạo ra kho dữ liệu cần thiết để biết chỗ sai ở đâu.
Rà lại chỗ hở sau mỗi lần lệch
Mỗi lần lệch tiền là một lần báo rằng quy trình có lỗ hổng. Xử lý xong khoản tiền mà không vá chỗ hổng thì tháng sau lại lệch, lần này nhiều hơn lần trước.
Lệch do thiếu bảng bàn giao ca thì bắt đầu dùng bảng, có hai chữ ký. Lệch do đếm thiếu tờ thì chia két theo mệnh giá, đếm từng ngăn một. Lệch do in trùng hóa đơn thì bật cảnh báo số hóa đơn liên tục.
Sau mỗi lần lệch, dành mười phút ngồi lại xem quy trình có cần thêm bước nào không. Một tháng chỉ vá chỗ hổng, không cần đổi toàn bộ cách làm.
Cửa hàng nào làm nghiêm chỗ này thì thường ba tháng là lệch về không. Cửa hàng nào bỏ qua thì lệch mãi, và số tiền lệch tăng dần theo thời gian vì càng lâu càng khó tra.
Dùng phần mềm để giảm việc đếm tay
Điều khó nhất với tiền mặt vẫn là đếm. Phần mềm không bỏ được bước này, nhưng nó loại phần dễ sai nhất là cộng tay và ghi sổ.
Khi bán, ghi ngay số tiền thực nhận và mệnh giá khách đưa. Cuối ngày phần mềm cộng tự động ra tổng tiền mặt thu, so với số tiền mặt thực tế đếm được. Lệch bao nhiêu thì hiện ra ngay, kèm số hóa đơn liên quan.
Mỗi lần rút tiền giữa ca phải lập phiếu, ghi rõ số tiền và lý do. Không có phiếu thì số tiền thiếu không biết đã đi đâu, và không ai chứng minh được mình không lấy.
Báo cáo tiền mặt theo ca cho thấy ca nào hay lệch, nhân viên nào hay sai, khung giờ nào dễ xảy ra. Bốn tuần có đủ dữ liệu để thấy quy luật. Nếu lệch tập trung ở ca tối thì có thể vấn đề là thiếu người giữ chìa khóa két, hoặc ca tối bán nhiều hơn mà quỹ thối không đủ.
Quan trọng nhất, phần mềm lưu lại lịch sử từng giao dịch kèm thời điểm và người thực hiện. Khi có lệch mà không tra được thì nguyên nhân thường là thiếu dữ liệu, không phải thiếu cẩn thận.
Xem thêm tìm ra chỗ thất thoát tiền để rà soát toàn bộ các khoản lệch nhỏ trong vòng một tháng. Cần tư vấn theo ngành, gọi hotline/Zalo 0907.943.968.